EL NEXO ENTRE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y EL GOBIERNO DIGITAL EN CUBA: ANÁLISIS DEL MARCO REGULATORIO

Guevara, Jorge del Castillo; Vega-Almeida, Rosa Lidia

doi:10.5007/1518-2924.2024.e96244

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EL NEXO ENTRE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y EL GOBIERNO DIGITAL EN CUBA: ANÁLISIS DEL MARCO REGULATORIO

The nexus between records management and digital government in Cuba: analysis of the regulatory framework

O nexo entre a gestão documental e o governo digital em Cuba: análise do marco regulatório

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RESUMEN

Objetivo:

Este artículo se propuso dilucidar el nexo entre la gestión documental y el desarrollo del gobierno digital cubano sustentado en el marco regulatorio nacional.

Método:

La investigación es un estudio de caso. Se aplicaron el método analítico-sintético y la técnica de análisis documental. Se examinó la base normativa jurídica y técnica a partir de interrogantes y parámetros.

Resultado:

La revisión de las normas jurídicas archivísticas permitió identificar debilidades en la gestión documental. La solución se asoció a la asunción de la norma ISO 15489-1 y las complementarias sobre la gestión de documentos archivísticos digitales.

Conclusiones:

Las debilidades del marco jurídico archivístico y la ausencia de normas técnicas internacionales en el marco regulatorio nacional dificulta la existencia de un vínculo efectivo entre la gestión documental y el gobierno digital en Cuba.

PALAVRAS-CLAVE:
Gestión documental; Gobierno digital; Gobierno electrónico; Cuba

Número	Título	Fecha de publicación
ISO 15489-1	Information and Documentation Records Management. Part 1: Concepts and principles.	2016
ISO 30300	Information and documentation - Records management - Core concepts and vocabulary.	2020
ISO 30301	Information and documentation - Management systems for records - Requirements	2019
ISO 30302	Information and documentation - Management systems for records - Guidelines for implementation	2015
ISO 23081-1	Information and documentation - Record management Processes - Metadata for managing records - Part 1: Principles.	2017
ISO 23081-2	Information and documentation - Record management Processes - Metadata for records - Part 2: Conceptual and implementations issues.	2021
ISO 23081-3	Information and documentation. Managing metadata for records. Part 3: Self-assessment method.	2011
ISO 16175-1	Information and documentation. Principles and functional requirements for records in electronic office environment - Part 1: Overview and statement of principles.	2010
ISO 16175-2	Information and documentation. Principles and functional requirements for records in electronic office environment - Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems.	2011
ISO 16175-3	Information and documentation. Principles and functional requirements for records in electronic office environment - Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems.	2011
ISO 18128	Information and documentation. Risk assessment for records processes and systems.	2014
ISO 26122	Information and documentation. Work process analysis for records.	2008
ISO 14721	Space data and information transfer systems - Open archival information system (OAIS) - Reference model	2012

Organismo productor	Título y número	Fecha de publicación
Asamblea Nacional del Poder Popular	Constitución de la República de Cuba	2019
Asamblea Nacional del Poder Popular	Ley N. 149 De Protección de Datos Personales	2022
Consejo de Estado	Decreto Ley N. 35. De las Telecomunicaciones, las Tecnologías de la Información y la Comunicación	2021
	Decreto Ley N. 3. Del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba	2020
	Decreto Ley N. 6. Del Sistema de Información del Gobierno	2020
	Decreto Ley N. 370. Sobre la informatización de la sociedad cubana”. Gaceta Oficial 45. Cuba: Consejo de Estado.	2019
	Decreto Ley N. 335. Del Sistema de Registros Públicos de la República de Cuba”. La Habana: Gaceta Oficial 40. Cuba: Consejo de Estado.	2015
Consejo de Ministros	Decreto N. 42. Reglamento General de Telecomunicaciones y las Tecnologías de la Información y la Comunicación y el Uso del Espectro Radioeléctrico	2021
	Decreto. N. 43. Reglamento sobre el Uso del Espectro Radioeléctrico	2021
	Decreto N. 7. Reglamento del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba.	2020
	Decreto N. 9. Reglamento del Decreto Ley 6 Del Sistema de Información del Gobierno.	2020
	Decreto N. 359. “Sobre el Desarrollo de la Industria Cubana de Programas y Aplicaciones Informáticas.	2019
	Decreto N. 360. Sobre la Seguridad de las Tecnologías de la In formación y la Comunicación para la informatización de la sociedad y la defensa del Ciberespacio Nacional.	2019
Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente	Resolución N. 105. Reglamento sobre el Modelo de Actuación Nacional para la Respuesta a Incidentes de Ciberseguridad	2021
Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente	Resolución N. 201. Lineamientos Generales para la Conservación de las Fuentes Documentales de la República de Cuba.	2020
	Resolución N. 202. Lineamientos Generales para la Digitalización de las Fuentes Documentales de la República de Cuba.	2020
Ministerio de Justicia	Resolución N. 484. Reglamento sobre la Organización y el Funcionamiento de la Ficha Única del Ciudadano	2020
Contraloría General de la República de Cuba	Resolución N. 60. Sobre las Normas del Sistema de Control Interno	2011

Debilidades	Análisis
Enfoque centrado en el documento como entidad regulada	Este aspecto fue constatado en el Decreto Ley No. 3/2020 y su Reglamento. No obstante, en la norma se alude a la responsabilidad de los sistemas institucionales de GD respecto a la confiabilidad, autenticidad, integridad, oportunidad y accesibilidad de la información y los datos (Cuba, 2020c). De igual forma, el Reglamento establece entre las funciones de la Dirección de Gestión Documental y Archivos, proponer políticas para la seguridad de los datos. Asimismo, el Sistema de Información del Gobierno enfatiza en la información estadística gubernamental (Cuba. 2020d). Sin embargo, en un escenario de transformación digital se hace necesario hacer mayor énfasis sobre la centralidad del tratamiento y uso intensivo y extensivo de datos (Ruiz Jhones; Vidal Larramendi, 2022).
Enfoque patrimonial e histórico sobre la práctica archivística en el país	En la regulación se advierte que la finalidad del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos es asegurar la eficacia en la preservación del patrimonio documental de la nación, conformado por aquellos documentos que por sus valores requieren ser conservados de forma permanente (Cuba, 2020c). Lo anterior dificulta la posibilidad de establecer relaciones dialógicas con otras áreas como las de control interno, seguridad de la información, gestión de la calidad, entre otros. Destaca, entonces, la necesidad de una perspectiva amplia, estratégica y proactiva sobre los sistemas y procesos de gestión documental para que estos puedan ser verdaderamente relevantes en el escenario organizacional actual y enfrentar los desafíos que impone la tecnología digital. En el contexto internacional cada vez se hace más palpable un acercamiento a la GD desde la lente de la gobernanza informacional (Brooks, 2019BROOKS, J. Perspectives on the relationship between records management and information governance. Records Management Journal, [S. l.], v. 29, n. 1/2, p. 5-17, 2019. DOI: https://doi.org/10.1108/RMJ-09-2018-0032. Disponível em: https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/RMJ-09-2018-0032/full/html. Acesso em: 12 ene. 2023. https://doi.org/10.1108/RMJ-09-2018-0032... ) y la gestión de riesgos (Lee-Gulley; Drudi, 2022). En Cuba este enfoque de GD resulta esencial, ante el proceso de modernización de la Administración Pública y el sector empresarial, la acelerada introducción de tecnología digital en los procesos organizacionales. Así se hace evidente, también, ante las incidencias reportadas en las comprobaciones nacionales realizadas por la Contraloría General de la República, que han colocado sobre la mesa la implicación de las prácticas informacionales en las incidencias detectadas (Mena Mugica; Del Castillo Guevara, 2018).
Disponibilidad limitada de requisitos legales para el uso y preservación de documentos y datos digitales en el ámbito archivístico	Se hace notar la ausencia de un enfoque de preservación digital a largo plazo en las regulaciones archivísticas vigentes. Esto es consecuencia del marcado enfoque físico sobre el documento aun cuando se refiere al ambiente electrónico, observable en la Resolución No. 201/2020 (Cuba, 2020e). Ello contrasta con un importante principio archivístico que defiende una comprensión del documento archivístico como una entidad lógica más que física, aún cuando se trate de documentos impresos (Upward, 1996UPWARD, F. Structuring the records continuum part one. Post-custodial principles and properties. Archives & Manuscripts, [S. l.], v. 24, n. 2, p. 268-285, 1996. Disponível em: https://publications.archivists.org.au/index.php/asa/article/view/8583. Acesso em: 23 ene. 2023. https://publications.archivists.org.au/i... ).
Ausencia del uso de estándares internacionales para la GD digital	Llama la atención la inobservancia por parte del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos respecto a las normas internacionales de gestión documental. La existencia de un ecosistema normativo ISO, con un amplio marco de soluciones para la creación, mantenimiento y preservación de documentos archivísticos digitales con garantías suficientes de veracidad es, sin dudas, una oportunidad para la construcción del gobierno digital en el país.

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[1] CONFLITO DE INTERESSES

Não se aplica