Sistema eletrônico de gestão de informações clínicas para faculdades de odontologia: integração digital ensino-serviçoResumo
Objetivou-se desenvolver e implementar um sistema eletrônico de gestão de informações em uma faculdade de odontologia de uma universidade pública brasileira. O mapeamento de fluxos foi feito com a metodologia business process model and notation (BPMN) e a plataforma Miro. O macroprocesso foi estruturado com foco no paciente, desde o ingresso nas clínicas até a alta. Subprocessos foram detalhados por tipo de usuário e validados com profissionais envolvidos. O sistema foi testado inicialmente com dados fictícios e, após ajustes, aplicado em disciplinas específicas. A percepção dos usuários foi avaliada por questionário. O mapeamento permitiu a criação de organograma detalhado, identificando gargalos e oportunidades de melhoria. Usuários receberam acessos específicos; a implementação envolveu migração de dados, integração com o sistema acadêmico e funcionalidades para evitar pendências. A autoavaliação contou com 150 respostas: 76% concordaram com sua utilidade e 94% indicaram a necessidade de capacitações contínuas. Conclui-se que, apesar dos desafios, o sistema promoveu avanços significativos na digitalização de processos, agilidade na comunicação e rastreabilidade das atividades clínicas, além de potencial para controle de filas de espera e acompanhamento acadêmico dos estudantes.
Palavras-chave:
Saúde digital; Prontuários eletrônicos; Dados médicos; Hospital; Universidade
Abstract
The present study aimed to develop and implement an electronic information management system at a dental school of a public university in Brazil. Workflow mapping was carried out using the business process model and notation (BPMN) methodology and the Miro platform. The macroprocess was patient-centered, covering the journey from clinic admission to discharge. Subprocesses were detailed by user type and validated with involved professionals. The system was initially tested with fictitious data and, after adjustments, applied in specific courses. User perception was assessed via questionnaire. The mapping enabled a detailed organizational chart, identifying bottlenecks and improvement opportunities. Users received specific access levels; implementation involved data migration, academic system integration, and features to prevent pending tasks. The system’s self-assessment collected 150 responses: 76% agreed on its usefulness, while 94% highlighted the need for ongoing training. Despite challenges, the system promoted significant progress in process digitization, faster communication, and traceability of clinical activities, with potential for waiting list control and academic tracking of students.
Key words:
Digital health; Electronic health records; Medical records; Hospital; University
Resumen
Este estudio tuvo como objetivo desarrollar e implementar un sistema electrónico de información en una facultad de odontología en Brasil. El mapeo de flujos se realizó utilizando la metodología business process model and notation (BPMN) y la plataforma Miro. El macroproceso fue estructurado con enfoque en el paciente, desde el ingreso en la clínica hasta el alta. Los subprocesos fueron detallados por tipo de usuario y validados con los profesionales involucrados. El sistema fue probado inicialmente con datos ficticios y, tras ajustes, aplicado en asignaturas específicas. La percepción de los usuarios fue evaluada mediante cuestionario. El mapeo permitió la creación de un organigrama, identificando oportunidades de mejora. Se otorgaron accesos específicos a los distintos tipos de usuarios; la implementación incluyó migración de datos, integración con el sistema académico y funciones para evitar pendientes. La autoevaluación del sistema reunió 150 respuestas: el 76% coincidió en su utilidad y el 94% señaló la necesidad de capacitaciones continuas. A pesar de los desafíos, el sistema promovió avances significativos en la digitalización de procesos, agilización de la comunicación, con potencial para el control de listas de espera y seguimiento académico de los estudiantes.
Palabras clave:
Salud digital; Registros electrónicos de salud; Datos médicos; Hospital universitario
Introdução
A informatização de prontuários e fluxos administrativos é uma realidade em todas as áreas do conhecimento que acarreta a otimização de trabalhos burocráticos e melhora a efetividade e eficiência dos serviços. Na área da saúde, em especial no serviço público, a informatização de cadastros de pacientes traz diversos benefícios para os usuários, sejam eles pacientes, membros da administração ou profissionais da área da saúde1. Do ponto de vista organizacional, informações armazenadas em formato impresso podem ser acessadas apenas de maneira física, além de estarem sujeitas a extravio, duplicação de dados e dificuldade em organizar ou agrupar dados individuais ou coletivos, como gestão de filas de espera, controle de processos e contabilização de procedimentos e custos operacionais, além de demandarem espaço físico crescente e de pessoal para guarda destes documentos2.
A desorganização do fluxo de informações e do processo de trabalho é percebida negativamente tanto por profissionais da saúde quanto por usuários do Sistema Único de Saúde (SUS) no que diz respeito a rapidez e acesso ao serviço3. Nesse sentido, a informatização de prontuários e exames complementares garante maior acessibilidade e eficiência, uma vez que as informações são centralizadas em um banco de dados e podem ser acessadas por diferentes profissionais simultaneamente, facilitando a comunicação e o atendimento multiprofissional sem que haja necessidade de duplicação de documentos ou retrabalho para tomada de informações4, cenário que ocorre cotidianamente em uma faculdade de odontologia. Além disso, a informatização diminui a possibilidade de erros relacionados a registros manuais, como equívocos de digitação ou perda de informações, bem como evita a duplicação de cadastros, garantindo a integridade e a consistência dos dados5.
Do ponto de vista administrativo, a informatização garante melhor organização e controle de fluxos e processos, como o gerenciamento de materiais de estoque, controle de entrada e saída de materiais no setor de esterilização, agendamentos e encaminhamentos de pacientes. Além disso, pode haver a criação de relatórios sobre diversos aspectos, variando da utilização de materiais de consumo de uma determinada disciplina à obtenção de todo o histórico de atendimentos6,7. Sob o aspecto legal, a informatização também confere segurança jurídica aos administradores/diretores de instituições, uma vez que há redução do risco de extravio ou perda de informações ou exames dos pacientes8.
No que diz respeito ao ensino, a informatização permite aos estudantes da área da saúde uma aproximação ainda maior com a realidade profissional e, com maior rapidez no acesso e sem risco de extravio, proporciona melhor formação ao fornecer informações completas e atualizadas sobre a história médica/odontológica do paciente. Isso permite a fácil identificação de possíveis alergias a medicamentos, o acesso a radiografias anteriores e uma visão abrangente do paciente, o que, por sua vez, possibilita a humanização do atendimento e a tomada de decisões clínicas pelo futuro profissional.7, 8
Atualmente, existe uma gama de opções de sistemas de prontuários eletrônicos e gestão de consultórios e clínicas odontológicas. No entanto, o ambiente acadêmico de faculdades de odontologia apresenta peculiaridades que não são atendidas pelas opções comercialmente disponíveis no mercado brasileiro. Nesse sentido, o presente estudo tem o objetivo de apresentar o desenvolvimento e a implementação de um sistema eletrônico de gestão de informações, que aborda os seguintes pilares propostos: 1) evitar perda ou duplicidade de dados; 2) controle de filas de espera e melhora na resolutividade dos casos, incluindo o reporte dos atendimentos realizados; 3) centralização e controle dos procedimentos desenvolvidos por alunos nas diferentes disciplinas e especialidades com ferramenta própria de avaliação; 4) controle de processos e fluxos; 5) redução de burocracias no dia a dia dos usuários, com preenchimento automatizado de fichas do SUS e possibilidade de criação de relatórios consolidados por mês ou semestre desejado; e 6) melhorar a comunicação entre instituição de ensino e pacientes, visando a redução do absenteísmo nas atividades clínicas.
Metodologia
Trata-se de um estudo de desenvolvimento de produto tecnológico (sistema eletrônico de gestão clínica para faculdades de odontologia) que cumpriu os requisitos de formulação, teste, implementação e avaliação de sua usabilidade na interação ensino-serviço.
Mapeamento de fluxos
Inicialmente foi feito o mapeamento dos fluxos e serviços desenvolvidos dentro da Faculdade de Odontologia da Universidade Federal de Pelotas (FO-UFPel), uma universidade pública brasileira localizada no Sul do Brasil. Para isso, utilizou-se a metodologia business process model and notation (BPMN)9, amplamente reconhecida por sua eficácia na representação de processos de negócio, em conjunto com a plataforma digital Miro, em sua versão gratuita. Essa ferramenta foi escolhida por permitir a criação de fluxogramas e mapas mentais de maneira simples, rápida e colaborativa, atendendo às necessidades do projeto10.
Mapeamento do macroprocesso
Objetivando aprimorar a resolutividade dos casos atendidos, o mapeamento de fluxos foi planejado considerando o paciente como elemento central do macroprocesso. Dessa forma, o macroprocesso foi definido como o conjunto de etapas integradas que se desenvolvem de ponta a ponta, desde o ingresso do paciente na instituição pela primeira vez até a finalização do tratamento odontológico, com possibilidade de encaminhamento de uma nova demanda e consequente recomeço do macroprocesso para o indivíduo. A abordagem centrada no paciente foi realizada com o objetivo de identificar gargalos e oportunidades de melhoria em toda a cadeia de atendimento e prestação de serviços, considerando tanto a perspectiva do cuidado clínico quanto os processos administrativos envolvidos.
Além disso, mapeou-se também os tipos de usuários necessários para o sistema, considerando que cada tipo de usuário pode ter acesso a diferentes funcionalidades de acordo com a necessidade. Esse mapeamento foi empreendido porque grande parte dos atendimentos odontológicos realizados na instituição estão centrados na perspectiva do SUS.
Mapeamento dos subprocessos (funcionalidades)
As funcionalidades do sistema foram mapeadas através dos subprocessos identificados no macroprocesso. Esses subprocessos foram inicialmente divididos pelo tipo de usuários e, em seguida, foi feito estudo semelhante ao dos macroprocessos para identificar os fluxos de cada subprocesso, bem como as variáveis relevantes para cada funcionalidade.
Cada subprocesso foi representado em fluxogramas detalhados, utilizando o BPMN, o que possibilitou uma visualização clara das conexões entre as diferentes etapas, além de identificar áreas críticas que exigiam maior atenção.
Validação dos fluxos
Os fluxos mapeados foram submetidos a um processo de validação por meio de reuniões semanais, cuja finalidade era revisar, discutir e, quando necessário, modificar o macroprocesso e seus subprocessos. Essas reuniões eram realizadas por docentes e técnicos administrativos em educação envolvidos nos diversos processos mapeados.
Processo de desenvolvimento
O processo de desenvolvimento foi conduzido de maneira estruturada e dividido em diferentes etapas, contemplando planejamento, prototipagem, desenvolvimento, testes e implantação. Inicialmente, todo o trabalho ocorreu em ambiente local, utilizando o software XAMPP, para gerenciar o servidor web, o servidor de banco de dados e os serviços relacionados, garantindo um ambiente de desenvolvimento isolado e controlado11. Durante essa fase, foram utilizados bancos de dados fictícios para representar cenários reais, sem comprometer informações sensíveis.
A etapa inicial de planejamento consistiu na definição dos objetivos e requisitos do sistema, alinhados às necessidades identificadas no mapeamento do macroprocesso e dos subprocessos. Diante disso, foram criados protótipos que representavam visualmente a interface e as funcionalidades do sistema.
Durante a fase de desenvolvimento foram feitas testagens frequentes pelos próprios desenvolvedores, com o objetivo de identificar e corrigir eventuais erros ou inconsistências no código da aplicação. Paralelamente, foram conduzidas reuniões periódicas com os membros do grupo que participou da discussão dos processos. Nessas reuniões, os participantes realizaram testes no sistema, analisaram as funcionalidades implementadas e sugeriram melhorias ou ajustes necessários para tornar o sistema mais eficiente e aderente às demandas da FO-UFPel.
Testagem pela comunidade com dados fictícios
Após o desenvolvimento inicial e a validação em ambiente local, o sistema foi instalado em um servidor remoto, possibilitando o acesso por meio da internet. No dia 22 de fevereiro de 2024, o sistema foi apresentado oficialmente à comunidade acadêmica da FO-UFPel em um evento dedicado a demonstrar suas funcionalidades e objetivos, e ao mesmo tempo deu-se início à fase de testes pela comunidade da faculdade, utilizando dados fictícios tanto para usuários quanto para pacientes, com o intuito de identificar eventuais erros, avaliar o desempenho do sistema em condições reais de uso e familiarizar os usuários com os conceitos e fluxos da aplicação.
Implementação inicial e testagem in loco
Com o início do semestre letivo 2024/1, a disciplina do curso de graduação “Unidade de prótese dentária III” e o projeto de extensão “Implantodontia para acadêmicos de odontologia” foram selecionados para a testagem in loco do sistema. Para viabilizar a utilização do sistema, todos os discentes e docentes envolvidos foram convidados a preencher um formulário com seus dados pessoais, que foram utilizados para a criação dos usuários no sistema. Adicionalmente, todos os servidores atuantes no setor de Triagem também foram registrados no sistema, assegurando a tramitação dos encaminhamentos, o cadastro de novos pacientes e a correta vinculação entre pacientes e alunos, conforme estabelecido no estudo dos fluxos.
A testagem in loco foi conduzida em domínio específico12, hospedado pela provedora Hostinger. Para a coleta de feedback foram disponibilizadas duas ferramentas: um formulário integrado ao próprio sistema, para o registro de erros e o envio de críticas ou sugestões, e a plataforma Hotjar, que permitiu a captura de tela e o envio de comentários diretamente vinculados à página ou à funcionalidade onde eram observadas dificuldades ou inconsistências. Os erros e sugestões foram encaminhados aos desenvolvedores para análise e avaliação. Essa etapa envolveu a identificação da necessidade de ajustes no código da aplicação, a revisão das funcionalidades existentes e, eventualmente, a criação de novas funcionalidades visando a melhoria da usabilidade do sistema e o controle das atividades realizadas.
Implementação integral
A implementação do sistema foi conduzida de forma planejada e estruturada, após aprovação do Conselho Departamental (instância máxima da faculdade, em que processos administrativos são tratados) da FO-UFPel, com o objetivo de garantir a integração eficaz das funcionalidades desenvolvidas e a adesão por parte da comunidade acadêmica. Para tanto, foram planejadas capacitações em formato de workshops voltados para todos os usuários envolvidos, abrangendo tanto os alunos quanto os diferentes segmentos de funcionários da instituição.
Avaliação da percepção dos usuários
Um formulário eletrônico foi disponibilizado via Google Forms para coletar as opiniões e percepções dos usuários sobre o sistema de maneira geral, bem como a respeito de funcionalidades específicas. As questões também abordaram a percepção dos participantes em relação ao impacto potencial nas rotinas da FO-UFPel. Além disso, perguntas abertas foram elaboradas para investigar percepções sobre pontos fortes (strengths), pontos fracos (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) relacionados ao sistema eletrônico. Posteriormente, as respostas foram agrupadas e analisadas por categorias temáticas, a partir das quais foi construída uma matriz SWOT para sistematizar os fatores internos (forças e fraquezas) e externos (oportunidades e ameaças) apontados pelos participantes.13
A coleta de opiniões se deu de forma anônima, garantindo que os respondentes pudessem expressar livremente suas críticas, sugestões e comentários sobre a experiência de utilização da ferramenta. Além da coleta qualitativa, foi feita a análise de dados e relatórios gerados pelo sistema durante o período de implementação. Esses relatórios contemplaram informações sobre as atividades desenvolvidas, como o número de pacientes cadastrados e atendidos, a quantidade de encaminhamentos e o tamanho da lista de espera, a utilização de funcionalidades específicas pelos usuários e o volume de boletins de procedimentos ambulatoriais (BPAs) registrados (fichas de atendimento individual de cada procedimento odontológico, segundo os códigos do Sistema de Produção Ambulatorial do SUS).
Resultados
Mapeamento de fluxos
O mapeamento dos fluxos foi realizado com sucesso utilizando a metodologia BPMN e a plataforma digital Miro. O uso dessas ferramentas permitiu a criação de um organograma detalhado, facilitando a visualização e organização das informações. Como resultado, foi possível obter uma representação abrangente e clara dos processos existentes na instituição, desde o atendimento inicial dos pacientes até a finalização dos tratamentos odontológicos, incluindo fluxos administrativos indiretamente relacionados aos atendimentos. Como resultado, foi criado um fluxograma completo representando todo o mapeamento, incluindo o macroprocesso e seus subprocessos.
Mapeamento do macroprocesso
O macroprocesso foi definido como o conjunto de etapas integradas que englobam o ciclo completo de atendimento ao paciente, do primeiro contato com a FO-UFPel à conclusão do tratamento odontológico, com possibilidade de recomeço em caso de novas demandas. A abordagem centrada no paciente revelou importantes gargalos e oportunidades de melhoria, principalmente relacionados à melhora da comunicação entre os setores administrativos e clínicos, bem como a otimização de força de trabalho e a alocação de recursos humanos e materiais.
Durante o mapeamento, identificaram-se diferentes tipos principais de usuários envolvidos no sistema, a saber: alunos, triagem, responsáveis-técnicos (docentes e preceptores), equipe de enfermagem, esterilização, portaria, almoxarifado de clínicas, almoxarifado central e administrador (direção e colegiado de curso). Cada tipo de usuário foi associado a diferentes funcionalidades e níveis de acesso, garantindo que as necessidades específicas de cada grupo fossem atendidas.
Mapeamento dos subprocessos (funcionalidades)
Os subprocessos foram detalhadamente mapeados de acordo com a necessidade identificada, considerando os diferentes níveis de acesso e as especificidades de cada funcionalidade. Esses subprocessos incluem atividades como agendamento de pacientes, cadastro de atendimentos, agendamento de consultas, registro de procedimentos clínicos, emissão de atestados, controle de estoque de materiais odontológicos e geração de relatórios acadêmicos e administrativos, entre outros.
Cada subprocesso foi representado em fluxogramas detalhados utilizando BPMN, o que possibilitou uma visualização clara das conexões entre as diferentes etapas. Durante o desenvolvimento, foram identificadas áreas críticas que exigiam maior atenção, como a falta de padronização em alguns procedimentos administrativos e a sobreposição de responsabilidades entre diferentes grupos de usuários. Além disso, foram levantadas variáveis relevantes para cada funcionalidade, como dados demográficos dos pacientes, histórico clínico e prontuários eletrônicos específicos para determinadas especialidades.
Validação dos fluxos
Os fluxos mapeados foram submetidos a um processo de validação por meio de reuniões semanais. A reunião inicial contou com a participação do pesquisador responsável pelo projeto, do diretor e vice-diretor da FO-UFPel. Nas reuniões subsequentes, o grupo era sempre ampliado com a inclusão de dois novos participantes, como docentes, técnicos-administrativos em educação e estudantes. Essa estratégia de composição permitiu que cada encontro reunisse tanto membros previamente familiarizados com os fluxos quanto pessoas que não tinham nenhum conhecimento prévio sobre eles. Essa estratégia de inclusão em cada rodada permitiu que os fluxos fossem analisados sob diferentes perspectivas, garantindo que atendessem tanto às necessidades administrativas quanto às acadêmicas. Ao final do processo de validação, verificou-se que alterações significativas foram realizadas no fluxograma de processos, que acarretaram a inclusão de novas funcionalidades, de modo a melhorar a clareza das etapas e otimizar as variáveis incluídas em cada um dos subprocessos, tornando o sistema mais alinhado às demandas da instituição.
Processo de desenvolvimento
O desenvolvimento do sistema seguiu uma abordagem modular, permitindo que novas funcionalidades sejam facilmente incorporadas, conforme as necessidades da instituição evoluam. Essa arquitetura flexível assegurou que o sistema atendesse de maneira eficiente as demandas atuais, mas também permite a expansão e o desenvolvimento de novas ferramentas de acordo com demandas futuras, bem como a expansão ou adaptação para outros cursos da área da saúde, para outras instituições ou para diferentes contextos de saúde pública.
Do ponto de vista de arquitetura do sistema, utilizaram-se tecnologias amplamente empregadas no desenvolvimento web, com o objetivo de garantir acessibilidade, eficiência e escalabilidade, como HTML5 (Hypertext Markup Language)14 e CSS3 (Cascading Style Sheets)15 para estruturar e estilizar a interface gráfica, com foco em usabilidade e responsividade para diferentes dispositivos. O JavaScript16 foi empregado para implementar interações dinâmicas e requisições assíncronas ao back-end, visando otimizar a experiência do usuário. No back-end, optou-se pela utilização da linguagem PHP (Hypertext Preprocessor)17 para criar uma API (Application Programming Interface) robusta que gerencie a comunicação entre o front-end e o banco de dados, processando requisições e operações de leitura, escrita, atualização e exclusão de dados, com respostas estruturadas em formato JSON (JavaScript Object Notation)18. Para o armazenamento de dados foi adotado um banco de dados relacional SQL (Structured Query Language)19, com modelagem planejada para garantir integridade, consistência e desempenho, além da criação de índices para otimizar consultas frequentes e assegurar a escalabilidade do sistema.
Testagem pela comunidade com dados fictícios
Para auxiliar na fase de testagem com dados fictícios foram criados canais nas mídias sociais Instagram e YouTube, com vídeos autoexplicativos das funcionalidades do sistema (https://www.youtube.com/@OxigenioUFPel). Esse ambiente de simulação foi essencial para que os usuários compreendessem o fluxo de trabalho do sistema, identificassem potenciais dificuldades e esclarecessem dúvidas antes da utilização em contexto real. Entretanto, apesar das divulgações constantes, a adesão a essa fase de testes foi baixa.
Implementação inicial e testagem in loco
Durante a fase inicial de implementação do sistema, os dados pessoais de pacientes que já realizavam atendimentos na FO-UFPel e estavam armazenados em um repositório do setor de Triagem foram migrados para o banco de dados do sistema. A importação abrangeu 20.544 entradas existentes. No entanto, foram identificadas 5.416 entradas com duplicação de Cadastro de Pessoa Física (CPF), resultando num total de 15.128 pacientes cadastrados no sistema.
Em seguida, o controle de fila de espera do setor de Triagem, que até aquele momento era feito por meio de planilhas de Microsoft Excel, foi importado para o sistema. Isso permitiu a unificação de 6.321 encaminhamentos para diferentes especialidades. Contudo, também foram identificadas duplicações de diversas entradas para o mesmo CPF na mesma especialidade. Esses encaminhamentos duplicados foram encaminhados ao setor de triagem para verificação manual.
Por fim, criou-se uma funcionalidade de sincronização de dados com o sistema acadêmico da UFPel, de modo a realizar o cadastro automático de novos usuários, disciplinas ofertadas por período letivo e a relação de alunos matriculados nas diferentes disciplinas do Curso de Odontologia.
Um total de 89 ocorrências foram recebidas, além de diversas sugestões de ajuste de funcionalidades ou necessidade de criação de novas funcionalidades em decorrência da especificidade de diferentes atividades acadêmicas/administrativas. Essas ocorrências foram então revisadas pelos desenvolvedores e contribuíram para a revisão do macroprocesso e para o desenvolvimento de funcionalidades específicas para inclusão de um termo de consentimento livre e esclarecido (TCLE) que abrangesse as necessidades apontadas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)20, que foi revisado e aprovado pelo Conselho Departamental da FO-UFPel.
Implementação integral
Ao se considerar a baixa adesão da comunidade durante a fase de testagem pela comunidade com dados fictícios, foi dada grande ênfase na realização de capacitações em formato de workshop, sendo conduzidas em sessões de duas horas, adaptadas às necessidades específicas de cada público. Todas as turmas de graduação da FO-UFPel e os professores responsáveis por disciplinas clínicas e estágios participaram das capacitações, que abordaram, de maneira prática, as principais funcionalidades do sistema. Além disso, capacitações específicas foram conduzidas para os professores, técnicos administrativos e equipes de suporte, como o setor de radiologia, para garantir a utilização eficaz das ferramentas do sistema relacionadas às suas atribuições. Essas atividades de capacitação se mostraram essenciais para garantir o nivelamento dos usuários e para favorecer uma maior confiabilidade e aderência às necessidades institucionais durante a implementação definitiva do sistema.
As Tabelas 1, 2 e 3 apresentam os resultados quantitativos referentes à implementação integral durante o período de aproximadamente seis meses (novembro de 2024 a abril de 2025). Contudo, ao se considerar que durante a implementação poderiam ocorrer erros, recomendou-se o preenchimento de todas as fichas/prontuários físicos e eletrônicos para que, em caso de erros na testagem do sistema eletrônico, não houvesse prejuízo aos dados dos pacientes e dos atendimentos realizados.
Avaliação da percepção dos usuários
A Tabela 4 apresenta a percepção dos usuários sobre a implementação inicial do sistema eletrônico de gestão de informações. Os dados indicam uma percepção dividida quanto à eficiência individual e institucional: 36% dos participantes relataram melhora nas próprias atividades, enquanto 32% discordaram ou discordaram totalmente. Para a eficiência da faculdade, a percepção positiva foi um pouco menor (32%), com 34% mantendo-se neutros. Apesar disso, os participantes demonstraram maior otimismo em relação ao potencial do sistema: 50% acreditam que ele pode reduzir filas e aumentar a resolutividade dos atendimentos, e 46% enxergam impacto positivo no aprendizado dos alunos. A utilidade do sistema no gerenciamento institucional (estoque, filas, encaminhamentos) foi amplamente reconhecida, com 76% concordando ou concordando totalmente.
A análise das respostas obtidas no questionário aplicado aos usuários do sistema também permitiu identificar os principais fatores internos e externos que impactam o processo de implementação. O Quadro 1 apresenta uma matriz SWOT, sintetizando as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças associadas à adoção do sistema eletrônico na FO-UFPel. Os dados evidenciam o potencial da digitalização para melhorar a organização, a segurança da informação e a integração entre setores, mas também revelam desafios como limitações estruturais e resistência à mudança.
Discussão
O presente estudo objetivou descrever o desenvolvimento e a implementação de um sistema de informações de pacientes em uma universidade pública brasileira. Diferentemente de outros países com leis que incentivam a digitalização de prontuários da área de saúde21, ainda não há uma ferramenta ou sistema de prontuários eletrônicos que se adeque ao cotidiano de faculdades e/ou cursos de odontologia no Brasil. Especificamente sobre os prontuários, diferentes tipos de coleta de dados são mencionados na literatura, variando entre a digitação direta no sistema, a transcrição eletrônica a partir de áudios e a cópia de dados de prontuário físico. O sistema descrito nesta pesquisa adotou a estratégia de digitação direta, que, apesar de ser considerada a estratégia menos eficiente, é a mais comumente utilizada22.
Apesar das taxas de dados ausentes em prontuários eletrônicos também poderem ser altas23, a literatura reporta que menores taxas de perda de informações são encontradas em prontuários eletrônicos do que em prontuários em papel23,24. Sabe-se que há altos percentuais de concordâncias quando ambas as formas de registros de atendimentos são empreendidas24, indicando que, sempre que possível, as instituições devem migrar para essa forma de registro. Além disso, o uso de prontuários eletrônicos permite a unificação de dados clínicos e exames dos pacientes e o acesso simultâneo por diferentes usuários, o que se apresenta como um fator relevante, pois permite acesso rápido a informações, coordenação do cuidado, redução de erros, melhoria na tomada de decisões clínicas e administrativas, otimização da gestão das filas de espera, segurança dos dados e integração com o sistema acadêmico da universidade8. Esses benefícios vão ao encontro dos princípios constitucionais da economicidade e eficiência25, contribuindo para uma prestação de serviços de saúde mais eficiente e de qualidade.
Sabe-se que a implementação de sistemas eletrônicos de informação pode ser afetada pelo formato do sistema proposto e que o desenvolvimento colaborativo, com os profissionais de saúde que irão utilizá-lo, pode facilitar a incorporação de todos os desfechos relevantes, a usabilidade e a rotina clínica26. A abordagem estruturada da implementação, aliada à capacitação e ao suporte aos usuários, permitiu que o sistema apresentado neste estudo fosse integrado de maneira eficiente às rotinas acadêmicas e administrativas da FO-UFPel, contribuindo para a consolidação dos fluxos planejados e para o aprimoramento da experiência dos usuários no uso da ferramenta.
De acordo com a percepção dos usuários, a análise dos dados obtidos permitiu a identificação de pontos de melhoria e ajustes necessários para garantir a evolução contínua do sistema e seu alinhamento às demandas da FO-UFPel, mas principalmente chamou atenção para a importância de capacitações periódicas como ferramenta de treinamento e facilitação do uso do sistema. Embora os resultados tenham sido majoritariamente positivos, na análise qualitativa foram identificados usuários com percepções variando entre totalmente favoráveis a relutantes quanto ao uso do sistema, com questionamentos relacionados à dificuldade de uso e também à segurança do sistema. Em estudo semelhante conduzido com enfermeiros, Tubaishat27 identificou percepções semelhantes, sugerindo que esses problemas podem estar relacionados a problemas do próprio sistema ou à falta de treinamento.
Nesse sentido, nossos resultados reforçam os achados mencionados, sendo que 94% dos respondentes acreditavam que capacitações periódicas são importantes para melhorar o uso do sistema. A implementação de um sistema eletrônico de gestão de dados possibilita também um avanço significativo na organização e eficiência dos Centros de Especialidades Odontológicas (CEOs) que existem na Faculdade de Odontologia, pois permite o registro preciso e em tempo real dos procedimentos realizados, bem como o monitoramento detalhado dos dados assistenciais e das filas de espera. A informatização contribui para uma contabilização mais fidedigna das atividades desenvolvidas, favorecendo a transparência e a tomada de decisões baseadas em evidências.
Além disso, o aprimoramento da gestão pode viabilizar a mudança de nível do CEO, conforme os critérios do Ministério da Saúde, possibilitando a ampliação da oferta de serviços e o aumento do valor de financiamento repassado à instituição, fortalecendo sua capacidade de atendimento e o impacto na saúde bucal da população. A combinação da avaliação qualitativa, por meio da percepção dos usuários, e da análise quantitativa, com base nos dados extraídos diretamente do sistema, foi essencial para compreender o alcance das mudanças promovidas pela implementação do Sistema Oxigênio.
Apesar de os resultados demonstrarem que o sistema teve forte impacto na melhoria dos serviços de atenção em saúde odontológica da população, algumas limitações foram identificadas e devem ser consideradas por gestores que buscam a informatização de faculdades de odontologia ou Unidades Básicas de Saúde (UBS). Embora a criação de campos de preenchimento obrigatório apresente o ponto positivo de evitar a perda de informações relevantes, diversos estudos sugerem que o tempo aumentado ao se preencher prontuários eletrônicos podem impactar negativamente a qualidade dos cuidados prestados28,29.
Por fim, vislumbram-se como perspectivas futuras a utilização de ferramentas de machine learning e de inteligência artificial (IA) para a predição de demandas, custos relacionados ao serviço e análises automatizadas de fluxos e contabilização de dados. Além disso, há a perspectiva de desenvolvimento de novas funcionalidades e adaptações do sistema para que todas as necessidades da unidade possam ser atendidas.
A FO-UFPel está inserida na rede de serviços do SUS cadastrada junto ao Ministério da Saúde como um Centro de Especialidades Odontológicas do tipo I. Dessa forma, atua como referência para o município de Pelotas com relação a especialidades odontológicas e recebe pacientes encaminhados pela regulação do município. Esse sistema eletrônico de gestão de informações permitiu a melhora no monitoramento do itinerário terapêutico do paciente que acessa a FO-UFPel via regulação municipal, até o momento da alta clínica. Como se trata de uma clínica-escola, são realizados inúmeros encaminhamentos internos entre diferentes disciplinas e especialidades. É possível especular que, com esse sistema eletrônico, a gestão das filas de espera das diferentes especialidades torne-se mais eficiente e o número de demandas duplicadas seja reduzido, e o acompanhamento das demandas ao longo de todos os eventos clínicos permitirá a aumento significativo do número de demandas finalizadas e/ou pacientes com alta clínica. Não obstante, foi possível observar melhora na comunicação entre o setor de Triagem e os acadêmicos, bem como entre a regulação municipal e a FO-UFPel, aprimorando também a prestação de contas e a produtividade.
O sistema eletrônico de gestão de informações implementou módulos que permitem o registro detalhado das condições de saúde bucal dos pacientes, com avanços importantes em relação a outros sistemas de registro de informações em saúde, que restringem a vinculação paciente-aluno, não possuem sistema de avaliação para disciplinas e não apresentam módulos específicos para exames clínicos. A avaliação de discentes e docentes incorporadas ao sistema é uma inovação extremamente importante para clínicas-escolas, com a perspectiva de ser utilizada como referência para sistemas de registros de informações de pacientes, como o eSUS-AB.
Um possível exemplo de aplicabilidade do atual sistema de informação pode ser o Programa Mais Médicos, que hoje dispõe de 28 mil vagas para médicos no Brasil. Esses profissionais são contratados e obrigados a cursar formação complementar, recebendo a visita de tutores. Ainda que pese a obrigatoriedade de formação complementar, não há uma forma efetiva de monitorar o desempenho clínico desses profissionalis30. Essa lacuna também pode ser observada para as milhares de residências multiprofissionais ou de medicina da família e comunidade distribuídas pelo país. Módulos que permitam monitoramento e interação dentro de um prontuário eletrônico poderiam trazer avanços significativos na formação desses profissionais e na qualidade da assistência.
Limitações no desenvolvimento e implementação da ferramenta
As seguintes limitações da ferramenta podem ser elencadas: 1) há a necessidade de conexão com a internet para que a ferramenta seja executada; além disso, há a necessidade de obtenção de espaço em serviços online de nuvens para que o sistema armazene os dados inseridos, acarretando custos adicionais para o serviço; 2) para a fase de implementação, destaca-se a necessidade de um extenso treinamento para todos os envolvidos; 3) por fim, o fato de o sistema não possuir certificação de sistemas de registro eletrônico de saúde - ainda que o Conselho Federal de Odontologia não faça nenhuma exigência ou aponte regulamentação nesse sentido, esse tipo de certificação poderá ser importante para apontar melhorias na qualidade dos dados e na segurança das informações no futuro.
Conclusão
Considerando-se os resultados quantitativos e a percepção favorável dos usuários, conclui-se que o sistema demonstra viabilidade e eficácia para a gestão acadêmica e administrativa. No entanto, para garantir seu pleno funcionamento e sustentabilidade, é imprescindível a realização de treinamentos e capacitações periódicas, além da estipulação de um regramento institucional que assegure a aderência aos fluxos estabelecidos. Dessa forma, será possível evitar quebras nos processos e garantir a uniformidade e a eficiência das operações.
Agradecimentos
FWMG Muniz é bolsista do Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico - CNPq.
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As fontes de dados utilizados na pesquisa estão indicadas no corpo do artigo.
