A atuação do Arquivista como encarregado de dados: uma análise comparativa dos regulamentos do profissional arquivista e do encarregado pelo tratamento de dados pessoais no cenário brasileiroResumo
Resumo: O presente artigo busca promover uma reflexão comparativa entre as ocupações do profissional arquivista e do Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais/Data Protection Officer no Brasil, ambos atuantes na área de privacidade e proteção de dados pessoais. Trata-se de um estudo qualitativo e exploratório, que analisa a Lei n. 6.546/1978, a Resolução CD/ANPD n. 18/2024 e outros normativos relevantes. Objetiva-se a partir dessa análise identificar convergências e similaridades entre as atribuições e competências do encarregado pelo tratamento de dados e do arquivista. Concluiu-se a existência de convergências e semelhanças nas duas funções, contribuindo de forma efetiva para a garantia do direito fundamental de proteção de dados aos titulares de dados e também cidadãos.
Palavras-chave:
Arquivista; encarregado pelo tratamento de dados; Lei Geral de Proteção de Dados; atuação profissional
Abstract
Abstract: This article aims to promote a comparative reflection between the occupations of an archivist and a Data Protection Officer (DPO) in Brazil, both working in the field of privacy and personal data protection. It is a qualitative and exploratory study that analyzes Law No. 6,546/1978, Resolution CD/ANPD No. 18/2024, and other relevant regulations. The objective is to identify convergences and similarities, exploring possible intersections between the duties and competencies of the data protection officer and the archivist. It was concluded that there are convergences and similarities in both functions, contributing effectively to guaranteeing the fundamental right to data protection for data subjects and citizens.
Keywords:
Archivist; data protection officer; General Data Protection Law; professional activities
1 Introdução
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), n. 13.709, foi publicada em agosto de 2018 (Brasil, 2018) e está em vigor desde setembro de 2020. Foi criada para proteger os direitos fundamentais de liberdade, de privacidade e a livre formação da personalidade de cada indivíduo. A LGPD tem como referência o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), sancionado pela União Europeia (UE) e em vigor desde 2018. Entre seus objetivos, o regulamento europeu visa à proteção de dados de pessoas singulares, relativos ao tratamento e à livre circulação desses dados. Além disso, busca harmonizar as legislações de proteção de dados estabelecendo um conjunto comum de regras em toda a UE.
Adicionalmente, a LGPD assegura a proteção à autodeterminação informativa, à liberdade de expressão de informação e, ainda, o desenvolvimento econômico e tecnológico, bem como a defesa do consumidor. Para isso, a lei estabelece diretrizes essenciais sobre como devem ser conduzidas as operações de coleta, processamento e armazenamento de dados pessoais por entidades públicas e privadas, incluindo pequenos negócios, de modo a demonstrar às pessoas titulares dos dados que suas informações estão sendo utilizadas de forma adequada e transparente. A lei assegura ainda que dados pessoais estarão protegidos e não serão utilizados para outros fins a não ser aqueles que foram previamente acordados com o titular1.
Esse conjunto de operações envolvendo o uso, armazenamento, processamento e compartilhamento de informações pessoais é denominado “tratamento de dados”:
Toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem à coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração (Brasil, 2018).
Considera-se que os dados ou informações pessoais provenientes das atividades de tratamento consistem em registros de informações pessoais armazenadas em um determinado suporte, permitindo a operacionalização dessas atividades. Essa definição está em conformidade com a proposta de 'informações pessoais' apresentada por Terry Cook (1991), que conceitua:
Informações pessoais são quaisquer informações sobre um indivíduo identificável registradas em qualquer formato. A Lei de Privacidade do Canadá, para citar um exemplo de orientação geral, fornece uma definição ampliada de informações pessoais para incluir o seguinte: informações relacionadas à raça, origem nacional ou étnica, cor, religião, idade ou estado civil; o histórico ou situação educacional, médica, criminal e profissional do indivíduo; transações financeiras em que o indivíduo está envolvido; qualquer número, símbolo ou código de identificação atribuído ao indivíduo; endereço, impressões digitais ou tipo sanguíneo do indivíduo: opiniões e pontos de vista pessoais do indivíduo (com certas exceções restritas em relação a subsídios e prêmios): correspondência enviada a uma agência governamental pelo indivíduo “que seja implícita ou explicitamente de natureza privada ou confidencial” e respostas a essa correspondência que revelariam o conteúdo da correspondência original; os pontos de vista e opiniões de outra pessoa sobre o indivíduo; e o nome do indivíduo quando aparecer num contexto geral, cuja divulgação revelaria implicitamente informações sobre o indivíduo. De outra perspectiva, mais geral, as informações pessoais incluem consultas, reclamações ou observações recebidas de um indivíduo sobre qualquer programa governamental, informações sobre casos de aplicação da lei ou sobre quaisquer transações do indivíduo com o Estado para programas sociais ou outros programas de benefícios, informações estatísticas ou informatizadas. Sobre o indivíduo e arquivos sobre funcionários públicos atuais ou antigos. As informações pessoais acima podem aparecer em vários tipos de registros. Estes incluem requerimentos, declarações, inquéritos e reclamações, recursos, pedidos, reclamações, relatórios, contratos, listas, registos, listas, prêmios, subsídios, subvenções, faturas, certificados, empréstimos, pagamentos, exames, questionários, audiências, acordos, testamentos, arrendamentos, licenças e autorizações: registros de patentes, passaportes, subsídios e muitos, muitos outros. Esses tipos de registros são geralmente formulários elaborados, mas sua função também pode ser expressa em cartas e memorandos, todos geralmente agregados em arquivos de casos. (Cook, 1991, p. 15, tradução nossa).
Vale revisitar o conceito de dado pessoal trazido pelo artigo 5º LGPD, que considera como a “[...] informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável” (Brasil, 2018), e que ainda pode ser caracterizado como dado pessoal sensível, que se refere ao:
Dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural (Brasil, 2018).
A LGPD assegura que as informações pessoais deverão estar protegidas e não serão utilizadas para fins diversos daqueles previamente acordados com o titular, bem como para cumprimento das obrigações legais e governamentais.
Na prática, além do uso adequado, da transparência e da manutenção dos registros das operações de tratamento de dados pessoais que realizadas, o “agente responsável pela utilização dos dados deverá ter em suas ações a demonstração de que foram aplicadas medidas eficazes, comprovando a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais, e inclusive, da eficácia dessas medidas” (Brasil, 2018). Para tanto, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) é o órgão da administração pública federal responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento da lei no Brasil. Determina também que o controlador2 e o operador3 deverão indicar a figura do encarregado de dados para atuar como canal de comunicação entre os agentes de tratamentos, os titulares dos dados e a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados, 2021).
No texto original da LGPD, o papel de encarregado era atribuído exclusivamente a uma pessoa natural, sendo obrigatório apenas para o controlador. No entanto, com a criação da Autoridade Nacional de Proteção Dados, pela Lei n. 13853/2019, sua redação foi alterada, estendendo essa obrigatoriedade também ao operador. Além disso, a função de encarregado pelo tratamento de dados poderá ser ocupada tanto por pessoa física quanto por pessoa jurídica, conforme observado no art. 5º, inciso VIII: “Encarregado: pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados” (Brasil, 2019).
Nesse sentido, a Lei n. 13.853/2019 manteve a mesma redação em relação à descrição das atividades exercidas pelo encarregado pelo tratamento de dados pessoais, necessitando de mais esclarecimentos a respeito da qualificação e dos limites da atuação do profissional. Isso é relevante, pois o encarregado desempenha um papel crucial na mediação entre a instituição, os titulares de dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados. Conforme descrito na lei, suas atividades consistiam em:
I - Aceitar reclamações e comunicações dos titulares, prestar esclarecimentos e adotar providências; II - receber comunicações da autoridade nacional e adotar providências; III - orientar os funcionários e os contratados da entidade a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais; e IV - executar as demais atribuições determinadas pelo controlador ou estabelecidas em normas complementares. § 3º A autoridade nacional poderá estabelecer normas complementares sobre a definição e as atribuições do encarregado, inclusive hipóteses de dispensa da necessidade de sua indicação, conforme a natureza e o porte da entidade ou o volume de operações de tratamento de dados (Brasil, 2018).
Diante disso, observa-se que a função de encarregado pelo tratamento de dados constitui uma nova área surgida a partir da LGPD, podendo ser ocupada por qualquer pessoa, desde que possua ou desenvolva as habilidades multidisciplinares necessárias para exercê-la. Partimos do pressuposto de relatos iniciais da pesquisa4, em desenvolvimento, de que existem profissionais arquivistas atuando na área de proteção de dados em organizações brasileiras. Este estudo tem por objetivo realizar uma análise comparativa das legislações aprovadas no Brasil para o exercício das atividades dos dois profissionais: o encarregado pelo tratamento de dados pessoais e o arquivista.
Considerando esse contexto, este artigo busca promover reflexões a partir da identificação e análise de possíveis pontos de convergência e semelhanças, entre as atribuições e competências do encarregado pelo tratamento de dados e do arquivista5. Além disso, pretende-se refletir sobre os desafios do arquivista frente a essa possível nova área de atuação de privacidade e da proteção de dados.
2 O profissional Arquivista
No Brasil, a partir da década de 1970, com o aumento da criação de cursos de Arquivologia em universidades públicas, houve também uma evolução na formação do profissional arquivista (Kawabata; Valentim, 2015, p. 88-89).
Sob a perspectiva da Arquivologia, Schellenberg (2006, p. 165) afirmava que as responsabilidades do profissional arquivista deveriam estar claramente definidas em lei. Além disso, o autor destacava, em seus estudos, os pontos essenciais para a administração de arquivos, entre eles a natureza das atividades e de autoridade, na qual considerava que as responsabilidades lhes eram atribuídas dentro das organizações e das estruturas de trabalho a que serviam. Adicionalmente, Schellenberg (2006, p. 165) destacou aspectos importantes sobre a natureza da organização, a qual considerava que o arquivista deveria selecionar e formar cuidadosamente o seu pessoal, planejar o trabalho, definir métodos e diretrizes a serem seguidos, de forma a desenvolver uma gestão arquivística eficaz.
No que concerne ao fazer arquivístico, as competências e habilidades profissionais do arquivista, consideradas no cenário atual, foram estabelecidas pelo Ministério da Educação (MEC), por meio da aprovação de diretrizes que orientam sua atuação (Brasil, 2001). Essas competências e habilidades foram divididas em duas categorias - gerais e específicas - com o objetivo de preparar o profissional arquivista para enfrentar os desafios inerentes à profissão. As competências e habilidades incluem:
A) Gerais: identificar as fronteiras que demarcam o respectivo campo de conhecimento; gerar produtos a partir dos conhecimentos adquiridos e divulgá-los; formular e executar políticas institucionais; elaborar, coordenar, executar e avaliar planos, programas e projetos; desenvolver e utilizar novas tecnologias; traduzir as necessidades de indivíduos, grupos e comunidades nas respectivas áreas de atuação; desenvolver as atividades profissionais autônomas, de modo a orientar, dirigir, assessorar, prestar consultoria, realizar perícias e emitir laudos técnicos e pareceres; responder a demandas de informação produzidas pelas transformações que caracterizam o mundo contemporâneo. B) Específicas: compreender o estatuto probatório dos documentos de arquivo; identificar o contexto de produção de documentos no âmbito de instituições públicas e privadas; planejar e elaborar instrumentos de gestão de documentos de arquivo que permitam sua organização, avaliação e utilização; realizar operações de arranjo, descrição e difusão (Brasil, 2001).
A respeito do conceito de competência e habilidade, para alguns autores (Freitas; Brandão, 2009), as competências humanas ou profissionais são entendidas como: “[...] combinações sinérgicas de conhecimentos, habilidades e atitudes, expressas pelo desempenho profissional dentro de determinado contexto organizacional, que agregam valor às pessoas e às organizações” (Carbone; Brandão; Leite, 2009, p. 34).
Além disso, as competências também podem ser entendidas como “[...] qualidades de quem é capaz de analisar uma situação, apresentar soluções e resolver assuntos ou problemas” (Chiavenato, 2004, p. 4). Por sua vez, o conceito de habilidade é compreendido como “[...] a capacidade de transformar conhecimento em ação e que resulta em um desempenho desejado” (Chiavenato, 2004, p. 3). De acordo com o mesmo autor, existem três tipos de habilidades importantes para um desempenho bem-sucedido, a saber: (1) habilidades técnicas, (2) habilidades humanas e (3) habilidades conceituais. Chiavenato (2004, p. 3) considera que as habilidades técnicas envolvem o uso do conhecimento especializado na execução de um trabalho ou dos procedimentos necessários à sua realização, estando relacionadas com o fazer. Envolvem o trabalho com “coisas”, números, com material físico e concreto. As habilidades humanas estão relacionadas com a interação entre as pessoas, o relacionamento interpessoal e também grupal. Envolvem a capacidade de comunicar, de motivar, de liderar e a de resolução de conflitos pessoais. As habilidades conceituais estão relacionadas à capacidade de enxergar o todo, bem como a facilidade de trabalhar com conceitos, ideias e abstrações. Além disso, as habilidades conceituais “[...] representam as capacidades cognitivas mais sofisticadas do administrador e que lhe permitem planejar o futuro, interpretar a missão, desenvolver a visão e perceber oportunidades onde ninguém enxerga nada” Chiavenato (2004, p. 3).
No que concerne às competências arquivísticas, Bahia (2018, p. 24), buscou definir o conceito ressaltando a importância para as organizações, sabendo que competência pode estar envolvida com a ascensão de níveis. A autora destacou a associação do conceito ao desempenho complexo e à maturidade das pessoas. Também ressaltou que as competências podem ser desenvolvidas, formuladas e efetivadas na sequência de um processo formal ou em resposta a alguma situação. Além disso, a autora, na sua abordagem, enfatizou a sensibilidade do arquivista e a sua capacidade de liderança para identificar as fronteiras que delineiam os respectivos campos de conhecimento. No estudo em questão, Bahia (2018) apontou o interesse crescente das empresas e de pesquisadores pela temática das competências e aproximou sua abordagem à de Zarifian (2012), que relacionava o conceito de competência ao conceito de qualificação, referindo-se à capacidade de uma pessoa de assumir iniciativas, ser proativa e dominar novas situações no trabalho que surgirem: “[...] competência é a capacidade de transformar conhecimentos, habilidades e atitudes (CHA) que, quando integrados e utilizados estrategicamente pela pessoa, permitem que ela atinja com sucesso os resultados que deseja” (Zarifian, 2012, p. 66).
Por sua vez, Zarifian (2012) também relacionava o conceito de competência à capacidade de mudança do comportamento social dos indivíduos em relação ao trabalho e à sua organização. No âmbito prático, trata-se da capacidade de mobilizar pessoas em torno de objetivos comuns, incentivando-as a atuar como corresponsáveis por suas ações.
3 A Normatização da atuação do Arquivista
A profissão do arquivista foi regulamentada pela Lei n. 6.546 de 4 de julho de 1978 (Brasil, 1978b), conforme estabelecido no artigo primeiro, que orienta sobre a atuação do arquivista6.
De imediato, no art. 2º, são estabelecidas 12 atribuições dos arquivistas. Observa-se que uma parcela dessas atribuições, especificamente 8, trata de habilidades e competências que dizem respeito ao planejamento, à organização, à direção e ao controle, conforme demonstrado nas atribuições destacadas abaixo:
I - planejamento, organização e direção de serviços de Arquivo; II - planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo; III - planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias; IV - planejamento, organização e direção de serviços ou centro de documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos e mistos; V - planejamento, organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos; VI - orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos; VII - orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos; VIII - orientação da avaliação e seleção de documentos, para fins de preservação; IX - promoção de medidas necessárias à conservação de documentos, X - elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos; XI - assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa; XII - desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes (Brasil, 1978b, grifo nosso).
Segundo Jardim (2018, p. 32), o arquivista necessita identificar e atuar sobre as mudanças das organizações contemporâneas, observando os impactos nos contextos da sociedade. Neste cenário de transformações, o autor ressalta que os modos de produção, acesso e conservação também demandam de inovações, sobretudo, nas práticas de gestão dos serviços e também nas instituições arquivísticas. Neste contexto, Jardim (2018) define gestão arquivística como:
Conjunto de elementos mobilizados para a gerência de serviços e instituições arquivísticas. Inclui todo o ciclo, da produção à guarda permanente, passando pela gestão de documentos, a preservação, a produção de mecanismos de recuperação da informação, a difusão, o acesso e as demais operações que constituem a missão das instituições e serviços arquivísticos. Envolve também os aspectos gerenciais relacionados a pessoas, infraestrutura física, legal, tecnológica, recursos orçamentários, etc (Jardim, 2018, p. 32).
O conceito de gestão arquivística definido por Jardim (2018) converge às práticas do gerenciamento arquivístico conforme conceituado por Silva (2024, p. 82) que, inclusive, o apresenta como sinônimo da gestão arquivística. Além disso, podemos também observar que as responsabilidades, que destacamos anteriormente e que integram as atribuições dos arquivistas (art. 2º da Lei 6.546/1978b), se concentram no desenvolvimento do gerenciamento arquivístico, que de acordo com Silva (2020, p. 133), fazem parte do escopo de competências essenciais para a atuação do bacharel em Arquivologia e que consistem em planejar, organizar, dirigir e controlar os seguintes elementos:
[...] das funções e atividades técnicas arquivísticas, incluindo desde a regulamentação dos processos e procedimentos decorrentes até os métodos e diretrizes a serem seguidos e os seus instrumentos arquivísticos que precisam ser elaborados; dos recursos operativos necessários, como espaços físicos e digitais, recursos materiais e tecnológicos, equipes técnicas e seus respectivos custos; dos serviços arquivísticos (unidades administrativas técnicas e/ou destinadas aos usuários internos e/ou externos) nos quais as funções arquivísticas serão executadas e os recursos operativos serão alocados; do modelo de funcionamento e governança (redes ou sistemas) de uma ou mais estrutura orgânica (instituição arquivística ou não) encarregada(s) dos serviços e funções arquivísticas em ambiente a ser considerado (Silva, 2024, p. 80).
Vale dizer que a abordagem de Silva (2020, p. 133) rompe com os rótulos burocráticos e tecnicistas imaginados por boa parte da sociedade e também praticada por alguns arquivistas. O autor propõe uma nova postura profissional à qual os arquivistas devem se apropriar.
Considerando que as funções arquivísticas, os recursos operativos, os serviços arquivísticos e o modelo de funcionamento e governança, mencionados por Silva (2024, p. 80), são elementos essenciais para o funcionamento eficiente de uma instituição, apresentamos, na Figura 1, uma representação das características das competências e habilidades arquivísticas associadas a esses elementos. Essa representação ilustra como as competências e habilidades relacionadas ao planejamento, organização, direção e controle, orientações dispostas no art. 2º da Lei n. 6.546/1978 (Brasil, 1978b), se articulam no âmbito do gerenciamento arquivístico.
Em diálogo com os estudos realizados por Jardim (2018) e Silva (2020; 2024), podemos observar o teor gerencial das responsabilidades e habilidades arquivísticas em consonância com as abordagens desenvolvidas por Chiavenato (2004) quando aborda a tarefa da Administração:
A tarefa da Administração é a de interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio do planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da maneira mais adequada à situação. Assim, a Administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos a fim de alcançar objetivos (Chiavenato, 2004, p. 7).
Prosseguindo com a análise das atribuições dispostas no art. 2º, a Lei n. 6.546/1978 apresenta outras quatro responsabilidades na qual se referem aos incisos: IX a XII. No que diz respeito à elaboração de pareceres técnicos, observa-se que o arquivista é o profissional capacitado para analisar e realizar diagnósticos, além de propor alterações e medidas com base em critérios arquivísticos. Destaca-se que Bahia (2018, p. 198) descreve uma grande incidência de busca por essa competência. A autora reafirma que essa é uma habilidade que requer do profissional outros conhecimentos envolvidos:
Esta prática requer conhecimento da estrutura da segurança do trabalho, das relações interpessoais e do bem-estar no ambiente do trabalho, mobilizando assim recursos humanos, capacitação no universo digital, gestão documental, gerenciamento, manuseio, uso e acesso, catástrofes e desastres naturais, edifício, acervo e plano de emergência (Bahia, 2018, p. 198).
Nos estudos anteriores realizados por Bellotto (2004, p. 301), é evidenciada a “[...] capacidade [do arquivista] de análise e síntese juntamente com uma aptidão particular para esclarecer situações complexas” e emitir julgamentos seguros. A título de esclarecimento, considera-se relevante apresentar, aqui, o significado do termo “parecer” para uma compreensão mais precisa dessa atribuição, mencionada no inciso X do art. 2º. Por exemplo, Bellotto (2004, p. 101) define o termo como uma “[...] opinião técnica ou científica sobre um ato que serve de base à tomada de decisão” e compara o termo a “consulta”. A Lei 6.546/1978 também regulamenta a atribuição de assessoramento aos trabalhos de pesquisas científicas e técnico-administrativas. Os dados apresentados por Bahia (2018, p. 179), em sua pesquisa realizada no Portal Catho, indicaram uma incidência que evidenciou a importância dessa competência como um diferencial competitivo para o destaque no mercado de trabalho, conforme destacado pela autora: “O profissional arquivista é o gestor de processos documentais e está apto a trabalhar com soluções de tratamento funcional da documentação arquivista (sic), atendendo às demandas administrativas e técnico-científicas da sociedade” (Bahia, 2018. p. 191).
No que concerne à atuação do arquivista no apoio ao desenvolvimento tanto para a pesquisa científica quanto técnico-administrativa, Jardim (1998) avalia as potenciais transformações emergentes da produção, uso e transferência da informação. E ainda, as interseções entre o arquivo, o arquivista e a Arquivologia, que configuram novas dimensões para a pesquisa no campo arquivístico. Nesse contexto, o autor visualiza o arquivista como sujeito também no papel de produtor de conhecimento e pressupõe um exercício de reflexão quanto ao estado da arte no campo, considerando o papel da informação e da ciência no mundo contemporâneo.
Como última atribuição do profissional arquivista, mencionada no artigo 2º, Lei 6.546/1978, refere-se ao desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes. Uma vez que existem várias possibilidades de analisar essa atribuição, propomos a abordagem dessa análise sob o aspecto da responsabilidade social do arquivista - governo, cidadão e sociedade -, destacando a sua contribuição para a garantia democrática de direitos dos indivíduos, como o acesso à informação e o direito à proteção de dados.
Para proceder com a aplicação da lei para a profissão de arquivista, foi promulgado o Decreto n. 82.590, em 6 novembro de 1978 (Brasil, 1978a), que estabelece que o exercício das profissões de Arquivista depende de registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho. O Decreto em questão aborda as atribuições nos mesmos moldes da Lei 6546/1978 (Brasil, 1978b).
Em complemento, a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), que tem entre seus objetivos a comparabilidade das informações em nível nacional e internacional, visa identificar e atualizar as ocupações profissionais, incluindo atualizações constantes a respeito das atividades profissionais.
A partir da busca pelo termo “arquivista” no site do Ministério do Trabalho e Emprego, foram encontrados os seguintes títulos listados no Quadro 1.
De acordo com as competências pessoais identificadas nesta análise, a CBO considera que o profissional arquivista deve demonstrar habilidade para o trabalho em equipe de forma interdisciplinar, atuando com ética, flexibilidade e criatividade. Espera-se que o arquivista desenvolva raciocínio lógico e abstrato, acuidade espacial, senso de organização, além de possuir bom conhecimento em legislação e participar de conselhos profissionais (Brasil, 2007-2022). Em relação à descrição sumária da ocupação, a CBO considera que os arquivistas:
Organizam documentação de arquivos institucionais e pessoais, criam projetos de museus e exposições, organizam acervos museológicos públicos e privados. Dão acesso à informação, conservam acervos. Preparam ações educativas ou culturais, planejam e realizam atividades técnico-administrativas, orientam a implantação das atividades técnicas. Participam da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas (Brasil, 2007-2022).
A respeito das áreas mapeadas para atuação do profissional arquivista, a CBO considera as seguintes atividades: organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais; criar projetos e exposições; garantir o acesso à informação; conservar acervos; preparar ações educativas e/ou culturais; planejar atividades técnico-administrativas; orientar a implantação de atividades técnicas; participar da política de criação e implantação de instituições arquivísticas; realizar atividades técnico-administrativas; administrar atividades patrocinadas; e comunicar-se.
4 A função do encarregado pelo tratamento de dados pessoais
A LGPD traz em seu ordenamento a figura do encarregado pelo tratamento de dados e o define como: “A pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD)” (Brasil, 2018).
No contexto europeu, esse profissional é denominado como Data Protection Officer (DPO), nomenclatura também utilizada no Brasil. O termo foi introduzido a partir da aprovação do GDPR.
No Brasil, por ocasião da criação da ANPD7, também foi proposta a alteração na redação da LGPD, redefinindo a função do encarregado pelo tratamento de dados, na qual passou a permitir o desempenho das atividades por pessoas jurídicas, e não apenas por pessoas físicas. Além disso, passou também a exigir8 a indicação do encarregado pelo agente operador de dados.
Segundo a LGPD, em seu artigo 41º, o controlador deverá indicar o encarregado pelo tratamento de dados pessoais, divulgando sua identidade e as informações publicamente de forma clara e objetiva. As atividades relacionadas às responsabilidades do encarregado consistem em:
I - aceitar reclamações e comunicações dos titulares, prestar esclarecimentos e adotar providências; II - receber comunicações da autoridade nacional e adotar providências; III - orientar os funcionários e os contratados da entidade a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais; e IV - executar as demais atribuições determinadas pelo controlador ou estabelecidas em normas complementares (Brasil, 2018).
Apesar de definir as atribuições do encarregado de forma sucinta, o regulamento prevê a possibilidade de estabelecer normas complementares sobre a indicação ou até a dispensa do encarregado, levando em conta a natureza, o porte e volume de operações de tratamento de dados, conforme disposto no inciso 3º deste mesmo artigo (Brasil, 2018).
Considerando que cabe ao encarregado fazer a interface entre o titular de dados, o agente de tratamento e a ANPD, observa-se que a função configura uma posição central no direcionamento da implementação da LGPD, atuando como mediador para orientar quanto às melhores práticas de proteção de dados dentro das organizações. Observa-se ainda que o papel do encarregado vai muito além do canal de comunicação, desempenhando uma função de assistência e orientação sobre as demandas da implementação de melhores práticas para a proteção de dados e garantia do cumprimento do direito fundamental no Brasil.
Diante da necessidade de maior detalhamento sobre o papel do encarregado pelo tratamento de dados, a ANPD aprovou, em 16 de julho de 2024, a Resolução CD/ANPD n. 18 (Brasil, 2024), que especifica de forma mais clara suas atribuições. Além disso, a resolução oferece maior segurança jurídica em relação a possíveis conflitos de interesse e reforça a autonomia técnica do encarregado de dados para a execução das atividades, livre de interferências indevidas.
No segundo capítulo, a norma determina a indicação do encarregado por ato formal, do qual devem constar as atribuições e atividades a serem desempenhadas, além de informar um suplente para a função. Essa ação demonstra a adoção de políticas de boas práticas e governança, conforme disposto na LGPD, no art. 52, bem como a previsão da continuidade das atividades em caso de ausência ou vacância, conforme destaca o terceiro artigo:
A indicação do encarregado deve ser realizada por ato formal do agente de tratamento, do qual constem as formas de atuação e as atividades a serem desempenhadas. § 1º Entende-se por ato formal o documento escrito, datado e assinado, que, de maneira clara e inequívoca, demonstre a intenção do agente de tratamento em designar como encarregado uma pessoa natural ou uma pessoa jurídica. § 2º O documento referido no caput deverá ser apresentado à ANPD, quando solicitado (Brasil, 2024).
A resolução aborda em seu artigo 7º a respeito das qualificações necessárias para o desempenho das atribuições e considera os conhecimentos sobre legislação de proteção de dados pessoais e seus contextos, o volume e os riscos envolvidos nas operações de tratamentos.
Ainda no capítulo 1, seção 3, a norma aborda as obrigações dos agentes de tratamento; contudo, é possível identificar algumas responsabilidades associadas diretamente ao papel do encarregado pelo tratamento de dados. Compete ao encarregado prestar assistência e orientação ao agente de tratamento na realização de atividades e ainda para a tomada de decisões estratégicas referentes ao tratamento de dados pessoais. Além disso, o encarregado tem garantido o acesso direto às pessoas de maior nível hierárquico dentro da organização, que tomam as decisões estratégicas que afetam ou envolvem o tratamento de dados pessoais (Brasil, 2024).
No capítulo que trata das características e atribuições do encarregado pelo tratamento de dados, a normativa estabelece que para o exercício da atividade: “[...] não pressupõe a inscrição em qualquer entidade nem qualquer certificação ou formação profissional específica” (Brasil, 2024). No entanto, é importante considerar que uma pessoa que ocupa essa função deve possuir conhecimentos e habilidades sobre a área de proteção de dados. Além disso, é fundamental que o encarregado adote uma inteligência de aprendizado contínuo.
No que se refere às atribuições e responsabilidades do encarregado, a resolução considera:
Art. 15. I - aceitar reclamações e comunicações dos titulares, prestar esclarecimentos e adotar providências cabíveis; II - receber comunicações da ANPD e adotar providências; III - orientar os funcionários e os contratados do agente de tratamento a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais; e IV - executar as demais atribuições determinadas pelo agente de tratamento ou estabelecidas em normas complementares. Parágrafo único [...] I - encaminhar internamente a demanda para as unidades competentes; II - fornecer a orientação e a assistência necessárias ao agente de tratamento; e III - indicar expressamente o representante do agente de tratamento perante a ANPD para fins de atuação em processos administrativos, quando esta função não for exercida pelo próprio encarregado. Art. 16 [...] I - registro e comunicação de incidente de segurança; II - registro das operações de tratamento de dados pessoais; III - relatório de impacto à proteção de dados pessoais; IV - mecanismos internos de supervisão e de mitigação de riscos relativos ao tratamento de dados pessoais; V - medidas de segurança, técnicas e administrativas, aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito; VI - processos e políticas internas que assegurem o cumprimento da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, e dos regulamentos e orientações da ANPD; VII - instrumentos contratuais que disciplinem questões relacionadas ao tratamento de dados pessoais; VIII - transferências internacionais de dados; IX - regras de boas práticas e de governança e de programa de governança em privacidade, nos termos do art. 50 da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018; X - produtos e serviços que adotem padrões de design compatíveis com os princípios previstos na LGPD, incluindo a privacidade por padrão e a limitação da coleta de dados pessoais ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades; e XI - outras atividades e tomada de decisões estratégicas referentes ao tratamento de dados pessoais (Brasil, 2024).
Embora a norma atribui diversas responsabilidades ao encarregado pelo tratamento de dados, ela não confere a responsabilidade perante a ANPD. Cabe ao controlador a responsabilidade pela garantia da conformidade das operações de tratamentos dos dados pessoais.
Quanto à criação e registro da ocupação do Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais, conforme prevista na LGPD, observa-se que era algo esperado por profissionais que já atuavam e ocupavam essa função (Alcassa, 2022). O novo termo foi oficialmente incluído na Classificação Brasileira de Ocupações, em 2022, como Oficial de Proteção de Dados Pessoais (DPO). Além disso, o título está inserido na família n. 1421, que corresponde ao grupo de Gerentes administrativos, financeiros, de riscos e afins.
No que se refere à categoria de riscos, é interessante destacar o papel do encarregado para o gerenciamento de riscos, no qual ele deve atuar na mitigação. Por exemplo, prestar assistência e orientação na elaboração do Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais (RIPD)9. Este relatório é obrigatório para o controlador em situações de tratamento que possam gerar alto risco à garantia dos princípios gerais de proteção de dados pessoais, bem como às liberdades civis e aos direitos fundamentais do titular de dados. Além disso, o relatório deve ainda incluir medidas, salvaguardas e mecanismos de mitigação de riscos (Brasil, 2018).
Abaixo, apresentamos a descrição sumária relativa à ocupação do Oficial de Proteção de Dados Pessoais:
Planejam processos administrativos, financeiros, de compliance, de riscos e de proteção de dados pessoais e privacidade e de facilities management. Gerenciam equipes, prestação de serviços terceirizados, rotinas administrativas e financeiras. Administram riscos, recursos materiais e canal de denúncia. Participam da implementação do programa de compliance e/ou de governança em privacidade. Planejam e implementam atividades de manutenção e conservação do ambiente construído. Monitoram e avaliam o cumprimento das políticas do programa, normativas, código de ética, procedimentos internos e parceiros de negócios. Participam da identificação de situações de riscos e propõem ações para mitigação dos mesmos. Prestam atendimento ao cliente e/ou cooperado e/ou titular de dados pessoais (Brasil, 2007-2022).
A respeito das competências pessoais para essa ocupação, a CBO considera importante que o encarregado possua uma visão global organizacional e uma capacidade de observação analítica. Ele deve demonstrar capacidade investigativa e habilidade para tomada de decisões. Além disso, é fundamental que o profissional tenha flexibilidade e saiba trabalhar em equipe. É importante que o profissional tenha habilidade em lidar em cenários que exijam administração de conflitos e foco na resolução de problemas. A competência em comunicação também é essencial, permitindo que ele transmita informações de forma clara e objetiva.
5 Análise comparativa das atribuições
Com base nas análises realizadas sobre as competências, habilidades e atribuições relativas à profissão de arquivista e à função de encarregado pelo tratamento de dados, fundamentadas em suas legislações - a Lei n. 6.546/1978 (Brasil, 1978b), e a Resolução CD/ANPD n. 18/2024 (Brasil, 2024) -, este capítulo busca identificar as convergências, entendidas como a direção comum para um mesmo ponto. E as semelhanças, observadas como a relação entre coisas ou ideias que apresentam elementos análogos entre si.
Para melhor visualizar no quadro 2, foram dispostas as atribuições das suas funções e categorizadas a partir das convergências e semelhanças identificadas nas duas legislações. A partir dessas análises, foi possível identificar proximidades no desempenho do arquivista na condução de ações sistematizadas de planejamento, organização, orientação e acompanhamento de serviços arquivísticos e da execução das funções arquivísticas, em favor da função de encarregado pelo tratamento de dados.
A título de exemplo, podemos destacar, na segunda linha do Quadro 2, a semelhança da atribuição para o cumprimento do atendimento às solicitações ou reclamações dos titulares de dados, com a obrigatoriedade da garantia do direito de acesso às informações pessoais, conforme determinado pela LGPD. Além disso, observamos também a convergência com práticas do gerenciamento arquivístico e da governança organizacional.
Podemos também considerar a responsabilidade arquivística em relação à assistência e orientação para a elaboração políticas internas ou para a implementação de regras de boas práticas que asseguram o cumprimento da LGPD e de outros regulamentos da ANPD. Segundo Iacovino (2016, p. 289) ao arquivista são delegadas diversas responsabilidades que vão além de uma gestão de documentos de qualidade, mas também a orientação por meio de normas de boas práticas. Na visão da autora, há um consenso de que o arquivista deve se posicionar mesmo que estas estejam além de suas responsabilidades perante ao empregador. Além disso, Hurley (200510, p. 237-242 apudIacovino, 2016, p. 288) define as responsabilidades do arquivista, algumas não executadas simultaneamente, como:
1. Estabelecer instruções específicas; 2. Definir normas; 3. Facilitar a implementação de requisitos; 4. Oferecer serviços profissionais; 5. Criar condições para as obrigações relacionadas ao processamento arquivístico; 6. Monitorar processamento; 7. Tomar medidas regulatórias no caso de desvios de conduta; 8. Garantir obediência às normas; 9. Fiscalizar o uso de avaliações de performance (Iacovino, 2016, p. 289).
A responsabilidade arquivística também pode ser interpretada sob a perspectiva da gestão de riscos e da prestação de contas, na medida que o arquivista colabora para a implementação de medidas, sejam elas técnicas, administrativas ou de segurança, para a prevenção de acessos não autorizados, bem como de situações acidentais ou ilícita de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer outra forma de tratamento inadequado das informações pessoais.
Silva (2017, p. 347) destaca que “[...] não se pode jamais esquecer que o objetivo final dos arquivos e dos arquivistas é a promoção responsável de um acesso pleno e de qualidade aos documentos arquivísticos e suas informações”. Além disso, é relevante também considerar, que “[...] naturalmente, um volume considerável de informações recolhidas, produzidas e recebidas pelo poder público é registrado em documentos arquivísticos, independente do suporte” (Silva, 2017, p.13).
A respeito da responsabilidade e interesse do poder público para o acesso e a transparência dos documentos e informações, Silva destaca que:
Os órgãos públicos brasileiros, enquanto detentores de parte da soberania do Estado e executores de funções estatais, devem divulgar e promover o acesso de informações de interesse público e fomentar o desenvolvimento da cultura de transparência e do controle social da administração pública, mas também precisam proteger as informações consideradas sigilosas e pessoais com eficiência e eficácia (Silva, 2017, p. 20).
No entanto, é fundamental refletir que parte dessas informações possuem um caráter pessoal, sendo necessário garantir que seu acesso não comprometa outros direitos assegurados por outros ordenamentos.
6 Considerações finais
A LGPD, inspirada no regulamento europeu, criada para proteger os direitos fundamentais de liberdade, de privacidade e a livre formação da personalidade de cada indivíduo, tem na figura do encarregado pelo tratamento de dados, a parte central para a implementação e conformidade regulatórias.
Este estudo comparativo, tendo como referência exclusiva o cenário brasileiro, entre as atribuições e responsabilidades do arquivista e do encarregado pelo tratamento de dados pessoais revela que ambas as funções possuem semelhanças e convergências importantes, especialmente no que tange ao planejamento, organização, orientação e direção dos serviços arquivísticos para a proteção de dados no que diz respeito às informações. Todavia, vale ressaltar que o Quadro 2 não é exaustivo, permitindo que outras análises possam ser feitas e que outras semelhanças e convergências possam ser identificadas ou visualizadas.
Enfim, entendemos que a análise comparativa das normativas brasileiras demonstrou que a profissão do arquivista possui vários pontos de semelhanças e convergências para o desempenho das atribuições e responsabilidades na função de encarregado pelo tratamento de dados dentro das organizações, contribuindo de forma efetiva para a garantia do direito fundamental de proteção de dados aos titulares de dados e também aos cidadãos. Em vista disso, é relevante considerar que para o desempenho da função o arquivista deve buscar aprendizado contínuo na área de proteção de dados.
Referências
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- AUTORIDADE NACIONAL DE PROTEÇÃO DE DADOS (Brasil). Guia orientativo para definições dos agentes de tratamento de dados pessoais e do encarregado. Brasília: ANPD, maio 2021.
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- BRASIL. Decreto n. 8.259, 6 de novembro de 1978. Regulamenta a Lei n. 6.546, de 4 de julho de 1978, que dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de técnico de Arquivo. Diário Oficial da União: seção 1, Brasília, DF, ano 116, n. 158, p. 1, 7 nov. 1978a.
- BRASIL. Lei n. 6.546, de 4 de julho de 1978. Dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, e dá outras providências. Diário Oficial da União: seção 1, Brasília, DF, ano 116, n.126, p. 10296-10297, 5 jul. 1978b.
- BRASIL. Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018. Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Diário Oficial da União: seção 1, Brasília, DF, ano 155, n. 157, p. 59, 15 ago. 2018.
- BRASIL. Lei n. 13.853, de 8 de julho de 2019. Altera a Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018, para dispor sobre a proteção de dados pessoais e para criar a Autoridade Nacional de Proteção de Dados; e dá outras providências. Diário Oficial da União: seção 1, Brasília, DF, ano 157, n. 130, p. 1, 9 jul. 2019.
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- BRASIL. Resolução CD/ANPD n. 18, de 16 de julho de 2024. Aprova o Regulamento sobre a atuação do encarregado pelo tratamento de dados pessoais. Diário Oficial da União: seção 1, Brasília, ano 162, n. 136, p. 42, 17 jul. 2024.
- BRASIL. Resolução nº 54, de 8 de dezembro de 2023. Estabelece diretrizes e regras para a aplicação da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), aos arquivos permanentes custodiados por pessoa física ou jurídica de direito público ou privado. Diário Oficial da União: seção 1, Brasília, DF, ano 161, n. 236, p. 84, 13 dez. 2023.
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-
1
Segundo a LGPD, o titular é a pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento.
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2
Controlador é a pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem compete as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.
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3
Operador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador e deverá realizar o tratamento segundo as instruções fornecidas pelo controlador, que verificará a observância das próprias instruções e das normas sobre a matéria. (art.5º e 39º da Lei 13709/2018).
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4
Pesquisa em andamento no âmbito do Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação da Universidade Federal de Minas Gerais - PPGCI/UFMG, no nível de mestrado.
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5
Para os fins deste artigo, serão consideradas as competências do profissional arquivista no contexto brasileiro, cuja atuação abrange arquivos correntes, intermediários e permanentes. Não será feita distinção entre as competências profissionais, como em diversos países, onde se utilizam dos termos ‘record manager’ para nomear o gestor de documentos e ‘archivist’ para o profissional responsável após o recolhimento dos documentos ao arquivo permanente. A título de informação, o Conselho Nacional de Arquivos publicou em 2023 a Resolução n. 54 (Brasil, 2023), que estabelece critérios e regras para a aplicação da LGPD, aos arquivos permanentes custodiados por pessoa física ou jurídica de direito público ou privado.
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6
É importante ressaltar que, para este estudo, consideramos exclusivamente as atribuições relacionadas ao trabalho específico do arquivista, conforme definido na lei, ou seja, com formação no país ou no exterior e devidamente provisionados. Excluindo, portanto, a análise das atribuições do técnico de arquivo.
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7
A Lei n. 13853, de 8 de julho de 2019, determina a criação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados e alterou a definição do encarregado pelo tratamento de dados na Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Brasil, 2019).
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8
Observa-se que a Resolução n. 18, retoma ao texto inicial da LGPD e passa a considerar a indicação do encarregado para operador como facultativa, sendo considerada política de boas práticas de governança para fins do disposto no art. 52, § 1º, inciso IX, da Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018, e no art. 13, inciso II, do anexo da Resolução CD/ANPD n. 4, de 24 de fevereiro de 2023.
-
9
RIPD: Relatório de impacto à proteção de dados pessoais: documentação do controlador que contém a descrição dos processos de tratamento de dados pessoais que podem gerar riscos às liberdades civis e aos direitos fundamentais, bem como medidas, salvaguardas e mecanismos de mitigação de risco.
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10
HURLEY, C. Archives: recorkeeping in society. Amsrerdam: Chandos, 2005. ApudIacovino (2016).
Todo o conjunto de dados que dá suporte aos resultados deste estudo foi publicado no próprio artigo.
Fonte: Elaborado pelos autores, com base em