RESUMO
O presente Manual de Serviço, contendo instruções simples, claras, autênticas e atualizadas, é o resultado de observação da experiência de trabalho de uma das autoras, como administradora, e de ambas como instrutoras de Centro de Treinamento para servidores da administração pública e privada, no Estado do Ceará.
A finalidade do Centro é o desempenho de tarefas ligadas ao treinamento, cabendo-lhe, especificamente, promover o levantamento das necessidades de treinamento do pessoal em exercício ou dos ingressantes na Instituição, bem como programar e promover a execução de todas as modalidades de treinamento de pessoal.
Preocuparam-se, as autoras, em descrever a competência das diversas seções e setores que compõem o Centro, assim como em definir as atribuições das diferentes chefias e demais funções, lembrando que há sempre uma função específica para o servidor do Centro, correspondente ao desempenho de determinadas tarefas.
Lembraram, ainda, a necessidade de uma sistematização atualizada das rotinas, com uma seqüência lógica e racional, sempre que o trabalho do servidor for realizado numa tramitação diária ou periódica. Visando atender a esta necessidade, incluíram algumas rotinas mais usadas no Centro de Treinamento, tais como: Coordenação de Curso, Ministração de Curso, Secretaria de Curso e usoda Biblioteca.
Como conclusão, as autoras citam o Manual de Serviço como peça indispensável à administração e organização do trabalho.
Texto completo disponível em PDF.
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Tema Livre apresentado no XXVII CBen - RJ.
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BARROSO, M.G.T. e FRAZÃO E.S. - Manual de serviço para centro de treinamento. Rev. Bras. Enf.; DF, 30 : 262-273, 1977.
COMPETÊNCIAS
COMPETÊNCIA DA UNIDADE DE CURSO E DEMAIS SEÇÕES1. UNIDADE DE CURSOS
1.1. Pelo setor de Cursos de Capacitação, Aperfeiçoamento e Atualização:
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colaborar no planejamento das atividades do C.T.;
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realizar levantamento das necessidades de treinamento;
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elaborar projetos e planos de treinamento;
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controlar a execução e andamento dos diversos cursos realizados no C.T. ;
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participar da seleção e do recrutamento de candidatos; .............
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preparar cronograma dos treinamentos;
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identificar o candidato através de prenchimento do formulário de inscrição;
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desenvolver atividades de relações públicas no que se refere ao andamento dos cursos, após comunicação à Chefia;
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elaborar estatísticas trimestrais dos treinamentos realizados;
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participar de programas especiais de treinamento de outras instituições, sempre que houver autorização da Chefia;
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ministrar cursos através dos instrutores do C.T., ou de professores de outras instituições;
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preparar manuais, apostilas e outro material didático necessário à realização dos cursos;
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providenciar a expedição de certificados.
1.2. Pelo Setor de Acompanhamento e Avaliação:
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manter controle diário sobre o andamento dos cursos que estiverem sendo ministrados no C.T.;
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acompanhar o registro de atividades programadas pelos instrutores;
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avaliar o trabalho executivo no seu aspecto didático, com o fim de zelar pela manutenção do elevado padrão técnico dos cursos;
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acompanhar e avaliar o aproveitamento dos participantes dos cursos;
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controlar o registro de freqüência dos participantes;
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proporcionar aos participantes apoio técnico e moral;
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cadastrar instrutores que ministram aulas no C.T.;
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manter atualizado o registro de dados sobre a avaliação parcial e global de eada treinamento realizado;
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organizar e manter atualizado um fichário para cadastramento do pessoal treinado pelo C.T.
2. SESSAO DE ATIVIDADES ADMINISTRATIVAS
2.1. Pelo Setor de Expediente:
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controlar a freqüência dos servidores do C.T.;
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executar serviços datilográficos em geral;
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executar serviços de impressão mimeográfica, mantendo em ordem o acervo de estêncil;
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fazer revisão de estêncil e de trabalhos datilográficos;
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manter organizados os fichários do setor;
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requisitar e guardar o material de consumo do C.T.;
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proceder à distribuição do material, mediante requisição;
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zelar pela conservação e segurança do material em estoque no setor;
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zelar pela conservação de máquinas, móveis e utensílios em uso no C.T., providenciando os consertos e reparos que se fizerem necessários;
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zelar pela manutenção e limpeza das dependências, móveis, máquinas e utensílios do C.T.
2.2. Pelo Setor de Comunicações:
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receber, classificar, registrar e controlar a correspondência e publicações recebidas e expedidas no C.T.;
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organizar e manter sob sua guarda o arquivo de correspondência;
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redigir toda a correspondência do C.T.;
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manter fichário organizado e atualizado com indicações sobre meios de comunicação de interesse para os serviços do C. T.;
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organizar e manter atualizado o fichário nominal com os endereços das autoridades e instituições que mantenham relações com o órgão;
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lavrar certidões cujo fornecimento tenha sido autorizado pela Chefia;
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manter organizado e atualizado o arquivo morto do C.T.
3. SEÇAO DE RECURSOS POLISENSORIAIS
3.1. Pelo Setor de Desenho:
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executar desenhos diversos para a simbolização visual;
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confeccionar gráficos diversos;
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confeccionar álbuns seriados e cartazes diversos;
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executar desenhos em estêncil;
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preparar transparências;
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colaborar na execução de trabalhos mimeográficos.
3.2. Pelo Setor de Projeção e Fotografias:
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zelar pelo bom funcionamento das máquinas de projeção e gravação;
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executar serviços com máquinas de projeção e gravação;
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organizar e manter atualizados os arquivos de slides e transparências;
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controlar e manter em ordem o serviço de fotografias do C.T.
ATRIBUIÇÕES DAS CHEFIAS E DAS DEMAIS FUNÇÕES
1. CHEFE DO CENTRO DE TREINAMENTO:-
dirigir, orientar, coordenar e controlar os trabalhos do C.T.;
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participar na elaboração do plano anual de trabalho e do cronograma de atividades da Instituição;
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assessorar tecnicamente os coordenadores e instrutores na elaboração dos programas e manuais de cursos;
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promover com a periodicidade desejável, reuniões com a Administração Superior, com o fim de analisar necessidades de treinamento e programar atividades correlatas;
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despachar pessoalmente com o Diretor do Departamento;
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atender as partes interessadas em treinamento;
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Indicar os servidores que devam exercer as chefias das seções;
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submeter anualmente ao Diretor do Departamento o Plano de Trabalho do C.T.;
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manter contato permanente com os supervisores do Departamento, para planejamento dos cursos, treinamentos e estágios;
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reunir, semanalmente, os chefes e instrutores para discutir e assentar providências;
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apresentar relatório trimestral das atividades do serviço ao Diretor do Departamento;
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elaborar e manter atualizado o Manual de Treinamento da Instituição;
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participar de investigações e pesquisas puras e aplicadas que objetivem a manutenção e o aperfeiçoamento das atividades do C.T.;
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propor ao Diretor do Departamento as providências que julgar convenientes ao aperfeiçoamento do serviço;
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executar e fazer executar as normas do Manuel de Serviço e atualizá-las, sempre que se fizer necessário;
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responsabilizar-se pelo material permanente do C.T.;
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exercer outras atribuições que lhe forem conferidas em lei ou regulamento.
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orientar e supervisionar a execução dos trabalhos das seções;
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despachar pessoalmente com o chefe do C.T.;
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apresentar mensalmente ao Chefe do Serviço resumo das atividades da seção e, anualmente, relatório dos trabalhos realizados, em andamento e planejado;
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propor ao Chefe do Serviço medidas convenientes à boa execução dos trabalhos;
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zelar pela disciplina dos recintos de trabalho, fazendo cumprir as normas estabelecidas no Manual de Serviço e cuidando de sua atualização;
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opinar sobre os assuntos relativos às atividades da seção;
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dar informações e pareceres, submetendo-os à apreciação do Chefe do Serviço;
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zelar pela guarda e conservação de todo o material permanente e de consumo existente na seção;
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reunir, mensalmente, os servidores da seção para discutir e apresentar providências;
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exercer outras atribuições que lhe forem conferidas.
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recrutar e selecionar pessoal, de acordo com os subsídios dados pelos supervisores da Instituição;
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participar da elaboração e execução de projetos e programas para capacitação e aperfeiçoamento de pessoal da Instituição, de acordo com as necessidades dos treinamentos respectivos;
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colaborar no planejamento das atividades do C.T.;
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participar das reuniões administrativas e técnicas convocadas pela Chefia;
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substituir o Chefe da Unidade de Cursos, nas suas ausências ou impedimentos eventuais, quando para Isso for designado;
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assumir, eventualmente, a coordenação de curso, por indicação da Chefia;
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participar de programas especiais de treinamento de outras instituições, sempre que for designado pela Chefia;
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manter contato permanente com a Chefia da Unidade de Cursos, informando-a sobre o andamento do curso que estiver ministrando, de modo a possibilitar uma eficiente supervisão;
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avaliar o trabalho executivo na sua esfera, junto ao Setor de Acompanhamento e Avaliação;
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apresentar relatório trimestral das suas atividades à Chefia;
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planejar e ministrar cursos;
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manter contato com o Coordenador de Cursos, informando-o sobre o aproveitamento dos participantes;
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preparar manuais, apostilas e outro material didático do curso que estiver ministrando;
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colaborar com o Coordenador do Curso na avaliação global dos participantes.
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Realizar levantamento das necessidades de treinamento;
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Participar da seleção e do recrutamento de candidatos para treinamento;
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Colaborar com a Unidade de Cursos, na elaboração do Projeto e Plano de Curso;
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Estabelecer contato prévio com os Instrutores, definindo responsabilidades e interpretando para os mesmos a filosofia e os objetivos do curso;
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Manter contato permanente com a Chefia da Unidade de Cursos e o Secretário, sobre o andamento do curso;
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Supervisionar e avaliar o aproveitamento dos participantes do curso, mantendo registro atualizado das atividades dos mesmos;
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Avaliar o trabalho executivo no seu aspecto didático, com o fim de zelar pela manutenção do elevado padrão técnico do curso;
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Substituir o Instrutor nos seus impedimentos eventuais;
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Proporcionar aos participantes dos cursos apoio técnico e moral;
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Apresentar relatório à Chefia da Unidade de Cursos sobre a avaliação global do treinamento realizado;
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Executar outras tarefas correlatas.
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Fazer e manter atualizada a relação dos participantes do Curso, a qual deve ser assinada pelo Chefe do Centro de Treinamento e pelo Coordenador do Curso;
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Receber dois (2) retratos 3 x 4 de cada participante do Curso, para a ficha individual;
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Preencher as fichas dos participantes de acordo com o modelo;
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Manter organizado o material necessário ao serviço da Secretaria;
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Datilografar e mimeografar todo o material necessário ao desenvolvimento do Curso;
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Prestar informações aos participantes dentro das suas atribuições;
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Manter endereço completo dos colaboradores do Curso;
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Preparar folha de freqüência dos participantes;
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Fazer previsão do material necessário ao Curso e encaminhar relação do mesmo ao Coordenador para as devidas providências;
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Prever diariamento o material que será necessário para ministração das aulas;
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Manter o local de trabalho devidamente organizado;
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Executar outras tarefas correlatas.
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Fazer o registro de livros e periódicos adquiridos por compra, doação, etc.;
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Numerar e catalogar os livros;
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Preparar etiquetas para empréstimos de livros;
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Organizar pastas para transparências, com discriminação dos respectivos assuntos;
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Organizar pastas com apostilas de cursos para estudo ou pesquisa;
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Organizar pastas contendo leis, regulamentos e regimentos do C. T.;
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Organizar pastas para guarda de material visual;
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Organizar pastas contendo programas e projetos de cursos realizados;
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Controlar entradas e devoluções de transparências usadas para os treinamentos;
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Organizar fichário para guarda e controle das etiquetas para empréstimos de livros;
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Elaborar normas para o uso da biblloteca e mantê-las atualizadas;
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Apresentar ao coordenador do curso, controle estatístico do material didático utilizado em cada treinamento;
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Executar outras tarefas correlatas.
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Orientar e revisar trabalhos referentes a assuntos de caráter geral ou específico do H.C.T.
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Estudar processos referentes a assuntos de caráter geral ou especifico que apresentem complexidade, preparando os expedientes que se fizerem necessários, tais como: Ofícios, Relatórios, Exposições de motivos, Pareceres e Informações;
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Colaborar na elaboração do orçamento-programa do C. T.;
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Participar dos trabalhos de levantamento de dados;
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Apresentar dados para confecção de relatórios técnicos do C. T.;
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Fornecer dados estatísticos referentes aos treinamentos;
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Executar outras tarefas correlatas.
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Receber, conferir, classificar, fichar e preparar expedientes do C. T., providenciando a sua distribuição e expedição;
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Organizar o documentário do C. T. efetuando serviços de cadastro, fichário e arquivo, mantendo-os atualizados de acordo com determinação superior;
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Controlar a movimentação de processo ou papéis no C.T., entre seções e/ou servidores;
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Conferir, informar e anotar expedientes simples ou que exijam algum discernimento e capacidade critica e analítica;
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Coletar dados junto aos órgãos públicos e privados de interesse do C. T.;
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Preparar fichas e folhas de pagamento, efetuando os cálculos que se fizerem necessários;
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Fornecer, quando solicitado, dados estatísticos referentes aos treinamentos;
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Executar outras tarefas correlatas.
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Executar trabalhos datilográficos em geral;
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Conferir o trabalho após datilografá-lo;
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arquivar as segundas vias dos documentos;
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Executar outras tarefas correlatas.
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Preparar transparências;
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Executar desenhos em estênsil e outros;
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Confeccionar gráficos e cartazes diversos;
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Colaborar na execução de trabalhos mimeográficos;
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Zelar pelo bom funcionamento das máquinas de projeção e gravação;
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Organizar e manter atualizado o arquivo de slides e transparências;
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Extrair cópias ou reproduções de documentos na máquina copiadora;
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Manter em ordem as fotografias do C. T.;
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Executar outras tarefas correlatas.
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Receber ordens do Chefe do C. T. ou do seu substituto eventual, nas suas ausências ou impedimentos;
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Obedecer as instruções específicas para o desempenho de suas atribuições diárias;
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Comunicar, imediatamente, à Chefia do C.T., qualquer acidente e outros problemas que exijam providências urgentes;
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Zelar pela conservação, limpeza e manutenção do veiculo;
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Verificar, antes de iniciar qualquer viagem ou jornada de trabalho, as condições de segurança do veiculo;
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Providenciar junto à Chefia sobre revisões, conserto, lavagens e lubrificações do veículo;
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Responsabilizar-se pelos danos que causar ao veículo por imperícia, imprudência ou negligência no exercício da função;
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Fornecer, diariamente, ocorrências especiais e a quilometragem ao responsável pelo controle do veículo;
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Apresentar-se ao Serviço sempre devidamente uniformizado;
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Observar o horário indicado pela Chefia do C. T.;
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Recolher o veículo ao C. T.; no final do expediente;
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Executar outras tarefas correlatas.
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Limpar as dependências do C. T. diariamente;
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Limpar os móveis, diariamente.
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Trocar as toalhas dos lavatórios, quando necessário;
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Preparar e servir o café nos horários estabelecidos;
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Abrir e fechar as portas do C. T. nos horários estabelecidos;
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Encerar o piso das dependências do C. T.;
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Limpar portas e janelas, semanalmente;
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Remover lixos e detritos;
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Ajudar a remover, transportar ou arrumar móveis, equipamentos e material;
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Distribuir correspondência interna e externa;
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Executar outras tarefas correlatas.
ROTINAS:
COORDENAÇÃO DE CURSOSDESCRIÇÃO DOS PASSOS
Recebe e examina comunicação do chefe do C. T. sobre coordenação de curso;
Colabora na seleção e no recrutamento de candidatos para treinamento;
Participa com o chefe da Unidade de Cursos na elaboração de projetos e planos de cursos;
Estabelece contato prévio com os Instrutores de Ensino, definindo a programação de curso;
Mantém contato permanente com a chefia da Unidade de Curso e o Secretário indicado ,sobre o início e o andamento do curso;
Mantém sob controle a execução do curso através de registro atualizado das atividades;
Substitui o Instrutor nos seus impedimentos eventuais;
Supervisiona e avalia aproveitamento dos participantes;
Proporciona aos participantes do curso apoio técnico, moral e social;
Avalia o trabalho executivo dos instrutores. no seu aspecto didático;;
Elabora e encaminha relatórios à chefia da Unidade de Cursos sobre Treinamento realizado;
Executa outras tarefas correlatas;
Faz os devidos registros;
Arquiva e/ou guarda material do curso.
MINISTRAÇAO DE CURSODESCRIÇÃO DOS PASSOS
Recebe e examina comunicação da chefia do C. T., através do chefe da Unidade de Cursos, sobre a data do inicio de curso;
Recruta e seleciona pessoal para os cursos;
Participa da elaboração e execução de projetos e programas de capacitação e aperfeiçoamento de pessoal;
Planeja e ministra cursos;
Colabora no planejamento das atividades do C. T.;
Participa das reuniões administrativas e técnicas convocadas pela chefia;
Assume, eventualmente, a coordenação do curso, por indicação da chefia;
Avalia o trabalho executivo na sua esfera, juntamente com os demais membros da equipe do C. T.;
Mantém contato permanente com a Chefia da Unidade de Cursos, informando-a sobre o andamento do curso que estiver ministrando;
Participa de programas especiais de treinamento de outras instituições;
Prepara Manuais, apostilas e outro material didático.
Mantém contato com o Coordenador e Chefe da Unidade de Curso, informando-os sobre o aproveitamento dos participantes;
Avalia, individualmente, o curso ministrado;
Colabora com o Coordenador do curso na avaliação global dos participantes; Entrega ao Chefe da Unidade de Cursos uma via do programa do curso ministrado;
Providencia arquivamento.
SECRETARIA DE CURSODESCRIÇÃO DOS PASSOS
Presta informação aos interessados;
Preenche as fichas de inscrição dos candidatos mediante documento de identificação;
Entrega ao funcionário 2 retratos 3 x 4 para ficha individual;
Faz relação dos participantes, mantendo-a atualizada;
Confere relação com a ficha de inscrição;
Entrega ao candidato o comprovante da inscrição;
Prepara e mantém organizado o material necessário ao serviço da secretaria;
Organiza folha de freqüência dos participantes;
Mantém organizados os endereços dos professores e das diversas instituições colaboradoras do curso;
Faz previsão do material necessário ao curso;
Encaminha relação do material ao coordenador para as devidas providências;
Prevê e controla diariamente o material a ser utilizado nas aulas;
Mantém o local de trabalho devidamente organizado;
Executa outras tarefas correlatas;
Entrega ao coordenador resumo das atividades do curso;
Arquiva e/ou guarda o material utilizado.
USO DA BIBLIOTECADESCRIÇÃO DOS PASSOS
Registra livros e periódicos adquiridos por compra, doação, etc.;
Numera e cataloga livros;
Confere material catalogado;
Prepara etiqueta e fichas para empréstimo de livros;
Organiza pastas com os diversos assuntos;
Faz registro de material expedido para estatística e controle do aproveitamento dos cursos realizados;
Organiza arquivo e fichário para guarda e controle do material de consulta;
Confere registro de material;
Colabora no manuseio de projetores durante os cursos;
Elabora e atualiza normas par uso da biblioteca;
Controla a entrega e devolução de transparências, livros e periódicos;
Arquiva fichas de controle.
Datas de Publicação
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Publicação nesta coleção
Jul-Sep 1977