Método para manutenção de tabelas de autoridades: uma proposta a partir da revisão das autoridades Funarte

Method for maintenance of authority lists: a proposal from the review of Funarte’s authorities

Resumo

Este trabalho tem como objetivo propor um método para manutenção de tabelas de autoridades a partir da revisão e atualização das autoridades Funarte, as quais são resultados do projeto de pesquisa Desenvolvimento de metodologias para organização, recuperação e preservação de acervos do Centro de Documentação e Pesquisa, da Fundação Nacional de Artes, desenvolvido no período de janeiro de 2020 a julho de 2021. Metodologia: pesquisa descritiva, de abordagem quanti-qualitativa e método indutivo para realização de diagnóstico com vistas à identificação do contexto e dos problemas relacionados ao controle de autoridades, estabelecimento de critérios e seleção de termos para manutenção; análise das formas de busca e recuperação dos termos na saída do sistema; e criação de matriz de análises e manutenção. Resultados: proposta de método de manutenção de tabelas de autoridades a partir da revisão das autoridades Funarte; reflexão teórica sobre controle de autoridades e estabelecimento de relações para a representação e recuperação de informações e documentos.

Palavras-chave:
controle de autoridades; sistemas de organização do conhecimento; Fundação Nacional de Artes; método para manutenção de autoridades

Abstract

This paper aims do present a method for the maintenance of authority lists from an analysis and review of the Brazilian Foundation of Arts’ authorities lists. This analysis is part of a broader project to develop methodologies for organization, retrieval, and preservation of collections of the Funarte’s Documentation and Research Center, developed between 2020 January and 2021 July. Methodology: bibliographic research on authority control and maintenance and use of knowledge organization systems; inductive method with diagnosis to identify the context and issues regarding authority control, establishment of criteria and selection of the terms for maintenance; planning for collaborative work between the UFF faculty team and the Documentation and Research Center team; analysis of the information search and retrieval in the output of the system, identification and analysis of the ways of maintaining the authorities in the collections management system, identification of the semantic, syntactic, morphological and typographic features of the authorities in order to cluster and establish relationships among terms; creation of a matrix to carry out a systematic and controlled analysis and maintenance. Results: proposal of a method for maintaining authority lists based on the revision of Funarte’s authorities. A contextualized discussion of key concepts for information representation and retrieval is also presented.

Keywords:
authority control; knowledge organization system; Brazilian National Foundation of Arts; method for maintenance of authority lists

1 Introdução

Este trabalho tem como objetivo propor um método para manutenção de tabelas de autoridades como parte do método de revisão das tabelas de autoridades Funarte construído e divulgado por Andrade e Milani (2021). Esses métodos compõem um conjunto de produtos desenvolvidos no escopo do projeto de pesquisa “Desenvolvimento de metodologias para organização, recuperação e preservação de acervos do Centro de Documentação e Pesquisa (CEDOC), da Fundação Nacional de Artes (Funarte)”, realizado entre janeiro de 2020 e julho de 2021.

A Fundação Nacional de Artes (Funarte), fundada em 1975, tem a missão de promover e incentivar a produção, a prática, o desenvolvimento e a difusão das artes no país sendo, inclusive, responsável pelas políticas públicas federais nesse âmbito. Para cumprir essa missão, a Funarte conta com o Centro de Documentação e Pesquisa (CEDOC) que custodia acervos de natureza especial, especializada e exclusiva, compostos por material iconográfico, sonoro, textual e audiovisual. O CEDOC conta com uma equipe de bibliotecários e arquivistas, aqui denominados equipe CEDOC.

Andrade e Milani (2021) explicaram as motivações para o desenvolvimento do método para revisão da tabelas de autoridades Funarte, tais como: dificuldades relatadas pela equipe CEDOC no que se refere ao controle de autoridades, incluindo a grande quantidade de termos na tabela de autoridade Pessoa, de mesma natureza semântica, mas com formas sintáticas, morfológicas e tipográficas diferentes, sem o estabelecimento de relações entre eles; problemas de classificação dos termos nas tabelas, identificados pela existência de termos iguais semântica, sintática e morfologicamente em tabelas diferentes; falta de uma política de indexação que estabelecesse critérios para a construção e o uso de autoridades, de um vocabulário controlado específico da instituição, o que resulta em uma recuperação fragmentada dos conjuntos documentais.

Em relação ao uso de tesauro na representação dos documentos dos acervos Funarte tratados em perspectiva bibliográfica, identificou-se o uso de, ao menos, dois de outras instituições cujos domínios do conhecimento são semelhantes aos tratados pela Funarte, Artes e suas variadas manifestações. O ponto crítico observado nessa prática é a falta de uma política de indexação registrada que direcione os processos relacionados a esses fazeres. Destaca-se o adjetivo “registrada” porque verificou-se que existe uma política na prática, transmitida oralmente e por meio de manuais da instituição construídos em diferentes épocas e relacionados a diferentes sistemas de gestão de acervos adotados pela instituição ao longo do tempo. Nesse sentido, identificou-se a existência de uma política de indexação na prática, que foi observada por meio de análises sobre os usos dos termos na representação dos documentos.

Considerando o exposto, a construção da primeira parte do método partiu da seguinte questão: De que forma as tabelas de autoridades Funarte podem ser revisadas com vistas ao controle e à consistência de autoridades?

Essa pergunta desencadeou desenvolvimento do método de revisão das autoridades Funarte (ANDRADE; MILANI, 2021) que contou com as bases teórico-metodológicas da Linguística Documentária e da Análise Documentária no que se refere à construção e ao uso de sistemas de organização do conhecimento e na Catalogação no que diz respeito ao controle de autoridades; e com a realização de diagnóstico por meio de reuniões com os especialistas do CEDOC, a identificação e a contextualização dos termos, incluindo duplicidades, homônimos, equivalências e análise da sua adequação nas tabelas de autoridades Funarte.

De modo a obter padrão e controle das ações, foi construída uma matriz de análises, a qual pode ser adaptada e utilizada por outras instituições. A matriz de análises configurou-se numa planilha em Excel com todos os 85.223 termos extraídos da base de autoridades do sistema de gestão de acervos da instituição, organizados nas Tabelas Pessoa, Instituição, Evento, Termo Tópico, Geográfico, Título Uniforme e Cronológico, acompanhados de código de identificação única do sistema, recurso fundamental para identificar os termos. Por fim, foram apresentadas recomendações para tratamento dos termos, correções e exclusões de modo a aumentar a precisão na representação e recuperação dos documentos dos acervos do CEDOC.

Uma vez desenvolvido o método de revisão surgiu a seguinte questão: Quais são as etapas e os processos para a realização da manutenção das tabelas de autoridades Funarte no que diz respeito à edição dos termos e a construção de relações entre eles?

Dessa forma, o objetivo geral desta pesquisa é propor um método de manutenção de tabelas de autoridades a partir da revisão e atualização das autoridades Funarte com vistas ao controle de autoridades e à gestão do processo de manutenção com explicitação das ações e de responsabilidades de modo que não haja perda de informações durante o processo. Os objetivos específicos consistem em: (1) apresentar a amostra de termos selecionados para a manutenção; (2) mapear subsídios semânticos no âmbito da trajetória institucional da Funarte e dos acervos custodiados pelas instituições para construção de relações entre as autoridades; (3) explicitar as etapas e os procedimentos para a realização da manutenção das tabelas de autoridades Funarte; (4) refletir sobre a possibilidade de construção de um tesauro para a Funarte a partir do controle de suas autoridades.

Trata-se de pesquisa descritiva, de abordagem quanti-qualitativa apoiada nas mesmas bases utilizadas para o desenvolvimento da primeira parte do método: Linguística Documentária, Análise Documentária e Catalogação, bem como a adoção do método indutivo para a realização das análises e da construção dos instrumentos e orientações. O artigo está organizado nas seções Introdução, Controle de autoridades e sistemas de organização do conhecimento, Método de manutenção de autoridades, Aplicação do método de manutenção nas tabelas de autoridades Funarte e Considerações.

2 Controle de autoridades e sistemas de organização do conhecimento

A literatura sobre construção de sistemas de organização do conhecimento e controle de autoridades é vasta e bem sedimentada, inclusive no âmbito da International society for knowledge organization. Sendo assim, nesta oportunidade, serão expressos os subsídios teóricos utilizados durante a criação do método de manutenção de tabelas de autoridades e as premissas adotadas para a discussão do agrupamento de termos selecionado para a sua demonstração.

É importante salientar que se adotou o termo “autoridades”, que vem da Catalogação, para destacar as representações dos registros dos documentos dos acervos Funarte e “termo”, proveniente da Terminologia, para focalizar as ações de manutenção das autoridades apoiadas nos fundamentos de construção e uso de sistemas de organização do conhecimento.

As autoridades constituem pontos de acesso pelos quais os usuários buscam e recuperam informações e documentos em catálogos de bibliotecas e em sistemas de recuperação de informação e as configuram como uma base de dados em constante crescimento e mudança, o que requer manutenção contínua, como ressaltam Wiederhold e Reeve (2021).

O controle dessas autoridades fomenta a recuperação da informação pelos usuários, a partir da tradução das suas necessidades, desejos e demandas por informação para a linguagem utilizada para representar as informações contidas nos recursos disponibilizados pelo sistema de informação, a partir dos pontos de acesso.

O estabelecimento dos pontos de acesso se dá a partir dos processos de representação descritiva e temática, que se valem do controle de autoridades e estão intimamente relacionadas com o trabalho de controle de vocabulários. Os objetivos desses processos são desambiguizar e restringir a forma dos termos, além de limitar o número de termos disponíveis para a representação, conforme corrobora a norma internacional para tesauros e interoperabilidade com outros vocabulários da International organization for standardization (2011).

Ao disporem o conhecimento como informação, os sistemas de organização do conhecimento “[...] representam o conhecimento formal sobre conceitos” (SOERGEL, 2009). Segundo Mazzocchi (2018), confusões sérias podem surgir a partir de diferentes definições implícitas, afinal alguns podem definir “conceito” como algo essencial e livre de contexto, enquanto outros podem defini-lo como algo intrínseco ao contexto. Da mesma forma, Mazzocchi (2018) ressalta ainda que alguns podem definir “conhecimento” como um espelho de uma realidade objetiva, enquanto outros o definem como algo intrínseco a estruturas culturais, históricas e teóricas. Nesta pesquisa, compartilha-se dessa segunda perspectiva por entender que o conhecimento é uma construção individual e coletiva e não algo pronto a ser descoberto.

No que concerne aos vocabulários controlados, a norma ISO 25964 os define como uma lista pré-definida de termos, cabeçalhos ou códigos, cada um deles representando um conceito. A norma destaca que os vocabulários controlados são desenhados para aplicações, para identificar cada conceito com uma etiqueta consistente durante a classificação, indexação ou busca de um documento. Tesauros, listas de cabeçalho de assunto e listas de autoridades são exemplos de vocabulários controlados (INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION, 2011). Dessa maneira, compreende-se as listas de autoridades e os tesauros como tipos de vocabulários controlados e de sistemas de organização do conhecimento.

As listas de autoridades, objeto desta pesquisa, são compostas por registros de autoridade. Em síntese, são “[...] listas de termos utilizados para controlar as variações de nomes de um item (ou o valor de domínio em um campo específico) e onde um termo é identificado como preferido” (MAZZOCCHI, 2018, p. 61).

Nesse sentido, parte-se das seguintes premissas:

1. lista de autoridades, contendo registros de autoridade, são um tipo de sistema de organização do conhecimento; e

2. definições, notas de escopo e notas de uso são fundamentais para a designação e conceituação dos termos, isto é, para a contextualização das autoridades e, consequentemente, para o funcionamento de representação da informação na entrada e recuperação da informação na saída do sistema.

Os sistemas de organização do conhecimento, também denominados linguagens documentárias nos domínios da Análise Documentária e da Linguística Documentária, estabelecem procedimentos para a normalização de termos. A normalização gramatical regula a padronização dos termos quanto ao gênero, número e grau e a normalização semântica “[...] procura garantir a univocidade na representação dos conceitos de áreas de especialidade, por meio das relações lógico-semânticas” (CINTRA et al., 2002, p. 43). As autoras explicam que as linguagens documentárias visam controlar fenômenos linguísticos, tais como: polissemia, ambiguidade, homonímia, sinonímia, hiponímia e eufemismo.

Para tanto, a linguagem documentária possui um léxico, com os termos autorizados e não autorizados, uma rede paradigmática com as suas categorizações e uma rede sintagmática com as relações associativas permeadas por uma estrutura de referências cruzadas.

O léxico é composto por um conjunto de termos e cada termo, por sua vez, “[...] é uma designação que corresponde a um conceito em uma linguagem de especialidade. É um signo linguístico que difere da palavra, unidade da língua geral, por ser qualificado no interior de um discurso de especialidade” (LARA, 2004, p. 92).

No léxico, a delimitação do termo é feita através da definição, que deve “[...] propor uma expressão (sintagma ou palavra) semanticamente equivalente à unidade a ser definida” (CINTRA et al., 2002, p. 73).

A definição é uma declaração que tanto caracteriza um conceito quanto o distingue de outros conceitos a ele relacionados, e referenciando Ingetraut Dahlberg, Lara (2004, p. 93) afirma que “[...] fazer uma definição equivale a estabelecer uma ‘equação de sentido’, limitá-lo de algum modo, para fixar os limites de um conceito ou ideia.”. Dessa forma, entende-se “[...] a formação dos conceitos como a reunião e compilação de enunciados verdadeiros a respeito de determinado objeto” (DAHLBERG, 1978, p. 102).

Ao definirem os padrões para o emprego da linguagem, o léxico abriga as relações de equivalência, as quais “[...] intensificam o processo de controle sobre a variação de significado, permitindo maior rigor no tratamento da informação e eficácia na sua recuperação” (CINTRA et al., 2002, p. 75). Por exemplo, a partir do uso de remissivas como USE e UP (Usado para), controlam-se as ambiguidades e polissemias como sinonímias, quase-sinônimos, grafias diferentes, siglas, abreviações e traduções.

Para operacionalizar esse controle, são construídas as notas de escopo visando “[...] explicitar a amplitude ou o entendimento atribuído ao conceito” (SMIT; KOBASHI, 2003, p. 31). Dessa forma, as notas de escopo apresentam explicações acerca do entendimento sobre o termo em um determinado contexto ou domínio do conhecimento. Além disso, oferecem informações específicas sobre possíveis interações entre o termo com outros.

Destacam-se, ainda, as notas de uso que “[...] não se propõem a explicitar o conceito, mas a explicitar recomendações práticas que devem nortear o uso do termo” (SMIT; KOBASHI, 2003, p. 32). Segue um exemplo, o qual é fruto do desenvolvimento do método de manutenção de autoridades apresentado neste trabalho:

Figura 1 -
Termo, nota de escopo e nota de uso

A atualidade e a consistência de um sistema de organização do conhecimento são fundamentais para a representação adequada e a recuperação relevante da informação. Para tanto, “[...] a manutenção, tanto do conteúdo quanto do sistema, deve ser considerada no planejamento de um KOS [sistema de organização do conhecimento]" (HODGE, 2000, p. 26).

Assim, os métodos para a realização dessa manutenção, bem como a gestão das ações e da equipe são importantes e devem considerar as ferramentas e as permissões para edição do sistema de gestão de acervos adotado.

3 Método de manutenção de tabelas de autoridades: Uma proposta a partir da revisão das autoridades Funarte

Para o desenvolvimento do método de manutenção das tabelas de autoridades Funarte, visando o controle e a gestão do processo, foi necessário, em um primeiro momento, analisar o comportamento dos termos que representam os documentos no sistema de gestão de acervo nos resultados de recuperação, no que se refere às variações semânticas, sintáticas (posição das palavras nos termos), morfológicas (número, uso de preposições) e tipográficas (caixa alta e baixa). Em um segundo momento, foram avaliadas as funcionalidades do sistema de gestão de acervos adotado pela instituição referentes à construção e à manutenção de registros de autoridades. Por fim, foi elaborada a matriz de manutenção que viabiliza a gestão do processo de manutenção de autoridades.

3.1 Percurso para a construção do método

Durante o diagnóstico, foi observado o amplo uso da palavra Funarte na designação dos termos em diferentes tabelas, tais como: Pessoa, Evento, Instituição e Termo tópico. Sendo assim, foram selecionados, juntamente com a Equipe CEDOC, 406 termos com o intuito de analisar a designação e comportamento dos termos a partir da consistência da representação e dos documentos recuperados a partir deles no sistema. A consistência refere-se às possibilidades de significação propiciadas por meio do estabelecimento de relações entre as autoridades e os documentos que compõem os acervos.

Inicialmente foram selecionados 364 termos recuperados com a palavra Funarte na base de autoridades, posteriormente foram acrescentados 42 termos mapeados a partir de pesquisa sobre a trajetória institucional da Funarte realizada por meio da análise de registros catalográficos e reuniões com a Equipe CEDOC e docentes da Universidade Federal Fluminense (UFF). As instituições mapeadas foram: Fundação Nacional de Artes (Funarte), Comissão de Teatro Nacional (CTN), Serviço Nacional de Teatro (SNT), Instituto Nacional do Teatro (INT), Instituto Nacional de Artes Cênicas (INACEN), Fundação Nacional de Artes Cênicas (FUNDACEN), Fundação de Cinema Brasileiro (FCB) e Instituto Brasileiro de Arte e Cultura (IBAC).

Uma vez construída a amostra, deu-se início ao desenvolvimento do método que conta com as seguintes etapas:

1. formação de agrupamentos de termos extraídos da base de autoridades a partir de identificação de características comuns com vistas à identificação de equivalências, duplicidades e termos relacionados;

2. construção da matriz com campos estruturados e orientações para realização das análises;

3. realização de busca e recuperação de registros na base de autoridades Funarte para identificação do uso dos termos e elaboração de nota de uso para a definição de critérios para realização de junções, disjunções, substituições e exclusões;

4. análise e identificação de equivalências (variação de designação do termo que se justifique pelo uso da comunidade) e duplicidades (geradas por erros de digitação, variações tipográficas, sintáticas, morfológicas) no agrupamento analisado, nos demais agrupamentos da amostra e nas outras tabelas de autoridades Funarte;

5. análise e identificação de termos recomendados para edição da designação;

6. análise e identificação das formas de manutenção das tabelas em busca dos caminhos para: (1) substituir registros catalográficos de um termo para outro considerado mais adequado; (2) substituir registros de um termo entre tabelas, sem a necessidade de catalogar novamente cada documento; (3) criar termos nas tabelas consideradas adequadas para receber registros dos termos cuja presença na tabela foi considerada inadequada;

7. análise da pertinência do termo na tabela atual;

8. identificação de termos que devem ser criados para realizar substituições entre tabelas (que compõem a base de autoridades Funarte). Para mudar um termo de tabela, é necessário pensar que todos os registros catalográficos que contêm o termo em questão sofrerão impacto, sendo assim é necessário criar o termo na tabela apropriada, transferir os registros catalográficos para este termo na nova tabela e, então, excluir o termo da tabela incorreta;

9. identificação de termos que serão substituídos;

10. elaboração da proposta de manutenção dos termos e envio para análise da equipe CEDOC;

11. análise e elaboração de pareces sobre as devolutivas da equipe CEDOC.

A execução dessas etapas foi possível a partir do uso da matriz de análises e alinhamento de ações entre as equipes de docentes UFF e CEDOC.

3.2 Matriz de manutenção de tabelas de autoridades

A matriz de manutenção de tabelas de autoridades integra um conjunto de campos destinados a registrar as ações realizadas para a manutenção dos termos que compõem a base de autoridades Funarte de forma padronizada e controlada para garantir a consistência na representação e na recuperação de documentos dos acervos Funarte. A Figura 2 apresenta o modelo de matriz adotado para a manutenção de autoridades, o qual pode ser adaptado de acordo com necessidades de cada instituição.

Figura 2 -
Modelo de matriz de manutenção de tabelas de autoridades

Os termos devem ser registrados exatamente como constam na base de autoridades na primeira coluna. É importante observar as variações sintáticas, tais como “Funarte - Fundação Nacional de Artes” e “Fundação Nacional de Artes (Funarte)”; e tipográficas, tais como: todos os termos em caixa alta, caixa alta e baixa e/ou caixa baixa.

O código do termo (valor do campo 001 no formato MARC 21) consiste em um número de identificação única do termo, atribuído automaticamente na criação do registro de autoridades, e constitui-se como recurso fundamental para a análise e, posteriormente, manutenção das tabelas.

A contextualização dos termos foi feita por meio de análise dos registros catalográficos recuperados, mais especificamente dos campos no formato MARC 21 referentes à entrada principal (100, 110, 111, 130, 148, 151), à entrada secundária (700, 710, 711, 751) e à entrada referente a assuntos (600, 610, 611, 648, 650, 651). A contextualização também contou com a elaboração de notas de escopo e de uso que visavam explicitar limites semânticos e de aplicação do termo na representação dos documentos dos acervos.

Com o intuito de avaliar a revocação, ou seja, a quantidade de registros catalográficos relevantes recuperados, a partir da busca do termo analisado na base de autoridades, foi realizado o registro de documentos recuperados antes e depois de passar pela manutenção. Esse indicador é levado em consideração para a decisão pela substituição de termos no caso de autoridades consideradas duplicidades. A presença de duplicidades reflete a necessidade de controle para a inclusão de autoridades, uma vez que a ausência de controle, e consequente padronização, resulta em variações sintáticas, morfológicas e tipográficas de um mesmo termo.

Quadro 1 -
Exemplo de possibilidade de equivalências

Termo	Código
Funarte. Instituto Nacional da Fotografia	21789
INFOTO	56632

• Fonte: Dados de pesquisa.

Quadro 2 -
Exemplo de Duplicidades

Termo	Código
Funarte. Instituto Nacional da Fotografia	32402
FUNARTE. Instituto Nacional de Fotografia	14506
Instituto Nacional de Fotografia da Funarte	85930

• Fonte: Dados de pesquisa.

O campo construído para qualificação dos termos visa indicar qual dos termos será considerado o termo preferido ou autorizado, quais termos serão excluídos e quais serão considerados equivalentes ou relacionados no agrupamento analisado de forma a construir as remissivas.

Uma vez tomada a decisão referente ao termo autorizado e às remissivas, a tabela de autoridade apropriada para abrigar esses termos é indicada. Neste campo, é registrada a tabela de autoridade na qual o termo se encontra e, após análise da pertinência, da designação do termo e dos tipos de documentos recuperados, a tabela de autoridade recomendada. Por fim, foram registradas as recomendações da Equipe de docentes da UFF e a devolutiva da Equipe CEDOC.

Para a revisão e manutenção de tabelas de autoridades compreendidas como sistemas de organização do conhecimento, a participação dos especialistas da instituição traz elementos chave a partir da concordância com a proposta, esclarecimentos no que se refere às características semânticas dos termos e propostas de manutenção que podem compreender criação, exclusão e substituição de termos ou edição dos já existentes.

4 Aplicação do método de manutenção nas tabelas de autoridades Funarte

Nesta oportunidade, serão apresentadas as ações realizadas no tocante aos agrupamentos referentes aos termos “Funarte - Fundação Nacional de Artes” e “Funarte. Instituto Nacional da Fotografia”:

Quadro 3 -
Agrupamento de designações Funarte - Fundação Nacional de Artes

Termo	Código	Tabela atual
Funarte (Fundação Nacional de Artes)	000004078	Instituição
Funarte	000004077	Pessoa
Funarte	000001311	Instituição
FUNARTE - Fundação Nacional de Arte	000001421	Instituição
Fundação Nacional de Arte (Brasil)	000032861	Instituição
Fundação Nacional de Arte (Brasil)	000002648	Pessoa
Funarte	000013194	Evento

• Fonte: Dados de pesquisa.

O agrupamento analisado contém sete termos que dão nome à instituição Fundação Nacional de Artes, o qual foi estabelecido a partir de análises de características semânticas, sintáticas e morfológicas, a partir da trajetória institucional da Funarte, bem como dos registros dos documentos recuperados com cada um dos termos, e alinhamentos com a equipe CEDOC.

O termo “Funarte (Fundação Nacional de Artes)”, código 000004078, que inicialmente recuperava 49 registros, foi considerado como termo preferido em relação aos demais por estar mais próximo de representar o nome oficial da instituição na atualidade, o que permite recuperar documentos administrativos e de produções artísticas Funarte, os quais foram indexados com o referido termo nos campos de entrada principal, entrada secundária e assuntos, bem como por estar na tabela de autoridade Instituição considerada adequada.

O termo “Fundação Nacional de Arte (Brasil)”, código 000002648 foi substituído pelo termo “FUNARTE - Fundação Nacional de Arte”, código 000001421, pois o primeiro foi considerado duplicidade em relação ao segundo.

Inicialmente o termo “FUNARTE - Fundação Nacional de Arte”, código 000001421, foi considerado uma possível duplicidade, gerada por erro de digitação (Arte no singular), candidato à substituição. Na análise da trajetória institucional da Funarte e perante o alinhamento com a equipe CEDOC compreendeu-se que o termo representava a Funarte como instituição no período de 1975 a 1990, chamada de Funarte 1 pela equipe CEDOC, o que resultou na edição da designação gerando o termo “Funarte (1975-1990)”, com o mesmo código (000001421). Dessa forma, foi estabelecida remissiva do tipo “ver também” para o termo “Funarte (Fundação Nacional de Artes)”, código 000004078.

Figura 3 -
Exemplo de remissiva na entrada do Sistema

A partir da sugestão de criação dessa remissiva pela equipe CEDOC, foi necessário compreender qual é o tipo de relação existente entre “Fundação Nacional de Artes” e “Funarte 1975-1990”. Observou-se que as relações existentes entre as instituições que fizeram parte da trajetória da Funarte podem ser do tipo associativo, pois não se trata de simples mudança de designação, mas sim do encerramento e da criação de instituições, com objetivos similares, mas com legislação, projetos e representantes próprios. A representação desse termo em um vocabulário controlado da instituição poderia ficar da seguinte forma:

Figura 4 -
Termo, termo relacionado, nota de escopo e nota de uso

No contexto de construção e uso de sistemas de organização do conhecimento, as relações associativas, não-hierárquicas, são estabelecidas por meio de termos de campos semânticos diferentes, mas que guardam proximidade, ou seja, embora com significados diferentes podem ser relacionados entre si. Essas relações são representadas por meio do código TR (Termo Relacionado).

Os termos “Funarte”, código 000004077, pertencente de forma inadequada à Tabela Pessoa, e “Funarte”, código 000001311, pertencente à Tabela Instituição, que recuperavam 13 e 208 registros respectivamente, foram considerados duplicidades, visto que foram recuperados documentos com características comuns; ambos foram substituídos por “Funarte (Fundação Nacional de Artes)”, código 000004078, e excluídos após as substituições. O termo “Funarte”, código 000013194, que estava na Tabela Evento foi substituído por um termo que faz parte de um outro agrupamento da amostra analisada, identificado como “Funarte (Eventos)”, código 000000511, e excluído após a substituição.

A exemplo do que foi demonstrado nesta seção, foi realizada a análise e feita a proposta de manutenção de um total de 406 termos das tabelas de autoridades Funarte em parceria com a equipe CEDOC, o que resultou em recomendações para manutenção dos termos que representam as autoridades Funarte.

Em relação ao agrupamento referente termo “Funarte. Instituto Nacional da Fotografia”, código 32402, já mencionado acima, foram recuperados:

Quadro 4 -
Agrupamento de designações Funarte - Fundação Nacional de Artes

Termo	Código	Tabela atual
Funarte. Instituto Nacional da Fotografia	21789	Instituição
Funarte. Instituto Nacional da Fotografia	32402	Pessoa
FUNARTE. Instituto Nacional de Fotografia	14506	Pessoa
INFOTO	56632	Pessoa
Instituto Nacional de Fotografia da Funarte	85930	Instituição
Instituto Nacional de Fotografia (Brasil)	45789	Pessoa

• Fonte: Dados de pesquisa.

No agrupamento referente ao Instituto Nacional de Fotografia foram recuperados seis termos com formas distintas, mas com o mesmo significado. O termo “Funarte. Instituto Nacional da Fotografia”, código 21789, localizado na Tabela Instituição foi eleito como termo preferido por estar com uma designação mais próxima do padrão adotado pela Funarte, na tabela correta. Inicialmente o termo “INFOTO”, código 56632, foi considerado com potencial de Termo Equivalente ao “Funarte. Instituto Nacional da Fotografia”, código 21789, pelo fato de a sigla fazer parte do nome do Instituto. Os demais termos foram considerados duplicidades, ou seja, identificados como candidatos à exclusão após a migração dos registros para o termo considerado preferido. Todavia, a equipe CEDOC solicitou edição na designação de “Funarte. Instituto Nacional da Fotografia”, código 21789, para “Funarte. Instituto Nacional da Fotografia (INFoto)”. Dessa forma, o termo 21789 que tinha um registro passou a ter dez registros, resultado de migração dos registros, sendo eles: seis registros com o termo 45789, um registro com o termo 32402, um registro com o termo 14505 e um registro com o termo 56632 na Tabela Pessoa e um registro com o termo 85930 na Tabela Instituição.

Ressalta-se que durante a aplicação do método de revisão das autoridades Funarte foram identificados 5.398 termos que apresentavam de uma a oito ocorrências na própria Tabela Pessoa, o que indica que podem ser considerados duplicidades ou, após análise utilizando o método de manutenção aqui proposto, equivalências, ou, ainda, termos relacionados.

No que se refere à aplicação do método de manutenção de autoridades, podem ser feitas recomendações de substituição entre tabelas, exclusão, edição da designação verbal e criação de termos em tabelas corretas de acordo com a natureza semântica da autoridade.

No caso da Funarte, a recomendação de substituição de termos entre tabelas ocorreu quando autoridades dos tipos Instituição, Evento, Termo tópico, Geográfico ou Cronológico foram criadas indevidamente na Tabela Pessoa. Por exemplo, foi recomendada a substituição do termo “FUNARTE. Núcleo de Estudos e Pesquisas”, código 000068534, da Tabela Pessoa pelo termo “Funarte. Núcleo de Estudos e Pesquisas (NEP)”, código 000005739, da Tabela Instituição, e exclusão do primeiro após a substituição. Também foi recomendada a edição da designação verbal do termo, que passou a ser “Núcleo de Estudos e Pesquisas da Funarte - NEP”.

Já os termos recomendados para criação são resultantes de termos que foram recomendados para substituição entre tabelas, mas que não existiam na tabela correta. Dessa forma, recomenda-se a criação do termo na tabela correta, com edição de designação verbal se necessário e a exclusão da tabela incorreta após substituição.

Diante do exposto, observa-se que um mesmo termo pode receber mais de uma recomendação, o que pode ser verificado no quadro 5, que lista os indicadores resultantes da manutenção efetuada na amostra de 406 termos da base de autoridades Funarte.

Quadro 5 -
Indicadores de recomendações de manutenção dos termos na amostra selecionada

Indicadores de recomendações	Total
Termos recomendados para substituição entre tabelas	231
Termos recomendados para exclusão	214
Termos recomendados para edição da designação verbal	121
Termos recomendados para criação (termos criados nas tabelas corretas)	168

• Fonte: Dados de pesquisa.

O controle de autoridades é um processo fundamental para a recuperação e o acesso aos documentos dos mais variados acervos. Para que haja o controle de autoridades, é necessário que os registros de autoridades sejam construídos com base em padrões internacionais de catalogação. Os registros de autoridades devem demonstrar as relações entre as formas autorizadas e as formas variantes, bem como deve apresentar atributos que permitam diferenciar uma autoridade das demais e, consequentemente, um documento dos demais.

Nesse contexto, para que haja uma representação adequada, o ponto de partida é que se tenha um sistema de organização do conhecimento bem construído, que pode ser obtido unindo os estudos de Catalogação e os estudos de Linguagem utilizados na construção e no uso de sistemas de organização do conhecimento. No que se refere à catalogação, recomenda-se a construção de registros de autoridades seguindo os padrões internacionais como o Anglo-American Cataloguing Rules, segunda edição (AACR2), Resources Description and Access (RDA), Machine Readable Cataloging (MARC) 21, entre outros, que consistem em cinco componentes principais: as formas autorizadas (termos preferidos), as formas variantes (termos equivalentes), pontos de acesso relacionados, atributos associados que descrevem a entidade e informações de origem (WIEDERHOLD; REEVE, 2021). Do ponto de vista dos estudos da Linguagem, pode-se observar os fundamentos para a construção e o uso de sistemas de conceitos, que podem ter base teórico-metodológicas nos estudos da Terminologia (LARA, 2004), ou naqueles relacionados à Teoria do Conceito, de Dahlberg (1978), os quais integram os sistemas de organização do conhecimento, com o objetivo de tipificar os termos e contextualizar os significados e os usos deles na representação.

Durante o processo de construção do método de revisão de autoridades Funarte e o método de manutenção, observou-se uma grande quantidade de termos considerados duplicidades, gerada pela falta do controle de autoridades, o que resulta em uma grande lista de termos com variações semânticas (termos com designações iguais ou semelhantes classificados em várias tabelas), variações sintáticas (posição das palavras no termo), morfológicas (número: plural, singular) e tipográficas (caixa alta e baixa), o que, por sua vez, gera uma recuperação fragmentada dos documentos dos acervos da instituição.

Em síntese, os resultados apresentados trazem subsídios para a reflexão sobre a construção de relacionamentos entre termos no âmbito da Organização do Conhecimento, bem como apresenta ações e ferramentas de gestão para a realização de manutenção de listas de autoridades, assim como de outros sistemas de organização do conhecimento.

Destinado a todos interessados, esse método se mostra adequado e seguro para a realização de manutenção de listas de autoridades, possibilitando o controle e a reprodutibilidade de ações, uma vez que cada termo possui documento(s) atrelado(s) a ele no sistema.

Considera-se que os métodos de revisão e de manutenção de autoridades desenvolvidos no escopo do projeto “Desenvolvimento de metodologias para organização, recuperação e preservação de acervos do Centro de Documentação e Pesquisa (CEDOC), da Fundação Nacional de Artes (Funarte)” podem ainda contribuir para a concepção de um tesauro da instituição, ao possibilitar a construção da qualificação dos termos por meio de definições e estabelecimento de relações entre eles, o que possibilita a construção e o uso eficazes de sistemas de organização do conhecimento para fins de busca e recuperação qualificada de informações e documentos.

5 Considerações finais

O método para manutenção de tabelas de autoridades, compreendidas como sistemas de organização do conhecimento, aqui apresentado, contribui para o registro controlado de ações referente ao tratamento dos termos e consequentemente ao controle de autoridades, oportunizando a interação entre os membros da equipe no que se refere à tomada de decisões sobre o destino de cada termo, bem como permite visualizar o comportamento do termo antes e depois da manutenção.

Destaca-se a importância de explicitar critérios para a classificação dos termos nas tabelas. Nesse sentido, as definições, notas de escopo e notas de uso são fundamentais, pois explicitam o significado dos termos em um determinado contexto e orientam os seus usos no âmbito da construção e do uso de sistemas de organização do conhecimento e dos sistemas de informação que os utilizam.

Acredita-se que essa pesquisa contribui para reflexões sobre aproximações e distinções entre bases teórico-metodológicas que subjazem a construção e o uso de sistemas de organização do conhecimento e o controle de autoridades na perspectiva da Catalogação. Nesse sentido, observa-se, por exemplo, a necessidade de analisar como essas áreas definem e designam os seus conceitos e termos aplicados aos processos de representação, os quais são usados para práticas iguais ou muito semelhantes como a de estabelecer relações entre formas autorizadas e formas variantes de uma autoridade, ou relações de equivalência ou associativas de um conceito no âmbito da construção de sistemas de organização do conhecimento dirigidos à representação temática.

Referências

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Datas de Publicação

• Publicação nesta coleção
  27 Nov 2023
• Data do Fascículo
  2023

Histórico

• Recebido
  17 Set 2022
• Aceito
  15 Fev 2023