A atuação dos arquivistas frente à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais nas universidades federais do Brasil

The role of archivists in relation to the General Personal Data Protection Law at federal universities in Brazil

Resumo

O estudo investiga a participação dos arquivistas das universidades federais do Brasil no planejamento e nas discussões voltadas à implementação da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Trata-se de uma pesquisa de natureza aplicada de viés exploratório que, por meio da Lei de Acesso à Informação, realizou a coleta de dados em 27 universidades. Possui abordagem quali-quantitativa na apresentação e análise dos dados. Os resultados apontam que a maioria das universidades estabeleceram comissões/grupos de trabalho voltados à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, porém apenas 14 contam com a participação de arquivistas. Parcela dos setores de arquivo desenvolvem ações e procedimentos voltados à proteção de dados pessoais concomitante à gestão de documentos e ao acesso à informação pública. Embora algumas universidades federais demonstrem o desenvolvimento de ações e procedimentos voltados à aplicação da Lei em convergência à gestão de documentos e à transparência da informação pública, o arquivista ainda carece de maior inserção nas discussões e proposições que envolvem o tema. O cenário analisado demonstra que há desafios a serem superados para que, de fato, a proteção aos dados pessoais seja um objeto de trabalho comum à área arquivística.

Palavras-chave:
Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais; LGPD; gestão de documentos; universidades federais; arquivistas

Abstract

The present paper investigates the role of archivists in planning and discussing the implementation of the General Personal Data Protection Law (LGPD, Law n. 13,709/2018) in Brazilian federal universities. It is an applied research of an exploratory nature that, with support from the Information Access Law (LAI, Law n. 12,527/2011), collected data from 27 universities. It has a qualitative-quantitative approach to data presentation and analysis. Results indicate that most universities have established committees/work groups focused on General Personal Data Protection, but archivists were members of such groups in only 14. Some archive sectors develop actions and procedures aimed at protecting personal data concomitantly with records management and access to public information. Although some federal universities have taken measures to adjust to the LGPD in convergence with records management and public information transparency, archivists are still to be more fully inserted in discussions and propositions involving the topic. The scenario under analysis demonstrates that there are challenges to be overcome so that personal data protection becomes a common work object for Archival Science.

Keywords:
General Personal Data Protection Law; LGPD; records management; federal universities; archivists

1 Introdução

A sanção da Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), colocou em evidência a necessidade das organizações, públicas e privadas, de estabelecerem ações e procedimentos voltados ao tratamento dos dados pessoais que são coletados e armazenados para o desempenho de suas funções e atividades. Essa Lei tem como premissa “[...] proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural” (Brasil, 2018, cap. I, art. 1°).

Frazão (2019) explica que o advento da LGPD tem um importante papel de reforçar a autonomia informativa dos titulares dos dados e o controle que eles precisam exercer sobre esses dados a fim de diminuir as vicissitudes que possibilitaram o estabelecimento do estágio atual da economia movida a dados, pautada em aspectos como a ausência regulatória, a exploração ilícita de dados para objetivos não transparentes e a dificuldade de compreensão, pelos titulares, dos usos que são feitos com seus dados pessoais.

Anterior à sanção da LGPD, a Constituição Federal do Brasil previu no inciso X que “[...] são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas” (Brasil, 1988, tit. III, cap. I, art. 5°, inc. X). Legislações posteriores, com disposições referentes à vida privada e à privacidade¹, foram aprovadas em consonância à Constituição Federal, destacando-se como exemplos a Lei n. 10.406/2002, que institui o Código Civil, e no seu art. 21 prevê que “A vida privada da pessoa natural é inviolável” (Brasil, 2002, tit. I, cap. II, art. 21), e a Lei n. 12.965/2014, que estabelece princípios, garantias, direitos e deveres para o uso da Internet no Brasil, conhecida como o Marco Civil da Internet, indicando no seu art. 11 que, em qualquer operação de coleta, armazenamento, guarda e tratamento de dados pessoais, é obrigatório o respeito aos direitos à privacidade, proteção dos dados pessoais e ao sigilo das comunicações privadas e dos registros (Brasil, 2014).

A LGPD, cujo escopo refere-se especificamente aos dados pessoais² e dados pessoais sensíveis³, trouxe elementos conceituais e a indicação de procedimentos para o tratamento e proteção desses registros durante todo o seu ciclo de uso, estabelecendo, inclusive, fiscalizações e sanções quando do seu descumprimento. Nesse sentido, uma consequência da sanção da LGPD foi a intensificação de eventos, cursos e discussões sobre a forma de aplicação dos dispositivos dessa lei, além de influenciar na análise de legislações correlatas, que tratam, direta ou indiretamente, acerca da privacidade dos indivíduos.

Somando-se às discussões e reflexões sobre como realizar a aplicação da LGPD, a gestão de documentos⁴ apresenta-se como um recurso que, ao mesmo tempo em que auxilia no tratamento de documentos arquivísticos, também situa os dados pessoais e sensíveis incorporados a esses documentos sob este processo. Por meio da gestão de documentos, especialmente, os de caráter público, o ciclo vital desses registros informacionais é cumprido, atendendo às atividades arquivísticas, como a classificação, avaliação, eliminação, promoção do acesso e transparência etc., ou seja, na medida em que documentos arquivísticos são gerenciados, dados pessoais e sensíveis inseridos neles também o são.

No contexto da gestão de documentos, o objetivo deste estudo pauta-se em averiguar a atuação dos arquivistas das universidades federais do Brasil, diante do processo de aplicação da LGPD. Para tanto, investiga-se a presença e atuação desses profissionais em comissões e/ou grupos de trabalho institucionais voltados ao estudo, compreensão e estabelecimento da LGPD. Levando em consideração que o arquivista assume uma função preponderante no estabelecimento de ações voltadas à gestão, proteção e acesso aos documentos arquivísticos, caracterizados por serem registros detentores de dados pessoais e sensíveis, torna-se importante compreender em que medida a atuação desse profissional ocorre.

Complementarmente, busca-se identificar as principais ações e procedimentos que foram estabelecidos pelos setores de arquivo⁵ das universidades federais a fim de atender às disposições da LGPD em consonância à gestão de documentos e à transparência da informação pública. Com isso, incorre-se no atendimento tanto da LGPD, como da Lei n. 8.159/1991 (Lei de Arquivos) e da Lei n. 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação - LAI) (Brasil, 1991, 2011).

A identificação de ações e procedimentos que são aplicados para se adequar à LGPD também se justifica, pois considera-se que o atendimento a essa Lei é um processo gradativo, pois exige reflexões, estudos, aplicação e revisão de processos que, ao longo do tempo, servem para aperfeiçoar a forma de tratamento dos dados pessoais e sensíveis e, consequentemente, reforça o direito de privacidade dos indivíduos, sem comprometer o acesso aos documentos e informações públicas.

Na seção a seguir, apresentam-se os procedimentos metodológicos adotados para o desenvolvimento deste estudo.

2 Metodologia

Quanto aos procedimentos metodológicos, o presente estudo configura-se como de natureza aplicada, pois gera conhecimentos para aplicação prática, envolvendo interesses locais (Prodanov; Freitas, 2013). Possui viés exploratório que, conforme Hernández Sampieri, Fernández Collado e Baptista Lucio (2010), são estudos que se pautam em temas pouco estudados, visando adquirir conhecimento sobre a temática, identificando-se variáveis promissoras para pesquisas futuras. No caso em tela, refere-se ao contexto das universidades federais do Brasil, detendo-se na atuação dos arquivistas e profissionais em setores de arquivo na aplicação da LGPD e legislações correlatas.

Quanto aos procedimentos técnicos, utilizam-se fontes bibliográficas e documentais, uma vez que foram consultados artigos científicos, legislações e manuais que exploram os procedimentos arquivísticos e dispositivos legais que tratam da gestão de documentos públicos, do acesso à informação e da proteção de dados pessoais.

O levantamento de informações nas universidades federais ocorreu por meio da LAI. Foram elaborados três questionamentos encaminhados a essas instituições no mês de junho de 2023, por meio da Plataforma Integrada de Ouvidoria e Acesso à Informação (Fala.BR), a qual contempla o sistema de solicitação de pedidos de acesso à informação aos órgãos do Poder Executivo Federal (Brasil, 2024). O prazo final de retorno das respostas foi 20 de julho de 2023.

Os questionamentos encaminhados foram:

1. A universidade, no seu quadro de pessoal, conta com a atuação do cargo/profissional arquivista?

2. A universidade constituiu comissão/comitê ou grupo de trabalho para discutir e/ou planejar o atendimento das disposições da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)? Em caso afirmativo, há participação de arquivista(s)?

3. O setor de arquivo da universidade, em suas ações voltadas à gestão de documentos e transparência de documentos e informações (conforme preceitua a Lei de Acesso à Informação) tem garantido a proteção de dados pessoais e sensíveis, em atendimento aos dispositivos da LGPD? Se sim, quais procedimentos e ações são realizados? Liste ou descreva os principais.

Como parâmetro de delimitação do universo de pesquisa, selecionou-se uma universidade federal situada em cada um dos estados do Brasil, incluindo o Distrito Federal. Diante da existência de mais de uma universidade federal em alguns estados, foi estabelecido o critério de seleção a partir da data de fundação mais antiga. Essas informações podem ser consultadas na base de dados oficial dos cursos e instituições de educação superior, no Cadastro Nacional de Cursos e Instituições de Educação Superior (e-MEC) (MEC, 2023).

O critério de seleção da universidade mais antiga parte da concepção de que diante de mais tempo de atuação, maior a possibilidade de fornecer melhores condições para o desenvolvimento da instituição, como a disponibilidade de recursos humanos (especialmente, o cargo de arquivista), estruturação de setores de arquivo, bem como de maior acúmulo de documentos contendo dados pessoais e sensíveis, o que exige procedimentos para a sua gestão e tratamento.

Assim, as universidades federais que compõem o conjunto pesquisado, bem como a qual região geográfica pertencem, são apresentadas no Quadro 1:

Quadro 1-
Universidades federais participantes da pesquisa

Região	Universidade/Unidade da federação
Região Sul	Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) - SC Universidade Federal do Paraná (UFPR) - PR Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) - RS
Região Sudeste	Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG) - MG Universidade Federal de São Carlos (UFSCAR) - SP Universidade Federal do Espírito Santo (UFES) - ES Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ) - RJ
Região Centro-Oeste	Universidade de Brasília (UnB) - DF Universidade Federal de Goiás (UFG) - GO Universidade Federal do Mato Grosso (UFMT) - MT Universidade Federal do Mato Grosso do Sul (UFMS) - MS
Região Nordeste	Universidade Federal da Bahia (UFBA) - BA Universidade Federal da Paraíba (UFPB) - PB Universidade Federal de Alagoas (UFAL) - AL Universidade Federal de Sergipe (UFS) - SE Universidade Federal do Ceará (UFC) - CE Universidade Federal do Maranhão (UFMA) - MA Universidade Federal do Piauí (UFPI) - PI Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) - RN Universidade Federal Rural de Pernambuco (UFRPE) - PE
Região Norte	Universidade Federal do Acre (UFAC) - AC Universidade Federal do Amapá (UNIFAP) - AP Universidade Federal do Amazonas (UFAM) - AM Universidade Federal do Pará (UFPA) - PA Universidade Federal de Rondônia (UNIR) - RO Universidade Federal de Roraima (UFRR) - RR Universidade Federal do Tocantins (UFT) - TO

• Fonte: Elaborado pelos autores com base no e-MEC, MEC (2023).

Assim, por meio desse conjunto de 27 instituições, perfaz-se um retrato nacional de como a LGPD é agregada ao contexto pesquisado, sob a perspectiva de atuação da área arquivística.

Após o prazo de 30 dias, todas as universidades participantes responderam às solicitações de informações, cujos dados foram tabulados, apresentados e analisados na seção 4.

Foram utilizados gráficos e análise descritiva para interpretar a atuação dos arquivistas e as ações dos setores de arquivo em prol da aplicação da LGPD, tornando a abordagem da pesquisa quali-quantitativa. Segundo Mascarenhas (2012), a abordagem qualitativa viabiliza uma análise e compreensão mais detalhada do objeto pesquisado, enquanto dados quantitativos permitem aos pesquisadores encontrar soluções mais precisas.

Os aspectos conceituais que permeiam a gestão de documentos, o acesso à informação pública e a proteção de dados pessoais são apresentados na sequência.

3 Gestão de documentos arquivísticos, acesso à informação pública e proteção de dados pessoais

Tendo em vista que diversos dados pessoais e sensíveis estão inseridos em documentos arquivísticos de caráter público, devendo ser disponibilizados à sociedade, constata-se a estreita interação entre a gestão de documentos arquivísticos, o acesso à informação pública e a proteção de dados pessoais.

Tomando como base concepções legais vigentes, uma vez que elas são balizadoras para o desenvolvimento de ações e procedimentos aplicáveis às organizações públicas brasileiras, a Lei n. 8.159/1991 (Lei de Arquivos), estabelece que o Poder Público tem o dever de promover a gestão documental, bem como a proteção aos documentos de arquivo, uma vez que eles são registros que apoiam a administração, a cultura, o desenvolvimento científico, além de serem elementos de prova e informação (Brasil, 1991). O entendimento sobre a gestão de documentos prevista na Lei de Arquivos abrange o “[...] conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” (Brasil, 1991, cap. I, art. 3°).

Para Schwaitzer, Nascimento e Costa (2021), a partir da Lei de Arquivos, a gestão de documentos ganha destaque no Brasil, propiciando o acesso às informações contidas nos documentos, mas tendo que observar a necessidade de proteger a informação pessoal ou sigilosa presente nos documentos públicos.

Conforme o Arquivo Nacional (2019), a gestão de documentos envolve o controle da produção, utilização e destinação dos documentos, busca a utilização racional dos recursos humanos, materiais e financeiros, preconiza que a informação esteja sempre disponível quando necessária, assegura a eliminação dos documentos que não sejam mais de interesse à entidade produtora ou à sociedade. Entre as práticas desenvolvidas na administração pública federal, Oliveira (2015) enfatizou a terceirização das atividades arquivísticas. Nesse contexto, o desconhecimento da legislação, das normas vigentes e da história administrativa do órgão são alguns dos fatores que culminam na execução de um serviço lento, inadequado e demandando ajustes (Oliveira, 2015).

O desenvolvimento de medidas que vão garantir a efetivação do ciclo vital dos documentos, por meio da gestão de documentos, possibilita que se identifique uma similaridade com o tratamento que deve ser aplicado aos dados pessoais e sensíveis, abrangendo todo o seu ciclo de uso, da coleta à eliminação, conforme preconizado pela LGPD.

Oliveira et al. (2020) indicam que a LGPD trata das condições necessárias para a realização de um tratamento dos dados de forma segura, que não coloque o/a titular sob o risco de exposição ou uso indevido dos dados. Observando o conceito de tratamento de dados preconizado pela LGPD no seu art. 5º, inciso X, vislumbram-se as seguintes atividades:

Tratamento: toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração (Brasil, 2018, cap. I, art. 5°, inc. X).

Com base na associação entre gestão de documentos arquivísticos e tratamento de dados pessoais, Oliveira et al. (2020) explicam que os conceitos de gestão de documentos e tratamento de dados são similares, visto que trazem uma lógica de sequência de atividades. A gestão de documentos parece bastante útil para gerir o ciclo de vida dos dados pessoais, podendo indicar respostas às instituições que necessitam desenvolver esta atividade (Oliveira et al., 2020).

De acordo com Schwaitzer, Nascimento e Costa (2021), ao analisar as etapas de implementação de um programa de proteção de dados pessoais, observam-se semelhanças às fases de implementação de um programa de gestão de documentos, de modo que os arquivistas podem compor as equipes de implementação de programas de adequação à LGPD. Nesse sentido, a experiência dos arquivistas, ou de forma mais ampla, dos profissionais que atuam com políticas e programas de gestão de documentos arquivísticos, é um subsídio importante para a definição de estratégias de aplicação da LGPD.

De modo que a gestão de documentos possui dentre os seus objetivos garantir o acesso às informações contidas nos documentos, essa responsabilidade tomou contornos de destaque a partir da sanção da LAI, uma vez que estabelece a publicidade da informação pública como preceito geral e o sigilo como exceção. É necessária, inclusive, a divulgação das informações públicas independentemente de solicitações (transparência ativa), de modo a estimular o desenvolvimento da transparência da administração pública, desde que respeitadas as hipóteses legais de sigilo (Brasil, 2011).

Com as disposições da LAI, independentemente da idade do ciclo vital em que se encontram os documentos (corrente, intermediário ou permanente), o acesso à informação é assegurado, ou seja, logo após a sua criação, o documento público deve estar disponível à sociedade, utilizando-se de canais de comunicação e transparência das organizações responsáveis pela sua produção ou custódia. A LAI fomenta o uso de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação para efetivar a transparência da informação pública, assegurando o direito fundamental de acesso à informação, atendendo aos princípios básicos da administração pública (Brasil, 2011).

Contudo, as disposições voltadas à transparência preconizada pela LAI, ao mesmo tempo em que promovem o direito de acesso à informação ao cidadão, colocam os dados pessoais, muitos dos quais incorporados aos documentos arquivísticos, diante de um iminente acesso, caso não sejam adotados procedimentos adequados e efetivos para a sua proteção. Com a utilização de documentos em meio digital (tanto nato digitais quanto resultantes de processos de digitalização), sua criação, compartilhamento e acesso ocorre de maneira célere e dinâmica, intensificando as possibilidades de usos indevidos a dados pessoais.

No intento de garantir a transparência sem comprometer o direito à privacidade dos indivíduos, a LAI estabeleceu que as informações que afetem a intimidade, vida privada, honra e imagem serão restritas por até 100 (cem) anos, sendo responsabilidade dos órgãos públicos a sua proteção. Ademais, quando não for autorizado o acesso integral à informação por ela ser parcialmente sigilosa, é assegurado o acesso à parte ostensiva por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo (Brasil, 2011).

Os procedimentos indicados pela LAI para ocultação de informação sob sigilo encontram similaridade à anonimização indicada na LGPD, a qual prevê a “[...] utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo” (Brasil, 2018, cap. I, art. 5º, inc. XI).

Dessa forma, as organizações são responsáveis por avaliar medidas de ocultação e anonimização de informações e dados pessoais a fim de propiciar a transparência de documentos que, por vezes, possuem apenas determinadas partes sob restrição ou que afetem a privacidade de indivíduos. Para Silva et al. (2020), cabe aos arquivistas observar o tipo de informação que pode ser publicizada, sempre observando a necessidade de proteção da imagem, da honra, da vida privada e da intimidade do titular dos dados.

Oliveira et al. (2020) defendem que é necessário reforçar a gestão de documentos dos agentes de tratamento de dados, para que haja conformidade com as disposições trazidas pela LGPD. Assim como é fundamental uma adequada gestão de documentos para atender aos pedidos realizados pelos cidadãos com base na LAI, também será fundamental para o atendimento aos direitos dos titulares dos dados (Oliveira et al., 2020).

Embora a associação entre a gestão de documentos arquivísticos, o acesso às informações públicas e a proteção de dados pessoais possa ser identificada nas considerações até então apresentadas, Silva et al. (2020) alertam que os arquivistas não participaram efetivamente do processo de discussões da elaboração da LGPD, mas que o papel desses profissionais será cada vez mais necessário, uma vez que os órgãos públicos são burocráticos, ou seja, coletam diversos dados que acabam sendo registrados em documentos públicos.

4 Análise e discussão dos resultados

Com base nos questionamentos encaminhados às universidades federais, as respostas foram estruturadas em gráficos identificando, inicialmente, se a resposta era “Sim” ou “Não” nas duas primeiras questões, conforme subseção 4.1. Devido à forma particular que cada instituição retornou à solicitação da questão três, na subseção 4.2, os dados coletados são apresentados por meio de quadros, além de análise descritiva.

4.1 A atuação dos arquivistas das universidades federais na aplicação da LGPD

O primeiro questionamento se deteve na existência do cargo de arquivista no quadro de servidores efetivos dessas organizações, ao que as respostas foram agrupadas conforme o Gráfico 1.

Gráfico 1-
Existência do cargo de arquivista nas universidades federais

Conforme apresentado no Gráfico 1, constata-se que 85% (n=23) das universidades federais analisadas possuem o cargo de arquivista no seu quadro de servidores, profissional essencial para o estabelecimento e acompanhamento da gestão de documentos arquivísticos, além de ações voltadas ao cumprimento da LAI e da LGPD.

Em contrapartida, 15% (n=4) das universidades não contam com a atuação do arquivista, sendo a UFAL, UFPI, UFRR e UFSCAR, situação contrastante, afinal, a criação dessas universidades ocorreu, respectivamente, nos anos de 1961, 1968, 1985 e 1960, ou seja, são instituições com longo tempo de atuação, somando-se ao fato da sanção da Lei de Arquivos, a qual determina a execução das atividades da gestão dos documentos públicos, ter ocorrido no ano de 1991.

Foi observado que nenhuma dessas quatro universidades oferecem o curso de graduação em Arquivologia. Diante de tal resultado, cabe frisar que a ausência desse curso na universidade não justifica a ausência do profissional arquivista. Dentre as participantes da coleta, nove ofertam o curso: UFAM, UFBA, UFES, UFMG, UFPA, UFPB, UFRGS, UFSC e UnB. Como indicação de novas pesquisas, sugere-se a investigação da relação que se estabelece entre a oferta do curso de Arquivologia no estado e região com a presença do cargo de arquivista nas instituições públicas, bem como a identificação de demais razões que influenciam a ausência deste profissional no âmbito das universidades federais.

A gestão dos documentos públicos é uma determinação legal, além de ser essencial para que os documentos e informações, fundamentais ao desenvolvimento das funções e atividades dessas organizações, cumpram aos propósitos para os quais foram criados, e atendam a finalidades probatórias, históricas e informativas.

Salienta-se que a profissão de arquivista e técnico de arquivo é regulamentada pela Lei n. 6.546/1978 (Brasil, 1978) e, nos contextos organizacionais em que o arquivista é ausente, incorre na impossibilidade de que esse profissional, por meio dos seus conhecimentos, auxilie na análise, proposição e estabelecimento de ações voltadas à aplicação da LGPD.

O segundo questionamento se pautou na identificação da criação de comissão/grupo de trabalho voltado a discutir e planejar o atendimento das disposições da LGPD nas universidades, conforme apresenta-se no Gráfico 2.

Gráfico 2 -
Comissão/grupo de trabalho voltado à implementação da LGPD

Tendo em vista os dados apresentados, é possível identificar uma preocupação das universidades em aplicar as disposições da LGPD, afinal, 93% (n=25) instituíram comissão/grupo de trabalho para esta finalidade, e 7% (n=2) não possuem/instituíram comissão/grupo para tal fim. Ademais, a criação desses grupos demonstra que a aplicação da LGPD não é uma tarefa “simples” e “objetiva”, mas sim um processo que exige reflexão, interpretação e compreensão, por parte de diferentes profissionais para a forma de aplicação dos dispositivos voltados à proteção de dados pessoais e sensíveis.

Representam os 7% (n=2) de universidades que não instituíram comissão ou grupo de trabalho voltado à LGPD: a UFRR e a UFT, ambas situadas na região norte do país. A UFRR, embora não disponha do cargo de arquivista na instituição, informou que está em seu escopo a redação de um documento de normatização pela Coordenação de Documentos. Já a UFT afirmou que está em fase de planejamento sobre a LGPD, dispondo de material informativo no portal digital institucional.

A fim de verificar a participação dos arquivistas nas discussões sobre a aplicação da LGPD nas universidades, fez parte do questionamento informar se esse profissional é membro integrante da comissão/grupo de trabalho que trata sobre essa Lei. Os resultados são apresentados no Gráfico 3:

Gráfico 3-
Participação do arquivista na comissão/grupo de trabalho sobre a LGPD

Conforme os dados apresentados, do conjunto de 25 universidades que criaram comissão/grupo de trabalho voltado à aplicação da LGPD, 56% (n=14) contam com a participação de integrantes arquivistas, enquanto 44% (n=11) não possuem arquivistas em sua composição. Frente aos dados apresentados nos gráficos 2 e 3, é possível afirmar que das 27 universidades federais brasileiras pesquisadas, em 52% (n=14) há participação do arquivista na comissão/grupo de trabalho sobre a LGPD e em 48% (n=13) não há arquivista participando.

A situação de quase metade das comissões/grupos de trabalho não terem arquivistas integrando sua composição é um indício de que os assuntos referentes à LGPD ainda estão aquém de uma relação aproximada entre os conhecimentos arquivísticos em prol da proteção dos dados pessoais e sensíveis. É possível conjecturar que há uma ausência de conscientização das universidades federais sobre o potencial que o arquivista possui para auxiliar na aplicação da LGPD. Os conhecimentos e estratégias da gestão de documentos são subsídios que favorecem o tratamento e proteção de dados.

4.2 Planejamento e ações das universidades federais na aplicação da LGPD

Quanto ao terceiro e último questionamento, indagou-se sobre o estabelecimento, por parte dos setores de arquivo, de ações e procedimentos realizados em favor da proteção de dados pessoais e sensíveis, conforme dispõe a LGPD, concomitantemente, à gestão de documentos e à transparência pública da informação.

Algumas respostas não descreveram as ações e procedimentos solicitados, outras retornaram justificativas genéricas sobre o tema e, em alguns casos, não indicaram respostas para a questão. Depreende-se que essas características contribuem para indiciar que a aplicação da LGPD em consonância à LAI e à gestão de documentos é uma temática a ser melhor explorada por essas instituições e pelos seus setores de arquivo.

Do conjunto de 14 instituições que afirmaram a presença do arquivista em suas respectivas comissões/grupos de trabalho voltados à aplicação da LGPD, seis (UFES, UFMS, UFRJ, UFRGS, UFRN, UFS) responderam, denominadas como “Grupo A”, conforme síntese apresentada no Quadro 2. Quatro universidades (UFAM, UFPB, UFRPE, UNIR) não descreveram objetivamente ou, então, não apresentaram respostas. As quatro restantes (UFC, UFPA, UFSC, UnB) indicaram links que serão disponibilizados no Quadro 4.

Para a elaboração dos Quadros 2 e 3, as respostas recebidas foram relacionadas em duas categorias, definidas neste estudo para melhor compreensão das medidas desenvolvidas pelas universidades. As categorias são: “ações de conscientização/orientação”, cujo viés é o de reflexão, discussão, análise, orientação, conscientização e medidas organizacionais e de gestão relacionadas ao tema; e “procedimentos aplicados aos documentos”, pautada em medidas cuja aplicação está diretamente relacionada aos documentos arquivísticos.

Os itens relacionados nos Quadros 2 e 3 foram organizados para melhor visualização, sem possuir critérios hierárquicos de relevância, sequência de aplicação ou mesmo maior frequência de menção.

Quadro 2 -
Ações e procedimentos realizados pelos setores de arquivo das instituições que possuem arquivista nas suas respectivas comissões/grupos de trabalho sobre a LGPD

Ações de conscientização/orientação

Procedimentos aplicados aos documentos

Participação de arquivista em Comitê de Segurança da Informação (CSI); Discussões internas à unidade de arquivo a fim de compreender como conciliar a aplicação da LAI e da LGPD; Realização de reuniões com unidades que gerenciam dados pessoais; Discussões, orientações e esclarecimentos sobre a LGPD e LAI; Atendimento de normas emanadas pelo CSI, Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e Comissão Permanentes de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS); Produção de materiais e normas sobre a proteção de dados pessoais; Divulgação de material de orientação sobre níveis de acesso e classificação de sigilo de documentos produzidos em sistemas informatizados; Orientação aos usuários dos sistemas informatizados quanto à classificação e restrição de acesso aos documentos.

Revisão do levantamento documental da instituição a fim de analisar adequações à LGPD; Revisão dos modelos de documentos (para fins de cadastro, coleta e captura de dados); Modelagem de processos (identificando atividades que requeiram controles mais rígidos); Classificação de informações com base nos graus de sigilo da LAI, inclusive em sistemas informatizados; Adequação dos sistemas de negócio à proteção de dados pessoais; Adoção de rotinas e parâmetros voltados à utilização de dados pessoais; Averiguação de indivíduos que possuem autorização de acesso a documentos e informações pessoais e sensíveis; Assinatura de termo de confidencialidade pelos estagiários do setor de arquivo que lidam com os documentos; Concessão de acesso ou empréstimo de documentos e informações custodiados no setor de arquivo, apenas a servidores e unidades administrativas responsáveis, e ao titular dos dados pessoais; Restrição de acesso a peças documentais que contenham dados pessoais e informações sensíveis inseridas em sistemas informatizados; Anonimização e tarjamento de dados disponibilizados à consulta pública.

• Fonte: Dados da pesquisa.

Com relação às ações e procedimentos relacionados no Quadro 2, a busca pela conscientização da comunidade acadêmica quanto à gestão de documentos arquivísticos, à LAI e à LGPD, pode ser considerada um passo importante para uma consolidação da proteção dos dados pessoais. A partir do momento em que os envolvidos conhecem e compreendem a importância da proteção de dados pessoais e informações sensíveis, bem como sobre os procedimentos que permitem realizar o seu adequado tratamento, a cultura organizacional é favorecida neste sentido, repercutindo em resultados mais consistentes e duradouros.

Segundo o Guia de Boas Práticas para a LGPD do Governo Federal (Brasil, 2020), a adequação dos órgãos e entidades quanto à LGPD precisa levar em consideração uma transformação cultural, alcançando os níveis estratégico, tático e operacional. Essa transformação envolve considerar a privacidade dos dados pessoais desde a concepção de determinado serviço ou produto, além da promoção de ações de conscientização e respeito à privacidade dos dados pessoais durante a execução das atividades institucionais cotidianas.

De acordo com as respostas apresentadas no Quadro 2, constata-se que tanto aos acervos arquivísticos em meio não digital (custodiados pelos setores de arquivo) quanto aos documentos produzidos em sistemas informatizados, cada vez mais presentes na realidade das universidades federais e demais órgãos públicos, há atenção quanto a ações de restrição de determinadas informações e dados pessoais, assim como o controle de quem está autorizado a acessá-los.

Porém é preciso destacar que, da mesma forma que medidas restritivas devem ser observadas para que dados pessoais e sensíveis não sejam acessados indevidamente, torna-se essencial que haja uma intensificação da promoção da transparência à documentação pública (se necessário, utilizando tarjamento, produção de extratos dos documentos ou demais estratégias de anonimização). Observa-se que a promoção da transparência ativa não foi citada pelos integrantes do “Grupo A”.

Nesse sentido, indicia-se uma predominância do viés de restringir e controlar o acesso aos documentos arquivísticos públicos, mas não identificando, na mesma proporção, a descrição de iniciativas que demonstrem um expressivo fomento à transparência das informações e documentos.

No tocante às universidades que possuem arquivistas no seu quadro de pessoal sem integrar as comissões/grupos de trabalho voltadas à aplicação da LGPD, perfaz-se o conjunto de oito instituições, delimitado a quatro instituições (UFBA, UFG, UFMA, UFMG), aqui denominado “Grupo B”, pois citaram ações e procedimentos, cujas respostas foram sintetizadas no Quadro 3. Três universidades (UFMT, UFAC, UNIFAP) não descreveram ações e procedimentos e uma (UFPR) encaminhou um link para acesso ao website institucional referente à seção sobre a LGPD, a ser disponibilizado no Quadro 4.

Quadro 3 -
Ações e procedimentos realizados pelos setores de arquivo das instituições que não possuem arquivistas nas suas respectivas comissões/grupos de trabalho sobre a LGPD

Ações de conscientização/orientação

Procedimentos aplicados aos documentos

Vinculação do Serviço de Informação ao Cidadão (SIC) à estrutura organizacional do setor de arquivo; Orientações quanto à aplicação da LGPD; Promoção de cursos de capacitação sobre transparência ativa e passiva; Normatização sobre o tratamento de processos administrativos que contenham informações e dados restritos ou sigilosos; Normatização sobre o controle de acesso de documentos em sistema informatizado; Contribuições na elaboração de normas sobre o controle de acesso a documentos e informações restritas e sigilosas em sistema informatizado; Divulgação de materiais de orientação sobre LGPD e LAI.

Atuação no processo de publicação de dados abertos; Controle do acesso aos documentos e informações que contenham dados pessoais e pessoais sensíveis custodiados pelo setor de arquivo (acesso a pessoas autorizadas, aos titulares dos dados, para fins exclusivamente acadêmicos e de estudos, assim como para órgãos de pesquisa); Adoção de formulário de consentimento para acesso a dados pessoais e pessoais sensíveis por pesquisadores que frequentam o setor de arquivo.

• Fonte: Dados da pesquisa.

As respostas apresentadas no Quadro 3 demonstram algumas similaridades com as apresentadas no “Grupo A”, retratadas no Quadro 2. Em ambos os grupos de instituições, verifica-se a existência e predomínio de ações de orientação e divulgação sobre a LGPD e LAI, controle de acesso dos processos administrativos tramitados em sistemas informatizados, além da observância de procedimentos de restrição do acesso aos acervos custodiados pelos setores de arquivo.

No “Grupo B”, conforme Quadro 3, uma instituição informou ação relacionada à transparência ativa, importante medida para promover o acesso aos documentos e informações, assim como possibilitar o estabelecimento de procedimentos de anonimização (tarjamento, criação de extrato, cópia anonimizada etc.) antes de solicitações formais de informação à instituição. A transparência ativa permite que as universidades continuem atendendo aos preceitos da LAI, respeitando anonimizações que sejam necessárias pela LGPD. Além disso, essa estratégia minimiza o número de solicitações de acesso a documentos e informações, racionalizando rotinas, tempo e recursos dispensados a análises de solicitação de informação pontuais.

Entretanto, observa-se uma assimetria nas ações e procedimentos a depender de cada contexto organizacional em ambos os grupos. Há instituições que descrevem ações e procedimentos de forma mais detalhada, diversa e desenvolvida, enquanto outras são sucintas. Isso pode evidenciar que o desenvolvimento dessas atividades não ocorre de modo proporcional nas universidades, independentemente da atuação dos arquivistas nas comissões/grupos de trabalho sobre a LGPD.

A abordagem na presente pesquisa, focando a solicitação das informações aos setores de arquivo, também é fator que contribui para que, dispondo ou não de arquivistas atuando nas comissões/grupos de trabalho sobre a LGPD, sejam retratadas ações e procedimentos associados aos documentos arquivísticos.

Diante disso, torna-se necessário que novos estudos sejam desenvolvidos para analisar com maior profundidade as peculiaridades de cada instituição frente às ações e procedimentos desempenhados, bem como quais resultados oriundos das comissões/grupos de trabalho sobre a LGPD auxiliaram os setores de arquivo na proteção de dados pessoais e sensíveis, transparência da informação pública e gestão de documentos.

Quanto às instituições que não possuem arquivistas em seu quadro de pessoal, constituem um conjunto de quatro instituições. Duas (UFPI e UFSCAR), denominadas como “Grupo C”, descreveram ações e procedimentos, enquanto uma (UFAL) não apresentou resposta ao que fora solicitado e, ainda, uma (UFRR) disponibilizou minuta de política de proteção de dados pessoais (documento não analisado por não corresponder ao solicitado).

As ações e procedimentos descritos pelo “Grupo C” são as seguintes: revisão dos níveis de acesso dos processos administrativos de sistema informatizado; adoção de medidas de segurança definidas pela área de TI; controle do acesso aos documentos e dados pessoais custodiados pelo setor de arquivo.

Logo, diante do contexto apresentado, constata-se que, considerando o conjunto de 12 universidades que apresentaram respostas descrevendo ações e procedimentos voltados à LGPD, LAI e gestão de documentos, há algumas medidas em desenvolvimento que são convergentes aos três grupos analisados, com destaque para a revisão nos níveis de acesso a documentos e informações em sistemas informatizados, além de controle do acesso aos acervos custodiados pelos setores de arquivo. Porém o “Grupo C” não mencionou ações de conscientização/orientação sobre o tema.

Considerando os três grupos de instituições, depreende-se que há uma baixa frequência de indicações de ações relacionadas à promoção da transparência ativa, assim como de ações de revisão dos modelos de documentos produzidos institucionalmente a fim de coletar apenas dados pessoais e sensíveis que sejam estritamente necessários, pois ambas as atividades foram citadas somente uma vez nas respostas das universidades. Também não foi identificada menção a adequações à LGPD, de normas que tratam do acesso aos acervos arquivísticos custodiados pelos setores de arquivo das universidades, como por exemplo, as políticas de acesso aos acervos arquivísticos.

Há ausência, inclusive, de referência a procedimentos de classificação, avaliação e eliminação dos documentos arquivísticos (tanto em meio não digital quanto digital), considerando-se que são elementos indispensáveis para efetivar a destinação dos documentos e, consequentemente, dos diversos dados pessoais e sensíveis que neles podem estar contidos.

Para além das 12 instituições que descreveram ações e procedimentos, e de nove que não apresentaram respostas ao terceiro questionamento (ou justificaram a resposta sem atender ao que fora solicitado), restaram seis universidades (UFC, UFPA, UFPR, UFRR, UFSC, UnB) que apresentaram links de acesso aos seus websites institucionais, direcionando para as seções referentes à LGPD. No caso da UFRR, conforme já mencionado, fora encaminhada uma minuta de política de proteção de dados pessoais da instituição, contendo diretrizes sobre o tema, mas não se enquadrando como objeto de análise no âmbito do presente estudo.

Os links que foram disponibilizados pelas instituições são apresentados no Quadro 4.

Quadro 4 -
Links de acesso aos websites institucionais com informações sobre a LGPD

Universidade	Link de acesso à seção referente à LGPD
UFC	https://lgpd.ufc.br/pt/
UFPA	https://portal.ufpa.br/index.php/ultimas-noticias2/13208-plano-de-conformidade-da-ufpa-as-diretrizes-da-lei-geral-de-protecao-de-dados-lgpd-e-aprovado
UFPR	https://lgpd.ufpr.br/portal/lgpd-na-ufpr/
UFSC	https://lgpd.ufsc.br/portarias/
UnB	https://protecaodedados.unb.br/institucional/governanca

• Fonte: Dados da pesquisa.

Ao observar os conteúdos apresentados por meio desses links, as páginas web institucionais que tratam sobre a LGPD dispõem de uma extensa e diversa relação de informações e documentos sobre a proteção de dados pessoais, destacando-se: portarias de designação dos comitês/grupos de trabalho sobre a LGPD; acórdãos e relatórios de auditoria do Tribunal de Contas da União (TCU) sobre adequação à LGPD pela instituição; informações sobre os designados como controladores e o encarregados pelos dados pessoais das universidades; guias e normas sobre a LGPD; materiais de capacitação; orientações para o tratamento de dados pessoais; plano de conformidade à proteção de dados pessoais; notícias sobre a LGPD; e assim por diante.

Considerando a multiplicidade, bem como a grande quantidade de informações e documentos encontrados em cada website institucional, avaliou-se que a sua análise demanda um estudo específico a este fim, além de metodologia adequada e, portanto, não incluída no escopo da presente pesquisa.

O cenário apresentado remete para a necessidade do desenvolvimento de estudos contínuos e periódicos que avaliem os tópicos mencionados nesta pesquisa, como: quais contribuições as comissões/grupos de trabalho sobre a LGPD produziram para a área de arquivos em cada instituição? Em que medida as ações e procedimentos descritos pelas universidades estão efetivamente sendo aplicados? A qualidade na aplicação das ações e procedimentos, assim como os resultados alcançados, diferem de instituições que possuem comitê/grupo de trabalho sobre a LGPD contando com a atuação de arquivistas? Como ocorre o desenvolvimento das ações da gestão de documentos nas universidades que não contam com o cargo de arquivista?

No escopo delineado ao presente estudo, os dados coletados apontam que há medidas voltadas ao estabelecimento da LGPD em consonância à gestão de documentos e à transparência da informação pública, porém se limitando à parcela das universidades federais (12 das 27 universidades descreveram, objetivamente, ações e/ou procedimentos), mesmo passados cinco anos da sanção dessa Lei.

De acordo com o Guia de Boas Práticas para a LGPD do Governo Federal, quando dados pessoais e sensíveis integram documentos arquivísticos, as atividades de gestão de documentos (produção, recebimento, classificação, restrição de acesso, avaliação etc.) devem ser realizadas conjuntamente ao tratamento dos dados pessoais (Brasil, 2020). Embora sinalizando a concomitância entre a gestão de documentos e a aplicação da LGPD, o referido guia não apresenta metodologia específica a essa finalidade. Proposições oriundas da área da Arquivologia tornam-se, assim, relevantes para essa tarefa.

Ademais, os setores de arquivo cumprem uma função importante na proteção, custódia e acesso a diversos acervos arquivísticos, tanto em meio não-digital quanto digital, que precisam ser adequadamente geridos, disponibilizados ao público, mas mantendo a proteção de determinados dados pessoais e sensíveis, portanto, requerendo uma interação com os dispositivos da LGPD.

A atuação dessas unidades, bem como dos arquivistas, mostra-se até o momento limitada e com um potencial de contribuição que precisa ser explorado para um atendimento adequado à proteção dos dados pessoais e sensíveis concomitante à gestão de documentos e à transparência da informação pública.

5 Considerações finais

Depreende-se das considerações apresentadas neste estudo que o tratamento de dados pessoais e sensíveis preconizado pela LGPD precisa ser convergente à gestão de documentos arquivísticos e à transparência da informação pública. Isso demanda que documentos e informações sejam disponibilizados à sociedade, mas com adoção de estratégias e procedimentos que protejam e restrinjam, mesmo que temporariamente, aqueles que possuem vieses que não os permitam ser de domínio público de forma irrestrita e ostensiva.

Em se tratando da atuação dos setores de arquivo das universidades federais, constata-se que do conjunto das 27 participantes da coleta de dados, apenas 12 relataram o desenvolvimento de ações e procedimentos voltados à aplicação da LGPD em consonância à gestão de documentos e à transparência da informação pública.

Neste sentido, destacam-se as ações de sensibilização/orientação, pois favorecem uma compreensão mais apurada da importância de proteger e tratar os dados pessoais e sensíveis para que sirvam a propósitos administrativos vigentes e sejam de conhecimento público. Assim, criam-se condições para o estabelecimento de uma cultura organizacional que preza pela proteção da privacidade dos indivíduos e pela garantia do direito ao acesso à informação pública.

No entanto, identificam-se desafios nas contribuições que a Arquivologia pode promover quanto à aplicação da LGPD. A ausência do cargo de arquivista em 15% das universidades, 44% das comissões/grupos de trabalho sobre a LGPD sem a participação desse profissional, ausência de ações e procedimentos desenvolvidos por determinados setores de arquivo, não indicação de procedimentos como classificação, avaliação e destinação como contribuição ao atendimento à LGPD são exemplos de que o conhecimento arquivístico ainda não é acessado.

Foram identificadas culturas organizacionais que não valorizam as atribuições do arquivista, uma vez que há universidades com longa trajetória, porém sem contar com a atuação desse profissional. Isso remete para questões como abertura de concursos para este cargo. No conjunto de 12 instituições que descreveram ações e procedimentos, somente UFES e UFRGS ofertam o curso de Arquivologia e possuem o cargo de arquivista na instituição com atuação na comissão/grupo de trabalho sobre a LGPD. A elas, somam-se a UFBA e UFMG, que indicaram ações e procedimentos, ofertam a graduação em Arquivologia, têm o cargo de arquivista, embora não inserido nas comissões/grupos de trabalho sobre a LGPD.

A partir desse recorte, destaca-se o desempenho de arquivistas como mediadores de conhecimento para capacitar os profissionais lotados em unidades administrativas e em setores de arquivo, visto que a gestão de documentos, bem como a aplicação da LAI e LGPD demandam padronização de processos, por isso, culminam em mudanças significativas na cultura organizacional. Vê-se como profícuo o desenvolvimento de tais atividades a ser desenvolvido por profissional que não só conheça a realidade da instituição e a represente, como também tenha amplo conhecimento dos fluxos informacionais, dos recursos tangíveis e intangíveis, resultando no estabelecimento de descarte e prazos de guarda adequados, classificação de informação restrita ou sigilosa, etc.

Outrossim, a criação e funcionamento de comissões e grupos de trabalho sobre a LGPD precisa ser periodicamente investigada a fim de identificar as possibilidades de sua atuação em prol de ações que considerem todo o ciclo de uso dos documentos arquivísticos, aprimorando os procedimentos até então instituídos. Os dados obtidos demonstram a possibilidade de alargamento das questões iniciais e novos estudos com o intuito de analisar as particularidades de cada instituição, a exemplo das contribuições das comissões/grupos que tratam da LGPD na cultura organizacional, avaliação da qualidade e efetividade das ações e procedimentos, quais resultados alcançados, entre outras.

Nesse processo de compreensão e estabelecimento das disposições preconizadas pela LGPD, é fundamental que os arquivistas e, por conseguinte, os demais profissionais que atuem nos setores de arquivo, garantam a adequada proteção dos dados pessoais e sensíveis e no respeito à vida privada, honra e imagem dos indivíduos, mantendo o protagonismo da gestão de documentos e da transparência da informação pública. Ademais, o contexto digital agregou celeridade na criação, compartilhamento e acesso às informações, dessa forma, as universidades devem convergir nas ações a fim de evitar má conduta ou inadequação no tratamento dos dados.

Quanto ao objetivo principal, depreende-se que ele foi atingido ao fornecer um panorama nacional de como a LGPD, após cinco anos de sua sanção, é atendida nas universidades federais sob a perspectiva de atuação da área arquivística. Acredita-se que a presente pesquisa, por se utilizar de instrumento investigativo direto, venha também a contribuir para revisão de práticas nas universidades federais, favorecendo à reflexão de que é necessário aperfeiçoar, gradativamente, as medidas de proteção dos dados pessoais e sensíveis.

Referências

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  » https://brapci.inf.br/index.php/res/v/150738

• 1
  Neste estudo, parte-se da concepção de que o termo privacidade contempla tanto os aspectos da vida privada quanto os aspectos da intimidade.
• 2
  “[...] informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável” (Brasil, 2018, cap. I, art. 5º, inc. I).
• 3
  “[...] dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural” (Brasil, 2018, cap. I, art. 5º, inc. II).
• 4
  A gestão de documentos é definida como “Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento” (Arquivo Nacional, 2005, p. 100).
• 5
  Setor de arquivo neste estudo é compreendido como a unidade organizacional responsável pela gestão de documentos arquivísticos, como por exemplo, o arquivo central, a unidade de arquivo, o arquivo institucional etc.

Disponibilidade de dados

Citações de dados

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO (MEC). Cadastro Nacional de Cursos e Instituições de Educação Superior - Cadastro e-MEC, Brasília: MEC, 2023.

Datas de Publicação

• Publicação nesta coleção
  05 Jul 2024
• Data do Fascículo
  2024

Histórico

• Recebido
  04 Out 2023
• Aceito
  19 Dez 2023