Análise das políticas de formação e desenvolvimento de coleções das bibliotecas de universidades federais brasileiras: ênfase na alocação de recursos financeiros destinados à compra de materiais informacionais

Analysis of the collection formation and development policies of brazilian federal university libraries: emphasis on the allocation of financial resources destined to the purchase of informational materials

Resumo:

Analisa 40 políticas de formação e desenvolvimento de coleções disponibilizadas em sites institucionais de bibliotecas universitárias brasileiras. Na análise, dá-se ênfase aos aspectos ligados à alocação de recursos financeiros destinados à compra de materiais informacionais, buscando, assim, aflorar discussões sobre o tema em nível nacional. A coleta dos documentos foi realizada em maio de 2022, e a análise ocorreu no período de maio a outubro do mesmo ano. Verificou-se que a etapa de aquisição de materiais informacionais, salvo poucas exceções, é apresentada de forma bastante resumida, em alguns casos limitando-se a informar que a aquisição pode ser realizada nas modalidades de compra, doação e permuta. Em nenhum dos documentos analisados foi mencionado o uso de fórmulas matemáticas e/ou estatísticas para realizar alocação de recursos financeiros destinados à compra de materiais informacionais, percebendo-se a existência de três principais situações, a saber: documentos que não mencionam a alocação de recursos financeiros destinados à compra de materiais informacionais; documentos que abordam, de forma generalizada, a alocação de recursos financeiros destinados à compra de materiais informacionais; documentos que evidenciam que a alocação de recursos financeiros não é atribuição da biblioteca. Conclui-se que, nos documentos analisados, as discussões sobre alocação de recursos financeiros destinados à compra de materiais informacionais é insípida e pouco contribui para o entendimento sobre como esses processos ocorrem nas bibliotecas de universidades federais brasileiras.

Palavras-chave: desenvolvimento de coleções; aquisição de documentos; alocação de recursos; gestão de bibliotecas; políticas de desenvolvimento de coleções

Abstract:

This article analyzes 40 policies for the formation and development of collections made available in institutional sites of Brazilian university libraries. In the analysis, emphasis is given to the aspects related to the allocation of financial resources for the purchase of informational materials, thus seeking to surface discussions on the theme at the national level. The collection of documents was conducted t in May 2022, and the analysis occurred in the period from May to October of the same year. It was found that the step of acquisition of informational materials, with few exceptions, is presented in a very summarized way, in some cases limiting itself to informing that the acquisition can be done in the modalities of purchase, donation, and exchange. None of the documents analyzed mentioned the use of mathematical and/or statistical formulas to allocate financial resources for the purchase of informational materials. Three main situations can be noticed: documents that do not mention the allocation of financial resources for the purchase of informational materials; documents that address, in a generalized way, the allocation of financial resources for the purchase of informational materials; documents that evidence that the allocation of financial resources is not a library assignment. We conclude that in the documents analyzed, the discussions about the allocation of financial resources for the purchase of informational materials are vague and contribute little to the understanding of how these processes occur in the libraries of Brazilian federal universities.

Keywords: collection development; document acquisition; resource allocation; library management; collection development policy

1 Introdução

A formação e desenvolvimento de coleções informacionais em bibliotecas é uma atividade de planejamento que exige dos envolvidos uma pluralidade de conhecimentos e expertises. Requer fixação de estratégias, prazos, delegação de responsabilidades, estabelecimento de metas, estudo, pesquisa, conhecimento da comunidade que está ou será afetada pela atividade fim.

Políticas de Formação e Desenvolvimento de Coleções (PDC) é uma convenção que ocorre comumente de forma escrita, visando definir ou refinar metas e objetivos para formar e desenvolver coleções de materiais informacionais em biblioteca, conforme a política educacional e administrativa da instituição na qual está inserida, mostrando-se um documento imprescindível para orientar a tomada de decisão. A PDC reúne diretrizes para todas as etapas que envolvem o desenvolvimento de coleções, como o estudo de comunidade, seleção, aquisição, avaliação, desbastamento, preservação e conservação.

Compreende-se a PDC como um documento com potencial para auxiliar na melhoria dos processos de alocação de recursos destinados à compra de materiais informacionais, haja vista a possibilidade de ensejar um desenho incremental sobre como os recursos devem ser alocados entre as partes interessadas. Alocação de recursos financeiros destinados à aquisição de materiais informacionais é a ação de destinar verbas para compra de livros, periódicos, mapas, CDs, DVDs, jornais e correlacionados.

O objetivo deste estudo foi analisar o plano de aquisição contido na política de desenvolvimento de coleções das bibliotecas universitárias brasileiras, enfatizando-se os aspectos ligados à alocação de recursos financeiros destinados à compra de materiais informacionais, buscando-se, assim, aflorar discussões sobre o tema.

Este artigo encontra-se composto de quatro seções, além da introdução: a seção intitulada Alocação de recursos financeiros destinados à compra de materiais informacionais, cujo foco é na política de desenvolvimento de coleções, enfatizando a alocação de recursos financeiros; os procedimentos metodológicos, caracterizando este estudo como de abordagem crítico-dialética e, quanto à finalidade ou aos propósitos, como descritivo; e a análise e a discussão dos dados, a conclusão e a lista de referências.

2 Alocação de recursos financeiros destinados à compra de materiais informacionais

Espera-se que a PDC funcione como “regras do jogo” e que, a partir dela, seja possível direcionar os desenvolvedores de coleções sobre quais procedimentos, metodologias e abordagens seguir, possibilitando estabelecer um acervo que atenda satisfatoriamente a comunidade a ser contemplada pela biblioteca. Outro ponto importante que vem ganhando destaque nos estudos voltados à PDC é a necessidade de que tais documentos tratem também das restrições orçamentárias (Salmerón-Pérez, 2013).

Sabe-se que as bibliotecas das universidades federais brasileiras atendem a uma infinidade de cursos de graduação, pós-graduação e atividades de extensão. A fim de garantir que as verbas sejam alocadas de forma equitativa entre os diferentes cursos, é necessário realizar um estudo aprofundado da comunidade, de suas necessidades informacionais, além de fatores externos à instituição, como preço das obras e dinamicidade da produção científica de determinada área.

A alocação de recursos financeiros para aquisição de materiais informacionais envolve destinar verbas para a compra de livros, periódicos, mapas, mídias físicas, digitais e outros itens relacionados, que atendam as necessidades informacionais da comunidade usuária dos serviços e produtos de informação de uma biblioteca. Williams e Schmidt (2008) observaram que muitas bibliotecas universitárias consideram vantajosa a utilização de fórmulas de alocação na distribuição equitativa das verbas disponíveis para compras de materiais informacionais. Em contrapartida, críticos defendem que o emprego de fórmulas para alocação de recursos pode gerar a compra de materiais especializados, enquanto materiais de interesse geral ou interdisciplinar são negligenciados.

As restrições orçamentárias representam uma grande barreira para o desenvolvimento pleno dos acervos e, nesse sentido, a alocação de recursos e o uso racional e equitativo das verbas se fazem necessários, além do atendimento das demandas informacionais, pela necessidade de prestação de contas à sociedade.

Em Paris (2007), é possível entender com clareza que a utilização de fórmulas para alocação de recursos em bibliotecas é complexo e envolve não somente questões matemáticas e escolha de variáveis, mas também políticas institucionais. Vale reforçar que elaborar, revisar ou alterar uma fórmula é atividade que deve envolver profissionais dentro e fora da biblioteca.

FuLong Wu e Shelfer (2007) consideram que a revisão e a adequação de fórmulas para alocação de recursos financeiros destinados à compra de materiais informacionais deveriam ser uma prática regular nas bibliotecas. Apontaram, ainda, para a necessidade de justificação das variáveis das fórmulas, e não a mera reprodução das variáveis já utilizadas em outras instituições. Segundo os autores, falta uma visão baseada em evidências para o estabelecimento de variáveis utilizadas nas fórmulas de algumas bibliotecas, e consideram necessário que um maior número de pesquisas empíricas sejam desenvolvidas, a fim de obter evidências que fundamentem o uso dessas variáveis.

Os autores supracitados alertam para o fato − no caso por eles estudado − de a política de desenvolvimento de coleções não abordar questões fundamentais ligadas à alocação de recursos, tornando nebuloso como as diretrizes para alocação realmente se refletem nas coleções (FuLong Wu; Shelfer, 2007).

3 Procedimentos metodológicos

Esta pesquisa, assume características de uma abordagem crítico-dialética (Martins; Theóphilo, 2018), embora não no sentido stricto dessa perspectiva. Ao passo em que se lança luz sobre assuntos pouco abordados e por muitos desconhecidos em território brasileiro, acredita-se na possibilidade de gerar novos conhecimentos e novos confrontos, novas antíteses, possibilidades de afirmações e negações. O método dialético predomina nesta pesquisa; portanto, com a finalidade de trazer novas contribuições ao tema, proporcionando avanços nas pesquisas, permitindo a novos pesquisadores a possibilidade de interação com a temática a partir do caminho aqui trilhado.

Quanto à finalidade ou aos propósitos, este estudo classifica-se como descritivo, pois visa descrever as características da realidade encontrada no cenário em que esta investigação foi desenvolvida (Vergara, 2009).

O site do e-Mec indicou que existem 68 universidades públicas federais brasileiras. Entre os dias 24 e 25 de maio de 2022, os sites dessas instituições foram visitados, e a busca recuperou 43 políticas de desenvolvimento de coleções de 42 diferentes instituições: quatro de instituições da região Centro-Oeste do país; nove na região Nordeste; sete na região Norte; 12 na região Sudeste; e dez na região Sul. Destaca-se que na Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) localizaram-se duas políticas de desenvolvimento de coleções: uma atribuída à biblioteca da Escola de Administração e outra à biblioteca de Biociências.

A PDC da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG) determina que “[...] cada biblioteca da unidade institua sua política interna de desenvolvimento de acervo [...]” (Universidade Federal de Minas Gerais, 2015, p. 20). Contudo, as demais políticas da UFMG não foram localizadas e, para efeitos deste estudo, considerou-se o documento publicado como Portaria n. 2, de 6 de fevereiro de 2015, da UFMG.

Após a leitura integral dos 42 documentos, optou-se por retirar da amostra aqueles recuperados no site da Universidade Federal de Rondônia (UNIR) e da Universidade Federal da Integração Latino-Americana (UNILA). No caso da UNIR, por se tratar de um documento muito específico que cobre somente uma hemeroteca digital daquela instituição e não representa, portanto, a instituição em sua totalidade. No caso da UNILA, optou-se pela retirada do documento, por se tratar de uma publicação que resume a política de desenvolvimento de coleções da instituição; logo, não se caracteriza como um documento que atende aos requisitos deste estudo. Na UFRGS, a análise dos documentos recuperados foi mantida, mesmo que se refiram a bibliotecas específicas e não ao sistema de bibliotecas como um todo. Essa escolha foi feita devido à cobertura abrangente desses documentos, que englobam mais de uma biblioteca dentro da instituição e tratam, em alguns casos, de aspectos gerais relacionados às bibliotecas.

Destaca-se, ainda, que, no caso da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO), trabalhou-se com a minuta da Política de Formação e Desenvolvimento de Coleções da instituição, uma vez que o documento definitivo não foi localizado. Assim, ao todo, 40 documentos de 39 instituições federais brasileiras foram analisados; ou seja, 57% das bibliotecas de universidades federais brasileiras estão representadas neste estudo, mediante a PDC recuperada em seus respectivos sites institucionais.

Por fim, destaca-se que a análise aqui empreendida não trata de periódicos.

4 Análise/discussão

Para efeitos deste estudo, entende-se que Políticas de Formação e Desenvolvimento de Coleções (PDC) é um documento que normalmente se apresenta de forma escrita e que tem como objetivo definir ou aprimorar metas e objetivos para a formação e desenvolvimento das coleções de materiais informacionais em uma biblioteca. Esta política deve estar alinhada com as diretrizes educacionais e administrativas da instituição à qual pertence. A elaboração de uma PDC obedece a algumas diretrizes gerais, mas deve ser personalizada de modo que possa atender às especificidades da biblioteca para a qual ela foi desenvolvida.

Nesse sentido, as variações entre os documentos não são apenas possíveis, mas também necessárias, pois devem refletir as particularidades vivenciadas em cada biblioteca. Elas ocorrem, inclusive, no título do documento; há, por exemplo, documentos que são intitulados como ”Plano de atualização dos acervos”, outros utilizam “Política de Desenvolvimento de Coleções”. Em alguns casos, a PDC é parte das regras de funcionamento de um determinado sistema de bibliotecas; ou seja, não se constitui um documento à parte, mas sim diretrizes que figuram em formas de capítulos, artigos e incisos dentro de uma resolução maior que trata de diversos aspectos relacionados ao funcionamento de um sistema de bibliotecas. Contudo, tais variações não prejudicaram a observação dos pontos de interesse deste artigo, que priorizou o plano de aquisição contido nos documentos recuperados, dando ênfase nos aspectos ligados à alocação de recursos financeiros destinados à compra de materiais informacionais.

Inicialmente, buscou-se identificar se, independente da nomenclatura − capítulo, seção, artigo, subseção − existe nos documentos uma parte para tratar especificamente da aquisição de materiais informacionais. Em 34 (85%) dos 40 documentos analisados, identificou-se uma parte específica para a aquisição; contudo, a profundidade com a qual a etapa é abordada nesses documentos sofre grandes variações. Há casos em que a parte destinada à aquisição é reservada somente para definir quais são as modalidades com as quais se trabalha na biblioteca e/ou para citar o número da lei em vigor durante a etapa de licitação para compra de material informacional.

A aquisição de materiais informacionais, com base na literatura científica, envolve procedimentos e atribuições que lhes são próprias e distintas de outras etapas do desenvolvimento de coleções. Contudo, durante a análise dos documentos, nem sempre foi possível observar com clareza essas distinções, inferindo-se que algumas instituições optam por não realizar uma separação tão brusca entre as diferentes etapas da PDC. Tal fato é percebido, por exemplo, em PDC no qual se atribui ao responsável pela seleção de materiais informacionais a análise de pedidos para compra, papel a ser desempenhado, a princípio, pela pessoa responsável pela aquisição. Ocorre também casos em que cabe ao setor de aquisição estabelecer critérios para seleção de materiais informacionais.

Nem todas as bibliotecas universitárias brasileiras desfrutam de recursos humanos suficientes para designar um ou mais profissionais para desenvolver atividades ligadas a uma única etapa da formação e desenvolvimento de coleções. O cenário mais comum aponta para equipes formadas por poucos profissionais que respondem por todas as etapas do processo. A praxe de trabalho desses profissionais pode sofrer alterações, conforme a realidade da instituição na qual estão inseridos, dependendo também da quantidade e variedade das atividades que desempenham. Daí, então, a PDC torna-se um reflexo dessas rotinas, nem sempre realizadas de forma estritamente separadas.

Uma lista de prioridades para aquisição de materiais informacionais favorece a otimização dos recursos financeiros, pois indica o que de fato é essencial para o acervo da biblioteca e, além disso, contribui para o crescimento ordenado das coleções. Outra vantagem de estabelecer prioridades para aquisição é a possibilidade de discernir entre o necessário e o desejável para as coleções. Ao elaborar uma lista de prioridades, a equipe responsável pela elaboração da PDC tem a possibilidade de refletir sobre essas questões e ordená-las segundo a sua própria realidade.

Uma lista contendo especificamente as prioridades para a aquisição de materiais informacionais foi encontrada em 21 (52,5%) dos 40 documentos analisados. Há ainda três situações consideradas casos especiais, pois, embora a PDC não estabeleça critérios de prioridades para aquisição de materiais informacionais, é necessário destacar que nessas instituições a biblioteca funciona como intermediária no processo de compra; ou seja, a definição do que será adquirido ocorre em setores externos à biblioteca.

Ainda sobre o estabelecimento de prioridades e critérios para aquisição de materiais informacionais, foi possível identificar sete (17,5%) documentos estabelecem critérios, mas não mencionam prioridades para aquisição; nove (22,5%) documentos não estabelecem critérios nem prioridades para aquisição.

A ausência de prioridades pode ser danosa ao processo decisório diante, por exemplo, de situações em que os recursos financeiros sejam insuficientes para adquirir todos os materiais informacionais da lista de desiderata, levantando à possibilidade de que a tomada de decisão ocorra de forma subjetiva e/ou pouco eficiente. Em contrapartida, o estabelecimento de prioridades, pode otimizar o processo de tomada de decisão, embora não seja capaz de conferir total objetividade necessária para lidar com a aquisição de materiais informacionais.

Com base nas listas de prioridades identificadas em 21 PDC, identificou-se, em síntese, a preocupação das bibliotecas em priorizar a aquisição de materiais informacionais referentes às bibliografias básicas e complementares dos cursos, especialmente os de graduação, sendo que os critérios normativos do Ministério da Educação (MEC) são frequentemente destacados. Observou-se ainda a constância com que outros aspectos estão sendo priorizados nas instituições. Quais sejam:

1. a) reposição de obras perdidas ou danificadas (cinco instituições);

2. b) assinatura de periódicos (cinco instituições);

3. c) cursos que receberam nota baixa em avaliações do MEC (três instituições);

4. d) materiais para dar suporte técnico (três instituições).

Estabelecer prioridades para aquisição de materiais informacionais parece ser necessidade aceita nas instituições, pois uma lista de prioridades foi encontrada em 21 (52,5%) documentos. Contudo, aqui não se defende a elaboração da lista de prioridades como suficiente para resolver problemas com alocação de recursos, mas sim uma etapa importante nessa destinação, pois as aquisições consideradas prioridades podem, por exemplo, receber pesos diferenciados nas fórmulas de alocação, caso a biblioteca opte por trabalhar com elas.

Alocar recursos para aquisição de materiais informacionais parece uma tarefa inevitável dentro de uma biblioteca, por mais que se disponha de grande quantidade de recursos financeiros. No entanto, não fica claro, mediante leitura da maior parte das políticas de desenvolvimento de coleções coletadas para esta pesquisa, como a alocação é feita.

Entre as exceções, cita-se a Universidade de Brasília (UnB), que, além de estabelecer prioridades para aquisição, orienta como os recursos devem ser distribuídos. “O atendimento dos pedidos de compra devem seguir as seguintes prioridades: (a) compra de bibliografias básicas e complementares das disciplinas e programas de pesquisa; (b) atualização do acervo e sugestões de usuários; (c) reposição de acervo. ” (Universidade de Brasília, 2020, p. 19).

Estabelece ainda que:

1. a) 50% do orçamento para compra de bibliografia básica dos cursos de graduação a serem avaliados pelo MEC;

2. b) 30% para bases multidisciplinares;

3. c) 10% para bibliografias de cursos de pós-graduação;

4. d) 5% para bibliografia complementar de cursos de graduação a serem avaliados pelo MEC;

5. e) 5% para atualização do acervo (Universidade de Brasília, 2020, p. 20).

A PDC da UnB explica que a instituição trabalha com orçamento específico para aquisição de material bibliográfico e que os valores dos recursos financeiros destinados a essa finalidade são estabelecidos anualmente. Assim, ao tomarem ciência do valor que será recebido, a distribuição ocorre, conforme descrito no trecho supracitado. Cursos porventura não avaliados pelo MEC também podem ser contemplados com a compra de materiais informacionais; no entanto, é responsabilidade da unidade acadêmica fornecer recursos financeiros para tal (Universidade de Brasília, 2020).

Na PDC da Universidade Federal do Pará (UFPA), também foram localizadas instruções sobre distribuição dos recursos, embora não estabeleça percentuais. “Caso os recursos financeiros disponíveis sejam insuficientes para adquirir todo o material necessário, opta-se por adquirir o maior número de títulos em quantidades menores de exemplares, visando abranger maior número de áreas. ” (Universidade Federal do Pará, 2019, p. 14). Trata-se de uma instrução breve, mas considerada um avanço diante da inexistência de qualquer outra informação sobre o assunto, a exemplo do que ocorre em muitas PDCs.

Ainda sobre a distribuição dos recursos financeiros destinados à compra de materiais informacionais, localizou-se, na PDC da Universidade Federal Rural da Amazônia (UFRA), a seguinte informação “[...] os recursos para compra de obras estão propostos no PDI da UFRA [...]” (Universidade Federal Rural da Amazônia, 2018, p. 4). O documento anteriormente citado também destaca que os recursos financeiros “[...] serão distribuídos entre as bibliotecas, proporcionalmente ao número de discentes por curso de cada campus ou de acordo com novas demandas a partir da criação de novos cursos [...]” (Universidade Federal Rural da Amazônia, 2018, p. 4).

A PDC da UFRA é sucinta em relação à alocação dos recursos, mas permite identificar dois critérios que a instituição coloca em evidência. O primeiro é o quantitativo de discentes matriculados nos cursos e o segundo é a existência de cursos novos.

A PDC da Universidade Federal de Alagoas (UFAL) estabelece que os recursos financeiros sejam distribuídos prioritariamente para os cursos de graduação:

[...] cursos de graduação em Processos de Protocolo de Compromisso; Cursos de graduação recém criados; Cursos de graduação em processo de reconhecimento; Cursos de graduação em processo de renovação de reconhecimento e Bibliografia básica e complementar dos cursos de graduação (Universidade Federal de Alagoas, 2018, p. 5).

O documento citado complementa ainda que:

[...] em caso de insuficiência de recursos orçamentários, a compra de material bibliográfico para a pós-graduação (especialização, mestrado e doutorado), deverá ser custeada pelo próprio curso, como também a definição de seus critérios e prioridades deverão ser atribuições dos coordenadores dos mesmos (Universidade Federal de Alagoas, 2018, p. 5).

No caso da PDC da Universidade Federal da Bahia (UFBA), percebe-se que o assunto é tratado de forma generalizada. O documento indica que um plano sistemático e racional de desenvolvimento de coleções é fundamental para a alocação do orçamento. Também menciona a necessidade de realizar ações planejadas para garantir o uso criterioso de recursos financeiros e pontua ainda que a alocação do orçamento requer “[...] ideias claras, conhecimento dos assuntos das disciplinas; seguir ordem de prioridade, procurar avaliar os parâmetros (idiomas, data) [...]” (Universidade Federal da Bahia, 2010, p. 12).

Com a lista de prioridades para compras, é possível identificar o que deve ser privilegiado, contudo não substitui a necessidade de discorrer e sempre que possível detalhar como os recursos devem ser aplicados. Ou seja, a existência de uma lista com critérios de seleção não dispensa a necessidade de uma lista de prioridades para compra, que por sua vez, não dispensa a existência de instruções sobre como alocar os recursos financeiros. Portanto, a PDC é um todo que deve ser formado por pequenas, porém importantes partes que, juntas, tornam o documento completo.

Na PDC da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE), é possível encontrar a seguinte informação:

[...] os recursos financeiros serão distribuídos mediante planejamento das necessidades levantadas pelas bibliotecas, setorial e central, para atualização da bibliografia básica e complementar registrados no volume orçamentário a ser indicado na Lei Orçamentária Anual (LOA), sendo cadastrado anualmente no Plano de Ações Institucionais (PAI), alinhado ao Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) e ao Plano Estratégico Institucional (PEI) (Universidade Federal de Pernambuco, 2019, p. 6).

Ainda no documento supracitado, tem-se que: “Em caso de escassez de recursos, a CADOP será convocada para analisar, baseando-se nas técnicas da Bibliometria. ” (Universidade Federal de Pernambuco, 2019, p. 6). A saber, CADOP refere-se à Comissão de Avaliação e Descarte de Obras Patrimoniáveis da UFPE.

Na PDC da Universidade Federal de Lavras (UFLA), informa-se que a compra deverá adotar os mesmos critérios para a seleção de materiais informacionais; quanto ao documento da Universidade Federal Fluminense (UFF) observa-se que “[...] à SPDC caberá a adequação das solicitações à verba disponível [...]” (Universidade Federal Fluminense, 2017, p. 15). Dentre os objetivos específicos da PDC da Universidade Federal de São João Del Rei (UFSJ), consta: “[...] gerenciar os recursos financeiros de acordo com necessidades específicas de cada curso [...]” (Universidade Federal de São João Del Rei, 2021, p. 13). Observam-se, nos documentos supramencionados, direcionamentos gerais sobre a alocação de recursos financeiros destinados à compra de materiais informacionais.

No caso da PDC da UFMG, foi possível extrair a seguinte informação:

[...] a verba destinada à aquisição de material bibliográfico para suprir as necessidades dos cursos na UFMG, prevista no orçamento da Universidade, será distribuída para as unidades acadêmicas por cotas estabelecidas de acordo com critérios apresentados em estudo, realizado pela Biblioteca Universitária (Universidade Federal de Minas Gerais, 2015, p. 6).

Trata-se de uma informação importante, a qual revela que a biblioteca realiza estudos para decidir sobre a alocação de recursos financeiros. Informe semelhante acontece também no documento analisado da Universidade Federal dos Vales do Jequitinhonha e Mucuri (UFVJM), em que “[...] os recursos destinados à aquisição do acervo serão alocados conforme orientação do Sisbi [...]” (Universidade Federal dos Vales do Jequitinhonha e Mucuri, 2021, p. 8).

Observaram-se casos nos quais a PDC menciona que cada curso existente na instituição é responsável por garantir o orçamento para compra do material informacional que lhes são de interesse, e, nesses casos, não cabe à biblioteca alocar recursos financeiros. É o caso, por exemplo, da Universidade Federal de Pelotas (UFPEL), que pontua: “A aquisição de material bibliográfico, de periódicos, renovações de coleções correntes, será realizada com orçamento próprio do curso, sendo encaminhado para UGR da Coordenação de Biblioteca. ” (Universidade Federal de Pelotas, 2019, p. 3).

Outro caso que chama atenção é o da PDC da Universidade Federal do Paraná (UFPR), que diz: “[...] o SiBi direciona seus recursos de forma sustentável e com políticas afirmativas tendo, assim, uma gestão responsável para que suas atividades contribuam no desenvolvimento de uma sociedade igualitária [...]” (Universidade Federal do Paraná, 2013, p. 10).

Quanto aos recursos, o trecho supracitado não se limita a recursos financeiros, mas sugere que a sua totalidade é distribuída com base em políticas afirmativas; contudo, o documento assim como outros apresentados aqui, não esclareceu o procedimento.

No caso da PDC da Universidade Federal do Ceará (UFC), “Cabe à Biblioteca Universitária informar anualmente à Pró-Reitoria de Planejamento o valor dos recursos necessários para a compra de material bibliográfico [...]” (Universidade Federal do Ceará, 2016, p. 8); porém, não fica claro como os recursos financeiros são distribuídos, caso não sejam suficientes para atender toda a demanda.

Em 33 (80,5%) dos 40 documentos analisados, encontrou-se, entre os objetivos, finalidades e/ou princípios das políticas de desenvolvimento de coleções, a exposição clara e direta da necessidade de desenvolver coleções equilibradas a partir da adoção de critérios racionais. É comum a existência de frases de sentido semelhante e até mesmo repetidas; por exemplo: “permitir o crescimento racional e equilibrado do acervo” ou “atualizar a coleção de forma racional e equilibrada”. Percebe-se então que a necessidade de desenvolver coleções de forma equilibrada e racional é compreendida e aceita em muitas instituições, embora os procedimentos utilizados para alcançar esses objetivos não estejam totalmente descritos nos documentos aqui analisados.

Outro ponto que merece ser discutido é a divulgação das PDC. Considerando as 68 instituições que compreendem o universo desta pesquisa, foi possível recuperar 40 (58,82%) documentos, sendo duas de uma mesma instituição. Esperava-se recuperar PDC em todas as instituições, mas, ainda assim, os dados são insuficientes para afirmar que entre as instituições onde os documentos não foram recuperados não há PDC. Isto porque:

1. a) instituições criadas recentemente ainda podem estar em processo de elaboração de suas próprias políticas;

2. b) a busca realizada no site pode não ter recuperado a política, embora ela esteja disponível;

3. c) falha nas estratégias de busca (os documentos podem ter sido disponibilizados por outros meios/canais que não foram contemplados nesta investigação ou podem ter sido elaborados com outros nomes que impediram a sua recuperação por parte dos autores deste trabalho).

Em relação à data, não há na literatura científica uma periodicidade exata utilizada para atualizar a PDC de uma instituição. Porém, considerando que, em teoria, se trata de um documento, visando direcionar a rotina de quem trabalha com formação e desenvolvimento de coleções, e considerando ainda a dinamicidade de fatores externos e internos envoltos na atividade, existem recomendações para que a PDC seja atualizada a cada dois anos.

A realidade constatada nos documentos analisados foge à periodicidade sugerida e verificou-se predominantemente PDC com idade superior a três anos; ou seja, 23 (57,5%) dos documentos analisados foram elaborados há mais de três anos.

Também chamou atenção, entre os documentos analisados, a forma como a etapa de aquisição é entendida nas bibliotecas. Em alguns documentos, a aquisição é entendida como uma etapa intelectual, estratégica, em que se tomam decisões, ou seja, possui poder decisório. Em outros documentos, a aquisição parece ser entendida como algo puramente administrativo, apenas faz cumprir o que foi decidido na etapa de seleção.

É comum, na literatura científica sobre formação e desenvolvimento de coleções, que a aquisição de materiais informacionais seja classificada nas modalidades de compra, doação ou permuta. A PDC da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS) se refere ao recebimento de materiais por comodato.

O Comodato tem previsão nos artigos 579 a 585 do Código Civil Brasileiro, é considerado um contrato unilateral, pois apenas uma das partes tem obrigações, e gratuito, onde uma pessoa, chamada de comodante, entrega a outra, ou comodatário, coisa infungível, ou seja, que não pode ser substituída, para que seja utilizada por um certo tempo e depois devolvida (Brasil, [2015?]).

O PDC da UFFS não chega a afirmar que o comodato é uma modalidade de aquisição, todavia trata sobre o recebimento de materiais informacionais nesses termos. De todo modo, envolve uma discussão interessante que não se configura como tema central deste artigo, mas possui caráter transversal. Em nenhuma outra PDC analisada o comodato apareceu como uma possibilidade para a instituição receber materiais informacionais, talvez por se tratar de uma modalidade de empréstimo mais comum entre particulares e não entre entidades públicas.

O PDC da Universidade Federal do Rio Grande (FURG) menciona a modalidade de aquisição por captura. Durante a análise dos 40 documentos coletadas, também foi a única vez em que apareceu a captura de materiais informacionais como uma modalidade de aquisição. “A modalidade captura é utilizada para materiais digitais coletados a partir de fontes com acesso aberto [...]” (FURG, 2020, p. 8). No documento supramencionado ainda consta que “[...] na modalidade captura deverão ser considerados os critérios gerais de seleção, quando aplicáveis, e o formato digital compatível com o ARGO. ” (Universidade Federal do Rio Grande, 2020, p. 5).

5 Considerações finais

Observou-se, entre os documentos aqui analisados, que a política da UnB é a mais específica quanto ao modo de realizar a alocação dos recursos. Nos demais documentos, três principais situações foram percebidas:

1. a) documentos que não mencionam a alocação de recursos financeiros destinados à compra de materiais informacionais;

2. b) documentos que se referem de forma generalizada sobre a alocação de recursos financeiros destinados à compra de materiais informacionais;

3. c) documentos que pontuam que a alocação de recursos financeiros não é atribuição da biblioteca, pois cada curso e/ou unidade informacional é responsável por conseguir os recursos necessários para compra de materiais informacionais que os atendam.

Algumas ressalvas são importantes:

1. a) a análise aqui empreendida não trata de periódicos;

2. b) as informações levantadas se referem aos documentos analisados e não às instituições. Logo, é possível que algumas instituições trabalhem com métodos para alocação de recursos financeiros destinados à compra de materiais informacionais, mas não os tenha documentado em suas respectivas políticas de desenvolvimento de coleções.

Nos documentos analisados, não foi possível encontrar fórmulas matemáticas e/ou estatísticas de alocação para compra de materiais informacionais. O mais próximo que se chegou de uma fórmula foi na PDC da UFT, que sinaliza ser necessário somar pesos para definir como será feita a inserção de periódicos no acervo da biblioteca. Contudo, esta pesquisa não abrange utilização de fórmulas para aquisição de periódicos e, além disso, o apêndice mencionado na citação não consta no documento. Também se verificou que, em algumas das PDC, havia menção à reserva de recursos orçamentários exclusivos para cursos novos ou em algum processo de avaliação pelo MEC e somente na PDC da UnB foi encontrado esse tipo de reserva.

Com base nos documentos analisados, identificou-se que questões ligadas à alocação de recursos financeiros para compra de materiais informacionais é um assunto pouco abordado e, quando ocorre, é predominantemente de modo generalizado, à exceção da política da UnB, que apresenta mais detalhes.

A realidade identificada dificulta a obtenção de informações sobre como as bibliotecas das universidades federais brasileiras realmente alocam recursos financeiros destinados à compra de materiais informacionais. Possivelmente existam processos registrados em outros documentos que não a PDC, mas isso, além de tornar a coleta de informações ainda mais complicada, também gera uma dispersão de informações.

Estabelecer prioridades para aquisição de materiais informacionais tende a facilitar o processo de tomada de decisão sobre como os recursos devem ser alocados, mas não exime da necessidade de abordar a sua alocação de modo mais específico. Entender como os recursos financeiros são distribuídos para os diferentes cursos é conhecer como o dinheiro público tem sido aplicado, além de conferir ao cidadão o direito de acompanhar e fiscalizar o procedimento com transparência.

Parecer de avaliação

O parecer de avaliação deste artigo está disponível em: https://seer.ufrgs.br/index.php/EmQuestao/article/view/129400/89692

Referências

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Datas de Publicação

• Publicação nesta coleção
  27 Nov 2023
• Data do Fascículo
  2023

Histórico

• Recebido
  14 Jan 2023
• Aceito
  10 Jul 2023