Sistema Informatizado de Gestão Arquivística |
Existência de sistemas informatizados com requisitos definidos pela arquivística (Modelos de especificação de requisitos para a gestão arquivística de documentos digitais). |
Penteado (2015PENTEADO, P. Gestão de documentos de arquivo na administração pública em Portugal: experiência e desafios. Acervo, Rio de Janeiro, v. 28, n. 2, p. 121-133, nov. 2015.); Cardoso et al. (2019CARDOSO, L. G. et al. As políticas de arquivo para documentos físicos e nato-digitais nas universidades federais brasileiras. Acervo, Rio de Janeiro, v. 32, n. 1, p. 64-74, abr. 2019.); e Lima, Schäfer e Seiffert (2020LIMA, E. S.; SCHÄFER, M. B.; SEIFFERT, C. C. Gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos nos Ministérios Brasileiros. Ágora: Arquivologia em debate, Florianópolis, v. 30, n. 61, p. 578-598, 30 jun. 2020.). |
Normatização da gestão arquivística de documentos digitais |
Existência de política ou programa de gestão de documentos arquivísticos digitais, a respeito de criação, acesso, avaliação e armazenamento. |
Lima, Schäfer e Seiffert (2020LIMA, E. S.; SCHÄFER, M. B.; SEIFFERT, C. C. Gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos nos Ministérios Brasileiros. Ágora: Arquivologia em debate, Florianópolis, v. 30, n. 61, p. 578-598, 30 jun. 2020.); Chikomba, Rodrigues e Ngoepe (2020CHIKOMBA, A.; RODRIGUES, A.; NGOEPE, M. Management of digital records in selected financial services parastatals in Zimbabwe. Information Development, [s.l.], v. 37, n. 2, p. 1-13, mar. 2020.). |
Existência de diretrizes de gestão de documentos digitais, como criação, acesso, avaliação e armazenamento. |
Chikomba, Rodrigues e Ngoepe (2020CHIKOMBA, A.; RODRIGUES, A.; NGOEPE, M. Management of digital records in selected financial services parastatals in Zimbabwe. Information Development, [s.l.], v. 37, n. 2, p. 1-13, mar. 2020.). |
Existência de padrões de gestão de documentos digitais, como criação, acesso, avaliação e armazenamento. |
Chikomba, Rodrigues e Ngoepe (2020CHIKOMBA, A.; RODRIGUES, A.; NGOEPE, M. Management of digital records in selected financial services parastatals in Zimbabwe. Information Development, [s.l.], v. 37, n. 2, p. 1-13, mar. 2020.). |
Avaliação documental |
Existência de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). |
Lima, Schäfer e Seiffert (2020LIMA, E. S.; SCHÄFER, M. B.; SEIFFERT, C. C. Gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos nos Ministérios Brasileiros. Ágora: Arquivologia em debate, Florianópolis, v. 30, n. 61, p. 578-598, 30 jun. 2020.). |
Produção de listagens de eliminação de documentos. |
Lima, Schäfer e Seiffert (2020LIMA, E. S.; SCHÄFER, M. B.; SEIFFERT, C. C. Gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos nos Ministérios Brasileiros. Ágora: Arquivologia em debate, Florianópolis, v. 30, n. 61, p. 578-598, 30 jun. 2020.). |
Armazenamento de documentos |
Obrigatoriedade na adoção de Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), que seja certificado (modelo OAIS) e auditável (norma ISO 16363:2012) |
Penteado (2015PENTEADO, P. Gestão de documentos de arquivo na administração pública em Portugal: experiência e desafios. Acervo, Rio de Janeiro, v. 28, n. 2, p. 121-133, nov. 2015.); , Schäfer e Seiffert (2020). |
Desenvolvimento de repositórios de memória arquivística a nível nacional. |
Penteado (2015PENTEADO, P. Gestão de documentos de arquivo na administração pública em Portugal: experiência e desafios. Acervo, Rio de Janeiro, v. 28, n. 2, p. 121-133, nov. 2015.). |
Difusão e Acesso |
Existência de plataforma arquivística de acesso e difusão de documentos. Exemplos: ICA-Atom, Archives Portal Europe e Europeana. |
Penteado (2015PENTEADO, P. Gestão de documentos de arquivo na administração pública em Portugal: experiência e desafios. Acervo, Rio de Janeiro, v. 28, n. 2, p. 121-133, nov. 2015.); Lima, Schäfer e Seiffert (2020LIMA, E. S.; SCHÄFER, M. B.; SEIFFERT, C. C. Gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos nos Ministérios Brasileiros. Ágora: Arquivologia em debate, Florianópolis, v. 30, n. 61, p. 578-598, 30 jun. 2020.). |
Preservação digital |
Existência de política e projetos de preservação digital. |
Penteado (2015PENTEADO, P. Gestão de documentos de arquivo na administração pública em Portugal: experiência e desafios. Acervo, Rio de Janeiro, v. 28, n. 2, p. 121-133, nov. 2015.); Lima, Schäfer e Seiffert (2020LIMA, E. S.; SCHÄFER, M. B.; SEIFFERT, C. C. Gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos nos Ministérios Brasileiros. Ágora: Arquivologia em debate, Florianópolis, v. 30, n. 61, p. 578-598, 30 jun. 2020.). |
Metadados |
Produção de metainformação suficiente para rastrear e evidenciar as principais ações desenvolvidas sobre os documentos (ex.: captura, classificação, avaliação e eliminação, transferência etc.). |
Penteado (2015PENTEADO, P. Gestão de documentos de arquivo na administração pública em Portugal: experiência e desafios. Acervo, Rio de Janeiro, v. 28, n. 2, p. 121-133, nov. 2015.). |
Segurança da informação |
Uso de criptografia para proteger informações. |
Okriashvili et al. (2020OKRIASHVILI, T. G. et al. Legal Status, Role and Features of Electronic Document Management. Utopía y Praxis Latinoamericana, [s.l.], v. 25, n. [Esp.12], p. 178-186, 2020.). |
Desenvolvimento ou tradução de normas e produção de orientações técnicas a respeito de computação em nuvem que permitam a segurança da informação no armazenamento de informação pública na “nuvem” (para documentos sem classificação restrita de acesso). |
Pentado (2015). |
Interoperabilidade |
Criação de um sistema de confiança na infraestrutura de intercâmbio de dados digitais (interoperabilidade de dados). |
Pho e Tÿmbo (2014 apudOkriashvili et al., 2020OKRIASHVILI, T. G. et al. Legal Status, Role and Features of Electronic Document Management. Utopía y Praxis Latinoamericana, [s.l.], v. 25, n. [Esp.12], p. 178-186, 2020.). |
Apoio administrativo |
Suporte da alta administração de uma instituição. |
Chikomba, Rodrigues e Ngoepe (2020CHIKOMBA, A.; RODRIGUES, A.; NGOEPE, M. Management of digital records in selected financial services parastatals in Zimbabwe. Information Development, [s.l.], v. 37, n. 2, p. 1-13, mar. 2020.). |
Participação ativa do Arquivo Nacional de um país ou instituição congênere na falta daquele. |
Chikomba, Rodrigues e Ngoepe (2020CHIKOMBA, A.; RODRIGUES, A.; NGOEPE, M. Management of digital records in selected financial services parastatals in Zimbabwe. Information Development, [s.l.], v. 37, n. 2, p. 1-13, mar. 2020.). |
Recursos Humanos |
Mão de obra qualificada (capacitação do pessoal das instituições). |
Chikomba, Rodrigues e Ngoepe (2020CHIKOMBA, A.; RODRIGUES, A.; NGOEPE, M. Management of digital records in selected financial services parastatals in Zimbabwe. Information Development, [s.l.], v. 37, n. 2, p. 1-13, mar. 2020.); Lima, Schäfer e Seiffert (2020LIMA, E. S.; SCHÄFER, M. B.; SEIFFERT, C. C. Gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos nos Ministérios Brasileiros. Ágora: Arquivologia em debate, Florianópolis, v. 30, n. 61, p. 578-598, 30 jun. 2020.). |
Colaboração entre o pessoal de gestão documental (arquivistas) e o pessoal de Tecnologias da Informação (TI). |
Chikomba, Rodrigues e Ngoepe (2020CHIKOMBA, A.; RODRIGUES, A.; NGOEPE, M. Management of digital records in selected financial services parastatals in Zimbabwe. Information Development, [s.l.], v. 37, n. 2, p. 1-13, mar. 2020.). |
Recursos financeiros |
Orçamento dedicado. |
Chikomba, Rodrigues e Ngoepe (2020CHIKOMBA, A.; RODRIGUES, A.; NGOEPE, M. Management of digital records in selected financial services parastatals in Zimbabwe. Information Development, [s.l.], v. 37, n. 2, p. 1-13, mar. 2020.). |