SUBSÍDIOS PARA POLÍTICA PÚBLICA DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS: REVISÃO SISTEMÁTICA DE LITERATURA

Doreneles, Sânderson Lopes; Côrrea, Renato Fernandes; Flores, Daniel

doi:10.1590/1981-5344/46277

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Sumário

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SUBSÍDIOS PARA POLÍTICA PÚBLICA DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS: REVISÃO SISTEMÁTICA DE LITERATURA

SUBSIDIES FOR PUBLIC POLICY ON ARCHIVE MANAGEMENT OF DIGITAL RECORDS: SYSTEMATIC LITERATURE REVIEW

Autoria SCIMAGO INSTITUTIONS RANKINGS

RESUMO

A pesquisa tem como objetivo identificar temáticas essenciais para estruturar uma política pública de gestão arquivística de documentos digitais. Como metodologia, a pesquisa quanto ao objetivo é descritiva de abordagem quali-quantitativa e quanto à técnica de levantamento de dados, foi realizada uma revisão sistemática de literatura, cujo protocolo da revisão seguiu as recomendações PRISMA (Principais Itens para Relatar Revisões sistemáticas e Meta-análises), quando foram selecionadas 11 publicações recuperadas das bases de dados científicas. Nos resultados quantitativos, verificou-se a coocorrência das palavras-chave mais frequentes dos textos escritos em português e inglês. Quanto aos resultados qualitativos, a análise de conteúdo possibilitou a identificação de seis categorias a respeito de gestão de documentos subdivididas em temáticas concernentes ao assunto principal de cada categoria. Com destaque para a categoria “Assuntos relevantes de gestão documental”, que identifica 12 temáticas essenciais para a gestão de documentos digitais. Como conclusão, a pesquisa permitiu verificar aspectos da gestão documental que servem como subsídios para o desenvolvimento e implantação de uma política pública de gestão arquivística de documentos digitais. Assim como, salienta-se a relevância dos dois modelos de especificações de requisitos brasileiros como instrumentos para subsidiar a política pública de gestão arquivística de documentos digitais no Brasil.

Palavras-chave:
Gestão documental; Política de gestão documental; Normas de gestão documental; Documentos digitais; Sistemas informatizados de gestão arquivística

Base de dados	Área do conhecimento e abrangência	Termos de busca
Base de Dados Referenciais de Artigos de Periódicos em Ciência da Informação (BRAPCI)	Ciência da Informação do Brasil	“política” AND “gestão de documentos digitais” “política” AND “gestão de documentos eletrônicos”
Library, Information Science & Technology Abstracts (LISTA)	Ciência da Informação internacional	"policy" AND “digital records management” "policy" AND “digital document management” "policy" AND “eletronic records management” "policy" AND “eletronic document management”
Red de Revistas Científicas de América Latina y el Caribe, España y Portugal (Redalyc)¹ 1 Ressalta-se que a busca com termos em inglês foi mais precisa ao escopo da pesquisa, enquanto os termos de busca em português e espanhol recuperaram número excessivo de documentos não pertinentes ao objeto da pesquisa.	Multidisciplinar latino-americano, caribe e ibérico	"policy" AND “digital records management” "policy" AND “digital document management” "policy" AND “eletronic records management” "policy" AND “eletronic document management”
Scopus	Multidisciplinar e internacional	"policy" AND “digital records management” "policy" AND “digital document management” "policy" AND “eletronic records management” "policy" AND “eletronic document management”

Critérios de exclusão	Critérios de Inclusão
Indisponibilidade de acesso completo dos artigos por meio do portal de periódicos CAPES.	Tipo de documento: artigos de periódicos, trabalhos publicados em eventos, livros e capítulos de livros.
Estudos não relacionados com o objeto de estudo em questão, “Política de gestão arquivística de documentos digitais”.	Idioma: todos encontrados nas bases de dados.
	Área de pesquisa: Ciências Sociais e Ciência da Informação.
	Período: sem delimitação de anos.
Dados extraídos
Títulos das publicações, Autores, Anos das publicações, Palavras-chave, Periódico de publicação ou Anais de eventos, Idioma.

Nº	Ano	Periódicos/ Anais de eventos (país)	Título do Trabalho	Autor(es) (país do vínculo institucional)
1	2021	Amoxtli (Chile)	Gestión documental y transformación digital en el Estado de Chile: un estudio de caso	Maritza Balboa Zúñiga (Chile) Gabriela Medina (Chile)
2	2021	Em Questão (Brasil)	Diagnóstico do processo de implantação do INSS Digital: Perspectivas da Gestão da Informação	Patrícia Soares da Silva Bertotti (Brasil) Ana Clara Cândido (Brasil) Luciane Paula Vital (Brasil)
3	2020	Utopía y Praxis Latinoamericana (Venezuela)	Legal Status, Role and Features of Electronic Document Management	Timur Giorgievich Okriashvili (Rússia) Albert Gumarovich Yakupov (Rússia) Albert Valentinovich Pavlyuk (Rússia) Elena Anatolyevna Kirillova (Rússia)
4	2020	ÁGORA: Arquivologia em debate (Brasil)	Gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos nos Ministérios Brasileiros	Eliseu dos Santos Lima (Brasil) Murilo Billig Schäfer (Brasil) Claudineli Carin Seiffert (Brasil)
5	2020	Information Development (Estados Unidos da América)	Management of digital records in selected financial services parastatals in Zimbabwe	Alfred Chikomba (Zimbábue) Antonio Rodrigues (África do Sul) Mpho Ngoepe (África do Sul)
6	2019	Acervo (Brasil)	As políticas de arquivo para documentos físicos e nato-digitais nas universidades federais brasileiras	Laila Guimarães Cardoso (Brasil) Julia Araujo Donato (Brasil) Maria Carolina Gonçalves da Silva (Brasil) Milton Shintaku (Brasil)
7	2018	Journal for the Society of North Carolina Archivists (Estados Unidos da América)	Laying the Groundwork for a Born-Digital Records Management Program	Erin Gallagher (Estados Unidos da América) Katie Causier Howell (Estados Unidos da América)
8	2017	Records Management Journal (Reino Unido)	Methods, methodology and madness: Digital records management in the Australian government	Katharine Jane Stuart (Austrália)
9	2015	Acervo (Brasil)	Gestão de documentos de arquivo na administração pública em Portugal: experiência e desafios	Pedro Penteado (Portugal)
10	2009	Proceedings of the 42nd Annual Hawaii International Conference on System Sciences, HICSS (Estados Unidos da América)	Proposition of a faceted classification model to support corporate information organization and digital records management	Sabine Mas (Canadá) Yves Marleau (Canadá)
11	2007	Arquivística.net (Brasil)	Gestão de documentos: uma política arquivística capaz de contribuir com um programa de inteligência competitiva	Welder Antônio Silva (Brasil) Patrícia Kelly dos Santos (Brasil)

Nº	Categorias	Temáticas	Número de ocorrências nos textos
1	Conceitos	Gestão documental	21
1	Conceitos	Gestão eletrônica de documentos	4
2	Obstáculos	Ambientes desfavoráveis para a gestão documental	10
2	Obstáculos	Problemas de gestão documental	9
3	Políticas	Políticas arquivísticas	34
3	Políticas	Política de gestão documental	31
4	Atos normativos	Normas de gestão documental	10
4	Atos normativos	Modelos de requisitos para o gerenciamento de documentos	16
5	Tecnologias da Informação	Transformação digital a partir da gestão documental	7
5	Tecnologias da Informação	Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos	12
6	Assuntos relevantes de gestão documental	Temáticas essenciais para a gestão de documentos digitais	28

Norma	Âmbito	Assunto	Descrição⁵ 5 Todas as informações referentes às normas ISO foram obtidas no site oficial da International Organization for Standardization (ISO) www.iso.org.
Norma ISO 15489:2016	Internacional	Gestão de documentos de arquivo	Primeiro padrão global para gerenciamento de documentos de arquivo, foi publicado em 2001. Foi adotado em mais de 50 países e traduzido para mais de 15 idiomas. Após um período de três anos de revisão e consulta, uma versão revisada da International Organization for Standardization (ISO) 15489 Parte 1 foi publicada em 2016.
Norma ISO 30300:2011	Internacional	Sistemas de gerenciamento de documentos de arquivo	Define termos e definições aplicáveis aos padrões de Sistemas de Gerenciamento de Documentos (SGD) preparados pela ISO/TC 46/SC 11. Ela também estabelece os objetivos para o uso de um SGR, fornece princípios para um Sistema de Gestão de Riscos (SGR), descreve uma abordagem de processo e específica funções para a alta administração. Obs: Esta norma foi revisada pela ISO 30300:2020.
Norma ISO 14721:2003	Internacional	Preservação - Modelo de Sistema Aberto de Informações Arquivísticas	Especifica um modelo de referência para um sistema aberto de informações arquivísticas - Open Archival Information System (OAIS). O objetivo desta ISO 14721:2003 é estabelecer um sistema de arquivamento de informações, tanto digital quanto físico, com um esquema organizacional composto por pessoas que aceitam a responsabilidade de preservar as informações e disponibilizá-las para uma determinada comunidade. Obs: Esta norma foi revisada pela ISO 14721:2012.
Norma ISO/TS 16175-2:2020	Internacional	Avaliação de software de gestão de documentos	Este documento fornece orientação para a tomada de decisões e processos associados à seleção, projeto, implementação e manutenção de software para gerenciamento de documentos, de acordo com os princípios especificados na ISO 15489-1.
Norma ISO/TR 23081-3:2011	Internacional	Autoavaliação sobre metadados de documentos	Fornece orientação sobre a realização de uma autoavaliação sobre metadados de documentos em relação à criação, captura e controle de documentos.
Norma ISO 16363:2012	Internacional	Avaliação de confiabilidade de repositórios digitais	Define uma prática recomendada para avaliar a confiabilidade de repositórios digitais. É aplicável a toda a gama de repositórios digitais. A ISO 16363:2012 pode ser usada como base para a certificação. Obs: Esta norma foi revisada e confirmada pela última vez em 2017. Portanto, esta versão permanece atual.
Norma ISO 15836-2009/Dublin Core	Internacional	Padrão de metadados	Estabelece um padrão para a descrição de recursos entre domínios, conhecido como Dublin Core Metadata Element Set. Como o Request for Comments (RFC) 3986, o ISO 15836:2009 não limita o que pode ser um recurso. Obs: Esta norma foi revisada pela ISO 15836-1:2017 \| ISO 15836-2:2019.
Norma ISO 19011:2011	Internacional	Auditoria de sistemas de gestão	Fornece orientação sobre auditoria de sistemas de gestão, incluindo os princípios de auditoria, gerenciamento de um programa de auditoria e condução de auditorias de sistemas de gestão, bem como orientação sobre a avaliação da competência dos indivíduos envolvidos no processo de auditoria, incluindo a pessoa que gerencia a auditoria programa, auditores e equipes de auditoria. Obs: Esta norma foi revisada pela ISO 19011:2018.
Norma ISO 11799:2003	Internacional	Armazenamento a longo prazo de arquivos e materiais de biblioteca	Especifica as características de repositórios de propósito geral usados para o armazenamento de longo prazo de arquivos e materiais de biblioteca. Abrange a instalação e construção do edifício e a instalação e equipamentos a serem utilizados. Obs: Esta norma foi revisada pela ISO 11799:2015.
Norma NP 4438-1.2:2005	Portugal	Gestão de documentos	Gestão de documentos de arquivo (tradução portuguesa da ISO 15489).

Modelo/Guia	Âmbito	Descrição
Modelo de Requisitos para Sistemas de Documentos de Arquivo MoReq 2010	Europa	O objetivo deste documento é descrever a funcionalidade mínima exigida de um sistema de documentos compatível com (Modelo de Requisitos para a Gestão de Arquivos Eletrônicos) MoReq2010, definir processos comuns, como exportação e descarte, e estabelecer e padronizar um modelo de informação subjacente que inclui tipos de entidade, estrutura de dados, definições de elementos de metadados e definições de funções (DLM Forum Foundation, 2011, v.1, p. 15, tradução nossa).
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-ARQ Brasil 1.0	Brasil	É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade (Conselho Nacional de Arquivos, 2022, p. 10).
Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software para sistemas eletrônicos de gestão de arquivo	Portugal	O objetivo do documento é constituir um guia, baseado na especificação MoReq, destinado a auxiliar as organizações a elaborar a componente técnica de um caderno de encargos que se destine à aquisição de soluções informáticas para gestão de documentos (Instituto dos Arquivos Nacionais; Torre do Tombo, 2006, p. 4). Obs: Esse guia foi elaborado para auxiliar na aplicação da primeira versão do MoReq, publicado no ano de 2001.

Temática	Requisito	Autor(es)
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística	Existência de sistemas informatizados com requisitos definidos pela arquivística (Modelos de especificação de requisitos para a gestão arquivística de documentos digitais).	Penteado (2015PENTEADO, P. Gestão de documentos de arquivo na administração pública em Portugal: experiência e desafios. Acervo, Rio de Janeiro, v. 28, n. 2, p. 121-133, nov. 2015.); *Cardoso et al. (2019CARDOSO, L. G. et al. As políticas de arquivo para documentos físicos e nato-digitais nas universidades federais brasileiras. Acervo, Rio de Janeiro, v. 32, n. 1, p. 64-74, abr. 2019.); e Lima, Schäfer e Seiffert (2020*LIMA, E. S.; SCHÄFER, M. B.; SEIFFERT, C. C. Gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos nos Ministérios Brasileiros. Ágora: Arquivologia em debate, Florianópolis, v. 30, n. 61, p. 578-598, 30 jun. 2020.).
Normatização da gestão arquivística de documentos digitais	Existência de política ou programa de gestão de documentos arquivísticos digitais, a respeito de criação, acesso, avaliação e armazenamento.	Lima, Schäfer e Seiffert (2020LIMA, E. S.; SCHÄFER, M. B.; SEIFFERT, C. C. Gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos nos Ministérios Brasileiros. Ágora: Arquivologia em debate, Florianópolis, v. 30, n. 61, p. 578-598, 30 jun. 2020.); Chikomba, Rodrigues e Ngoepe (2020CHIKOMBA, A.; RODRIGUES, A.; NGOEPE, M. Management of digital records in selected financial services parastatals in Zimbabwe. Information Development, [s.l.], v. 37, n. 2, p. 1-13, mar. 2020.).
	Existência de diretrizes de gestão de documentos digitais, como criação, acesso, avaliação e armazenamento.	Chikomba, Rodrigues e Ngoepe (2020CHIKOMBA, A.; RODRIGUES, A.; NGOEPE, M. Management of digital records in selected financial services parastatals in Zimbabwe. Information Development, [s.l.], v. 37, n. 2, p. 1-13, mar. 2020.).
	Existência de padrões de gestão de documentos digitais, como criação, acesso, avaliação e armazenamento.	Chikomba, Rodrigues e Ngoepe (2020CHIKOMBA, A.; RODRIGUES, A.; NGOEPE, M. Management of digital records in selected financial services parastatals in Zimbabwe. Information Development, [s.l.], v. 37, n. 2, p. 1-13, mar. 2020.).
Avaliação documental	Existência de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).	Lima, Schäfer e Seiffert (2020LIMA, E. S.; SCHÄFER, M. B.; SEIFFERT, C. C. Gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos nos Ministérios Brasileiros. Ágora: Arquivologia em debate, Florianópolis, v. 30, n. 61, p. 578-598, 30 jun. 2020.).
Avaliação documental	Produção de listagens de eliminação de documentos.	Lima, Schäfer e Seiffert (2020LIMA, E. S.; SCHÄFER, M. B.; SEIFFERT, C. C. Gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos nos Ministérios Brasileiros. Ágora: Arquivologia em debate, Florianópolis, v. 30, n. 61, p. 578-598, 30 jun. 2020.).
Armazenamento de documentos	Obrigatoriedade na adoção de Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), que seja certificado (modelo OAIS) e auditável (norma ISO 16363:2012)	Penteado (2015PENTEADO, P. Gestão de documentos de arquivo na administração pública em Portugal: experiência e desafios. Acervo, Rio de Janeiro, v. 28, n. 2, p. 121-133, nov. 2015.); , Schäfer e Seiffert (2020).
Armazenamento de documentos	Desenvolvimento de repositórios de memória arquivística a nível nacional.	Penteado (2015PENTEADO, P. Gestão de documentos de arquivo na administração pública em Portugal: experiência e desafios. Acervo, Rio de Janeiro, v. 28, n. 2, p. 121-133, nov. 2015.).
Difusão e Acesso	Existência de plataforma arquivística de acesso e difusão de documentos. Exemplos: ICA-Atom, Archives Portal Europe e Europeana.	Penteado (2015PENTEADO, P. Gestão de documentos de arquivo na administração pública em Portugal: experiência e desafios. Acervo, Rio de Janeiro, v. 28, n. 2, p. 121-133, nov. 2015.); Lima, Schäfer e Seiffert (2020LIMA, E. S.; SCHÄFER, M. B.; SEIFFERT, C. C. Gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos nos Ministérios Brasileiros. Ágora: Arquivologia em debate, Florianópolis, v. 30, n. 61, p. 578-598, 30 jun. 2020.).
Preservação digital	Existência de política e projetos de preservação digital.	Penteado (2015PENTEADO, P. Gestão de documentos de arquivo na administração pública em Portugal: experiência e desafios. Acervo, Rio de Janeiro, v. 28, n. 2, p. 121-133, nov. 2015.); Lima, Schäfer e Seiffert (2020LIMA, E. S.; SCHÄFER, M. B.; SEIFFERT, C. C. Gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos nos Ministérios Brasileiros. Ágora: Arquivologia em debate, Florianópolis, v. 30, n. 61, p. 578-598, 30 jun. 2020.).
Metadados	Produção de metainformação suficiente para rastrear e evidenciar as principais ações desenvolvidas sobre os documentos (ex.: captura, classificação, avaliação e eliminação, transferência etc.).	Penteado (2015PENTEADO, P. Gestão de documentos de arquivo na administração pública em Portugal: experiência e desafios. Acervo, Rio de Janeiro, v. 28, n. 2, p. 121-133, nov. 2015.).
Segurança da informação	Uso de criptografia para proteger informações.	*Okriashvili et al. (2020*OKRIASHVILI, T. G. et al. Legal Status, Role and Features of Electronic Document Management. Utopía y Praxis Latinoamericana, [s.l.], v. 25, n. [Esp.12], p. 178-186, 2020.).
Segurança da informação	Desenvolvimento ou tradução de normas e produção de orientações técnicas a respeito de computação em nuvem que permitam a segurança da informação no armazenamento de informação pública na “nuvem” (para documentos sem classificação restrita de acesso).	Pentado (2015).
Interoperabilidade	Criação de um sistema de confiança na infraestrutura de intercâmbio de dados digitais (interoperabilidade de dados).	Pho e Tÿmbo (2014 apud*Okriashvili et al., 2020*OKRIASHVILI, T. G. et al. Legal Status, Role and Features of Electronic Document Management. Utopía y Praxis Latinoamericana, [s.l.], v. 25, n. [Esp.12], p. 178-186, 2020.).
Apoio administrativo	Suporte da alta administração de uma instituição.	Chikomba, Rodrigues e Ngoepe (2020CHIKOMBA, A.; RODRIGUES, A.; NGOEPE, M. Management of digital records in selected financial services parastatals in Zimbabwe. Information Development, [s.l.], v. 37, n. 2, p. 1-13, mar. 2020.).
Apoio administrativo	Participação ativa do Arquivo Nacional de um país ou instituição congênere na falta daquele.	Chikomba, Rodrigues e Ngoepe (2020CHIKOMBA, A.; RODRIGUES, A.; NGOEPE, M. Management of digital records in selected financial services parastatals in Zimbabwe. Information Development, [s.l.], v. 37, n. 2, p. 1-13, mar. 2020.).
Recursos Humanos	Mão de obra qualificada (capacitação do pessoal das instituições).	Chikomba, Rodrigues e Ngoepe (2020CHIKOMBA, A.; RODRIGUES, A.; NGOEPE, M. Management of digital records in selected financial services parastatals in Zimbabwe. Information Development, [s.l.], v. 37, n. 2, p. 1-13, mar. 2020.); Lima, Schäfer e Seiffert (2020LIMA, E. S.; SCHÄFER, M. B.; SEIFFERT, C. C. Gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos nos Ministérios Brasileiros. Ágora: Arquivologia em debate, Florianópolis, v. 30, n. 61, p. 578-598, 30 jun. 2020.).
Recursos Humanos	Colaboração entre o pessoal de gestão documental (arquivistas) e o pessoal de Tecnologias da Informação (TI).	Chikomba, Rodrigues e Ngoepe (2020CHIKOMBA, A.; RODRIGUES, A.; NGOEPE, M. Management of digital records in selected financial services parastatals in Zimbabwe. Information Development, [s.l.], v. 37, n. 2, p. 1-13, mar. 2020.).
Recursos financeiros	Orçamento dedicado.	Chikomba, Rodrigues e Ngoepe (2020CHIKOMBA, A.; RODRIGUES, A.; NGOEPE, M. Management of digital records in selected financial services parastatals in Zimbabwe. Information Development, [s.l.], v. 37, n. 2, p. 1-13, mar. 2020.).

Escola de Ciência da Informação da UFMG Antonio Carlos, 6627 - Pampulha, 31270- 901 - Belo Horizonte -MG, Brasil, Tel: 031) 3499-5227 , Fax: (031) 3499-5200 - Belo Horizonte - MG - Brazil
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[TFN1] Fonte: elaborado pelos autores (2022).