Diagnostic method to integrate an ISO 9001, ISO 14001 and OHSAS 18001 management system

Bonato, Samuel Vinícius; Caten, Carla Schwengber Ten

doi:10.1590/0103-6513.004811

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Sumário

Special Section • Prod. 25 (3) • July-Sep 2015 • https://doi.org/10.1590/0103-6513.004811 copy

Diagnostic method to integrate an ISO 9001, ISO 14001 and OHSAS 18001 management system

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This article aims to propose a diagnostic method to integrate a management system based on ISO 9001, ISO 14001 and OHSAS 18001 standards at metallurgical companies. This method was first described as a diagnostic method; subsequently, however, it has been described as an application in a company that is already certified on the three studied standards but that has two different systems to manage its common requirements. In connection with these results, it is important to emphasize the satisfactory acceptance of the diagnostic process at the studied company. After performing the diagnostic, it was shown that the company did not completely meet the evaluated requirements. Improvements were suggested to integrate the common standard requirements to reduce costs and resources and to maintain the companies' management system.

Integrated Management System (IMS); Diagnostic; ISO; OHSAS

Requisito
1	Manual
2	Determinação dos requisitos das partes interessadas
3	Definição dos processos
4	Funções, recursos, autoridades e responsabilidades
5	Política
6	Objetivos e métodos
7	Representante da direção
8	Controle de documentos
9	Controle de registros
10	Comunicação
11	Competência, treinamento e conscientização
12	Gestão dos processos
13	Aquisição
14	Medição e monitoramento
15	Calibração
16	Gestão de mudanças
17	Controle de produto não conforme/emergências
18	Auditoria interna
19	Ações corretivas
20	Ações preventivas
21	Análise crítica pela direção
22	Melhoria

Etapa	Descrição	Importância
Apresentação para a alta direção	“Vender” a ideia do diagnóstico para a alta direção da organização, já iniciando a preparação para um possível processo de integração.	O envolvimento e o apoio da alta direção são fundamentais para o sucesso da aplicação da ferramenta.
Formação e treinamento da equipe	Definir e treinar uma equipe multidisciplinar para aplicação do método de diagnóstico, sendo necessário que os membros da equipe conheçam as três normas de gestão aplicáveis.	Se não houver a definição clara de quem aplica o método e se os membros da equipe não forem adequadamente treinados, há possibilidade de acontecerem divergências no uso do método.
Comunicação interna	Disseminar em todos os níveis a importância do diagnóstico e deixar claro que não se trata de uma auditoria.	Garantir que os colaboradores se sentirão mais a vontade para “abrir” as informações necessárias para o bom andamento do diagnóstico.
Aplicação da planilha de avaliação do nível de integração	Responder às perguntas da planilha de avaliação, descrevendo o atendimento ou não aos itens de integração.	Levantar o maior número de informações para facilitar o planejamento da integração, quando e se essa for definida.
Consolidação das informações	Reunir a equipe de aplicação do diagnóstico para juntar as informações e verificar se ficaram pontos não respondidos.	Garantir que todas as informações serão consideradas e que não haverá ruídos nas informações levantadas no momento em que forem apresentadas.
Apresentação dos resultados	Apresentar à alta direção e às pessoas pertinentes qual a situação da empresa em relação ao atendimento de cada uma das perguntas e requisitos de avaliação.	Levar ao conhecimento da alta direção qual a situação de integração dos sistemas da organização, após a avaliação.
Sugestão de oportunidades de melhoria	Apresentar alternativas para que a empresa realize a integração e melhoria dos desvios identificados após a aplicação da planilha.	Facilitar à empresa a definição dos planos de ação necessários para a integração dos sistemas de gestão.

Requisito
1	Manual
2	Determinação dos requisitos das partes interessadas
3	Definição e gestão dos processos
4	Funções, recursos, autoridades e responsabilidades
5	Política
6	Objetivos e métodos
7	Representante da direção
8	Controle de documentos
9	Controle de registros
10	Comunicação
11	Competência, treinamento e conscientização
12	Aquisição
13	Medição e monitoramento
14	Calibração
15	Gestão de mudanças
16	Auditoria interna
17	Ações corretivas e ações preventivas
18	Análise crítica pela direção
19	Melhoria

Critério/Pergunta de avaliação	Integração
Critério/Pergunta de avaliação	A	AP	NA
Manual
Existe um manual único para gestão das normas aplicáveis na organização?
Determinação dos requisitos das partes interessadas
Os requisitos aplicáveis de todas as partes interessadas estão identificados?
Esses requisitos são levados em consideração no momento da implantação/alteração de processos/métodos/procedimentos?
É dada a mesma importância para os requisitos de todas as partes interessadas?
Existe um meio formal integrado para realização dessa identificação?
Definição e gestão dos processos
A organização está organizada por processos?
As entradas e saídas dos processos consideram os requisitos de qualidade, meio ambiente, saúde e segurança?
A gestão dos processos é realizada através do giro do ciclo PDCA?
Funções, recursos, responsabilidades e autoridades
Os recursos para o sistema de gestão estão balanceados e dão importância equivalente aos requisitos das normas aplicáveis?
O representante da direção e sua função são conhecidos na organização?
Política
A política da organização compreende os requisitos das normas de gestão aplicáveis?
Objetivos e metas
Os objetivos e metas da organização são definidos considerando-se o comprometimento da organização com os requisitos das normas de gestão aplicáveis?
Os resultados das medições da organização são analisados de forma integrada em relação ao alcance periódico das metas?
As ações de correção de rumo de metas e objetivos seguem o mesmo método de realização?
Representante da direção (RD)
Existe um único RD para os sistemas de gestão aplicáveis?

Requisito	Situação	Observações
Manual de gestão	AP	Há manual para o SSM e nenhum para o SGQ.
Determinação dos requisitos das partes interessadas	AP	Não há métodos definidos para controle de todos os requisitos relacionados ao produto. Cada departamento controla alguns requisitos específicos, porém não há evidências de que todos os requisitos aplicáveis à organização sejam determinados e controlados.
Definição e gestão dos processos	NA	Não há gestão por processos na empresa, para nenhum dos sistemas de gestão.
Funções, recursos, responsabilidades e autoridades	AP	As descrições de funções, as responsabilidades e autoridades são definidas em um único sistema, porém esse não considera informações relativas a SSM em suas definições. A disponibilização de recursos é feita de forma individual, uma para cada sistema.
Política	AP	A política está integrada, porém pode dar mais destaque à questão de saúde e segurança e ao negócio da empresa.
Objetivos e metas	AP	Não há integração dos objetivos e metas. Os controles são feitos em paralelo, um para SSM e outro para SGQ. Há ainda um terceiro sistema de controle oriundo do desdobramento da estratégia.
Representante da direção (RD)	AP	Existem dois RD diferentes, um para o SGQ e um para o SSM.
Controle de documentos	AP	Documentos gerenciados pelo mesmo sistema informatizado, porém a codificação e os padrões utilizados não obedecem à mesma sistemática e, além disso, há documentos duplicados para gerenciamento de requisitos iguais entre os sistemas implementados.
Controle de registros	AP	O controle de registros é realizado de forma separada entre os sistemas de SSM e SGQ. A codificação e controle também não estão integrados.
Comunicação	AP	Os canais de comunicação utilizados pela empresa são os mesmos para todos os sistemas (murais, e-mails, intranet), porém poucas informações sobre o SGQ são divulgadas. Pode ser aprimorada com a divulgação integrada de todos os sistemas.
Aquisição	AP	Requisitos relacionados à qualidade, saúde, segurança e meio ambiente são considerados no momento da aquisição de matéria-prima e demais itens de produção e/ou administrativos, porém esses itens não são considerados de forma integrada.
Competência, treinamento e conscientização	AP	O sistema de treinamentos relacionados à saúde, segurança e meio ambiente está implementado e todos os colaboradores da organização são treinados e reciclados periodicamente. Para o sistema de SSM, ações de conscientização são realizadas também sistematicamente na organização. Não há evidências de treinamentos e conscientização em relação a requisitos da qualidade na empresa.
Medição e monitoramento	AP	Não há relação entre medição e monitoramento dos processos dos sistemas SSM e SGQ.
Calibração	AP	O sistema de calibração de instrumentos está implementado e funciona adequadamente para ambos os sistemas, porém não há nenhuma integração entre as atividades para controle e verificação de instrumentos entre os dois sistemas da organização.
Gestão das mudanças	NA	Não há método definido para gerir e avaliar o impacto de mudanças quando essas são implementadas.
Auditoria interna	AP	As auditorias internas são realizadas de forma separada, sendo um processo anual para auditoria do sistema de SSM e outro processo para auditoria do SGQ. Os auditores internos não são os mesmos para os dois sistemas e os registros e documentos utilizados também são diferentes.
Ações corretivas e ações preventivas	AP	A gestão e controle de ações corretivas são realizados de forma separada, havendo uma metodologia definida para cada sistema. Não há registros de ações preventivas no sistema de SGQ.
Análise crítica pela direção	AP	A análise crítica pela direção é realizada de forma separada, a cada seis meses, no caso do sistema de SSM, e a cada 12 meses no caso do SGQ. As decisões em relação aos sistemas são descritas e consideradas de forma separada, o que dificulta a tomada integrada de decisões.
Melhoria	AP	O processo de melhoria contínua é realizado de forma integrada entre os sistemas de saúde, segurança e meio ambiente, porém não há relação de melhorias realizadas nesses sistemas com melhorias realizadas no sistema de gestão da qualidade.

Requisito	Recomendações sistêmicas
Definição e gestão dos processos	1) Estabelecer plano e definir recursos para revisão do mapeamento de processos; 2) Definir o nível em que a empresa deverá atuar na gestão por processos, a fim de garantir o seu aspecto sistêmico; 3) Avaliar as melhores práticas gerenciais da organização (expertise) e difundi-las para os demais processos, como, por exemplo: a) Considerar a área de metrologia como gestora de todos os equipamentos utilizados para medição e monitoramento de qualidade, meio ambiente e saúde e segurança; b) Definir critérios para a organização para a gestão de requisitos legais relacionados a produtos, meio ambiente, saúde e segurança de forma coordenada;
Funções, recursos, responsabilidades e autoridades	4) Definir claramente as responsabilidades de cada gestor na gestão por processos e estabelecer indicadores por processos e não por áreas;
Controle de documentos	5) Definir estrutura da documentação da organização (hierarquia de documentos), direcionando-a preferencialmente a procedimentos que gerenciem os processos, que “atravessem” as áreas;
Controle de documentos	6) Definir regras claras e documentadas para gerenciar seus itens sistêmicos (documentos, auditorias, não conformidades) de forma ampla e padronizada. Documentar essas regras, treinar gestores e planejar treinamentos sistemáticos para manutenção dos padrões; 7) Disseminar a importância do uso da ferramenta definida para gestão de documentos para todos os colaboradores da empresa. Eliminar a prática do armazenamento local de documentos e registros nas máquinas dos usuários, sem controle.

Requisito	Recomendações operacionais
Requisitos das partes interessadas	1. Avaliar previamente aspectos ambientais e perigos ocupacionais envolvidos nas atividades de planejamento, aquisição, fabricação, vendas e processos de apoio no desenvolvimento dos produtos novos, modificações dos produtos em série e alterações de processo;
Controle de documentos	2. Definir uma gestão integrada da documentação da organização no que se refere a aspectos de qualidade, meio ambiente e saúde e segurança: planejamento, operação, medição, monitoramento e ações de correção e melhoria. Isso deve criar conexão entre os sistemas, estabelecer uma cultura de Saúde, Segurança e Meio ambiente (SSM), facilitar o treinamento dos colaboradores e reduzir a estrutura documental da organização; 3. Desenvolver sistemática de controle de documentos integrada para atender a todos os sistemas de gestão e que contemple tipos de procedimentos claramente definidos e de fácil acesso aos colaboradores; 4. Utilizar a documentação de fábrica como instruções operacionais unificadas: qualidade, meio ambiente (cuidados ambientais) e saúde e segurança (cuidados ocupacionais);
Controle de registros	5. Exigir o uso de registros documentados. Há várias medições e controles estabelecidos na documentação de fábrica que não são registrados;
Aquisição	6. Unificar, para os sistemas de gestão, os critérios para seleção, qualificação e reavaliação sistemática de fornecedores/prestadores de serviços cujas atividades, produtos e serviços possam gerar problemas de qualidade aos produtos e processos, aspectos ambientais significativos e/ou riscos não aceitáveis para a saúde e segurança dos colaboradores;
Competência, treinamento e conscientização	7. Incluir requisitos de experiência na definição das competências dos colaboradores; 8. Revisar conteúdo do treinamento de integração dos colaboradores e prestadores de serviço (não evidenciados os temas: requisitos de clientes, gestão de não conformidades e controle de documentos) e definir sistemática para reciclagem das equipes relativa ao conteúdo ministrado na integração (o SGQ não define critérios de reciclagem); 9. Definir critérios para a avaliação da eficácia dos treinamentos ou outras ações realizadas para atingir a competência definida para as funções da empresa;
Comunicação	10. Melhorar a divulgação dos aspectos ambientais significativos, dos perigos ocupacionais e dos controles existentes, como, por exemplo, dos tipos de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) requeridos para cada atividade; 11. Descentralizar o controle das planilhas de aspectos e perigos, estabelecendo a responsabilidade por manter os documentos atualizados e os funcionários treinados;
Gestão das mudanças	12. Avaliar a composição da equipe que gerencia o processo de desenvolvimento dos produtos novos e modificações dos produtos em série. Considerar a participação da área de SSM em etapas previamente definidas, a fim de avaliar atendimento a requisitos legais, aspectos e perigos associados;
Medição e monitoramento	13. Revisar a avaliação da capacidade de qualidade ampliando seus requisitos de avaliação, a fim de considerar, além das questões de planejamento, produção, controle da qualidade, documentação e controle de fornecedores, requisitos ambientais (resíduos, aspectos ambientais e legislação) e de saúde e segurança ocupacional; 14. Difundir a necessidade de registro nas reuniões de acompanhamento de indicadores;
Auditoria interna	15. Integrar os procedimentos de auditoria interna; 16. Definir claramente os critérios mínimos de qualificação (genéricos e específicos) para a equipe de auditores, bem como a sistemática de manutenção da qualificação da equipe; 17. Definir plano de auditoria por processos e não por áreas. Estabelecer conteúdo mínimo do plano de auditoria e data limite para a divulgação aos envolvidos; 18. Definir relatório padrão para as auditorias internas, considerando, dentre outros itens, constatações e conclusões da auditoria, além de registrar as “conformidades” e não só as “não conformidades”. Avaliar pertinência em descrever pontos fortes observados em cada processo auditado; 19. Padronizar a necessidade de fazer reuniões de abertura e encerramento para as auditorias de sistema, com a participação dos auditados e, principalmente, da alta direção;
Melhoria	20. Aprimorar a gestão de documentos na área de Expedição. Muitas tratativas por e-mail, sem o estabelecimento de procedimentos documentados requeridos pela norma de qualidade. Requisitos de segurança do trabalho com deficiências de atendimento.

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[TFN01] Fonte: Academia Tecnológica de Sistemas de Gestão (2010) Academia Tecnológica de Sistemas de Gestão - ATSG. (2010). Lead Assessor SIG 9/14/18: manual do participante. Porto Alegre..