Repositórios institucionais em transformação: aportes metodológicos para inovação e novas fronteiras

RESUMO

Introdução:  Os avanços tecnológicos e a intensificação da produção informacional impõem novos desafios à gestão da informação, demandando ferramentas capazes de organizar, preservar e disseminar o conhecimento em ambientes digitais. Repositórios Institucionais (RI) são estratégicos por sistematizar grandes volumes documentais, favorecendo o acesso, a interoperabilidade e a transparência informacional. Embora amplamente utilizados no meio acadêmico, é necessário compreender sua aplicabilidade em outros contextos organizacionais.

Objetivo:  identificar, na literatura, documentos publicados sobre a implementação, construção e organização de RI, com foco na investigação de sua replicação em outros contextos. Metodologia: Realizou-se uma revisão de literatura, entre maio e setembro de 2025, que resultou na seleção de 31 estudos, organizados em três categorias analíticas: estrutura, modelo e tipologia de RI.

Resultados:  Evidenciou-se que RI são ecossistemas dinâmicos e apresentam elementos de padronização na sua estrutura, independentemente do tamanho, da natureza ou da finalidade. Os modelos descritos na literatura mostram-se defasados frente às inovações tecnológicas recentes. As tipologias indicam potencial de aplicação em outros contextos.

Conclusão:  Há indicação de possível estagnação dos RI no meio acadêmico e lacunas quanto à aplicação em outros contextos. A maioria dos estudos antecede a recente explosão informacional e a popularização da Inteligência Artificial, sinalizando oportunidades para inovações e novos usos. A Ciência da Informação tem contribuído significativamente para mitigar riscos associados à ausência de diretrizes e à falta de sistematização da gestão da informação, oferecendo bases teóricas para a proposição de sistemas interoperáveis e estruturados em diferentes contextos.

PALAVRAS-CHAVE
Repositórios institucionais; Organização da informação; Revisão de literatura.

ABSTRACT

Introduction:  Technological advancements and the intensification of information production pose new challenges for information management, requiring tools capable of organizing, preserving, and disseminating knowledge in digital environments. Institutional repositories (IRs) are strategic for systematizing large volumes of documents, promoting access, interoperability, and transparency in information. Although widely used in academia, it is necessary to understand their applicability in other organizational contexts.

Objective:  To identify, in the literature, published documents on the implementation, construction, and organization of IRs, with a focus on investigating their replication in other contexts. Methodology: A literature review was conducted between May and September 2025, resulting in the selection of 31 studies organized into three analytical categories: structure, model, and typology of IRs.

Results:  It was evident that IRs are dynamic ecosystems and exhibit elements of standardization in their structure, regardless of size, nature, or purpose. The models described in the literature appear outdated in light of recent technological innovations. The typologies indicate potential for application in other contexts.

Conclusion:  There are indications of possible stagnation of IRs in the academic environment and gaps regarding their application in other contexts. Most studies predate the recent information explosion and the popularization of artificial intelligence, signaling opportunities for innovations and new uses. Information Science has contributed significantly to mitigating risks associated with the absence of guidelines and the lack of systematization in information management, offering theoretical foundations for proposing interoperable and structured systems in different contexts.

KEYWORDS
Institutional repositories; Information organization; Literature review.

1 INTRODUÇÃO

O avanço tecnológico tem transformado de maneira exponencial a produção, o arquivamento e o compartilhamento de informação, exigindo o desenvolvimento e o aperfeiçoamento de ferramentas capazes de otimizar a gestão e a organização de objetos digitais produzidos nesse contexto. Diante disso, os Repositórios Institucionais (RI) destacam-se como instrumentos estratégicos, sendo definidos por Lynch (2003) como um conjunto de serviços oferecidos pelas instituições para o gerenciamento e a disseminação de materiais digitais. A adoção de RI representa o reconhecimento de que a produção institucional e a vida intelectual de servidores e membros organizacionais serão, cada vez mais, registradas e compartilhadas em formato digital (Volpato; Rodrigues; Silveira, 2014).

Embora a literatura demonstre usos consolidados dos RI em ambientes acadêmicos, como a preservação e difusão de teses, dissertações e artigos científicos, sua aplicação em outros contextos ainda é restrita e apresenta limitações relacionadas à recuperação e ao compartilhamento, por exemplo, de documentos administrativos, dificultando a plena visibilidade do capital intelectual institucional (Babini et al., 2010). Contudo, a diversidade de tipologias documentais produzidas em contextos distintos tem se revelado um campo fértil para a expansão do uso dessa ferramenta. Ao centralizar diferentes tipos de registros em um único espaço digital, os RI podem fortalecer práticas de gestão documental e ampliar o acesso à informação, promovendo maior eficiência organizacional e transparência.

Assim, o objetivo desta pesquisa é identificar, na literatura, documentos publicados sobre a implementação, construção e organização de RI, com foco em investigar sua replicação em outros contextos. Para tanto, realizou-se uma revisão de literatura que buscou responder às seguintes questões: Como os repositórios institucionais são implementados, construídos e organizados? Quais requisitos e funcionalidades dos repositórios institucionais são aplicáveis em outras áreas?

Este estudo justifica-se pelo caráter singular de sua contribuição para a literatura, que necessita de uma análise mais aprofundada sobre RI, especialmente sobre sua construção para replicação em outros contextos, uma vez que a literatura aborda principalmente seu uso nas atividades relacionadas a instituições de educação, na produção acadêmica e científica, indicando uma possível lacuna de subutilização. Ao se investigar detalhadamente sua implementação, torna-se possível conceber novas formas de utilização em um contexto distinto daquele inicialmente desenhado para ele, como, por exemplo, no ecossistema da Administração Pública, com toda sua complexidade.

Destaca-se que o estudo integra uma pesquisa de doutoramento em andamento, na área da Ciência da Informação, na Universidade Federal de Minas Gerais.

2 REVISÃO DE LITERATURA

2.1 Repositório Institucional

Os RI são instrumentos estratégicos na gestão da informação, sendo definidos inicialmente por Crow (2002) como coleções digitais para capturar e preservar a produção intelectual acadêmica. Lynch (2003) expandiu essa visão, caracterizando-os como serviços organizacionais com compromisso de preservação de longo prazo, focados no gerenciamento, na curadoria e na disseminação de materiais digitais. Em 2004, Genoni lançou luz sobre os diversos conceitos e RI, afirmando que não havia um consenso entre os pesquisadores, até então, sobre o que era um RI ou como seria estabelecida sua estrutura e seu conteúdo, sugerindo que todos os tipos de materiais publicados ou não publicados fizessem parte de um RI. Essa diversidade permite a integração de diferentes mídias no processo de comunicação científica, o que favorece a disseminação e a transferência da informação de forma mais dinâmica e acessível (Costa; Leite, 2006).

Desde então, os debates progrediram e os RI foram nomeados e conceituados de formas distintas, tais como: i) um local para a guarda de pesquisas e artigos produzidos no âmbito de instituições de ensino (Armbruster, 1989; Crow, 2002; Pennock; Lewis, 2007); ii) um conjunto de serviços (Lynch, 2003); iii) uma biblioteca digital (Crow, 2002; Lynch, 2003); iv) um sistema de informação (Lima; Silva; Santos, 2024); v) um banco de dados (Lima; Silva; Santos, 2024); e vi) um banco de conhecimento (Crow, 2002; Lima; Silva; Santos, 2024), o que leva à falta de uma visão comum e apaziguada sobre o que é um repositório institucional e, principalmente, o que ele pode vir a ser e onde ele pode chegar.

Em outros contextos, como na Administração Pública, a incorporação de RI exige mudanças culturais e tecnológicas. Bekkers (2003) e Nograšek e Vintar (2011) apontam a tecnologia da informação como fator decisivo para a transformação organizacional, mas alertam que a ausência de políticas de preservação pode comprometer a perenidade dos registros. Nesse sentido, iniciativas mal planejadas podem transformar os RI em “cemitérios de documentos” (Delgado López-Cózar, 2018). Em contrapartida, quando bem estruturados, os RI contribuem para eliminar lacunas estratégicas de conhecimento, assegurar transparência, otimizar desempenho institucional e promover a disseminação de informação pública (Batista; Costa, 2013). De fato, mudanças, adaptações, não somente tecnológicas, mas culturais, são necessárias para que seja possível à Administração Pública acompanhar a rápida mudança sociotecnológica.

3 METODOLOGIA

Os procedimentos metodológicos para a revisão de literatura seguiram um protocolo de Nascimento Silva (2023) (Quadro 1), adaptado ao tema de pesquisa, executado entre maio e setembro de 2025. Kitchenham (2004) descreve a revisão de literatura como um método para identificar, avaliar e interpretar pesquisas disponíveis e relevantes para uma determinada questão de pesquisa, temática ou fenômeno de interesse, por meio de estratégias de busca com critérios bem definidos, ou seja, evolução do tema e ideias de diferentes autores sobre o assunto (Maxwell, 2013).

Quadro 1
Protocolo de revisão de literatura

Critérios	Descrição
Objetivo geral	Identificar artigos de periódicos científicos e trabalhos publicados sobre a implementação, construção e organização de RI para o contexto da Administração Pública.
Questões a serem resolvidas	Q1: Como os repositórios institucionais são implementados, construídos e organizados?
	Q2: Quais requisitos e funcionalidades dos repositórios institucionais são aplicáveis no contexto da Administração Pública?
Fontes de informação pesquisadas	Base de dados: Scielo, ScienceDirect, Scopus, Web of Science, Wiley, BDTD, Taylor & Francis.
Expressão de busca	repositório institucional, modelo, implantação, criação, modelagem, elaboração e construção. Idiomas: português, inglês e espanhol.
String de busca	“repositório institucional” OR “institutional repository” OR “repositorio institucional” AND “modelo” OR “model” OR “modelo” OR “implantação” OR “implementation” OR “implementación” OR “modelagem” OR “modeling” OR “modelado” OR “criação” OR “creation” OR “creación” OR “elaboração” OR “elaboration” OR “elaboración” OR “construção” OR “construction” OR “construcción”
Campo de busca	Título, palavras-chave e resumo.
Critérios de elegibilidade	Idiomas: português, inglês e espanhol.
	Sem delimitação de data.
	Artigos disponíveis em periódicos e de acesso aberto.
Critérios de inclusão	Documentos nos idiomas: português, inglês e espanhol.
	Trabalhos na área de Ciência da Informação ou áreas correlatas (Administração, Administração Pública, Gestão Pública etc.).
	Sem delimitação de data.
	Título, resumo e palavras-chave relacionados ao tema de pesquisa.
	Documentos que estejam disponíveis na íntegra no Portal Capes.
Critérios de exclusão	Documentos que não estejam disponíveis na íntegra no Portal Capes.
	Documentos que não estejam nos idiomas português, inglês e espanhol.
	Trabalhos que não tenham relação com a Ciência da Informação ou áreas correlatas (Administração, Administração Pública, Gestão Pública etc.).
	Publicações em pôster, workshops, resumos, entrevistas, palestras etc.
	Publicações que não possuam método, metodologia ou técnica para elaboração de repositórios institucionais.
	Documentos duplicados.
	Título, resumo e palavras-chave que não estão relacionados ao tema de pesquisa.
Procedimentos de seleção dos documentos recuperados	Inicialmente, faz-se leitura dos títulos dos documentos recuperados com o intuito de verificar a pertinência do conteúdo ao objetivo geral da pesquisa e, em seguida, será adotado o mesmo procedimento com os resumos para apurar a seleção dos artigos cujos temas sejam relevantes e estejam correlacionados à temática de pesquisa. Os artigos que atenderem a esses critérios seguirão para a etapa seguinte que contempla a leitura completa e análise qualitativa.
Procedimentos de análise	Leitura completa dos documentos, a fim de identificar como RI são elaborados e de que forma podem ser utilizados na organização da informação no contexto da Administração Pública.
Critério de exclusão após análise dos documentos	Trabalhos que não possuem abordagem conceitual, teórica ou metodológica sobre a elaboração de repositórios institucionais.
Tratamento	Via Parsifal, que organiza os artigos e auxilia na eliminação dos duplicados e artigos que não possuem relação direta com o tema da pesquisa, e Zotero, para arquivo e gestão dos artigos.

O objetivo da revisão foi identificar, na literatura, documentos publicados sobre a implementação, construção e organização de RI, com foco em investigar sua replicação em outros contextos. Optou-se pela seleção de fontes de pesquisa na área da Ciência da Informação e afins, sendo elas: Biblioteca Digital de Teses e Dissertações (BDTD), SciElo, ScienceDirect, Scopus, Web of Science, Wiley e Taylor & Francis. Os descritores com termos e sinônimos para a construção da string de buscas foram definidos com base no tema de pesquisa, considerando sinônimos e termos relacionados em português, inglês e espanhol, sem delimitação de datas, e os documentos disponíveis em periódicos de acesso aberto estão disponíveis no Quadro 2:

Quadro 2
Documentos recuperados em bases de dados

Bases	Strings	Documentos recuperados
BDTD - Assunto	"(Assunto:("repositório institucional” OR “institutional repository” OR “repositorio institucional” AND ("modelo” OR “model” OR “modelo” OR “implantação” OR “implementation” OR “implementación” OR “modelagem” OR “modeling” OR “modelado” OR “criação” OR “creation” OR “creación” OR “elaboração” OR “elaboration” OR “elaboración” OR “construção” OR “construction” OR “construcción")))”	2
BDTD - Título	"(Título:("repositório institucional” OR “institutional repository” OR “repositorio institucional” AND ("modelo” OR “model” OR “modelo” OR “implantação” OR “implementation” OR “implementación” OR “modelagem” OR “modeling” OR “modelado” OR “criação” OR “creation” OR “creación” OR “elaboração” OR “elaboration” OR “elaboración” OR “construção” OR “construction” OR “construcción")))”	6
SciELO	(ti:(("repositório institucional” OR “institutional repository” OR “repositorio institucional") AND ("modelo” OR “model” OR “modelo” OR "implantação” OR “implementation” OR “implementación” OR "modelagem” OR “modeling” OR “modelado” OR "criação” OR “creation” OR “creación” OR "elaboração” OR “elaboration” OR “elaboración” OR "construção” OR “construction” OR “construcción") )) OR (ab:(("repositório institucional” OR “institutional repository” OR “repositorio institucional") AND ("modelo” OR “model” OR “modelo” OR "implantação” OR “implementation” OR “implementación” OR "modelagem” OR “modeling” OR “modelado” OR "criação” OR “creation” OR “creación” OR "elaboração” OR “elaboration” OR “elaboración” OR "construção” OR “construction” OR “construcción") ))	16
Science Direct - Title, abstract, or author-specified keywords Título espanhol	Title, abstract, keywords: ("repositorio institucional” AND (“modelo” OR “implementación” OR “modelado” OR “creación” OR “elaboración” OR “construcción"))	0
Science Direct - Title, abstract, or author-specified keywords Título inglês	Title, abstract, keywords: ("institutional repository” AND (“model” OR “implementation” OR “modeling” OR “creation” OR “elaboration” OR “construction"))	73
Science Direct - Title, abstract, or author-specified keywords Título português	Title, abstract, keywords: ("repositório institucional” AND (“modelo” OR “implementação” OR “criação” OR “elaboração” OR “construção"))	0
Scopus	(TITLE-ABS-KEY("repositório institucional” OR “institutional repository” OR “repositorio institucional")) AND (TITLE-ABS-KEY("modelo” OR “model” OR “modelo” OR “implantação” OR “implementation” OR “implementación” OR “modelagem” OR “modeling” OR “modelado” OR “criação” OR “creation” OR “creación” OR “elaboração” OR “elaboration” OR “elaboración” OR “construção” OR “construction” OR “construcción"))	806
Taylor and Francis - Online Abstract	[Abstract: “repositório institucional"] OR [Abstract: “institutional repository"] OR [[Abstract: “repositorio institucional"] AND [[Abstract: “modelo"] OR [Abstract: “model"] OR [Abstract: “modelo"] OR [Abstract: “implantação"] OR [Abstract: “implementation"] OR [Abstract: “implementación"] OR [Abstract: “modelagem"] OR [Abstract: “modeling"] OR [Abstract: “modelado"] OR [Abstract: “criação"] OR [Abstract: “creation"] OR [Abstract: “creación"] OR [Abstract: “elaboração"] OR [Abstract: “elaboration"] OR [Abstract: “elaboración"] OR [Abstract: “construção"] OR [Abstract: “construction"] OR [Abstract: “construcción"]]]	123
Taylor and Francis - Online Keyword	[keywords: “repositório institucional"] OR [keywords: “institutional repository"] OR [[keywords: “repositorio institucional"] AND [[keywords: “modelo"] OR [keywords: “model"] OR [keywords: “modelo"] OR [keywords: “implantação"] OR [keywords: “implementation"] OR [keywords: “implementación"] OR [keywords: “modelagem"] OR [keywords: “modeling"] OR [keywords: “modelado"] OR [keywords: “criação"] OR [keywords: “creation"] OR [keywords: “creación"] OR [keywords: “elaboração"] OR [keywords: “elaboration"] OR [keywords: “elaboración"] OR [keywords: “construção"] OR [keywords: “construction"] OR [keywords: “construcción"]]]	70
Taylor and Francis - Online Title	[Publication Title: “repositório institucional"] OR [Publication Title: “institutional repository"] OR [[Publication Title: “repositorio institucional"] AND [[Publication Title: “modelo"] OR [Publication Title: “model"] OR [Publication Title: “modelo"] OR [Publication Title: “implantação"] OR [Publication Title: “implementation"] OR [Publication Title: “implementación"] OR [Publication Title: “modelagem"] OR [Publication Title: “modeling"] OR [Publication Title: “modelado"] OR [Publication Title: “criação"] OR [Publication Title: “creation"] OR [Publication Title: “creación"] OR [Publication Title: “elaboração"] OR [Publication Title: “elaboration"] OR [Publication Title: “elaboración"] OR [Publication Title: “construção"] OR [Publication Title: “construction"] OR [Publication Title: “construcción"]]]	60
Web of Science	TS=("repositório institucional” OR “institutional repository” OR “repositorio institucional") AND TS=("modelo” OR “model” OR “modelo” OR "implantação” OR “implementation” OR “implementación” OR "modelagem” OR “modeling” OR “modelado” OR "criação” OR “creation” OR “creación” OR "elaboração” OR “elaboration” OR “elaboración” OR "construção” OR “construction” OR “construcción")	271
Wiley - Abstract	"("repositório institucional” OR “institutional repository” OR “repositorio institucional” AND ("modelo” OR “model” OR “modelo” OR “implantação” OR “implementation” OR “implementación” OR “modelagem” OR “modeling” OR “modelado” OR “criação” OR “creation” OR “creación” OR “elaboração” OR “elaboration” OR “elaboración” OR “construção” OR “construction” OR “construcción"))” in Abstract	32
Wiley - Keywords	"("repositório institucional” OR “institutional repository” OR “repositorio institucional” AND ("modelo” OR “model” OR “modelo” OR “implantação” OR “implementation” OR “implementación” OR “modelagem” OR “modeling” OR “modelado” OR “criação” OR “creation” OR “creación” OR “elaboração” OR “elaboration” OR “elaboración” OR “construção” OR “construction” OR “construcción"))” in Keywords	6
Wiley - Title	"("repositório institucional” OR “institutional repository” OR “repositorio institucional” AND ("modelo” OR “model” OR “modelo” OR “implantação” OR “implementation” OR “implementación” OR “modelagem” OR “modeling” OR “modelado” OR “criação” OR “creation” OR “creación” OR “elaboração” OR “elaboration” OR “elaboración” OR “construção” OR “construction” OR “construcción"))” in Title	7

Quanto à tipologia documental, foram selecionados artigos de periódicos, teses, dissertações e capítulos de livros que apresentaram título, resumo e palavras-chave relacionados ao tema de pesquisa, além de documentos disponíveis na íntegra, via acesso ao Portal de Periódicos da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (Portal CAPES). Foram excluídas publicações em formato de pôster, resumos, entrevistas, workshops e palestras, bem como documentos que não detalharam método, metodologia ou técnica para a elaboração de repositórios institucionais e documentos duplicados. A gestão dos documentos foi realizada nos softwares Parsifal^(R) e Zotero^(R); contudo, todas as análises foram feitas de forma crítica e reflexiva pelas autoras.

Foi empregada a técnica de análise de conteúdo de Bardin (2016), em três fases: pré-análise, exploração do material e tratamento dos resultados. A fase de exploração do material e análise de conteúdo consistiu na leitura crítica dos documentos sobre implementação de RI, buscando uma análise holística, considerando elementos essenciais, a proposição de modelos de RI e as principais temáticas abordadas. Nesse sentido, a análise de conteúdo foi empregada como técnica de investigação para o exame dos documentos selecionados, possibilitando a extração dos procedimentos e instrumentos técnicos adotados, bem como a identificação das abordagens e categorias consideradas, conforme orienta Bardin (2016).

Buscou-se identificar as temáticas predominantes nos documentos finais e as metodologias empregadas pelos autores na implementação de RI. Após a análise e a codificação dos documentos, chegou-se a três categorias facetadas: estrutura, modelo e tipologia, que dialogaram com o objetivo da pesquisa e permitiram discutir aspectos de implementação focada na replicabilidade.

Destaca-se, como limitação, que todos os documentos da amostra selecionada abordam mais de uma temática. Entre os principais desafios, destacaram-se: a diversidade e interdisciplinaridade dos documentos (abrangendo áreas como Medicina, Artes e Ciência da Informação), a falta de padronização terminológica e a multiplicidade de metodologias adotadas pelas diferentes áreas.

4 RESULTADOS

4.1 Caracterização da amostra

A busca nas bases, executada no período de 6 a 13/06/2025, recuperou um total de 1.472 documentos. Após o upload dos documentos recuperados no Parsifal^(R), procedeu-se à exclusão automática de 412 documentos duplicados, restando 1060, os quais seguiram para a fase de leitura de título e resumo. A partir da leitura do título e do resumo, 958 documentos foram excluídos, tendo em vista que se tratavam de trabalhos que não estavam relacionados à área de Ciência da Informação ou às áreas correlatas, restando 96.

A partir da leitura flutuante, 46 documentos foram excluídos, tendo em vista que não descreviam metodologias, métodos, práticas, técnicas, conceitos ou ferramentas de implementação de RI e traziam apenas informações sobre a finalidade e aplicação de RI de forma genérica e redundante, restando 50 documentos selecionados para a fase de leitura completa, que buscou identificar como os repositórios institucionais são implementados e de que forma podem ser aplicados na organização da informação no contexto da Administração Pública. Após a leitura completa, verificou-se que 6 documentos estavam totalmente relacionados ao tema da pesquisa, 25 continham informações e temáticas aplicáveis à pesquisa, em algum grau, e 19 não se aplicavam, totalizando 31 documentos selecionados e elegíveis para a análise qualitativa, conforme explicitado na Figura 1.

Figura 1
Fluxograma de seleção e elegibilidade

Ao final do tratamento dos resultados, procedeu-se à elaboração da síntese qualitativa da revisão e suas categorias, definidas com base em Bardin (2016), que considerou três categorias, a saber: estrutura, modelos e tipologia, destacando a classificação facetada, em que um estudo pode ser indicado em mais de uma categoria (Quadro 3).

Quadro 3
Síntese dos trabalhos selecionados

ID	Título	Autores	Categorias
			Estrutura	Modelo	Tipologia
A01	A framework for institutional repository development	Campbell-Meier (2011)	X	X	X
A02	A possible solution for digital preservation of e-government: a centralized repository within a cloud computing framework	Dečman e Vintar. (2013)	X	X	X
A03	A temporal analysis of institutional repository research	Stevenson e Zhang (2015)	X		X
A04	Acesso aberto às publicações científicas: plano estratégico para implantação e gestão do repositório institucional do Instituto Federal de Alagoas	Souza (2020)	X	X
A05	Actions for implementation of institutional repositories in public university in Rio de Janeiro state	Chalhub (2012)	X		X
A06	Addressing institutional potential loss of records and knowledge in Africa: The case of the ECA institutional repository - A knowledge base on African socio-economic development	Onyancha; Al-Awah e Cole (2012)	X		X
A07	Application of the collection development and management in the construction of institutional repositories	Caribé (2008)	X	X	X
A08	Balancing Multiple Roles of Repositories: Developing a Comprehensive Repository at Carnegie Mellon University	Scherer e Valen (2019)	X		X
A09	Construcción social de repositorios institucionales: el caso de un repositorio de América Latina y el Caribe	Babini et al; (2010)	X
A10	Critical success factors for institutional repositories implementation	Lagzian; Abrizah e Wee (2013)	X	X
A11	Current Trends in Institutional Repositories for Institutions Offering Master's and Baccalaureate Degrees	Xia e Opperman (2010)	X		X
A12	DSpace as a repository tool for administrative documents in the national experimental University of Tachira	Texier et al. (2013)	X	X	X
A13	How to Implement an Institutional Repository	Hixson e Cracknell (2007)	X		X
A14	Ideação de um Repositório Institucional baseado em Periódico Científico: Uso do Design Science Research na Ciência da Informação	Santana, Pereira e Mattos. (2023)	X		X
A15	Implementing an Institutional Repository (The Dspace Experience at MIT)	Baudoin e Branschofsky (2003)	X	X
A16	Innovation in the collection and in the information access: The institutional repository system in the courts of accounts in Brazil	Volpato; Rodrigues e Silveira (2014)	X		X
A17	Institutional Repositories integrated to the Organizational Knowledge Management: a methodology for Cuban’s institutions intensive on knowledge	Gato e Suárez (2025)	X		X
A18	Matching the model, the method of implementation and the practice of knowledge management: the case of the Institutional Repository of the Institute for Applied Economic Research (Ipea) in Brazil	Batista e Costa (2013)	X	X	X
A19	Measuring the gap between perceived importance and actual performance of institutional repositories	Lagzian; Abrizah e Wee (2015)	X	X	X
A20	Methodology for the architectural improvement of university repositories	Fernández-Luna; Pérez-Montoro e Guallar (2019)	X	X	X
A21	O papel dos repositórios digitais na construção de políticas de Ciência Aberta: o processo de implantação do Repositório Institucional de Múltiplos Acervos da UFRRJ	Oliveira (2021)	X
A22	Opening up institutional repositories: Social construction of innovation in scholarly communication	Rieger (2008)	X	X	X
A23	Qualified Dublin Core Metadata Best Practices for GREDOS	Peñalvo et al. (2010)	X	X
A24	Framework genérico para geração automática de assuntos e indexação em repositório digital	Brito e Martins ( 2023)	X	X	X
A25	Los repositorios de acceso abierto como alternativa para la visibilidad de la ciencia en las universidades: estudio de caso	Molina Piñero, Marrero Sera e Puentes Puente (2015)	X	X	X
A26	MeRINS - Methodology for the design and implementation of institutional repositories	Escobar et al. (2012)	X	X	X
A27	Metadata standards as a technological resource to guarantee digital preservation	Formenton et al. (2018)	X	X	X
A28	Nationwide census of institutional repositories preliminary findings	Markey et al. (2007)	X	X	X
A29	Open access repositories in the Asia-Oceania region: Experiences and guidelines from three academic institutions	Mantora, Yang e Singh (2015)	X	X	X
A30	Repository Metadata: Approaches and Challenges	Chapman, Reynolds e Shreeves (2009)	X	X
A31	Sistematização de modelo de avaliação do controle de vocabulários em repositórios: relato de pesquisa com o Repositório Institucional Unesp	Fujita (2022)	X	X

Os documentos foram publicados entre 2003 e 2025, tendo seu ápice em 2013 e 2015 (Gráfico 1), indicando oscilações na produção anual, intercaladas com períodos de linearidade. Esses dados podem estar relacionados aos picos de criação de políticas de acesso aberto, cujos marcos temporais podem ter impulsionado as publicações, tais como o Horizon2020¹, que discute medidas para a adoção do depósito em acesso aberto como requisito para pesquisas financiadas pelo programa, ocorrido em 2013, bem como o início das discussões em torno do Plan S², em 2016. O número anual de publicações varia de 1 a 4 artigos.

Gráfico 1
Período de publicação dos documentos

O Gráfico 2 apresenta as principais temáticas abordadas nos 31 documentos analisados pelas autoras, por meio dos quais se buscou identificar a predominância dos temas na análise de conteúdo, ou seja, quais temáticas se destacavam e eram recorrentes. Esses dados podem indicar as tendências que têm ocupado os pesquisadores ao tratarem da implementação de RI. Todos os documentos abordam mais de duas temáticas, reiterando que são multifacetados e integrativos, o que indica que diversas áreas têm buscado implementar RI dentro de seus contextos e suas perspectivas.

Gráfico 2
Principais temáticas analisadas

Foram identificadas as seguintes temáticas: implementação de RI, acesso aberto, metadados, softwares (DSpace, E-Print etc.), gerenciamento de coleções, vocabulário controlado, arquivamento e memória, RI na Administração Pública, planejamento estratégico, repositório temático, taxonomia e arquitetura (Design Science).

O estudo revelou que a implementação de RI viabilizada, do ponto de vista técnico pelo Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) (Lagoze; Van de Sompel, 2001), concentra-se no ambiente acadêmico e, em alguns casos, é utilizada como revista eletrônica para publicações. Em poucos casos, identificou-se um movimento em direção à utilização para outras funcionalidades, como repositórios temáticos, estratégicos, consorciados (coalitions) e administrativos.

Em relação aos tipos de metodologias adotadas pelos autores na implementação de RI, buscou-se investigar quais abordagens metodológicas são mais utilizadas (Quadro 4).

Quadro 4
Principais metodologias

Procedimento técnico/metodológico	ID(s)
Estudo de caso	A01, A04, A06, A08, A09, A11, A12, AA13, A14, A16, A18, A22, A24, A25, A30
Qualitativa	A04, A05, A17, A26
Questionário (survey)	A10, A11
Entrevista	A12, A21, A26
Delphi	A17, A18, A28
Etnográfica	A31
Quantitativa	A13, A17, A21
Análise de agrupamentos	A03
Card sorting	A24
Revisão de literatura	A02, A07, A13, A15
Descritiva	A04, A05, A13, A16, A17, A21, A24, A26, A31
Exploratória	A04, A05, A17, A21, A22, A23, A24, A26, A31
Bibliográfica	A09, A10, A13, A23, A31
Painel de especialistas	A10, A11

Foi possível observar que a maioria dos documentos apresentou mais de uma metodologia, sendo estas descritas de acordo com os próprios autores, destacando-se principalmente: estudo de caso (15), análise documental (12), descritiva (9), exploratória (9), aplicada (6), questionários do tipo survey (5), entrevistas semiestruturadas (5), bibliográfica (5), qualitativa (4), revisão de literatura (RL) (4), delphi (3), quantitativa (3), etnográfica (1), análise de agrupamento (1), card sorting (1) e painel de especialista (1), demonstrando que não há um padrão metodológico definido e, em se tratando de RI, é necessário avaliar o contexto de forma holística, não somente técnica.

Na perspectiva dos metadados, a literatura revelou que o seu tratamento evolui de uma abordagem centrada na descrição básica e na recuperação da informação para uma perspectiva mais complexa, alinhada principalmente aos princípios da Ciência Aberta e da interoperabilidade semântica. No entanto, essa evolução ocorre de forma desigual entre as diferentes categorias de metadados, revelando lacunas importantes. Esta revisão de literatura não se debruçou exaustivamente sobre todos os elementos que integram um repositório institucional, mas buscou compreender como os repositórios são organizados, quais os requisitos básicos para a sua implementação e organização e quais funcionalidades são aplicáveis em áreas distintas, como, por exemplo, a administrativa.

Nas próximas seções, serão discutidas as principais categorias identificadas nos documentos analisados: estrutura, modelo e tipologia. A partir dessa categorização, buscou-se responder às perguntas de pesquisa, com ênfase nos elementos replicáveis para construção e aplicação em outros contextos.

5 DISCUSSÃO

Nesta seção, a categorização proposta é discutida com a literatura da área. A Figura 2 apresenta uma síntese da distribuição dos estudos por categoria e subcategoria, destacando que foi utilizada a classificação facetada, em que um estudo pode ser indicado em mais de uma categoria.

Figura 2
Síntese dos artigos por categorias e subcategorias

5.1 Estrutura

Ao avaliar os estudos sobre a estrutura de RI, é importante destacar que todos os 31 documentos tratam, de alguma forma, desse tema. Todavia, dada a sua abrangência, pois envolve diversas dimensões, os autores fazem recortes de acordo com sua área de pesquisa, perpassando, de forma genérica e superficial, por outras temáticas importantes. Por exemplo, um autor que pesquisa sobre vocabulário controlado direciona o estudo para os temas correlacionados, como taxonomia, web semântica, metadados, e considera as outras temáticas relacionadas à estrutura de forma genérica, sem aprofundamento. Então, ao se analisar a estrutura, pode-se observar que há autores que se dedicam à questão técnica propriamente dita, ou seja, o “esqueleto” do RI, e outros, à parte sistêmica, ou seja, à organização do conteúdo. Grande parte dos documentos concentra-se no desenvolvimento de RI voltados para sua natureza original, que é a área acadêmica, de ensino, pesquisa e extensão, cujas atividades são realizadas principalmente por profissionais de Biblioteconomia, Arquivologia, Ciência da Computação e afins, tripé protagonista no processo de comunicação acadêmica.

Os documentos A08 e A09 mencionam a necessidade de formulação de um comitê que inclua a participação de cientistas da informação, bem como de gestão e organização do conhecimento, principalmente na perspectiva do estudo de uma estrutura sociotécnica de RI (Scherer; Valen, 2019; Babini et al., 2010). Assim, nesta categoria, foram identificados 30 documentos que contemplam a estrutura de RI, tanto acadêmicos quanto os desenvolvidos no contexto da Administração Pública, foco da investigação.

A análise de conteúdo dos documentos permitiu identificar sete temáticas recorrentes relacionadas às estruturas propostas pelos autores para a implementação de RI. Essas temáticas foram classificadas em: softwares utilizados, padrões de metadados, acesso aberto, arquitetura, vocabulário controlado, taxonomia e comunidades de coleções, o que possibilitou identificar núcleos temáticos a partir dos objetivos, metodologias, técnicas e aplicações descritas nos artigos. Essa estratégia permitiu que os documentos fossem agrupados em eixos de pesquisa convergentes, o que oferece uma visão estruturada da implementação de RI.

5.1.1 Software

A instalação do software é apenas o primeiro passo para estabelecer um RI, mas é um passo necessário (Kennan; Wilson, 2006). Com relação aos tipos de softwares utilizados na implementação de RI, a maioria dos sistemas disponíveis atualmente são softwares de código aberto, desenvolvidos pela comunidade, como DSpace, DSpace CRIS, EPrints, Islandora, Samvera, Greenstone, Omeka, Archivematica, CKAN e Digital Commons.

Sobre a utilização de softwares, 11 estudos abordam a temática (A01, A06, A08, A12, A14, A16, A20, A28, A29, A30 e A31). O DSpace é indicado como o mais utilizado, tendo em vista que é um dos precursores, de fácil instalação e manuseio, de código aberto com funcionalidade de RI superior e conta com o suporte técnico do Instituto de Tecnologia de Massachusetts (MIT) e da Hewlett-Packard, idealizadores do DSpace, descritos nos estudos de Campbell-Meier (2011); Onyancha, Al-Awah e Cole (2012); Scherer e Valen (2019); Texier et al., (2013); Hixson e Cracknell (2007); Baudoin e Branschofsky (2003); Batista e Costa (2013); Rieger (2008), Peñalvo et al. (2010); Molina Piñero, Marrero Sera e Puentes Puente (2015); Markey et al. (2007); Mamtora (2015); e Chapman, Reynolds e Shreeves (2009).

O estudo A01, de Campbell-Meier (2011), relata que instituições maiores, com laboratório de tecnologia avançado e pessoal técnico capacitado, tendem a customizar seus próprios sistemas, e instituições menores costumam utilizar os modelos de serviços de código aberto que oferecem recursos que minimizem impactos na estrutura organizacional, utilizando conteúdos e provedores como ProQuest ou Elsevier. O documento A31, de Fujita (2022), aponta a utilização do DSpace, porém utiliza softwares auxiliares para tratamento da informação, tais como Duplicate Checker; Oxigênio; Adobe; MarcEditar; e Escritório livre.

5.1.2 Metadados

A Research Data Alliance (RDA) define um repositório como "[...] uma entidade de interface pesquisável e consultável, capaz de armazenar, gerenciar, manter e curar dados/objetos digitais que visa fornecer um serviço para humanos e máquinas tornarem os dados detectáveis e pesquisáveis por meio de coleções de metadados" (Scherer; Valen, 2019, p. 2). O termo metadados apresenta múltiplas definições. Entretanto, a concepção mais amplamente aceita e utilizada refere-se à sua caracterização como informação descritiva de recursos digitais. Seu uso consolidou-se a partir do advento da World Wide Web, sendo considerado uma evolução das informações bibliográficas tradicionalmente mantidas nos catálogos das bibliotecas. A criação de metadados revela-se fundamental para a disseminação de coleções em ambiente digital, uma vez que a eles associam a função de assegurar a descoberta, o uso, o gerenciamento e a preservação de recursos digitais (Peñalvo et al., 2010).

Em relação à temática padrões de metadados, 14 documentos tratam do tema (A01, A02, A06, A07, A08, A13, A14, A16, A17, A20, A23, A29, A30 e A31). O estudo A29, de Peñalvo et al. (2010), aborda os metadados como elementos essenciais para a descrição de recursos digitais, destacando sua função na indexação, identificação e organização desses objetos. Os autores classificam os metadados em três categorias principais: (i) descritivos, usados para indexar, descrever e identificar uma fonte digital, tais como autor, título e assunto; (ii) estruturais, voltados para possibilitar a visualização e a navegação entre os recursos digitais; e (iii) administrativos, indispensáveis para o gerenciamento do recurso ao longo do tempo, incluindo dados técnicos relacionados à resolução de imagens, tamanho e formato de arquivos, bem como ao hardware ou software utilizado na produção do objeto digital, dentre outros.

Com relação à escolha do padrão de metadados utilizados nos RI, de forma geral, todos os estudos revelaram a predominância da utilização do Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) (Campbell-Meier, 2011; Dečman e Vintar, 2013; Onyancha, Al-Awah e Cole, 2012; Caribé, 2008, Scherer e Valen, 2019; Hixson e Cracknell, 2007, Baudoin e Branschofsky, 2003; Volpato, Rodrigues e Silveira, 2014; Batista e Costa, 2013, Peñalvo et al., 2010; Lagzian, Abrizah e Wee, 2015; Texier et al., 2013; Formenton et al., 2018; Chapman, Reynolds e Shreeves, 2009; e Fujita, 2022).

No entanto, o estudo de Onyancha, Al-Awah e Cole (2012) também trata do MARC21, utilizado especialmente no contexto de bibliotecas tradicionais e catálogos coletivos. Quanto a RI voltados para a Administração Pública, o documento A23, de Formenton et al. (2018), menciona a utilização de METS/PREMIS (para preservação e estrutura), MODS/MARC21 (para descrição bibliográfica detalhada) e DCAT/CKAN (em portais de dados abertos).

O documento A13, de Brito e Martins (2023), propõe um framework genérico para a geração automática de metadados. O A30, de Chapman, Reynolds e Shreeves (2009), apresenta estratégias para a criação e agregação de metadados heterogêneos, alertando que, embora as experiências descritas no estudo tenham sido com o DSpace, muitos dos problemas detectados se aplicam também a outras plataformas de software. Segundo esses autores, a diversidade de disciplinas e formatos presentes nos RI limita o uso de um único esquema de metadados, como o Dublin Core, restringindo-se a dados de nível mais geral.

No que se refere aos metadados de direitos (rights metadata), observa-se maior embasamento teórico e prático. Os IDs A04, de Souza (2020), A19, de Molina Piñero, Marrero Sera e Puentes Puente (2015), e A28, de Rieger (2008), destacam o acesso aberto e as licenças, com destaque para a Creative Commons. Nesses estudos, os direitos autorais e as restrições de acesso são avaliados na perspectiva de políticas institucionais e estratégias de disseminação científica. O estudo A26, de Oliveira (2021), reitera a vinculação entre os repositórios e as políticas de Ciência Aberta, destacando a necessidade de tornar essas políticas mais claras. Os demais estudos abordam o tema de maneira indireta, vinculando-o à governança e à gestão dos repositórios, como observado nos ID A01, de Campbell-Meier (2011), A05, de Chalhub (2012), A10, de Lagzian, Abrizah e Wee (2013). É possível observar que os metadados de direitos são, dentre as categorias analisadas, os mais frequentemente contemplados.

Quanto aos metadados de proveniência, o estudo A30, de Chapman, Reynolds e Shreeves (2009), destaca a importância de registrar a origem dos objetos digitais, formas de depósito e histórico de modificações. O estudo A23, de Formenton et al. (2018), associa a proveniência à condição de autenticidade, confiabilidade e integridade dos documentos digitais. No plano operacional, repositórios como o DSpace incorporam mecanismos básicos de registro de autoria e data de submissão, mesmo sem aprofundamento conceitual, ou seja, a abordagem é mais técnica, conforme descrito no estudo A16, de Baudoin e Branschofsky (2003). De forma geral, a proveniência é abordada, porém de forma limitada a aspectos administrativos, sem analisar seu potencial analítico e semântico.

Sobre a análise de metadados de preservação, é possível identificar uma abordagem menos técnica e mais estratégica. O estudo A02, de Dečman e Vintar (2013), discute a preservação digital no contexto de infraestruturas em nuvem, destacando a necessidade de soluções institucionais robustas para a preservação de curto e longo prazo. O estudo A23, de Formenton et al. (2018), destaca o papel dos padrões de metadados na sustentabilidade dos objetos digitais, evidenciando problemas de duplicação, sobreposição e equivalência entre os conjuntos de metadados no uso concomitante destes diferentes esquemas e abrangendo metadados descritivos, estruturais, administrativos e de preservação do PREMIS. Os estudos A01, de Campbell-Meier (2011) e Onyancha, Al-Awah e Cole (2012), destacam a preservação como função essencial dos repositórios, mas sem detalhar os mecanismos de preservação, checksums ou modelos como PREMIS. Assim, identifica-se uma lacuna significativa na literatura quanto à operacionalização técnica dos metadados de preservação, que permanecem, em grande medida, no nível das diretrizes, políticas e dependências técnicas.

Com relação aos estudos sobre a aplicação de metadados semânticos ou de relacionamento, a literatura explora o tópico de maneira menos recorrente, especialmente nos estudos clássicos. Observa-se um movimento em direção a essa abordagem em estudos mais recentes, como o do ID A13, de Brito e Martins (2023), que indicam avanços na geração automática de assuntos e na implementação de elementos de Inteligência Artificial (IA), convergindo para uma abordagem semântica. O estudo A31, de Fujita (2022), destaca o uso de vocabulário controlado e as relações semânticas entre os termos na organização da informação. Porém, observa-se que a maioria dos estudos não contempla de forma explícita elementos identificadores como DOI, ORCID, tampouco aborda relações entre projetos, autores e financiadores, vínculos entre publicações e dados de pesquisa que são cada vez mais relevantes em contextos de Linked Data e Open Science.

O ideal seria que cada comunidade ou coleção pudesse adotar esquemas de metadados e vocabulários controlados adequados às suas necessidades, o que possibilitaria a integração e ampliaria a variedade de materiais, evitando adaptações complexas.

5.1.3 Acesso Aberto

Os RI foram idealizados para serem de acesso aberto, como forma de envidar esforços para disponibilizar a informação de forma ampla e gratuita, principalmente no âmbito acadêmico e científico. No entanto, é possível perceber que há ressalvas em se tratando de RI para a Administração Pública relacionadas a documentos administrativos, dado o caráter restrito, sigiloso e sensível das normas e da legislação de proteção de dados e direitos autorais, aspecto discutido pelo estudo A12, com o conceito de Gestores Documentais (GD), que diferem de Repositórios de Documentos Administrativos (RDA) (Texier et al., 2013). Para esta temática foram identificados 10 documentos (A04, A11, A12, A13, A14, A15, A18, A20, A26 e A27).

O estudo A04, de Souza (2020), apresenta uma linha do tempo das principais iniciativas de acesso aberto no período de 1991 a 2013. O estudo A11, de Xia e Opperman (2010), aponta que a maioria dos RI avaliados tinha poucos depósitos, indicando que provavelmente não estavam prontos, à época, para o acesso aberto. Os estudos A04, de Souza (2020), e A14, de Hixson e Cracknell (2007), tratam de modelos de planejamento estratégico, modelo teórico e ferramentas de gestão da informação para orientar a implantação de RI de acesso aberto, na tentativa de acompanhar as mudanças provenientes dos avanços tecnológicos e de formas de organização da informação, o que vem para reforçar a necessidade de novos paradigmas. Todavia, o estudo A01, de Campbell-Meier (2011), apresenta limitações quanto ao fato de que todos os RI analisados pela autora não apresentaram um planejamento para a implementação do RI de acesso aberto, propondo melhores práticas e um projeto-chave de gerenciamento de processos.

5.1.4 Arquitetura

Em relação à arquitetura de RI, destacam-se três estudos (A17, A20 e A24). Observa-se tendência para inovação arquitetônica de caráter institucional, estrutural e operacional voltada para órgãos da Administração Pública, descrita nos estudos A17, de Volpato, Rodrigues e Silveira (2014), bem como a proposição de uma análise holística (ou sistemática) e a utilização de Design Science Research (DSR) para organizações públicas, também contempladas no estudo A20, de Batista e Costa (2013). O estudo A24, de Fernández-Luna, Pérez-Montoro e Guallar (2019), propõe o uso de metodologias da disciplina de Arquitetura da Informação para melhorar o acesso aos conteúdos de repositórios e definir estratégias metodológicas padronizadas para o projeto da estrutura arquitetônica de RI, principalmente dos sistemas organizacionais, a fim de garantir que os ativos digitais sejam recuperados e reutilizados facilmente.

No entanto, é possível observar que, embora os modelos discutidos pelos autores sejam amplamente utilizados no contexto acadêmico, a Arquitetura Orientada para Serviços (SOA) parece se adequar aos propósitos da Administração Pública, uma vez que considera a integração de sistemas de informação, tendo em vista a fragmentação dos dados e os desafios para a obtenção e recuperação de informações devido à redundância e inconsistência de dados armazenados em mais de um sistema (Cunha; Souza Junior; Dornelas, 2008). Assim, sistemas integrados e complementares podem ser mais úteis para a Administração Pública.

5.1.5 Vocabulário Controlado

Para esta categoria, foram identificados cinco estudos (A06, A12, A13, A30 e A31). Os RI desempenham um papel essencial para a Ciência da Informação, já que, segundo Fujita (2022), são indispensáveis para a recuperação e gestão da produção científica, tecnológica, artística e administrativa. Contudo, torna-se necessário avaliar a existência de vocabulários controlados e os mecanismos empregados para o gerenciamento desses vocabulários, tornando o sistema de informação dinâmico e amigável para os usuários. Basicamente, a necessidade de controlar o vocabulário emerge de duas características básicas da linguagem natural: 1) duas ou mais palavras podem ser utilizadas para representar o mesmo conceito; e 2) duas ou mais palavras com a mesma escrita representam conceitos diferentes (Ferneda, 2012). Assim, vocabulário controlado é uma lista de termos autorizados, semanticamente organizados, que controlam sinônimos, distinguem homógrafos e agrupam termos afins, tais como tesauros (Lancaster, 2004).

O documento A31, de Fujita (2022), traz uma análise detalhada sobre a sistematização de proposta para controle e uso de vocabulário para RI e apresenta um plano de ação que discute o controle de vocabulário na indexação, a compatibilização de palavras-chave, a análise de variações terminológicas a nível semântico, sintático e pragmático e a análise de logs de transação de buscas por assuntos. Para garantir o controle de vocabulário, utilizam-se ferramentas como tesauros, listas de termos autorizados e listas de cabeçalhos de assunto, que padronizam a terminologia empregada na representação da informação. O documento A30, de Chapman, Reynolds e Shreeves (2009), fornece um meio para as comunidades desenvolverem seus próprios vocabulários controlados para assuntos e arquivos de autoridade para nomes de autores e editoras à medida que depositam itens.

5.1.6 Taxonomia

De acordo com Brito e Martins (2023, p. 19), “[...] uma taxonomia pode ser detalhada como um termo de vocabulário controlado com intenção de descrever um item. Esses termos podem ser uma lista em ordem alfabética ou estruturada de forma hierárquica”. Dentre os 31 documentos selecionados para análise, apenas dois documentos (A13 e A31) tratam de forma direta a temática. Os documentos A13 de Brito e Martins (2023) apresentam estratégias para ampliar e facilitar a configuração de taxonomias que podem ser aplicadas em qualquer área do conhecimento, para facilitar a busca e recuperação da informação. O documento A31, de Fujita (2022), descreve a implementação do RI da Unesp sob a perspectiva da utilização de vocabulários controlados e taxonomias, trazendo temáticas sobre políticas de indexação. Os demais documentos tratam o tema de forma superficial.

5.1.7 Comunidade de Coleções

Comunidades de coleções estabelecidas dentro de RI são determinadas pela natureza do RI, e esta temática é tratada em 10 documentos (A03, A05, A07, A11, A13, A16, A20, A23, A26 e A27). Os estudos tratam da definição e do gerenciamento de coleções, apontando que comunidades de coleções em RI necessitam constantemente de acompanhamento e avaliação para que não virem “cemitérios de documentos”. O estudo A03, de Stevenson e Zhang (2015), apresenta hipóteses para a mudança de termos nas categorias de coleções, tendo em vista a diversidade de disciplinas, definições e objetivos. O estudo A05 de Chalhub (2012), detalha os conteúdos institucionais, temáticos, governamentais e agregadores dos RI e o alargamento do conceito de povoamento, ou seja, os tipos de documentos a serem depositados nos RI.

Com relação ao depósito de documentos, o estudo A03, de Stevenson e Zhang (2015), demonstra o período em que houve mais depósitos em RI, bem como apresenta três hipóteses para a mudança dos termos, ao longo do tempo, dentro de cada categoria. O estudo A08, de Scherer e Valen (2019), descreve um fluxo para depósito de documentos, tipos de material a ser depositado e apresenta um ecossistema acadêmico interessante que pode ser adaptado para o contexto administrativo. O estudo A17, de Volpato, Rodrigues e Silveira (2014), propõe a instituição de uma política que estimule ou abrigue o depósito da produção intelectual de membros e servidores do Tribunal de Contas. O estudo A24, de Férnandez-Luna, Pérez-Montoro e Guallar (2019), propõe uma metodologia para melhorar a arquitetura, o sistema de organização e depósito por meio de técnicas centradas nos usuários e card sorting, em um estudo de caso na Universidade de Barcelona.

Segundo o estudo A07, de Caribé (2008), a tendência atual é de coleções híbridas, por possuírem diversos gêneros, formatos e mídias, tanto de armazenamento quanto de entrega.

Além disso, o estudo A07 traça um panorama quanto à aplicação de princípios, práticas e metodologias de desenvolvimento e gerenciamento de coleções, bem como sugere que a questão de conteúdo de um RI deve ser mais detalhada no contexto da OAI, principalmente no que tange à revisão por pares e à elaboração de políticas de desenvolvimento e gerenciamento de coleções, para que ela “[...] alcance o objetivo pretendido pela coleção com referência à abrangência temática, ao tipo de objeto e à qualidade” (Caribé, 2008, p.14). O estudo A08, de Scherer e Valen (2019), questiona os tipos de material que um RI pode coletar, tanto de uma perspectiva técnica quanto contextual, e questiona a reavaliação da missão precípua de RI, a forma de desempenhar um papel emergente, mais amplo do que apenas abrigar produtos de uma instituição, bem como trata da perspectiva dialética do RI. O estudo A11, de Xia e Opperman (2010), foca na composição do conteúdo do repositório, no estilo operacional, no histórico de desenvolvimento e na acessibilidade, apresentando um estudo com as categorias dos conteúdos dos RI. Neste estudo, a categoria de documentos administrativos aparece em último lugar.

Os documentos A16, A20, A23, A26 e A27 tratam, em algum nível, de gerenciamento de coleções em RI. De forma geral, eles discutem a importância da definição de políticas de gerenciamento de coleções. O documento A27 analisa três instituições asiáticas: a Universidade Charles Darwin (Austrália), a Universidade de Hong Kong e a Universidade da Malásia, na perspectiva de coleções de acesso aberto e formula um conjunto de diretrizes para a implementação de RI e a definição de coleções. Assim, observa-se que a literatura analisada converge para a compreensão de que as comunidades de coleções em RI se configuram como um componente ativo, interativo, de conteúdo variável e responsivo, cuja efetividade depende de processos contínuos de avaliação, atualização e definição de políticas claras de desenvolvimento e gerenciamento.

A gestão de coleções é uma dimensão estratégica para assegurar a própria existência do RI, tanto no aspecto da qualidade quanto da relevância dos conteúdos disponibilizados. Nesse sentido, é considerada relevante uma consulta à comunidade de usuários na qual se pretende implementar o RI, utilizando, por exemplo, grupos focais.

Em síntese, a análise da categoria que trata da estrutura de RI é essencial para a compreensão de seus elementos intrínsecos e de sua inerente complexidade. Os 31 documentos analisados abordaram o tema sob diferentes perspectivas, ainda que fragmentadas, dada a diversidade de temáticas, formando um mosaico estrutural, no qual cada elemento contribui com tesselas específicas, sejam tecnológicas, informacionais ou organizacionais. Essa multiplicidade de elementos permite compreender que é por meio desses fragmentos que os RI se veem em sua totalidade. Assim, a estrutura dos RI não se limita apenas a um arcabouço estrutural e técnico, mas é um ecossistema dinâmico, em constante transformação, e deve corresponder à interface entre tecnologia, conhecimento, usuário, sociedade, inovação e sustentabilidade.

5.2 Modelos

5.2.1 Modelo Acadêmico

O modelo acadêmico é historicamente o mais abordado, dada a própria gênese dos RI, voltada para esse contexto. O estudo A01, de Campbell-Meier (2011), estabelece um tipo de padronização para a definição de termos e significados que possam ser usados de maneira única, independentemente do tamanho do RI. Este estudo examina a estrutura de seis RI, avalia as melhores práticas adotadas e reflete sobre a ambiguidade das linguagens. Os estudos A04 e A05, respectivamente de Souza (2020) e Chalhub (2012), tratam das características de RI acadêmicos e de pesquisa. O estudo A09, de Babini et al. (2010), sugere um RI alimentado por centros-membros e os associa ao contexto social em que se originam. O estudo A10, de Lagazian, Abrizah e Wee (2013, 2015), descreve um modelo empírico para a elaboração de RI de sucesso. O estudo A11, de Xia e Opperman (2010), descreve a implementação de um consórcio com 50 repositórios de universidades que contempla oito categorias documentais, dentre elas, documentos administrativos em menor quantidade.

O estudo A25 apresenta a fase inicial do projeto MIRACLE (Tornando Repositórios Institucionais um Ambiente de Aprendizagem Colaborativa). Trata-se de um projeto de pesquisa multifásico que envolve diversos estágios, etapas, períodos, fases, sistemas e fenômenos que se desenvolvem isoladamente ou simultaneamente. Esse projeto investiga o desenvolvimento de RI em faculdades e universidades americanas para identificar modelos e melhores práticas em administração, infraestrutura técnica e acesso a coleções de repositório, por meio de um censo de RI.

5.2.2 Modelo para Administração Pública

O estudo A02, de Dečman e Vintar (2013), sugere uma solução para a preservação digital de longo prazo para a Administração Pública na forma de um repositório intermediário centralizado, com base no conceito de computação em nuvem. O estudo A06, de Onyancha, Al-Awah e Cole (2012), apresenta a implementação de RI na Comissão Econômica da ONU para a África e relata os desafios encontrados, principalmente ao fato de que os documentos fogem do padrão acadêmico e são mais técnicos.

O estudo A08, de Scherer e Valen (2019), descreve um RI abrangente que combina um repositório de dados e um repositório tradicional em um único lugar, o qual pode ser adaptado para instituições de qualquer porte. O estudo A20 contribui para a área de repositórios digitais, especialmente a administrativa, e serve como modelo para as instituições gerenciarem e preservarem documentos. O estudo ainda discute o conceito de Gestores Documentais (GD), que são ferramentas que facilitam a criação, a edição e o compartilhamento de documentos on-line gerados por unidades da Administração Pública ou dependências organizativas similares às do Google Docs^(R). Ainda são apresentados os benefícios dos repositórios de documentos administrativos e uma tabela com as categorias desses repositórios e seus conteúdos.

Uma limitação observada no documento A08 está relacionada a um dos itens sobre o benefício dos repositórios de documentos administrativos, que é oferecer acesso a toda a comunidade universitária e ao público em geral, tendo em vista que a proposta apresentada pode esbarrar em questões sobre dados sigilosos e sensíveis. O estudo A14 apresenta um roteiro compilado para a implementação de RI, abordando tópicos essenciais a serem considerados para qualquer tipo de RI, incluindo para a Administração Pública. O estudo A17 descreve a implementação de RI no Tribunal de Contas do Brasil.

O estudo A20, de Batista e Costa (2013), trata da implementação de um RI em um órgão da Administração Pública para eliminar uma lacuna informacional e de conhecimento para melhorar o desempenho organizacional, e o A38, de Oliveira (2021), trata da implementação de um RI de múltiplos acervos.

Os documentos analisados demonstram que os modelos de RI acadêmicos, de modo geral, permanecem no centro das discussões sobre RI e evidenciam tanto a necessidade de padronização terminológica quanto estrutural, tendo em vista que o contexto acadêmico envolve inúmeras atividades. Além disso, surgem propostas que vinculam os RI ao contexto social e colaborativo, na perspectiva sociotécnica, por meio de consórcios interinstitucionais e transregionais, que reforçam a diversidade de estratégias e revelam que, embora o foco continue sendo o ambiente acadêmico, há espaço para ampliar a abrangência documental e integrar diferentes tipologias, mesmo que em menor escala.

No que se refere aos documentos que abordam RI na Administração Pública, os estudos indicam que essa ferramenta apresenta significativo potencial de aplicação, especialmente no que diz respeito à preservação digital, à gestão documental e ao aprimoramento organizacional. Embora sua adoção venha ocorrendo, observa-se que esse processo ainda se desenvolve de forma gradual. Apesar dos avanços identificados, persistem desafios relacionados à diversidade de formatos documentais, à gestão de informações sigilosas e às exigências de transparência organizacional, o que evidencia a necessidade de formulação e fortalecimento de políticas institucionais mais robustas.

5.3 Tipologia

Com o intuito de compreender as diferentes naturezas, funções e modos de organização de RI, esta revisão de literatura identificou 27 documentos (A01, A02, A03, A04, A05, A06, A08, A09, A11, A12, A13, A15, A16, A17, A18, A19, A20, A21, A22, A23, A24, A25, A26, A27, A28, A29 e A30) que tipificam RI em: educacionais, consorciados, estratégicos e temáticos, assim descritos no Gráfico 3:

Gráfico 3
Tipos de repositórios abordados nos artigos

5.3.1 Educacionais

RI educacionais organizam objetos de aprendizagem com finalidade pedagógica, em diversos formatos, tais como planos de aula, materiais didáticos, apostilas e vídeos (Tarouco et al., 2014). Foram identificados nove documentos (A04, A05, A13, A16, A19, A26, A27, A29 e A30) que tratam, de certa forma, de repositórios para fins educacionais, embora não haja um detalhamento do uso desse recurso, sendo eles: A01, A05 e A11.

Ao investigar o RI da Purdue University, o documento A01 destacou a relação entre as necessidades institucionais e os fatores motivacionais da comunidade para a adoção e o fortalecimento do RI, ressaltando a importância da percepção da comunidade acadêmica no processo de implementação. Nesse mesmo contexto, o documento A05 analisou a realidade dos repositórios nas universidades públicas do Rio de Janeiro e propôs um modelo de processo em quatro fases: planejamento, implementação, participação comunitária e definição de estratégias. Esse modelo chama atenção para a necessidade de adequação às particularidades institucionais, especialmente no caso brasileiro.

Por sua vez, o estudo A11 indicou a escassez de materiais didáticos nos repositórios investigados, nos quais predominam dissertações e trabalhos de conclusão de curso, o que sugere uma subutilização do potencial pedagógico desses ambientes digitais. O autor recomenda que, tanto em processos de planejamento quanto em práticas já em curso, seja considerada a incorporação sistemática de Recursos Educacionais Abertos (REA) como forma de ampliar a função educacional dos RI.

5.3.2 Consorciados

Este tipo de RI apresentou apenas um documento significativo (A11). Repositórios consorciados reúnem produções de mais de uma instituição. O estudo A11, de Xia e Opperman (2010), foi o único a descrever a implementação de um consórcio com 50 repositórios de universidades nos Estados Unidos que contempla oito categorias documentais, dentre elas documentos administrativos.

Segundo os autores, RI consorciados podem representar uma solução estratégica ao reunirem diferentes instituições em torno de um mesmo ambiente digital, possibilitando maior diversidade de colaboradores e maior variedade de conteúdo. Além de ampliar a representatividade da produção científica e educacional, o modelo consorciado favorece a interoperabilidade de sistemas, otimiza custos de manutenção e fortalece a cooperação interinstitucional (Xia; Opperman, 2010).

Aplicado ao campo dos repositórios educacionais e de base de conhecimento, o consórcio poderia mitigar a lacuna observada quanto à escassez de materiais didáticos e objetos de aprendizagem. Ao permitir que múltiplas instituições de ensino compartilhem seus recursos, esse modelo ampliaria a disponibilidade de REA, promovendo maior impacto social e acadêmico. Ademais, a perspectiva consorciada é especialmente relevante para a Administração Pública e para universidades de pequeno e médio porte que, muitas vezes, não dispõem de infraestrutura tecnológica suficiente para a implementação de um RI robusto de forma isolada.

Repositórios consorciados podem atuar como um instrumento de democratização do acesso, ampliação da diversidade de conteúdos e sustentabilidade a longo prazo, além de abrir caminho para novas tendências de pesquisa, como a integração entre dados administrativos, científicos e pedagógicos em um mesmo ecossistema digital, a exemplo do Hyper Articlesen Ligne³ (Hal), na França, que funciona como um repositório nacional consorciado, reunindo diversas universidades e centros de pesquisa em um único sistema interoperável, e o Consórcio DART-Europe⁴, que agrega teses e dissertações de mais de 800 universidades europeias, favorecendo o acesso aberto e a padronização de metadados.

5.3.3 Estratégicos

Para esta categoria, foram identificados 12 documentos (A08, A09, A15, A17, A18, A20, A21, A22, A23, A24, A25 e A28). Os repositórios institucionais estratégicos vão além de reunir, organizar, preservar, disseminar e recuperar objetos digitais de uma instituição. Eles também atendem a objetivos mais amplos, funcionando como instrumentos de gestão, visibilidade e avaliação científica, além de atuarem como revistas eletrônicas ao publicar pesquisas e trabalhos acadêmicos. Ademais, contribuem para a gestão do conhecimento organizacional ao preservarem a memória científica e administrativa, integrando o planejamento estratégico institucional.

O estudo A08, de Scherer e Valen (2019), associa um RI a um serviço relacionado e direcionado a públicos diversificados, que poderia incluir pesquisadores, autores e administradores. Na mesma linha, o estudo A09, de Babini et al. (2010), analisa vários grupos sociais de instituições de educação envolvidos com o RI e sugere que não se limitem apenas ao âmbito acadêmico. Todavia, ele não retrata áreas específicas da Administração Pública ou mesmo administrativa.

O estudo A18, de Gato e Suárez (2025), desenvolve uma proposta metodológica para a criação de RI integrados à Gestão do Conhecimento, utilizando o método framework ReSiste-SHC e o Ciclo de Deming (planejar, fazer, verificar e agir). Na mesma linha, o estudo A20, de Batista e Costa (2013), igualmente trata desse tema. No entanto, a instituição investigada neste estudo não chegou a implementar uma única prática de Gestão do Conhecimento, mas integrou a prática (repositório) a um framework de Gestão do Conhecimento e a um método sistemático para organizações públicas, utilizando o Ciclo KDCA (knowledge, data, contend, and action), proposto por Heisig (2009).

5.3.4 Temáticos

Nesta categoria, destacam-se cinco documentos (A01, A02, A03, A06 e A12). Repositórios temáticos foram criados com o objetivo de utilizar o poder da Internet para prover uma forma alternativa e mais barata para o acesso à literatura específica de uma determinada área do conhecimento e possuem seu próprio conjunto de critérios e estratégias (Caribé, 2008).

O estudo A01 analisa seis repositórios temáticos, a fim de avaliar modelos e regularidades no desenvolvimento de RI em diferentes contextos. Segundo os autores, a multiplicidade de casos amplia a utilidade da pesquisa, especialmente porque muitas das informações sobre desenvolvimento são locais e não publicadas. O estudo apresenta um framework básico para o desenvolvimento de repositórios institucionais a partir dos estudos comparativos realizados com os seis repositórios, especificando o papel e a fase em que cada ator responsável pela implementação deve atuar.

O estudo A02, de Dečman e Vintar (2013), busca compreender as mudanças temporais no campo dos repositórios institucionais utilizando técnicas de visualização de informações para descobrir temas sobre o assunto, revelar grupos temáticos relevantes e ilustrar conexões entre termos temáticos relacionados. O estudo A03, de Stevenson e Zhang (2015), descreve o desenvolvimento de diretórios temáticos e busca identificar um modelo-chave de gerenciamento do processo de implementação de repositórios institucionais, tratando da possibilidade de mudança da natureza dos repositórios, bem como explica os padrões de mudança da estrutura de tópicos ao longo do tempo, tratando de sua evolução temática.

O documento A06 relata a implantação de repositórios institucionais na United Nations Economic Commission for Africa (UNECA), cuja contribuição está associada ao fato de ser o primeiro repositório do gênero dentro do Secretariado das Nações Unidas, e visa oferecer conhecimento e informações exclusivos, não disponíveis em nenhum outro lugar, referentes a programas, decisões e resoluções regionais que promovem o desenvolvimento social e econômico da África. O documento A12 contribui para estudos na área de repositórios digitais, especialmente na área administrativa.

Nos estudos avaliados, é possível observar que os repositórios temáticos se mostram mais simples do ponto de vista técnico e do usuário em relação aos demais modelos, uma vez que são baseados em um tipo de coleção específica, o que facilita a organização de coleções, o uso de metadados e vocabulário controlado, a indexação e a recuperação. Todavia, quando voltados à Administração Pública, ainda carecem de modelos consolidados que considerem as especificidades legais, técnicas e sociais desse contexto, abrindo espaço para pesquisas futuras.

Observa-se que quatro documentos (A07, A10, A14 e A31) não se encaixaram em nenhuma das categorias acima, tendo em vista que se tratavam de estudos empíricos.

Por fim, após as discussões, observou-se que todos os elementos são importantes e devem ser considerados na construção de repositórios. Este estudo realiza um mapeamento contemporâneo do que tem sido utilizado e que pode ser replicado em outras soluções. Assim, um repositório acadêmico tem como finalidade a disseminação e preservação da produção científica (artigos, teses, dissertações e dados de pesquisa), com foco na visibilidade, no impacto científico e no acesso aberto.

Em contrapartida, um repositório voltado a outras áreas, como, por exemplo, a administrativa, prioriza o apoio à gestão, à transparência e à tomada de decisão, além da preservação da memória institucional, sendo estruturado sobretudo segundo tipologias documentais, como manuais e informativos, legislação, mapeamentos institucionais e documentos administrativos, respeitando funções, usos e fluxos organizacionais, bem como a proteção de dados. No entanto, RI voltados para essa área apresentam limitações e desafios, tais como embargos, proteção de dados, patentes, sigilo e dados sensíveis. Apesar de a literatura registrar poucas iniciativas diretas para essa área (Camargo; Vidotti, 2009), a utilização de RI em outros contextos se revela um campo fértil. A Figura 3 sintetiza o estudo.

Figura 3
Síntese conceitual da revisão de literatura

6 CONCLUSÃO

Esta revisão buscou identificar, na literatura, documentos publicados sobre a implementação, construção e organização de RI, com foco em investigar sua replicação em outros contextos. O estudo atingiu plenamente o objetivo proposto ao sistematizar e analisar as principais abordagens existentes e evidenciar contribuições relevantes para a ampliação do uso dos RI para além do ambiente universitário, ainda que a predominância da literatura permaneça vinculada ao contexto acadêmico.

Os trabalhos analisados foram organizados em três categorias: estrutura, modelo e tipologia, que proporcionaram uma visão holística sobre a temática, sobretudo sob a perspectiva sociotécnica da Ciência da Informação. As análises suscitaram reflexões sobre a subutilização dos RI e até uma tendência de estagnação em ambientes acadêmicos, indicando que, apesar de seu potencial estratégico, esses sistemas, muitas vezes, não são plenamente explorados por gestores, pesquisadores e instituições, que, em muitos casos, não promovem atualizações e incorporação de novas tecnologias. Esse cenário pode estar relacionado a vários fatores, dentre eles a baixa adesão dos usuários, limitações tecnológicas, ausência de políticas institucionais consistentes e falta de integração com práticas de ensino e pesquisa. Ao mesmo tempo, são apontadas oportunidades pouco exploradas no âmbito administrativo.

Quanto às lacunas, a literatura mostrou-se fragmentada com alguns estudos que privilegiam ora aspectos técnicos, ora o conteúdo informacional, o que restringe abordagens integradas e abrangentes. Observa-se, ainda, que a maior parte dos estudos se dedica ao uso de RI no contexto acadêmico, havendo escassa produção voltada à investigação mais aprofundada de suas potencialidades no âmbito administrativo. Soma-se a isso a redução recente da produção científica sobre o tema de maneira geral, inclusive no que se refere à incorporação de novas tecnologias. No entanto, os RI permanecem estratégicos para o arquivamento, o compartilhamento e a recuperação de informação.

Grande parte dos modelos analisados refere-se a estudos que antecedem as inovações atuais, o que pode indicar uma mudança de paradigma com a possibilidade de incorporação da IA. A integração de IA pode favorecer a padronização documental, a automação de processos e promover maior agilidade na gestão, desde a catalogação até a recuperação de informação. Funcionalidades como o reconhecimento de voz, por exemplo, podem ampliar esse potencial, aproximando-se da noção de um repositório institucional “inteligente”.

Todavia, tais avanços devem estar orientados por critérios rigorosos de qualidade da informação, privacidade, segurança, sigilo e transparência, de modo a assegurar que os benefícios tecnológicos se mantenham alinhados às exigências legais e éticas da Administração Pública. O estudo demonstra caminhos para consolidar os RI em novos contextos, reforçando sua importância na governança da informação e na preservação da memória institucional. Como trabalhos futuros, este estudo, que integra uma pesquisa de doutorado em andamento, confirma a existência de uma lacuna a ser explorada no desenvolvimento de um repositório para o contexto administrativo, especificamente as compras públicas.

O estudo evidenciou que a produção científica sobre repositórios institucionais no contexto administrativo revela-se fragmentada, dispersa e ainda incipiente em termos teóricos, metodológicos e pragmáticos, o que limita avanços no campo. Esse cenário revela não apenas uma lacuna, mas uma fragilidade na consolidação desse domínio de estudo, embora alguns movimentos vêm sendo percebidos de forma discreta. Diante disso, propõe-se, em pesquisas futuras do doutoramento, avançar de forma sistemática na investigação dessa problemática, buscando contribuir para o desenvolvimento e a organização de repositórios direcionados às especificidades e demandas dessas áreas, estabelecendo novas fronteiras de utilização.

• 1
  Fonte:https://research-and-innovation.ec.europa.eu/strategy/strategy-research-and-innovation/our-digital-future/open-science/open-access_en?prefLang=pt
• 2
  Fonte: https://www.coalition-s.org/
• 3
  https://hal.science
• 4
  https://www.rotterdamuas.com/study-information/practical-information/facilities/library/online-information-sources/databases/databases/dart-europe-e-theses-portal
• Financiamento:
  Não aplicável.
• Aprovação:
  Não aplicável.
• Declaração de uso de ferramenta de IA:
  As autoras declaram que não houve uso de ferramentas de IA para a escrita do manuscrito.
• Imagem:
  Extraída da plataforma Lattes.
• JITA:
  HS. Repositories
• ODS:
  10. Redução das desigualdades
• Artigo submetido ao sistema de similaridade

Agradecimentos:

À Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES) pelo apoio à pesquisa. Ao Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) pelo apoio à pesquisa, processo 303721/2025-1.

Disponibilidade de dados e material:

Não aplicável.

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Editado por

• Editor:
  Gildenir Carolino Santos https://orcid.org/0000-0002-4375-6815

Datas de Publicação

• Publicação nesta coleção
  03 Ago 2026
• Data do Fascículo
  2026

Histórico

• Recebido
  11 Mar 2026
• Aceito
  18 Maio 2026
• Publicado
  27 Maio 2026