COMENTÁRIOS
Sistemas de informações gerenciais
Luiz Renato Alfano; Eduardo Luiz Curioni
Gerentes de Sistemas e Métodos da Arthur Andersen & Co., São Paulo, SP
O termo Sistema de Informações Gerenciais (jMIS) é um dos mais discutidos nos meios empresariais de nossos dias. Sua definição, entretanto, não está ainda totalmente clara. Para uns, pode significar complexos relatórios extraídos de computadores; para outros, apenas um conjunto simples (embora integrado) de reportes sobre as operações úa. companhia. Todavia, em ambas as hipóteses, a efetividade de um sistema de informações é medida pelos dados apresentados, sua forma de apresentação, e pela verificação de se os mesmos possibilitam um planejamento adequado das operações, tomada de decisões, bem como medidas corretivas sempre que um desvio significativo do plano original tiver ocorrido. O tipo de informações necessárias varia de empresa para empresa, devido, principalmente,, à natureza dos produtos, a diferentes mercados, tecnologias, etc. Portanto, o conteúdo deste trabalho não representa um sistemapadrão de relatórios gerenciais. Não pretendemos, tampouco, emitir conceitos generalizados sobre os princípios do sistema de informações gerenciais.
Nosso objetivo é apresentar alguns tópicos sobre o tema, os quais acreditamos ser de bastante importância, podendo auxiliá-lo no aprimoramento de seus sistemas atuais. Estes conceitos, da mesma forma que um sistema integrado de relatórios gerenciais, não dependem da utilização de computadores, sejam os relatórios simples ou complexos.
Neste trabalho apresentam-se considerações sobre os seguintes conceitos:
1. Planejamento e orçamentos:
2. Coordenação e integração de sistemas
3. Contabilidade por área de responsabilidade
4. Contabilidade de custos
5. Relatórios sumários de posição (flash)
6. Relatórios especiais - controle de projetos
1. Planejamento e orçamentos
O ciclo básico de atividades, necessárias para o controle das operações engloba: um processo de planejamento, a tomada de ações, a emissão de relatórios sobre os resultados de tais ações e, finalmente, uma avaliação dos mesmos. A habilidade de planejar e controlar depende em grande parte das informações recebidas e da forma como são as mesmas apresentadas.
Um bom planejamento deve considerar duas etapas, ou seja, a longo e a curto prazo. O planejamento a longo prazo estabelece as metas principais da empresa, as direções a serem seguidas e as providências gerais necessárias para atingi-las. O planejamento a curto prazo estabelece os passos imediatos para se atingir os objetivos definidos a longo prazo. De uma forma prática, podemos afírmar que o planejamento a curto prazo se traduz em um orçamento ou um plano de ação, o qual fornece meios de comparação com a performance real da empresa, possibilitando a tomada de ações corretivas em caso de desvios. Em um sistema de informações gerenciais, o orçamento desempenha um papel preponderante, pois possibilita medir-se a eficiência operacional alcançada em cada segmento da empresa.
O aspecto principal do ciclo anteriormente descrito é o elemento humano, pois cada setor de atividade requer tomada de decisões por parte dos responsáveis. Assim sendo, um sistema de informações gerenciais envolve um planejamento e respectivos reportes de todos os custos e receitas para os elementos que exercem controle direto sobre os mesmos. Os fundamentos básicos seguidos são:
a) designar os elementos, na empresa, responsáveis por receitas e despesas incorridas em cada órgão da estrutura organizacional;
b) elaborar relatórios demonstrando a performance de cada indivíduo, o qual exerce controle direto sobre custos e despesas;
c) responsabilizar cada elemento da organização, somente, pelos gastos sobre os quais possui controle direto.
2. Coordenação e integração de sistemas
A importância deste tópico pode ser demonstrada por dois fatores. O primeiro é que a necessidade de informações envolve três grandes áreas: financeira, pessoal e logística (vendas, produção, armazenamento, distribuição, etc). Estas áreas recebem e fornecem informações entre si. O segundo fator é que todas as funções significam parte de um todo, ou seja, a empresa.
A figura 2 mostra-nos como as várias fontes de dados se relacionam entre si, dentro do sistema.
O passo inicial deve ser a definição, por parte da gerência, das metas e objetivos a serem seguidos a curto, médio e longo prazos.
Essas metas propiciam as diretrizes para a elaboração de orçamentos, os quais são iniciados nos níveis inferiores da organização e transportados aos níveis mais elevados. O controle orçamentário fornece os dados para avaliação da performance real, contra as metas preestabelecidas. Ações corretivas deverão ser geradas, sempre que um desvio significativo for identificado.
A estrutura contábil é montada seguindo-se a mesma orientação dada aos sistemas orçamentário e de relatórios gerenciais. Assim, os relatórios fluem diretamente dos livros, sem que haja quaisquer necessidades de ajustes de dados para adaptálos à estrutura orçamentária e de relatórios gerenciais.
Está consumado então o objetivo primeiro da contabilidade, ou seja, prover informações à administração.
3. Contabilidade por área de responsabilidade
Nos últimos anos, o assunto contabilidade por área de responsabilidade (ou funcional) tem sido de vital importância para a cúpula administrativa das empresas. Desenhado com o objetivo principal de atender às necessidades gerenciais e com o objetivo secundário de obedecer às exigências fiscais, o sistema de contabilidade funcional, provou ser o método mais eficiente para fornecer à administração as informações necessárias a um controle efetivo sobre suas operações. Como todos novos conceitos, existia uma série de dúvidas com relação ao que vem a ser esse sistema. O objetivo deste tópico é ilustrar seu funcionamento, além de responder algumas questões básicas, as quais normalmente surgem em apresentações desse tema. Genericamente, podemos definir contabilidade funcional como sendo um sistema, no qual os custos fluem seguindo a mesma estrutura organizacional da empresa, sendo acumulados e reportados aos vários niveis de responsabilidade estabelecidos. Cada área é debitada, somente, por custos pelos quais é diretamente responsável. Isto significa que em uma companhia onde o sistema é utilizado, a estrutura organizacional deve espelhar exatamente a maneira como os custos operacionais são lançados e reportados. Assim, todo o sistema contábil e de informações é desenhado para atender aos requerimentos específicos de cada companhia; como não existem duas companhias idênticas, podemos afirmar também a não-existência de dois sistemas de contabilidade funcional idênticos.
O desejo de obtenção de informações detalhadas diferentes daquelas providas por um sistema contábil trivial foi sentido pelo meio empresarial na última década.
Técnicas contábeis, combinadas com sistema de informações, vieram atender aos anseios do administrador.
As divisões naturais de funções são refletidas em contas de despesas apropriadas, as quais são definidas para atender às necessidades particulares de cada órgão dentro da organização.
Isto é conseguido por meio de contatos com os elementos responsáveis por sua operação, determinando-se suas necessidades, as informações requeridas e em que forma devem as mesmas ser apresentadas para prover um controle mais efetivo de suas operações.
Cumpre salientar que a nomenclatura das contas é determinada de forma a ser facilmente entendida pelo pessoal de operação, pois serão estes elementos que deverão tomar ações corretivas com base em relatórios recebidos. Para tanto, faz-se necessário um entendimento perfeito das informações contidas nos relatórios.
Os relatórios ilustrados neste trabalho identificam-se exatamente com as áreas de responsabilidade definidas pelo organograma da empresa. Variações relativas ao plano original são identificadas e reportadas a cada um dos níveis administrativos.
Para exemplificação numérica, iniciamos pela demonstração de lucros e perdas (figura 3).
Valores reais incorridos no mês e respectivas variações com relação ao plano original são demonstrados. Totais acumulados até o mês são também incluídos em colunas apropriadas.
O próximo relatório (figura 4) já apresenta uma subdivisão dos custos operacionais por departamentos. Este reporte é enviado à Presidência da empresa. Conforme podemos observar, os custos mais elevados ocorreram na Vice-presidência de Operações, ou seja, Cr$ 202.898,00 no mês corrente e Cr$ 810.125,00 as despesas acumuladas até o mês.
São demonstrados ainda no reporte os totais de mão-de-obra e material direto aplicados no mês e acumulado até a data, com o objetivo de fornecer à gerência uma orientação quanto ao montante alcançado por esses itens.
Cada vice-presidente recebe relatório demonstrando a composição do total de seus custos apresentado à Presidência da empresa.
A figura 5 mostra-nos a forma de apresentação desses valores. Verificamos que, na Vice-presidência de Operações, o setor que apresentou maiores dispêndios foi a Gerência de Produção, ou seja, Cr$ 143.347,00 no mês, e Cr$ 565.195,00 acumulados até o mês. Os valores relativos a custos diretos são mais uma vez demonstrados e comparados aos custos padrões.
Nosso próximo passo será verificar a composição dos custos relativos à Gerência de Produção. A figura 6 demonstra a participação de cada órgão no total desse custo, ou seja, Cr$ 143.347,00 e Cr$ 565.195,00. Da mesma forma, desdobra os montantes de Cr$ 110.365,00 e de Cr$ 457.922,00 referentes à mão-de-obra direta por departamentos produtivos. Lembramos que estes mesmos montantes foram incluídos nos relatórios enviados à Presidência e vice-presidências. Variações são demonstradas nas colunas específicas. Os.custos indiretos (parte superior do relatório) são comparados a um orçamento pré-definido e a mão-deobra direta aos padrões respectivos.
Entretanto, necessário se faz descermos mais um nível em nossos relatórios para verificarmos a composição dos custos indiretos mostrados na figura 6. A figura 7 apresenta-nos, para o órgão de prensagem, como esses mesmos custos foram compilados (Cr$ 13.366,00 e Cr$ 48.389,00) e quais os itens de despesas que apresentaram maiores distorções com relação ao orçamento.
Desta forma, o sistema propicia partirmos da demonstração de lucros e perdas e descermos, nível a nível, dentro da organização demonstrando os custos incorridos e os desvios apresentados em cada nível.
4. Contabilidade de custos
Um sistema adequado de custos deve prover as informações necessárias para se atingir aos seguintes objetivos:
a) controlar as operações numa base diária e se manal;
b) fornecer bases sólidas para avaliação dos preços de venda;
c) determinar a lucratividade por linha de produtos;
d) avaliar corretamente os inventários para efeito de demonstrações financeiras.
No exemplo apresentado neste trabalho, a companhia mantém controle sobre seus custos de produção mediante um sistema de custeio-padrão. Esse sistema deve ser aplicado sempre que a natureza das operações permitirem, pois o uso de padrões estende à área de produção os conceitos de planejamento. Os custos de mão-de-obra produtiva são medidos contra um padrão e as variações são reportadas obedecendo-se ao princípio de responsabilidade pelas mesmas. Os preços dos materiais são igualmente comparados a seu preço-padrão.
A utilização excessiva de matérias-primas (perdas) são lançadas aos centros de custos responsáveis. Os gastos gerais de fabricação são controlados por meio de comparações entre as despesas reais e os valores fixos e variáveis orçados. Como ilustração, apresentamos anteriormente um modelo de relatório de custos, ou seja, análise de custo-padrão e variação (figura 8). Uma série de outros reportes são também gerados pelo sistema de custos.
Na figura 8 são demonstrados, por totais, a composição dos custos reais incorridos, bem como sua variação com relação ao padrão. Cumpre notar que o montante de Cr$ 2.874.369,00 relativo ao custo das vendas é a mesma importância transportada para a demonstração de lucros e perdas.
5. Relatórios sumários de posição (flash)
Considerações importantes em todo sistema de informações são as datas em que os relatórios são apresentados, bem como sua relevância. Relatórios apresentados com atraso perdem totalmente sua finalidade, pois não mais propiciam ações corretivas. Conforme já frisamos, os relatórios devem ser suficientemente claros, evitando assim cálculos adicionais e interpretações por parte dos usuários.
Todo sistema de informações gerenciais devem incluir relatórios sumários de posição (flash) extraídos imediatamente após os dados estarem disponíveis. Esses relatórios apresentam uma idéia preliminar dos resultados obtidos no período. Os relatórios finais (extraídos posteriormente) virão confirmar os valores ali apresentados.
Este relatório (figura 9) objetiva dar algumas informações de ordem geral à administração. Margens de contribuição líquida são demonstradas por linha-produto.
Outros dados importantes são também incluídos em bases comparativas entre o mês corrente e igual período do ano precedente.
Revista de Administração de Empresas
6. Controle sobre projetos
Diversos tipos de despesas podem ser controladas por meio do sistema tradicional de contabilidade funcional. Entretanto, existem determinadas áreas, onde as informações devem ser suplementadas por relatórios adicionais de controle.
A figura 10 demonstra dados relativos a controles sobre projetos. São apresentadas colunas de custo real, custo acumulado no ano corrente e custo acumulado total do projeto. O reporte demonstra também a importância ainda disponível para inversão, de acordo com orçamento prévio estabelecido por projeto individual.
Relatórios sobre projetos devem ser relacionados diretamente com os relatórios de responsabílidade. O exemplo escolhido inclui valores, os quais são apresentados de duas maneiras, ou seja, em termos de áreas de responsabilidade, como também em termos de projetos individuais.
7. Sumário
Um sistema de contabilidade funcional e de informações gerenciais apresenta três grandes vantagens:
a) Os relatórios de custos preparados são simples, concisos e fáceis de serem entendidos. Um relatório somente é válido quando é realmente utilizado. Relatórios que apresentam dificuldade muito grande em seu entendimento são utilizados somente por contadores especializados e, normalmente, os indivíduos que controlam uma companhia não são contadores treinados. Como resultado, esses elementos se impacientam quanto a utilização dos relatórios e sua eficiência fica bastante prejudicada. Se os relatórios são facilmente entendíveis e definem as responsabilidades, eles serão utilizados numa base diária pelo pessoal de operação;
b) A responsabilidade pelos custos incorridos é claramente identificada em cada relatório. Os custos são mesclados com as responsabilidades em todos os níveis; c) O sistema orçamentário torna-se simplificado em virtude da experiência que o pessoal vai desenvolvendo em orçar e, posteriormente, comparar os valores reais incorridos contra o orçamento efetuado.
A implantação de um sistema de contabilidade por nível de responsabilidade envolve basicamente quatro passos: 1. identificar claramente os responsáveis de cada órgão dentro da organização; 2. preparar manuais de funções, com instruções ao pessoal de campo. Estas instruções devem estar em linguagem acessível aos usuários; 3. modernizar os sistemas e procedimentos contábeis; 4. estudar detalhadamente os relatórios a serem gerados, bem como sua distribuição.
Datas de Publicação
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Publicação nesta coleção
13 Maio 2015 -
Data do Fascículo
Jun 1973
