A INDEXAÇÃO DE ASSUNTO EM DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS: ANÁLISE DAS DEFINIÇÕES INTERNACIONAIS COM BASE NA REVISÃO SISTEMÁTICA DA LITERATURA

RESUMO

A indexação de assunto é um processo fundamental para a recuperação e o acesso à informação, porém o tema carece de aprofundamento teórico-metodológico no contexto da Arquivologia, que costuma enfatizar os processos de classificação e descrição. Diante desta lacuna, este estudo enfatiza os aspectos terminológicos e conceituais da indexação de assunto em documentos arquivísticos. Identifica as definições apresentadas na literatura científica nacional e internacional e verifica o entendimento de assunto e de conteúdo no âmbito desse processo, tornado possível indicar seus elementos constitutivos. A pesquisa, de caráter exploratório-descritivo e de natureza qualitativa, utiliza a revisão sistemática da literatura. O levantamento foi realizado em diferentes bases de dados e fontes científicas, nos idiomas português, espanhol, inglês e francês. Após aplicação de critérios de qualidade, foram selecionados 49 textos, dos quais os mais representativos sobre a temática foram considerados para a discussão. Apresenta os tipos de acesso por assunto nos arquivos e as principais definições e entendimentos dos autores internacionais. Conclui que não é possível afirmar que exista uma indexação que seja considerada específica para documentos arquivísticos, mas para indexar devem ser consideradas as especificidades dos documentos e do processo em qualquer contexto.

PALAVRAS-CHAVE:
Indexação; Indexação de assunto; Representação da informação; Arquivologia; Arquivos

ABSTRACT

Subject indexing is a fundamental process for retrieving and accessing information, but the subject lacks theoretical and methodological deepening in the context of Archival Science, which often emphasizes the classification and description processes. Given this gap, this study emphasizes the terminological and conceptual aspects of subject indexing in archival documents. It identifies the definitions presented in the national and international scientific literature and verifies the understanding of subject and content within this process, making it possible to indicate its constituent elements. The research, exploratory-descriptive and qualitative in nature, uses the systematic literature review. The survey was conducted in different databases and scientific sources, in Portuguese, Spanish, English and French. After applying quality criteria, 49 texts were selected, of which the most representative on the theme were considered for discussion. It presents the types of access by subject in the archives and the main definitions and understandings of the international authors. It concludes that it is not possible to state that there is an indexing that is considered specific for archival documents, but to index the specificities of the documents and the process must be considered in any context.

KEYWORDS:
Indexing; Subject indexing; Archive science; Archives

1 Introdução

A representação da informação é um tema amplamente discutido no campo da Ciência da Informação e visa otimizar o processo de recuperação da informação e possibilitar seu acesso e uso. O tema também se reveste de interesse para a Arquivologia, área que se encontra em desenvolvimento teórico, especialmente no que tange às questões de representação.

No campo da Arquivologia, a representação se desenvolve em diálogo com a Biblioteconomia e a Ciência da Informação e ocorre por meio das funções arquivísticas, dentre as quais se destaca a classificação e a descrição.

A primeira tem como objetivo a organização lógica dos documentos segundo suas funções e atividades, visando refletir a estrutura orgânico-funcional das instituições e manter as ligações entre os documentos. A descrição, por sua vez, visa representar elementos de contexto e conteúdo e gerar como resultado os instrumentos de pesquisa, o que contribui para o acesso aos documentos.

O padrão internacional para a descrição arquivística é a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística - a ISAD(G), traduzida e adaptada em 2006 para o português e a realidade brasileira, dando origem à Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE). Ambas apresentam regras para o preenchimento dos campos de descrição, porém a NOBRADE acrescenta a “área 8”, destinada à representação de assunto, a qual é definida como: “área de pontos de acesso e descrição de assuntos, onde se registra os termos selecionados para localização e recuperação da unidade de descrição.” (BRASIL, 2006). Apesar do aparente avanço com a criação deste campo, não consta na Norma como desenvolver essa representação.

Além disso, autores nacionais e internacionais, como Ribeiro (1996, 2013) e Barros (2016) destacam a existência da indexação na representação de documentos de arquivo, especificamente a indexação de assunto, porém indicam a necessidade de aprofundamento teórico sobre o tema.

Ribeiro (1996, 2013) estuda a indexação e a representação temática nos arquivos há mais de 20 anos. Verifica-se em suas pesquisas que a utilização da indexação nos arquivos ocorre principalmente com o objetivo de criar políticas de indexação e linguagens de indexação, visando à recuperação da informação, inclusive em ambiente digitais e em bases de dados. Em pesquisa apresentada no âmbito da International Society for Knowledge Organization (ISKO), a autora relata que depois de duas décadas o tema ainda não aparece aprofundado na literatura da área de Arquivologia internacional:

é legítimo que nos questionemos sobre o modo como evoluiu o tratamento da informação por assuntos nos arquivos e que nos interroguemos sobre como se tem processado a integração dos arquivos na sociedade digital e em rede em que nos movimentamos. Não se conhecem estudos de síntese que analisem esta problemática [...] (RIBEIRO, 2013, p. 536, grifo nosso).

Embora no sentido mais amplo da Ciência da Informação seja perceptível a utilização do assunto no processo de representação da informação, na área de Arquivologia o tema ainda carece de aprofundamento teórico.

Diante dessa lacuna e dos aspectos dispostos por Ribeiro (2013) e pelos autores supracitados, este artigo foi elaborado e leva em conta, ainda, o fato de que: os estudos que tratam sobre indexação temática em Arquivologia são fragmentados, há ausência de aportes teóricos e metodológicos consolidados que sustentem esse processo; e suas aplicações não estão descritas e sistematizadas na área.

Nesse sentido, questiona-se: Quais são as denominações e respectivas definições apresentadas para a indexação de assunto em documentos arquivísticos discutidos na literatura científica internacional? Assim, busca-se verificar aspectos terminológicos e conceituais da indexação em documentos arquivísticos.

Esclarece-se que a denominação “indexação de assunto” foi utilizada neste artigo para se referir ao processo de representação de assunto realizado em documentos de arquivo, por meio da análise de seu conteúdo e assunto. Pode haver na literatura da área outras denominações e entendimentos, sendo o intuito deste artigo identificar as possíveis diferenciações.

Parte-se do pressuposto, portanto, que a representação do documento arquivístico não ocorre apenas com base nas funções e atividades do produtor, mas também com base em seu conteúdo e assunto. São representados elementos contextuais, mas também de conteúdo e assunto no que chamamos de “representação temática”, especificamente quando nos referimos à indexação de assunto.

Para o campo da representação da informação e da indexação, no contexto da Ciência da Informação, o estudo visa ampliar o diálogo existente entre a área de Ciência da Informação e Arquivologia. Acrescenta-se que as pesquisas que tratam de funções arquivísticas, ou seja, de técnicas e procedimentos essenciais para o trabalho arquivístico e as qualificam por meio de aprofundamento teórico são de fundamental importância para a área. Por fim, vislumbra-se com a pesquisa evidenciar o tema da indexação de assunto no contexto da Arquivologia e contribuir para o desenvolvimento desse processo do ponto de vista teórico-conceitual.

2 Referencial Teórico

Neste artigo adota-se a noção documento arquivístico em qualquer suporte, formato, gênero, espécie ou tipo. São documentos resultantes de atividades desenvolvidas por pessoas ou instituições e, portanto, explicitam as relações que possuem com as atividades que o originam e com o contexto no qual foram produzidos. Nosso entendimento tem fundamento e apoio nas vozes de Duchein (1983), Ribeiro (1996), Bellotto (2002) e Schmidt e Smit (2015).

Embora a noção exposta por Ortega (2008), que designa ‘documento’ como sendo a informação registrada também abranja o documento arquivístico, acredita-se que a diferença entre os documentos em geral e os arquivísticos está na relação expressa com a origem, tal como se observa na definição apresentada por Ribeiro (1996, p. 13):

os documentos de arquivo apresentam-se sob inúmeras formas e nos mais variados suportes materiais. Não é o tipo, nem a forma, nem o conteúdo informativo, que caracterizam um documento de arquivo, mas sim a sua origem, ou seja, o modo como ele foi produzido, em função e no decurso, da atividade de uma pessoa física ou coletiva.

Na origem, o documento arquivístico está inserido num processo funcional, pois é desenvolvido no bojo de funções desempenhadas por instituições ou pessoas. O aspecto funcional é ressaltado por Duchein (1983, p. 67, tradução nossa), o qual esclarece que “o documento arquivístico está presente no coração de um processo funcional, do qual constitui um elemento, por menor que seja. Nunca é concebido, no início, como um elemento isolado”. Nessa perspectiva também se destaca o inter-relacionamento entre os conjuntos documentais, o que foi chamado pelo autor de “contexto”, ou seja, os documentos são apresentados, organizados e mantidos em conjuntos documentais. Pode-se afirmar, portanto, que para representar os documentos arquivísticos é necessário explicitar o contexto no qual foram produzidos e a relação entre eles, considerando os princípios arquivísticos.

No cerne da gestão documental arquivística estão diferentes processos, dentre os quais se destaca aqui a classificação, a descrição e a indexação, sendo esta última enfatizada neste artigo. Yakel (2003, p. 2, tradução nossa) afirma que:

[...] a representação arquivística como uma prática fluida, em evolução e socialmente construída. Representação refere-se tanto aos processos de arranjo (respeitando ou desrespeitando a ordem) quanto à descrição, como a criação de ferramentas de acesso (guias, inventários, instrumentos de pesquisa, registros bibliográficos) ou sistemas (catálogos de cartões, bases de dados bibliográficos, bases de dados EAD) resultantes dessas atividades.

Ou seja, a representação arquivística é realizada por meio do arranjo (classificação) e descrição, visando seu acesso por meio de instrumentos de pesquisa. Yakel (2003, p. 2, tradução nossa) acrescenta que a representação da informação “[...] detém o verdadeiro trabalho do arquivista em (re)ordenar, interpretar, criar substitutos e projetar arquiteturas para sistemas representacionais que contenham esses substitutos para [...] representar materiais arquivísticos verdadeiros”. Acreditamos que o processo de indexação também se insere na representação arquivística, porém não foi abordado nesta subseção, pois diz respeito à seção de resultados.

A classificação e a descrição são processos complementares e inter-relacionados, pois juntos permitem a compreensão do contexto e conteúdo do documento, conforme indica

Ancona Lopez (2002, p. 6), quando afirma que: “a organização arquivística de qualquer acervo pressupõe não apenas as atividades de classificação, mas também as de descrição. Somente a descrição arquivística garante a compreensão ampla do conteúdo de um acervo, possibilitando tanto o conhecimento como a localização dos documentos que o integram”.

Heredia Herrera (1991, p. 300) esclarece que:

A descrição documental inclui não apenas a análise dos documentos: de seus tipos, tanto diplomáticos quanto legais, de seu conteúdo, o local e a data de sua redação e seus caracteres externos, mas também os dados de sua localização. A descrição é necessária em um arquivo administrativo e em um arquivo histórico, embora sua prática possa apresentar algumas variantes. A descrição, em suma, é o meio usado pelo arquivista para obter as informações contidas nos documentos e fornecê-las aos usuários.

Ou seja, a descrição é a ponte que comunica o documento com os seus usuários, pois explicita elementos de contexto e conteúdo para posterior recuperação. Esclarece-se também que a descrição objetiva “[...] informar acerca do conteúdo dos documentos e de seus elementos formais, com o objetivo maior de fornecer acesso às informações contidas nos fundos, grupos, séries ou peça documental.” (TOGNOLI, 2012, p. 81). Assim, a partir das classes estabelecidas na classificação, seleciona-se o nível a ser descrito e aplicam-se normas de descrição, com o objetivo de formar instrumentos de pesquisa e prover o acesso aos documentos. Basicamente, a classificação e a descrição objetivam a representação, a recuperação e o acesso aos documentos.

Em relação à descrição, cabe destacar a existência de normas, que surgem com o objetivo principal de regulamentar esse processo e contribuir para a criação de seus produtos: os instrumentos de pesquisa, que são o “meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou a informações neles contidas. Expressão normalmente empregada em arquivos permanentes” (ICA, 2015).

No Brasil, existe a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE), publicada em 2006 pelo Conselho Nacional de Arquivos, que indica os seguintes níveis de descrição principais: Fundo, Seção, Série, Subsérie, Dossiê e Item documental. Salienta-se que essa norma é uma tradução e adaptação da Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística (ISAD(G), que foi publicada em 2000, porém foi estabelecida em 1999 (BRASIL, 2000).

Uma das diferenças entre a ISAD(G) e a NOBRADE é que a segunda acrescenta a área 8, destinada à “representação de assunto”, conforme explicitado na introdução. Entretanto, a Norma não indica como representar o assunto, mas dá visibilidade para um processo arquivístico que é a indexação de assunto, objeto de estudo deste artigo.

Não obstante, a existência da teoria das três idades indica que os documentos de arquivo passam por estágios de evolução (corrente, intermediário e permanente), os quais fazem parte do mesmo processo de gestão documental. Assim, embora existam diferentes graus de acesso e uso nas idades, os processos de tratamento arquivísticos podem ser realizados em qualquer estágio, tais como aqueles destacados na presente pesquisa: classificação, descrição e indexação. Assim, não diferenciamos nessa pesquisa os documentos conforme a idade.

3 Procedimentos Metodológicos

Em relação ao objetivo principal, a pesquisa é de caráter exploratório-descritivo e quanto à abordagem é qualitativa, já que utiliza métodos qualitativos para o levantamento, descrição e análise das publicações. Quanto à coleta e análise de dados, utilizou-se a revisão sistemática da literatura, procedimento técnico que permite identificar, avaliar e sumarizar os resultados de pesquisa, além de sintetizar as evidências, conforme asseveram Grant e Booth (2009). A partir dos resultados de seus processos de planejamento, busca e extração de dados retirou-se subsídios para responder a pergunta e o objetivo delineado.

Os passos seguidos foram baseados na proposta de revisão sistemática de Kitchenham (2007), complementando-se com Silva (2009) e Balaid et al. (2016). A fase 1 envolve: identificação da necessidade de revisão, especificação das questões de pesquisa e desenvolvimento do protocolo de revisão. A fase 2 se refere à seleção dos estudos, avaliação da qualidade, seguidos da extração e síntese dos dados. A fase 3 se refere ao relatório, que propriamente é a redação da pesquisa, neste caso o artigo.

A primeira fase refere-se ao protocolo de revisão. Nesta e etapa definiu-se a questão da pesquisa e sua relação com o objetivo, indicando-se o respectivo enfoque (Quadro 1).

Quadro 1
Questão da pesquisa, objetivo e enfoque

Objetivo	Questão	Enfoque
Verificar aspectos terminológicos e conceituais da indexação em documentos arquivísticos	Quais são as denominações e respectivas definições apresentadas para a indexação de assunto em documentos arquivísticos?	Identificar os termos e respectivos significados para a indexação de assunto em documentos arquivísticos, o que remete a termos correlatos identificados nas evidências de pesquisa: indexação, indexação de assunto, acesso por assunto.

• Fonte: elaboração própria

O protocolo de pesquisa, também chamado de protocolo de revisão (review protocol) envolve todas as fases de condução da pesquisa, porém diz respeito ao seu planejamento e não a sua condução. Kitchenham (2007) reitera que a construção do protocolo contribui para reduzir a possibilidade de research bias, ou seja, a tendência, inclinação ou ideia pré-concebida pelos pesquisadores.

A amostra foi construída com base na busca em fontes da área de Ciência da Informação e Arquivologia (Quadro 2).

Quadro 2
Fontes selecionadas para a amostra

Tipo	Fonte
Bases de dados	Web of Science Scopus Library and Information Science Abstracts (LISA) Library, Information Science & Technology Abstracts (LISTA) Base de Dados Referencial de Artigos de Periódicos em Ciência da Informação (BRAPCI)
Anais de eventos	ISKO Internacional ISKO capítulos nacionais (NASKO, ISKO Espãna-Portugal, ISKO-France, ISKO UK, ISKO Brasil) Encontro Nacional de Pesquisa em Ciência da Informação (ENANCIB) Encontro da Associação de Educação e Pesquisa em Ciência da Informação da Iberoamérica e Caribe (EDICIC) Congresso Nacional de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas (Portugal)
	Annual Conference of International Council on Archives Congresso de Arquivologia do MERCOSUL (CAM) Congresso Brasileiro de Arquivologia (CBA) Congresso Nacional de Arquivologia (CNA) Reunião Brasileira de Ensino e Pesquisa em Arquivologia (REPARQ)
Teses e dissertações	Networked Digital Library of Theses and Dissertations (NDLTD) Banco de teses da CAPES Biblioteca Digital Brasileira de Teses e Dissertações (BDTD) Site de Universidades nacionais que possuem Programas de Pós-Graduação em Ciência da Informação ou Arquivologia
Arquivos Nacionais	Sites dos Arquivos Nacionais: EUA, Canadá, Quebec, França, Inglaterra, Austrália, Espanha, Portugal, Brasil, Colômbia, Venezuela, Cuba, Uruguai, México, Chile, Argentina, Portail International Archivistique Francophone
Associações profissionais e científicas da Arquivologia	Sites das Associações: Society of American Archivists (SAA), Archives Association of British Columbia (AABC), Association des Archivistes du Québec (AAQ), Association of Canadian Archivists (ACA), Bureau of Canadian Archivists (BCA), Canadian Council of Archives (CCA), Archives & Records Association (ARA), Asociación de Archiveros de Castilla y León, Associació Arxivers Catalunya (Arxives)

• Fonte: elaboração própria

Levando-se em conta que até a realização da coleta de dados a BRAPCI não indexava três periódicos brasileiros significativos para a Arquivologia, foi efetuada busca por navegação nos seguintes periódicos: Acervo: Revista do Arquivo Nacional, Revista Arquivo & Administração e Informação Arquivística.

Não se estabeleceu um recorte temporal e as estratégias de busca foram construídas de acordo com as especificidades de cada fonte. No âmbito do protocolo de pesquisa foi possível estabelecer critérios comuns para a realização das buscas nos sistemas de recuperação da informação, a saber: buscar no tesauro ou vocabulário controlado o termo desejado; na ausência do tesauro, utilizar termos definidos previamente; utilizar os campos de busca avançada; combinar os termos referentes à representação de assunto e indexação com os termos de Arquivologia; aplicar filtros por área do conhecimento.

A seleção dos termos pesquisados deu-se com base no UNESCO Thesaurus, pois contempla termos relacionados à representação de assunto em âmbito internacional. Utilizouse os termos: “indexação”, “linguagem documentária”, “Arquivologia” e “arquivos” com seus correspondentes em Inglês, Francês e Espanhol, conforme a fonte.

Quanto aos critérios de inclusão dos textos, foram considerados: a) textos: científicos e acadêmicos (artigos científicos, capítulos de livro, trabalhos completos publicados em eventos científicos, teses, dissertações); manuais, diretrizes e instrumentos de indexação em Arquivologia; b) temas/conteúdos: textos que expressam no título, resumo ou palavras-chave a relação entre a indexação de assunto e a Arquivologia; c) idioma e acesso: textos em português, inglês, espanhol e francês e textos disponíveis gratuitamente (acesso livre).

No tocante à exclusão, foram considerados os critérios a seguir: a) textos: resumos, slides, apostilas, TCCs, monografias; b) temas/conteúdos: textos que tratam da representação da informação em Arquivologia de uma forma genérica, sem tratar da indexação ou da representação do assunto; Textos que apresentem somente dados empíricos, sem conclusão, proposições ou reflexões substanciais; c) idioma e acesso: textos em outros idiomas diferentes daqueles estipulados nos critérios de inclusão e que não tenham acesso livre ou gratuito.

Para a avaliação da qualidade dos textos construiu-se as seguintes questões, com base em Balaid et al. (2016), com adaptações: 1) Os tópicos apresentados no texto são relacionados a essa pesquisa? 2) O contexto da pesquisa está descrito no texto? 3) A metodologia da pesquisa está claramente identificada no texto? e 4) As reflexões teóricas ou discussões são suficientes para responder a questão da pesquisa?

O processo de extração foi efetuado por meio da leitura e extração dos dados de cada texto selecionado, seguindo-se basicamente os seguintes passos: leitura do título, resumo e palavras-chave; leitura do texto completo; fichamento e extração dos dados em quadros, distribuídos ao longo do texto. Os critérios de extração e síntese dos dados foram construídos com base em Ribeiro (1996), considerando-se: termos ou expressões adotados, definição/entendimento, sua relação com as funções arquivísticas. Em alguns casos foi possível identificar elementos de indexação.

4 Resultados

Os textos foram selecionados por meio de três tipos de busca: simples, avançada ou por navegação. Este último tipo foi adotado na ausência dos dois primeiros, tais como em anais de eventos, periódicos não indexados, sites de arquivos nacionais e de associações profissionais e científicas. Nessas fontes buscou-se em todas as edições, verificando-se uma a uma a existência de textos que correspondiam aos objetivos da análise. Por outro lado, nas bases de dados e bancos de teses e dissertações utilizou-se preferencialmente a busca avançada, procurando-se por instrumentos como tesauros e vocabulários controlados. Foram desconsiderados textos que tratam sobre o tema mais não o apresentam como foco de discussão.

Assim, a partir dos procedimentos metodológicos delineados e após aplicação dos critérios de exclusão e exclusão, seguidos das perguntas de qualidade, chegou-se a 49 textos nacionais e internacionais que tratavam sobre a indexação de assunto nos arquivos. Desse montante, utilizou-se apenas os textos de autores internacionais que apresentam discussões conceituais verticalizadas sobre o tema.

A publicação mais concludente e aprofundada encontrada na revisão sistemática foi o Relatório do Subject Indexing Working Group do Bureau Canadien des Archivistes (BCA). O grupo foi criado em Montreal (Canadá) em 1988 para discutir a criação e a elaboração de normas de descrição arquivística. O Relatório foi publicado em 1992 com o objetivo de dar os primeiros passos para orientar os arquivistas em direção ao tipo de “sistema de indexação” de assuntos que irá acomodar as necessidades do arquivo (BCA, 1992).

Considerando que o processo de busca e recuperação da informação são indissociáveis, o relatório salienta que as consultas dos usuários nos arquivos podem ser de diferentes tipos, a saber: interesse geral; pedidos de acesso a documentos particulares (específicos); pedidos de acesso a documentos de produtores específicos; acesso por assunto.

Nosso foco é a última categoria, que segundo os autores é a mais difícil de ser respondida, pois inclui pedidos de acesso a registros contendo informações sobre um determinado assunto. De acordo com o BCA (1992) há dois métodos mais comuns de acesso por assunto (subject access) nos arquivos: o método de proveniência e o método de indexação de assunto. O primeiro possibilita acesso mais geral aos documentos de arquivo por meio do criador (produtor) e o segundo, por sua vez, mais específico e relacionado ao tema (tópico). Vale lembrar que o “assunto” neste momento está sendo tratado em sentido amplo, pois abrange também aspectos da proveniência.

Esses pressupostos sobre os métodos são apresentados em outro texto concludente que o precede. Trata-se do texto de Lytle (1980), escrito com o objetivo de contribuir para planejar um sistema de recuperação por assunto (subject retrieval) nos arquivos, sendo fruto da tese de Doutorado defendida pelo autor em 1979 na University of Maryland (EUA), sob a orientação de Dagobert Soergel.

O autor igualmente descreve dois métodos para obter acesso por assunto nos arquivos, porém o segundo com designação diferente daquela apresenta pelo BCA, a saber: Método de Proveniência ou Método P (Provenance or P Method) e Indexação de conteúdo ou Método CI (Content Indexing or CI Method). Como os métodos descritos por Lytle (1980) e no relatório do BCA (1992) são convergentes, foram sistematizados no Quadro 3.

Quadro 3
Métodos de acesso por assunto do BCA

Método	O que é?	Como acessar?	Síntese, problemas e limitações
Método de Proveniência (Provenance Method)	“O primeiro método, The Provenance ou P Method, é o método tradicional de recuperação de arquivos, baseado em	“Recuperação de assunto no P Method prossegue vinculando as consultas (queries) deassunto com informações de proveniência contidas em histórias	- Acesso por proveniência (criador/produtor);
	princípios da administração de arquivos e práticas de referência dos arquivistas.” (LYTLE, 1980, p. 64, tradução nossa). “O método de proveniência é uma consequência lógica da aplicação do princípio de respeito aos fundos. Dado que o significado de registros arquivísticos deriva em grande parte do contexto que eles foram criados e mantidos, argumenta-se que a recuperação de tal material é similarmente contexto-dependente.”(BCA, 1992, p. 31, tradução nossa).	administrativas ou biografias, produzindo assim arquivos que são pesquisados usando suas estruturas internas. Informação no puro ou teoricamente definido P Method deriva apenas do que é conhecido sobre [about] o arquivo - as atividades da pessoa ou organização produtora e a estrutura ou princípios de organização do próprio arquivo”. (LYTLE, 1980, p. 64, tradução nossa). “Para acessar informações usando o método de proveniência, o arquivista infere que os documentos sobre determinados assuntos provavelmente seriam mantidos por uma determinada agência [instituição] por causa das funções dessa agência.” (BCA, 1992, p. 31, tradução nossa).	- Relacionar pedido de assunto com informações da proveniência; - Depende do arquivista; - Alta revocação e baixa precisão; - Dificuldade de recuperar documentos não textuais (como vídeos e fotos).
Indexação de assunto (Subject indexing) - BCA (1992) Método de indexação de conteúdo (Content Indexing) - Lytle (1980)	“O segundo método, o Content Indexing ou CI Method, deriva da biblioteconomia, mas tem sido aplicado extensivamente às coleções de manuscritos e, até certo ponto, aos arquivos. A recuperação de assunto no CI Method corresponde às consultas de assunto com termos de um índice ou catálogo.” (LYTLE, 1980, p. 64, tradução nossa). “As solicitações de assunto também podem ser respondidas diretamente por meio da indexação de assunto” (BCA, 1992, p. 31, tradução nossa).	“No CI Method puro, a informação é recolhida por um indexador que examina os registros; como o CI Method geralmente é praticado em coleções de manuscritos e arquivos, informações relacionadas à proveniêncianão são consideradas na indexação.” (LYTLE, 1980, p. 64-65, tradução nossa). O acesso se dá por meio de solicitações de assunto (Queries) (BCA, 1992)	- Acesso ao conteúdo por meio de pedidos de consulta por assunto; - Consultas de assunto por meio de índce ou catálogo; - Falta de controle de autoridade no desenvolvimento de índices de arquivamento; - Falta de distinção entre entradas de assunto e produtor (criador).

• Fonte: Elaboração própria com base em Lytle (1980) e BCA (1992)

Ao buscar e acessar à informação por assunto no primeiro método, o usuário deve inferir qual agência (instituição) publica sobre aquele tema, para posteriormente encontrar o documento sobre o assunto desejado. Como essas inferências iniciais pressupõem o conhecimento da instituição, o usuário necessita de um arquivista, o que nem sempre é viável na prática. Além disso, provavelmente irá recuperar também documentos que não são úteis, resultando numa maior revocação.

Quanto aos problemas da indexação de assunto, os autores do BCA (1992) afirmam que sua efetividade limitada nos arquivos deve-se a dois fatores, dentre os quais se destaca a necessidade de se distinguir as entradas de assunto e produtor (criador).

Lytle (1980) afirma que as consultas por assunto no método de indexação por conteúdo (CI Method) são realizadas por meio de um índice ou catálogo. Além disso, também considera que os dois métodos apresentam problemas e são distintos do ponto de vista teórico, mas podem ser considerados complementares do ponto de vista prático, visando obter acesso aos arquivos.

Nos referimos a outro trabalho de Lytle (1980), de cunho prático, o qual apresenta um experimento realizado em Baltimore, nos Estados Unidos, com o intuito de explorar a capacidade de recuperação de assunto nos dois métodos. Após efetuar testes de recuperação da informação em bases de dados, controlados por laboratório, comparou os resultados das buscas por “proveniência” e por “indexação de conteúdo”. Os resultados dos testes mostram que os dois métodos apresentaram baixo desempenho de recuperação.

A diferença entre os dois métodos, de proveniência e de indexação de assunto, mostra que o “assunto” é um termo ambíguo e, logo, pode ser compreendido com base em diferentes perspectivas e possuir diferentes significados. Em sentido amplo, o assunto pode ser obtido a partir do nome de instituições, pessoas ou ainda de funções e atividades e, portanto, da proveniência. Por outro lado, no sentido mais restrito, o assunto se refere ao tema ou tópico (subject). Essa segunda acepção é mais característica do processo de indexação de assunto, que aqui enfatizamos.

Maurel e Champagne (1999) utilizam o termo “L’indexation” (indexação) e afirmam, nessa perspectiva mais ampla, que a descrição e a indexação são compreendidas como funções arquivísticas integrantes do “sistema de descrição e indexação”. Fazem parte desse sistema, a saber:

• a) as funções ou o processo, ou seja, a descrição em múltiplos níveis dos arquivos mantidos pela organização, a indexação de pontos de acesso não temáticos (principalmente relacionado com a proveniência), a, indexação de pontos de acesso temáticos (assuntos), vocabulário (escolha e forma dos nomes comuns);

• b) os produtos ou instrumentos resultantes dessas funções, nomeadamente os instrumentos de pesquisa que registam as notas descritivas e um ou mais índices, o processo de autoridade e a lista de vocabulário controlado que facilitam a elaboração dos índices, bem como as descrições;

• c) políticas, procedimentos, diretrizes estabelecidas em um esforço para sistematizar o processo e os instrumentos (MAUREL; CHAMPAGNE, 1999, p. 256-257, tradução nossa).

Conforme se observa, a “indexação” foi utilizada pelos autores no sentido mais amplo do termo, o qual denota, grosso modo, o processo de descrever o conteúdo dos documentos e criar pontos de acesso. Dessa maneira, se assemelha ao processo de descrição em arquivos, que igualmente descreve conteúdos, mas também elementos contextuais. Assim, descrição e indexação integram o mesmo sistema, já que compartilham as mesmas funções, produtos e instrumentos. Infere-se que os termos “descrição” e “indexação” podem inclusive ter sido utilizados como sinônimos por alguns autores.

No mesmo sentido de Maurel e Champagne (1999), Santos Canalejo (1998) reforça que a indexação sempre foi uma tarefa arquivística, pois a análise dos conjuntos documentais a serem representados sempre foi realizada no tratamento dos documentos. _“[...] Assim, indexar, isto é, extrair os termos mais relevantes dos documentos para elaborar os índices, sempre foi uma das tarefas desempenhadas pelo arquivo” (SANTOS CANALEJO, 1998, p.117, tradução nossa).

A indexação de assunto, numa perspectiva mais específica pode ser identificado a partir do processo de descrição, pois é um dos elementos de conteúdo. A compreensão do contexto do documento e das relações com o conjunto documental o qual faz parte se faz necessária para a determinação do assunto e se torna evidente na descrição.

Por esse ângulo, cabe salientar a distinção entre indexação temática e indexação não temática como componentes do “acesso por assunto” nos arquivos. Depreende-se que tal distinção pode ter sido efetuada para fins didáticos, no intuito de pontuar que a descrição no bojo da representação arquivística envolve diferentes elementos, sendo que alguns deles se referem à proveniência (não temática) e outros ao assunto ou tópico (indexação temática), conforme se observa no Quadro 4.

Quadro 4
Indexação temática e não temática

Indexação	Definição
Indexação não temática	“[...] integra os pontos de acesso independentes do assunto (principalmente relacionados à proveniência dos documentos)” (MAUREL; CHAMPAGNE, 1999, p. 327, tradução nossa).
Indexação temática	“[...] indexação temática que integra os assuntos, mas também outros tipos de elementos de conteúdo.” (MAUREL;CHAMPAGNE, 1999, p. 327, tradução nossa). “A indexação temática destina-se estritamente a fornecer acesso complementar àqueles já existentes (classificação, nomes dos criadores, etc.). Essas palavras-chave de acesso complementares são ainda mais importantes, [...] como a classificação e descrição são realizadas de acordo com o princípio do respeito aos fundos, do geral para o particular. A indexação temática, portanto, fornece uma multiplicidade de palavras-chave de identificação que respondem à multiplicidade de estratégias de busca dos usuários.”(MAUREL; CHAMPAGNE, 1999, p.329, tradução nossa).

• Fonte: Elaboração própria com base em Maurel e Champagne (1999)

Nota-se que a indexação temática é tratada como um acesso complementar aos documentos de arquivo. Essa acepção se dá muito provavelmente no tocante às características dos documentos de arquivo, que são testemunhos das ações realizadas pelo seu produtor. Deste modo, os elementos fundamentais de representação são os contextuais, visando elucidar as relações entre os documentos e as atividades que os deram origem. Esses elementos são representados mais caracteristicamente nas funções de classificação e de descrição. A indexação de assunto, portanto, é um processo de representação arquivística que complementa os processos de representação já aplicados aos documentos de arquivo.

Percebe-se similaridades entre os pensamentos do Relatório BCA (1992) e Maurel e Champagne (1999), que são canadenses e de Lytle (1980), norte americano, os quais definem as categorias de acesso por assunto em dois aspectos. Um dos aspectos a serem enfatizados é que a indexação de assunto não dispensa a análise da proveniência, visto que a representação arquivos deve considerar os princípios arquivísticos e efetuar a análise de todos os níveis para que a representação seja efetuada.

Além das visões já apresentadas acima, sintetizamos abaixo as demais visões coletadas e analisadas na pesquisa.

A canadense Heather MacNeil (1996), professora da Universidade de Toronto (Canadá) e que já foi membro do BCA, escreveu um artigo intitulado “Subject Access to archival "fonds": balancing provenance and pertinence”, publicado na revista Fontes Artis Musicae, o qual também confere aprofundamento quanto às definições do acesso por assunto nos arquivos.

A autora utiliza dois termos para se referir ao acesso, sendo o primeiro deles “Provenance” e o segundo “Pertinence”. O primeiro já foi aqui amplamente discutido e se relaciona com a origem, não sendo o foco deste artigo. Quanto ao segundo, ao buscarmos a definição no Multilingual Archival Terminology, projeto do Conselho Internacional de Arquivos, observa-se as duas acepções para “pertinence”, a saber:

• a) Um princípio, agora rejeitado pela maior parte, para o arranjo de arquivos em termos do seu conteúdo, assunto independentemente da proveniência ou ordem original;

• b) Um princípio de organizar registros com base no conteúdo, sem levar em conta sua origem ou ordem original (MULTILINGUAL ARCHIVAL TERMINOLOGY, 2018).

Considerando as definições identificadas, a pertinência diz respeito à indexação de assunto e é considerada um princípio. A indexação de assunto recebe limitada atenção como um tópico na literatura da área de Arquivologia e pode ser definida como: “[...] uma abordagem direta para alcançar o acesso ao assunto com base no princípio de pertinência. Os termos do índice de assunto indicam diretamente SOBRE o que é um documento e são selecionados na base de análise do conteúdo de um documento (s).” (MACNEIL, 1996, p. 243, tradução nossa).

Sob a ótica da autora supracitada, a indexação de assunto se desenvolveu a partir da evolução das normas de descrição, quando afirma que “os desenvolvimentos na descrição de arquivos nos níveis nacional e internacional resultaram em uma atitude mais conciliatória em relação à indexação de assuntos por parte de arquivistas, e uma inclinação mais forte para reconciliar abordagens baseadas em proveniência e pertinência para acesso a assuntos.” (MACNEIL, 1996, p. 243, tradução nossa).

Nessa perspectiva, um dos aspectos enfatizados por MacNeil (1996) é que para descrever o documento arquivístico é necessário entender o significado amplo do contexto de produção em que o documento foi criado e sob o qual tem sido analisado e elaborado. A observância desse princípio é feita na descrição multinível, segundo a qual o fundo de arquivo é descrito do geral para o específico, em diferentes níveis, que representam diferentes partes do fundo (conjunto documental). Nesse sentido, utiliza a expressão “descrição e indexação”. O pensamento evidenciado por MacNeil baseia-se em grande parte no Relatório do BCA (1992), texto citado pela própria autora e já discutido neste artigo.

Na mesma perspectiva canadense, destacamos a dissertação produzida na University of British Columbia escrita por Martin (1987), que trata sobre a indexação nos arquivos, com foco em discutir seus problemas e questões. Apresenta a indexação em um completo sistema de recuperação da informação, o qual também denomina de “sistema de indexação”.

O trabalho oferece fundamentos e diretrizes para o processo de indexação e é esclarecedor ao tratar especificamente sobre a indexação de assunto. Assim, auxilia na compreensão de que a “indexação de nome” se difere da “indexação de assunto”. De acordo com o autor:

Como usado aqui, “indexação de nome” refere-se à seleção e uso de qualquer nome pessoal, geográfico e institucional em um documento como ponto de acesso, considerando se a entidade nomeada é o assunto do documento; “indexação de assunto” refere-se às áreas temáticas cobertas por documentos, como “política” ou

“química orgânica.” (MARTIN, 1987, p. 2, tradução nossa, grifo nosso).

Assim como MacNeil (1996), Martin (1987) adota “pertinence” para se referir à indexação de assunto. Com base nas afirmações deste último autor, percebe-se a relação existente entre a descrição e os instrumentos de pesquisa. Martin afirma que a indexação faz parte do sistema de descrição e tem relação direta com a produção de instrumentos de pesquisa. Esse parece ser o entendimento similar entre os autores canadenses aqui analisados, especialmente o BCA (1992) e Maurel e Champagne (1999).

Nessa concepção, “os nomes e termos que são selecionados nos materiais de arquivo para inclusão no instrumento de pesquisa são chamados de pontos de acesso.” (MARTIN, 1987, p. 15, tradução nossa). A partir desses pontos de acesso são criados os instrumentos de pesquisa, que podem ser de diferentes tipos e baseados, por sua vez, em elementos distintos. Para o presente artigo, destacamos os instrumentos advindos da proveniência (provenance), que são o guia e o inventário, enquanto são oriundos do princípio da pertinência¹ (pertinence) o catálogo ou os guias temáticos ou de assunto. Vale a ressalva destacada pelo autor de que os índices não são apenas instrumentos resultantes da descrição, mas são componentes de diferentes instrumentos de pesquisa como os próprios catálogos e guias.

O autor supracitado afirma que Schellenberg compreende o índice como um instrumento separado de descrição, mas que na prática isso não é adequado.

Por esta razão, é útil considerar o processo de indexação como uma função arquivística distinta de todas as outras, ao invés de focar na própria indexação, que pode tomar uma variedade de formas.[...] a indexação não será tratada como um procedimento que leva à criação de um instrumento de pesquisa separado, mas como um dos resultados encontrados em certos instrumentos, inclusive em um componente de indexação, além de suas outras funções (MARTIN, 1987, p. 24, tradução nossa).

Nesse sentido, Ribeiro (1996, 1998, 2011) também compreende a indexação como um processo distinto no processo de representação da informação. Trataremos sobre seu trabalho mais adiante. Particularmente concordamos com esta visão e acreditamos que a descrição e a indexação são processos distintos, embora possam ser considerados complementares. A distinção se dá tanto em relação à essência de cada um dos processos, visto que a descrição é um processo de representação descritiva e a indexação é um processo de representação temática, quanto aos elementos envolvidos na elaboração de cada um.

Um dos artigos mais recentes encontrados dentre os autores canadenses e com contribuição significativa para o tema é o de Guitard (2013), publicado no Quebec. Da mesma maneira que Martin (1987), o texto de Guitard é fruto de tese de doutorado defendida na Universidade de Montreal.

Nesta publicação, a autora destaca que no Canadá foram criadas normas de descrição arquivística em 1992, que são justamente oriundas de esforços do BCA. Neste documento foram apresentados três aspectos inerentes à indexação: o princípio de respeito aos fundos (a unidade de tratamento), os níveis de classificação (a hierarquia) e o princípio do geral para o particular. Ou seja, ao comparar o processo de indexação na Biblioteconomia e na Arquivologia, a autora afirma que as características dos documentos, sejam eles arquivísticos ou biblioteconômicos, interferem e condicionam o processo de indexação. No caso da Arquivologia são evidenciadas informações de contexto e os documentos são tratados como conjuntos, tanto na descrição como na indexação.

Ao definir a indexação de assunto ou indexação temática no contexto dos arquivos, Guitard (2013) adota o mesmo entendimento do BCA, já apresentado neste artigo, ou seja, o processo de indexação de assunto se refere à representação do assunto ou tópico e leva em consideração os princípios arquivísticos e seus respectivos níveis, os quais são comparados às etapas da indexação de assunto.

A respeito das formas de acesso, Guitard (2013) indica o índice como instrumento advindo da indexação de assunto, pois enquanto na biblioteca os documentos podem ser classificados e organizados diretamente por assunto “em arquivística, o único acesso por assunto é o índice que abrange conjuntos de documentos, como a coleção de um arquivo ou um fundo de arquivo. É por isso que indexar tópico é tão importante na arquivística: inegavelmente promove o acesso.” (GUITARD, 2013, p. 203, tradução nossa).

Quanto aos procedimentos, a mesma autora acredita que podem ser utilizados fundamentos advindos das áreas de Biblioteconomia e Ciência da Informação. No tocante às etapas de indexação, ela assevera que são: a análise de um documento, a seleção dos conceitos e a representação em termos de indexação. A partir de seu posicionamento, observa-se semelhanças entre o processo de indexação em arquivística e aquele já consolidado nos campos supracitados. Essa similaridade se refere às etapas, que são apresentadas por Lancaster (2004), pela Norma Brasileira de Indexação NBR 12676 e pela Norma Internacional ISO 5963 (1985), mas também aos fundamentos do processo.

Entretanto, embora sejam as mesmas etapas, devem ser consideradas as especificidades do documento arquivístico, que deve ser representados em conjunto e não como itens isolados, como ocorre em outras áreas. Assim, Guitard (2013) enfatiza que a configuração em conceitos é mais complexa para conjuntos de documentos, além dos diferentes suportes e formatos, já que se considera todo o fundo dos arquivos. Dessa maneira:

As diferenças entre o objeto documental nos arquivos e bibliotecas condicionam a operação preliminar de leitura. A configuração em conceitos é mais complexa para conjuntos de documentos, por vezes, muito díspares e em suportes diferentes e de tipos diferentes, que são geralmente os fundos dos arquivos e menos frequentemente os objetos documentais. (GUITARD, 2013, p. 210, tradução nossa).

A autora enfatiza que os elementos característicos dos documentos, tais como o suporte, podem interferir no processo de indexação. A identificação tipológica dos documentos é um processo fundamental para a realização de processos de tratamento dos documentos de arquivo, pois é possível identificar por meio desse processo, juntamente como a análise diplomática, características comuns aos documentos de arquivo.

Dentre os autores canadenses que publicaram em periódicos, estão Gagnon-Arguin (1996-1997), Hudon (1997-1998) e Lévesque (2001-2002), que são convergentes quanto à visão de representação de assunto apresentada, uma vez que relacionam esse processo à descrição e consideram o assunto como uma forma adicional de acesso.

Hudon (1997-1998), no artigo intitulado Indexation et langages documentaires dans lês milieux archivistiques a l'ere dês nouvelles technologies de l'information, analisa aspectos teóricos e práticos do processo de indexação na perspectiva da utilização das tecnologias de informação. Assevera que os processos de indexação e descrição em arquivos estão relacionados, incluindo os níveis de descrição. Sendo assim, qualquer política de indexação a ser criada estará necessariamente ligada às políticas de descrição vigentes. Acrescenta que a organização e estruturação das informações por conteúdo e temática é apenas um acesso adicional. O artigo indica como desafios o estabelecimento de políticas de indexação, sistemas de indexação e linguagens documentárias eficazes pelos arquivistas. Essa visão foi salientada também por outros autores dessa pesquisa, como o BCA (1992), Maurel e Champagne (1999), já discutidos e por Ribeiro (2011), que ainda será enfatizada.

No tocante às definições e entendimentos, de modo geral Hudon compreende a indexação, em sua designação mais ampla, como a caracterização dos documentos e a seleção dos conceitos para sua representação, respaldada em definição da Associação Francesa de Normalização (AFNOR). Por outro lado, no tocante à indexação de assunto, numa perspectiva mais específica, afirma que o acesso principal aos documentos de arquivo não se dá por assunto, sendo este um acesso adicional, segundo se observa na declaração destacada a seguir:

O objetivo da indexação na comunidade de arquivo é significativamente diferente da que existe em outras áreas. Em arquivos [...], a indexação não serve para organizar ou estruturar o conteúdo das coleções. Indexação temática é estritamente para fornecer acesso complementar àquelas já existentes [...]. Além disso, raramente levam a um determinado documento, mas a todos os documentos já agrupados em um fundo, em uma série ou em um dossiê (HUDON, 1997-1998, p. 29, tradução nossa, grifo nosso).

Com a publicação, Hudon esclarece que os documentos de arquivo possuem um modo próprio de organização, que não é temático. Por isso, a função de complementaridade é atribuída à indexação temática, visto que o acesso principal é por proveniência. Assim, os objetivos também são distintos e os processos de representação como a classificação e a descrição são indispensáveis.

Gagnon-Arguin (1996-1997) afirma que o tratamento de assunto em arquivo tem sido uma preocupação crescente entre os arquivistas Quebequenses desde 1986. O interesse está expresso por meio de publicações sobre o tema e por iniciativas de utilização de cabeçalhos de assunto relacionados às normas de descrição arquivística, como forma de melhorar o acesso aos documentos de arquivo. Ressalta que foi desenvolvida uma norma de descrição arquivística para o Quebec na década de 1990. A autora chama a atenção para a preocupação com os usuários e suas formas de busca no processo de recuperação da informação.

Tendo em vista salientar aspectos que convergem com nosso objetivo, torna-se necessário diferenciar os tipos de acesso. Em relação ao que já foi apresentado anteriormente por Lytle (1980), BCA (1992) e Maurel e Champagne (1999), a autora Gagnon-Arguin (19961997) especifica um pouco mais essa discussão quando indica as formas de acesso, os níveis e os respectivos instrumentos gerados. Em síntese, elaboramos o Quadro 5 de modo a ilustrar essa evidência.

Quadro 5
Formas de acesso, níveis e instrumentos de pesquisa

Forma de acesso	Nível/acesso	Instrumentos de pesquisa
Proveniência	Fundo, criador que aparece no título.	Guias de depósito e declarações gerais.
Assunto ou tópico	Fundo ou uma de suas partes (grupos).	Guias temáticos, índices colocados no final de certos instrumentos de pesquisa.
Nome próprio	A referência é feita para a página onde aparece o fundo ou a classificação do fundo ou uma de suas peças.	Índices onomásticos, que também podem aparecer no final de instrumentos de pesquisa.
Atividade	O conteúdo e a forma dos instrumentos devem ser desenvolvidos principalmente a partir das características dos documentos de arquivo.	Índice de instrumentos de pesquisa.

• Fonte: Elaboração própria com base em Gagnon-Arguin (1996-1997,tradução nossa)

Destaca-se que o acesso por atividade pode ser considerado um tipo de acesso por assunto, visto que o documento de arquivo assume uma confirguração específica conforme a atividade que o gerou, ou seja, assume uma tipologia documental. Por exemplo, se a tipologia documental a ser representada for um “regulamento de estágios”, fornecerá indícios do assunto genérico do documento “estágios”, obtido a partir da sua atividade ou função. Vale lembrar que são necessários outros aspectos substantivos para se aferir o assunto tópico em complemento à tipologia documental.

Em relação ao acesso por assunto ou tópico, Gagnon-Arguin(1996-1997) esclarece que esse acesso se dá por guias temáticos e índices colocados ao final de cada instrumento de pesquisa. Como o BCA (1992) já afirmou, os guias são onerosos do ponto de vista financeiro e de material e, por esta razão, dificilmente são elaborados. Vale ressaltar que na perspectiva impressa os instrumentos de pesquisa podem ser mais onerosos, o que pode não ocorrer se forem digitais.

Lévesque (2001-2002) enfatiza que os arquivistas concentram-se em descrição, minimizando a importância da indexação. Ou seja, os arquivistas costumam privilegiar outras formas de acesso aos documentos de arquivo que não o seu conteúdo. Ao mostrar exercícios de classificação e descrição, seguidos de discussão teórica, evidencia que o contexto é o ponto de vista mais privilegiado. Porém, na visão do autor, o arquivista deve ajudar o pesquisador ou usuário e fornecer diferentes formas de acesso para facilitar as suas pesquisas.

Dooley (1992), que publicou artigo na revista American Archivist em 1992, cujo texto é baseado em uma apresentação feita à Sociedade de Arquivistas Americanos em outubro de 1989, declara que a utilização de catálogos online levou à percepção pelos arquivistas da necessidade de promover o “acesso por assunto” (subject access) nos arquivos. Afirma que aspectos do material que não são frequentemente considerados assuntos podem ser representados, formando ligações entre o conteúdo e a proveniência. Vale ressaltar que essa afirmação foi delineada no início da década de 1990 e que a autora foi visionária quanto aos aspectos de acesso que hoje são implementados em normas de descrição arquivísticas nacionais e internacionais.

Um dos aspectos centrais do texto de Dooley (1992) é a necessidade de promover a consistência no processo de indexação de assunto. Dentre as recomendações, afirma que é necessário fornecer acesso por assunto aos documentos de arquivo para complementar o acesso existente por proveniência, reconhecendo que o acesso ao assunto não inclui apenas tópicos genéricos, mas também específicos, como nomes de pessoas, organizações, lugares e eventos.

Além disso, os arquivistas devem investigar as necessidades do usuário e comportamento no contexto específico de consultas orientadas por assunto.

Destaca-se também as publicações de Fernanda Ribeiro, professora e pesquisadora da Universidade do Porto, Portugal, que representa uma das principais vozes da indexação de assunto no campo da Arquivologia no cenário Internacional. A autora apresenta diversas publicações sobre o tema, as quais são convergentes e complementares. Enfatiza-se, assim, um capítulo de livro publicado em 2011, denominado “Indexação nos arquivos: pressupostos teóricos gerais e especificidades”, no qual Ribeiro apresenta os fundamentos teóricos da indexação e as suas especificidades no contexto dos arquivos, além de relembrar resultados de pesquisas anteriores desenvolvidas por ela sobre o tema. Afirma que “a questão da indexação nos arquivos tem sido muito pouco pensada e discutida e, por isso mesmo, a literatura sobre o assunto é escassa e com limitações evidentes.” (RIBEIRO, 2011, p. 40).

Segundo Ribeiro (2011) existem três processos no cerne da organização arquivística: a classificação, a descrição e a indexação. Entretanto, a autora questiona a visão tradicional dos arquivos imputada no século XIX e que prevalece nos dias atuais. Relembra as modificações sofridas na área de Arquivologia com a visão pós-custodial, a qual pode influenciar o desenvolvimento desses processos. Assim, essas operações não devem ocorrer de forma meramente tecnicista.

A autora nos auxilia na compreensão da indexação no contexto da Arquivologia sob dois aspectos. Primeiro, as três operações não podem ser consideradas estanques e separadas, pois do ponto de vista de um sistema e da arquivística contemporânea, são integrados e visam recuperar a informação solicitada por um usuário, o que deve ser priorizado no momento da representação arquivística. Segundo, a indexação é considerada um processo de tratamento da informação arquivística, embora saliente que a classificação e a descrição são fundamentais.

Em sua visão, o processo de indexação de assunto está relacionado ao processo de descrição e se refere à atribuição e à seleção de pontos de acesso para os documentos. Afirma que “o fator mais importante na determinação da política de indexação de assuntos é a quantidade de detalhes apropriados para as descrições do conjunto de documentos envolvidos, e isso, por sua vez, depende do nível de descrição que está sendo usado.” (RIBEIRO, 1996, p. 28). Ou seja, a autora expressa a relação entre os níveis de descrição e de indexação. Assim, quanto à relação entre descrição e indexação (sentido amplo), convergem BCA (1992), MacNeil (1996) e Hudon (1997-1998).

Para que a indexação seja efetuada de acordo com os níveis de descrição, Ribeiro (2011) afirma que existe uma “análise arquivística” que serve aos dois processos, descrição e indexação, a qual ocorre antes de qualquer operação realizada. Essa análise é feita de acordo com a ISAD(G) e nos diversos níveis de descrição, que a autora chama de “níveis de análise arquivística”, pois “[...] é mais apropriado falar em níveis de análise arquivística do que níveis de descrição arquivística, pois a análise precede não apenas a descrição, mas todas as operações de representação da informação, como é o caso da indexação” (RIBEIRO, 2011, p. 47).

Assim, as informações estão apresentadas em três níveis principais, com as respectivas subdivisões. O primeiro é o ‘nível sumário’ (arquivo), que considera a unidade arquivística principal e se desdobra em seções e subseções. O segundo é o ‘nível exaustivo’, que tem por base as unidades arquivísticas (série arquivística/documento), com as respectivas subséries e unidades isoladas (que não formam uma série). O terceiro é o ‘nível profundo’ (unidade arquivística), que no Brasil chamamos de item documental. Assim, no nível sumário as informações são representadas de forma mais genérica e menos exaustiva, enquanto nos níveis subsequentes a exaustividade aumenta. No terceiro nível é necessário detalhar os aspectos do assunto, com elevado grau de profundidade e especificidade, no intuito de individualizar o item e tornar a recuperação mais precisa.

Essa análise foi indicada anteriormente no texto de Smiraglia (1990), segundo o qual a análise de assunto é definida como um processo intelectual e apresenta duas etapas: análise dos documentos para determinar os assuntos, seguida da formulação dos pontos de acesso. A respeito dessos pontos de acesso, que nos interessam, o autor esclarece que:

Pontos de acesso de assunto (cabeçalhos de assunto) servem a ambos os propósitos. Primeiro, eles servem para identificar o assunto de coleções arquivísticas específicas,séries, subséries ou itens, e para facilitar a recuperação tópica direta dessas entidades coletivas. Segundo, e talvez mais importante, cabeçalhos de assunto permitem que um usuário veja todo o escopo de um repositório e explore sobre um determinado tópico, fazendo com que esses registros bibliográficos apareçam lado a lado, como um cabeçalho de assunto no Catálogo (SMIRAGLIA, 1990, p. 64, tradução nossa).

É no processo de análise de assunto que devem ser tomadas algumas decisões para efetuar a representação. A primeira delas diz respeito ao nível. Ao comparar a profundidade do nível na perspectiva das bibliotecas e dos arquivos, Smiraglia (1990) afirma que no primeiro caso a representação é feita no nível sumário (summary), por meio de espécie de resumos, considerando o documento como entidade única no catálogo. Por outro lado, nos arquivos é necessário definir o nível que o documento deverá ser representado, pois a complexidade do material não permite utilizar apenas este “resumo”. Essa parece ser a maior dificuldade de adaptação dos materiais de arquivo à listas de cabeçalhos de assunto existentes.

É fundamental, assim, a compreensão do significado de “assunto” no campo arquivístico, o que leva a uma problemática complexa, que não foi objeto da presente pesquisa, mas que carece de discussão para o entendimento da indexação de assunto. O BCA (1992) caracteriza o assunto em documentos de arquivo de acordo com alguns aspectos, tais sejam: o assunto difere do criador (produtor/autor) do documento; extrair o assunto consiste em apenas um aspecto da análise de conteúdo; para extrair o assunto, muitas vezes é necessário adicionar algumas informações implícitas com o risco de que a interpretação do indexador possa substituir a do usuário; o assunto difere da forma e natureza do documento, pois há alguns documentos ‘sobre’ algo e há outros que ‘são’ algo; o assunto de um documento ou grupo de documentos difere conforme o público para o qual o documento é projetado, da sua abordagem teórica, intenção e ponto de vista.

Verifica-se a relação entre a extração do assunto e o usuário, que deve ser considerado para que a representação seja condizente com seus interesses de busca e recuperação. Além disso, a natureza e forma nos remetem à necessidade de se diferenciar o assunto do documento de outros elementos que o compõem, como o suporte (material) e o formato (padrão). Ou seja, do ponto de vista da indexação de assunto não importa se o documento é uma fotografia no formato 3x4, mas seu conteúdo e assunto. Além desses dois aspectos, aqueles ligados à proveniência são imprescindíveis de serem indexados, que no relatório do BCA são denominados de razões (circunstâncias), segundo as quais os documentos foram criados.

Santos Canalejo (1998) esclarece que a análise documental feita na descrição arquivística consiste em uma análise formal, que aplica os padrões de descrição, dentre os quais ela cita a ISAD(G) e a ISAAR (CPF). Por outro lado, a análise de conteúdo pode utilizar da Norma ISO 5963:1985 (Métodos de análise dos documentos, determinação do conteúdo e seleção dos termos de indexação), que define a indexação como a ação de descrever ou identificar um documento em relação ao seu conteúdo. O uso da Norma também é indicado por Ribeiro (2011), mas deve ser adaptada no contexto dos arquivos, uma vez que esses documentos possuem especificidades, sobretudo considerando o volume de documentos a serem representados e a variedade de assuntos existentes.

Assim, podemos diferenciar a análise de conteúdo e de assunto, embora na prática tratem do mesmo processo. A análise de conteúdo identifica diferentes elementos de conteúdo para que possam ser acessados, equanto a “análise de assunto significa a representação em um sistema de informação ou conteúdo tópico, seja ele expresso em linguagens de indexação, documentos textuais ou algum outro formato” (SCHWARTZ, 1986, p. 37 apud BCA, 1992, p. 48, tradução nossa, grifo nosso). Ou seja, extração do assunto de um documento constitui apenas um aspecto da análise de conteúdo do documento.

Outros autores internacionais identificados na revisão sistemática, tais como Ostroff (1980), Dryden (1987) e Garrod (2000) não foram considerados na discussão por enfatizarem aspectos relativos aos padrões, vocabulários e cabeçalhos de assunto nos arquivos, sem adentrar no quesito das definições que são objeto desse artigo.

5 Considerações Finais

Ao desenvolver esta pesquisa e diante da quantidade e da abrangência das fontes pesquisadas, verifica-se que a indexação de assunto em arquivos ainda é um tema pouco explorado na literatura analisada, especialmente quanto aos seus fundamentos, princípios e métodos. Dessa maneira, a indexação ainda aparece com cautela por parte da literatura da área quanto à sua aplicação no contexto arquivístico.

Com base nas evidências de pesquisa encontradas e considerando a importância e a consistência dos textos analisados, é possível afirmar que a acepção mais comum na literatura da área da “indexação” em seu sentido mais amplo, o qual tem interface com a descrição arquivística, que visa, por sua vez, descrever elementos de contexto e de conteúdo. Dessa maneira, a análise de conteúdo é o processo utilizado para realizar a indexação em todos os níveis de descrição.

Pode-se afirmar também que a indexação de assunto (subject indexing) ou indexação temática (thematic Indexing) se refere à representação do “subject” (assunto), com interesse especial no tocante aos “tópicos”. Esse acesso é possível por meio de índices ou catálogos e não deve desconsiderar outros elementos de contexto ou outros processos de organização e representação arquivística, como a classificação e a descrição, que são basilares. Foi possível perceber, ainda, que uma das principais dificuldades na prática da indexação de assunto é diferenciar entradas de autor (criador) e de assunto, para que o acesso seja mais consistente.

De forma sintetizada, apresentamos as evidências de pesquisa relativas às definições de indexação e de seus termos relacionados no contexto dos arquivos. Encontramos três evidências concretas:

• a) Método por proveniência e método de indexação de assunto: Dois métodos de acesso aos documentos de arquivo. O primeiro ocorre por meio de acesso ao criador/autor, com identificação de elementos de contexto, seguindo o princípio da proveniência (provenance). O segundo ocorre por meio do acesso ao assunto ou tópico (subject) e de acordo com o princípio da pertinência (pertinence).

• b) Indexação/Indexation/L’indexation/Indización: Processo de “indexação” nos arquivos no sentido amplo, que visa representar o conteúdo dos documentos de arquivo é utilizado no contexto de um “sistema de descrição e indexação”, sendo estes processos distintos, mas que ocorrem em conjunto ou de forma complementar. É realizado com base uma análise, chamada também de análise arquivística, pois visa extrair pontos de acesso para serem representados nos diferentes níveis arquivísticos e com diferentes elementos a serem representados. Por sua vez, pode gerar diferentes instrumentos de pesquisa. Alguns autores utilizam esses termos para se referir à indexação de assunto, que é um processo distinto.

• c) Indexação de assunto (Subject indexing, indexation per sujet), indexação temática (Thematic Indexing): Se refere à representação do elemento subject (assunto, tema ou tópico) e não deve desconsiderar a representação do contexto do documento. Pode ser aplicado a diferentes níveis de descrição, porém com dificuldade de representação de forma mais exaustiva nos níveis mais baixos, em função do volume dos documentos. Resulta em instrumentos de pesquisa, tais como os índices, os catálogos e os guias temáticos.

Nota: A expressão “indexação de conteúdo” também é utilizada por alguns autores para se referir ao assunto do documento, o que pode ocorre devido à ambiguidade dos termos.

Em relação ao assunto (subject) que se refere ao tema ou tópico, percebe-se que o termo é pouco utilizado no contexto dos arquivos. Por seguirem diretrizes provenientes das normas de descrição arquivística nacionais e internacionais, os autores utilizam com mais frequência o termo “conteúdo” e dentro deste está contido o assunto. Assim, uma evidência significativa é diferenciar assunto de outros elementos que podem ser representados no documento arquivístico, para facilitar a sua representação.

De modo geral, podemos afirmar que diferentes elementos de conteúdo podem ser representados nos documentos arquivísticos, dentre eles: nomes de pessoas ou entidades (autoridades), nomes geográficos e assuntos (temas ou tópicos). Nesse ponto aproveitamos o ensejo e retomamos as definições para afirmar que a discussão sobre o controle de autoridade integrar o “assunto” dos documentos arquivísticos é suportada por algumas evidências de pesquisa, ao ponto que discordamos, pois ao evocar autores de fundamentos da indexação, tais como Cavalcanti (1978), Lancaster (2002) ou mesmo autores da análise, tais como Ribeiro (1996, 2011), verifica-se que na acepção mais básica de indexação, que é a de elaborar índices, há diferentes tipos do referido instrumento, sendo um deles o índice de assunto. As autoridades ou “nomes”, como denomina Martin (1987), são objetos de pesquisa para o campo dos arquivos, inclusive respaldados pela ISAAR (CPF), porém não foi nosso foco de análise.

Considerando a questão do “assunto”, no escopo da Arquivologia este deve ser diferenciado do criador (produtor/autor), além de ser necessário distinguir as entradas de assunto da natureza dos documentos. Ademais, seu entendimento pode ser diferente conforme o público a que se destina e o contexto em que se apresenta.

Contudo, pondera-se que a indexação de assunto é um processo de representação arquivística que utiliza como base o elemento assunto (subject) para sua representação. Para compreender esse processo no contexto dos arquivos é necessário considerar a diferença entre a “indexação” (sentido amplo) e “indexação de assunto”. Na primeira acepção representa-se o conteúdo, o que envolve diferentes elementos em diferentes níveis de representação. Na segunda, por outro lado, representa-se o tema, tópico ou assunto. Este elemento é identificado com base na análise de informações que estão contidas no próprio documento e pode conter indícios em outros elementos de caráter mais geral, tais como as atividades e funções, e, logo, a tipologia documental. A sua utilização amplia as possibilidades de busca e recuperação da informação dos documentos de arquivo. Deste modo, a indexação de assunto não dispensa a utilização de outros processos de representação, tais como a classificação e a descrição.

Referências

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  Não se encontra no Brasil adesão a este termo na literatura científica da Arquivologia, sendo traduzido para fins de compreensão da análise.

• JITA:

  DL. Archives.

Datas de Publicação

• Publicação nesta coleção
  18 Set 2023
• Data do Fascículo
  2020

Histórico

• Recebido
  09 Dez 2019
• Aceito
  17 Fev 2020
• Publicado
  05 Mar 2020