Representação temática em repositórios institucionais de bibliotecas universitárias: a percepção de gestores e bibliotecários catalogadores-indexadores da USP, UNESP e UNICAMP

RESUMO

Na contemporaneidade, os repositórios institucionais possibilitam a reunião, armazenamento, tratamento, preservação e visibilidade dos recursos informacionais produzidos no âmbito acadêmico. O objetivo da pesquisa foi investigar a representação temática da informação documental em repositórios institucionais no contexto de bibliotecas universitárias, por meio de entrevista semiestruturada de diagnóstico organizacional com gestores e bibliotecários catalogadores-indexadores dos repositórios institucionais da USP, UNESP e UNICAMP, com coleta de documentação. A sistematização da análise comparada no universo de repositórios institucionais investigado revela a necessidade de adequação destes sistemas de recuperação da informação quanto à representação temática realizada pelo bibliotecário catalogador-indexador. Como considerações finais, salienta-se a importância da qualidade da representação temática dos recursos informacionais em repositórios institucionais, possibilitando a adequada recuperação por assuntos pela comunidade acadêmica.

PALAVRAS-CHAVE:
Representação temática; Repositórios institucionais; Atuação do bibliotecário; Entrevista semiestruturada; Bibliotecas universitárias

ABSTRACT

In present times, the institutional repositories enable the gathering, storage, treatment, preservation and visibility of informational resources produced in the academic field. The objective of the research was to investigate the thematic representation of documentary information in institutional repositories in the context of academic libraries, by means of the application of organizational diagnostic interviews as a qualitative methodology with the managers of the institutional repositories and catalogers-indexers librarians from USP, UNESP and UNICAMP, with documentation collection. The systematize of the comparative analysis of the universe of institutional repositories investigated revealed the need for institutional repositories adequacy in the thematic representation performed by the cataloguer-indexer librarian. As closing remarks, the importance of the quality of thematic representation of informational resources in institutional repositories is emphasized, enabling the appropriate retrieval by subjects by the academic community.

KEYWORDS:
Subject representation; Institutional repositories; Libraryan’s role; Semi-structured interview; University libraries

1 INTRODUÇÃO

As bibliotecas universitárias estão inseridas em um sistema de informação que é parte de um sistema mais amplo, denominado sistema de informação acadêmico, em que a geração de conhecimentos é o objeto da vida universitária (FUJITA, 2005, p. 98). Em face das inevitáveis mudanças tecnológicas na forma de acesso às informações no formato mais acessível e de menor custo possível e nos currículos e interesses de pesquisa das universidades, as bibliotecas universitárias desempenham um papel estratégico na aquisição, organização, preservação e disseminação dos recursos informacionais à comunidade acadêmica da universidade a qual está vinculada, em consonância com a missão da instituição.

Como observa Thomas Friedman, no livro “O mundo é plano: uma breve história do século XXI”, que versa sobre questões em torno da globalização, “nunca houve tanta gente com habilidade de achar, elas mesmas, tanta informação sobre tantas coisas e sobre outras pessoas”. Embora tais aspectos sempre têm influenciado as bibliotecas universitárias ao longo de sua história, seu papel principal permanece o mesmo: o de suprir a necessidade informacional de seus usuários.

Como um campo investigativo nuclear da Ciência da Informação, a Organização do Conhecimento abarca os fundamentos teórico-práticos a fim de resolver problemas que cercam a representação e a recuperação em sistemas de informação. Na dimensão aplicada, suas principais abordagens teóricas são representadas pela tríade do Tratamento da Informação - Catalogação, Indexação e Classificação - e os denominados Sistemas de Organização do Conhecimento (SOCs) (listas de cabeçalhos de assunto e terminologias, tesauros, taxonomias, esquemas de classificação, ontologias, etc.), ferramentas que permitem categorizar recursos informacionais conforme um esquema de organização com o objetivo de facilitar sua posterior recuperação (MORALES DEL CASTILLO, 2011, p. 89). Tais atividades são desafiadoras e complexas, tanto em perspectiva epistemológica (teórica) quanto pragmática (prática), notadamente em sistemas utilizados por um grande e heterogêneo grupo de usuários e que lidam com grandes quantidades de informações, a exemplo das bibliotecas universitárias e do ambiente web (MAI, 2000, p. 270; MAI, 2011, p. 116).

Diante de um cenário de alterações significativas nas quais o conhecimento é adquirido, representado, gerenciado e explorado, questões sobre o conhecimento no mundo digital e o conteúdo temático de recursos informacionais tem sido incluídas como objeto de estudo da Organização do Conhecimento (DAVID, 2014, p. 329; GNOLI, 2014, p. 329). Os maiores desafios do campo da Organização do Conhecimento centram-se em “[...] evitar o lixo informacional, em grande parte decorrente do contexto tecnológico que permite, no menor tempo possível, gerenciar e identificar grandes lotes informacionais” e na interoperabilidade de sistemas, para uma recuperação da informação rápida, eficaz e culturalmente significativa (GUIMARÃES, 2017, p. 92).

Temas contemporâneos como repositórios institucionais, repositórios de dados de pesquisa, agregação de metadados e conteúdo mais rico suscitam debates em torno do papel das bibliotecas universitárias (HERNON; MATTHEWS, 2013, p. 23). Nesse sentido, há notadamente uma tendência e cada vez maior relevância dos repositórios institucionais como sistemas de recuperação da informação tanto em bibliotecas universitárias quanto no contexto acadêmico no qual estão inseridas, tornando-se ainda instrumentos de gestão universitária por meio de indicadores científicos.

Inseridos em um contexto mais amplo, que é o sistema de comunicação científica, os repositórios institucionais propiciam maior relevância para as universidades e suas respectivas bibliotecas universitárias e podem servir como indicadores tangíveis da qualidade da universidade pela relevância científica, social e econômica de suas atividades de pesquisa, aumentando a visibilidade, o status e o valor público da instituição (CROW, 2002).

Para que os repositórios institucionais no contexto de bibliotecas universitárias desempenhem de forma adequada seus objetivos, é necessário que os gestores tenham dimensão das implicações teóricas, práticas e contextuais que envolvem o seu planejamento, implementação e funcionamento no contexto acadêmico. Nessa perspectiva, “a construção de repositórios institucionais de acesso aberto requer esforços que precedem e vão muito além da simples instalação e configuração de um software” (LEITE, 2009, p. 98). Os repositórios institucionais devem estar vinculados às bibliotecas universitárias “e por elas geridos, porquanto as bibliotecas constituem o segmento universitário por excelência responsável por estocar, organizar, gerir e disseminar o conhecimento produzido nas organizações” (TARGINO; GARCIA; PAIVA, 2014, p. 131).

Na prática, a visibilidade dos recursos informacionais produzidos pela comunidade acadêmica é possibilitada nos repositórios institucionais pelos processos de busca e recuperação dos registros dos recursos informacionais, permitindo conhecer os títulos, autores ou assuntos que compõem a coleção e reunindo todos os recursos informacionais de um autor ou sobre um determinado assunto, além de outros pontos de acesso. Os repositórios institucionais diferenciam-se dos catálogos online, que, no geral, possibilitam a recuperação dos registros dos recursos informacionais físicos ou digitais e indicam a localização dos mesmos no acervo físico da biblioteca universitária, cuja coleção abarca diversos tipos de recursos informacionais, produzidos ou não pela comunidade acadêmica.

Dentre as atividades realizadas em bibliotecas universitárias, destaca-se a indexação de assuntos, abordagem teórica da Organização do Conhecimento cujo propósito é determinar o conteúdo temático dos recursos informacionais e expressá-lo em termos de indexação, favorecendo a recuperação por assuntos em repositórios institucionais pela comunidade acadêmica. De natureza pragmática e tecnicista, “congrega um conjunto de normas e instrumentos próprios, cujo processo operacional perpassa questões subjetivas” (CUNHA, 1989), característica que “imprime a esta atividade uma peculiaridade própria diante de outros processos destinados à representação temática da informação” (TARTAROTTI; DAL’EVEDOVE; FUJITA, 2017, p. 111).

A indexação de assuntos possibilita a representação temática dos recursos informacionais visando à recuperação por assuntos em repositórios institucionais. Neste processo intelectual de atribuição de conteúdo temático realizado pelo bibliotecário catalogador-indexador, o emprego adequado da linguagem documental é fundamental para a qualidade da representação dos assuntos dos recursos informacionais no repositório institucional, favorecendo a adequada correspondência entre a representação e a recuperação da informação por assuntos pela comunidade acadêmica em uma determinada área científica especializada. A indexação de assuntos (processo) e o repositório institucional (produto) realizam uma mediação entre os recursos informacionais da universidade e as necessidades informacionais da comunidade acadêmica.

Nestes sistemas de recuperação da informação, os metadados temáticos dos recursos informacionais referem-se aos campos para a descrição dos assuntos, que podem ser palavras-chave (linguagem natural) ou termos/descritores (linguagem controlada), por exemplo, tesauros ou taxonomias de domínios específicos, fornecidos pelo próprio autor, bibliotec á rio catalogador/indexador ou oriundo de um processo de indexação social caracterizado pelas folksonomias. Contudo, tal como ocorre em outros sistemas de recuperação da informação, quando não existe compatibilidade entre a linguagem do repositó rio institucional e a linguagem de busca do usuário, “a credibilidade do sistema fica abalada, ocasionada por uma representatividade não condizente com as necessidades investigativas desses usuários” (BOCCATO, 2009, p. 71).

Partindo-se da relevância da adequada recuperação por assuntos pelos usuários tanto no contexto de bibliotecas universitárias quanto no contexto acadêmico, observa-se que pesquisas que versem sobre a representação temática em repositórios institucionais ainda são incipientes. Nesse sentido, o objetivo da pesquisa foi realizar um estudo diagnóstico da representação temática da informação documental em repositórios institucionais no contexto de bibliotecas universitárias pela percepção de gestores e bibliotecários catalogadores-indexadores que atuam nestes sistemas de recuperação da informação, a fim de contribuir com o aprimoramento da representação e da recuperação por assuntos nestes ambientes informacionais.

2 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

A abordagem de pesquisa adotada é a exploratório-descritiva, que centra-se no delineamento de informações e formulação de hipóteses sobre o tema e identificação e análise das características que se relacionam com o fenômeno em questão.

O universo de pesquisa foram repositórios institucionais da Universidade de São Paulo (USP), Universidade Estadual Paulista (UNESP) e Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP), que vem se consolidando como referência na gestão e disseminação dos recursos informacionais produzidos por suas respectivas comunidades acadêmicas no contexto brasileiro, atendendo à demanda da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP) junto ao Conselho de Reitores das Universidades Estaduais Paulistas (CRUESP). Utilizam o DSpace como plataforma de software, cujo código-fonte é disponibilizado visando à formação de uma comunidade open source na adição de recursos, melhoria de distintas funções e adaptação de requisitos a fim de atender às necessidades das instituições (GONÇALVES, 2011, p. 727-728).

A Biblioteca Digital da Produção Intelectual da USP (BDPI)¹ foi criada em 22 de outubro de 2012 com o objetivo de reunir a produção intelectual (científica, acadêmica, artística e técnica) da universidade, de acordo com a Política de Informação da USP definida na Resolução nº 6.444 de outubro de 2013, que se propõe a garantir a coleta, tratamento, disseminação, acessibilidade e preservação da produção intelectual da universidade (USP, 2019). O Repositório Institucional UNESP²tem como objetivo “armazenar, preservar, disseminar e possibilitar o acesso aberto, como bem público global, à produção científica, acadêmica, artística, técnica e administrativa da universidade” (UNESP, 2019). É norteado pelo Regulamento Interno do Repositório Institucional UNESP.

O Repositório da Produção Científica e Intelectual da UNICAMP³, formalizado pela Resolução GR-013/2015 e lançado oficialmente em 2 de novembro de 2015, é o sistema de recuperação da informação oficial para a coleta, organização, disseminação e preservação da produção da comunidade acadêmica. Seu principal objetivo é “proporcionar acesso aberto e público à produção científica e intelectual da universidade, propiciando o aumento de sua visibilidade, acessibilidade e difusão” (SISTEMA ..., 2019).

Criado a partir dos repositórios institucionais das três universidades, o Repositório da Produção Científica do CRUESP⁴, lançado em 6 de outubro de 2013 durante a sessão de abertura da Conferência Luso-Brasileira de Acesso Aberto (CONFOA), tem por objetivo “reunir, preservar e proporcionar acesso aberto, público e integrado à produção científica de docentes, pesquisadores, alunos e servidores”. Também utiliza o DSpace, adotando padrões e normas internacionais de padronização e interoperabilidade. A integração entre os três repositórios é feita pelo metabuscador Primo, que permite a busca e a descoberta por uma interface única (CRUESP, 2019).

Metodologicamente, a entrevista é adotada a fim de obter dados qualitativos, descritivos e detalhados de um indivíduo e quando a natureza dos dados é complexa, favorecendo, ao contrário do questionário, um maior nível de interação entre o pesquisador e o participante. Tem sido amplamente adotada em pesquisas em torno da informação em bibliotecas (PICKARD, 2013, p. 195-196; 323). Cada modalidade de entrevista depende do objetivo da pesquisa, da natureza do tema abordado, da experiência do pesquisador, do acesso aos participantes, do tempo disponível para a coleta de dados e do tipo de dados a serem coletados, com o objetido de levantar respostas à questão de pesquisa (PICKARD, 2013, p. 205; 198).

A entrevista estruturada tem por base um cronograma formal de entrevista, (normalmente um questionário administrado pelo pesquisador), que especifica a formulação e ordenação das questões ao participante e subdivide-se em entrevista aberta (respostas livres) e entrevista fechada (respostas com base em um conjunto de respostas alternativas) (PICKARD, 2013, p. 323; 199). Já a entrevista não-estruturada tem por base questões abertas, que permitem ao participante maior liberdade para discorrer sobre o assunto e influenciar a direção da entrevista, pois inexiste um plano predeterminado sobre as informações específicas a serem coletadas dos participantes (PICKARD, 2013, p. 323). Nesse sentido, o levantamento da percepção de gestores e bibliotecários catalogadores-indexadores que atuam em repositórios institucionais no que tange à representação temática pautou-se entrevista semiestruturada, delineada a seguir.

3.1 I Procedimentos de aplicação da entrevista semiestruturada

Os participantes foram definidos em duas categorias: gestores e bibliotecários catalogadores-indexadores. A fim de identificar as atividades desenvolvidas em cada etapa, foram delineados procedimentos anteriores, durante e posteriores à aplicação da entrevista semiestruturada, com base na metodologia qualitativa do Protocolo Verbal (PV):

3.1.1 Procedimentos anteriores à aplicação da entrevista

• a) Definição do universo da pesquisa: foram elencados os contextos organizacionais da USP, UNESP e UNICAMP a fim de coletar os dados sobre os repositórios institucionais por meio de entrevista semiestruturada;

• b) Seleção dos participantes: a seleção dos participantes para a aplicação da entrevista resultou na escolha de um total de nove participantes, a saber: três gestores dos repositórios institucionais; três bibliotecários catalogadores-indexadores, sendo um participante de cada categoria, de cada universidade. Foi feita uma conversa informal com cada um dos participantes por telefone ou e-mail, resultando na aceitação e definição das datas das entrevistas;

• c) Definição da entrevista: anteriormente à aplicação formal da entrevista, foi feito um pré-teste (piloto) de entrevista com um gestor e um bibliotecário catalogador-indexador do Repositório Institucional da Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR), a fim de verificar se as questões elencadas eram pertinentes à proposta de entrevista do presente estudo. De acordo com Almeida (2005, p. 60), “a aplicação do pré-teste ou teste-piloto é uma atividade preliminar à implementação do projeto e tem por objetivo testar o desenho e a metodologia do projeto”, garantindo “a adequação dos instrumentos ou processos a serem utilizados, bem como medir o tempo a ser gasto na avaliação”;

• d) Coleta de documentação: de acordo com Almeida (2005, p. 58), outras fontes essenciais para o diagnóstico organizacional podem ser extraídas de relatórios, regimentos, regulamentos, planos de trabalho, etc. Foi feito o levantamento da documentação sobre os repositórios institucionais nos Portais dos Sistemas de Bibliotecas da USP, UNESP e UNICAMP, como também solicitada aos gestores e bibliotecários catalogadores-indexadores dos repositórios institucionais;

• e) Seleção do texto-base: foi utilizado um roteiro de entrevista contendo um rol de questões abertas (Apêndice) sobre o temário abordado, divididas em duas partes, de acordo com cada perfil dos participantes a fim de: a) caracterizar os repositórios institucionais no contexto das universidades participantes quanto à estrutura administrativa - aplicada aos gestores dos repositórios institucionais; b) observar a indexação de assuntos nos repositórios institucionais - aplicada aos bibliotecários catalogadores-indexadores. O roteiro de entrevista foi baseado em diagnóstico organizacional proposto por Almeida (2005, p. 53-55); em questionário aplicado por Gomes (2015) que identificou repositórios institucionais de universidades federais brasileiras na padronização dos metadados na representação da informação; e em Dal’Evedove (2014), cuja aplicação caracterizou o contexto informacional de bibliotecários catalogadores-indexadores quanto à política de indexação;

• f) Conversa informal com os participantes: foram mencionados os objetivos da pesquisa e entregue previamente a cada gestor e bibliotecário catalogador-indexador o Termo de Consentimento Livre e Esclarecido (TCLE), solicitada a assinatura do documento e aceitação formal da participação na pesquisa, ficando uma cópia para os mesmos. Foi ressaltado que a identidade de cada um dos participantes permaneceria anônima, com o propósito de não comprometer os dados e deixá-los à vontade durante a realização da entrevista de modo mais natural possível.

3.1.2 Procedimentos durante a aplicação da entrevista

• a) Entrevista e gravação das falas dos participantes: foi utilizado o software Skype para as entrevistas na USP e UNESP, enquanto que na UNICAMP foram feitas presencialmente. A gravação foi feita por meio de um aplicativo de gravador de voz de aparelho celular. De acordo com Pickard (2013, p. 205; 205), ainda inexiste um consenso na literatura em torno da utilização de entrevistas online. Se por um lado algumas pistas visuais, verbais e comportamentais dos participantes possam ser perdidas durante a entrevista, a facilidade de comunicação e economia de recursos e deslocamento físico ainda são vantajosas. Enquanto a entrevista síncrona é feita a posteriori, seja por utilização de e-mail ou outro recurso, enviada pelo entrevistado ao pesquisador em um determinado período designado, a entrevista assíncrona, tal como adotada nesta pesquisa, é feita em tempo real entre o pesquisador e o entrevistado. A intervenção foi feita a fim de que o rol de questões pudesse ser abarcado durante a coleta de dados. Tanto a conversa informal quanto a entrevista propriamente dita foram aplicados individualmente com cada participante, respeitando sua própria individualidade e necessidades.

3.1.3 Procedimentos posteriores à aplicação da entrevista

• a) Transcrição literal das gravações das falas dos participantes: foram feitas transcrições literais, preservando a identidade dos participantes por meio de siglas específicas de acordo com cada categoria (gestor ou bibliotecário catalogador-indexador) e a instituição a qual pertencem. De modo a possibilitar uma melhor visualização dos processos externalizados pelos participantes, foram adotadas notações específicas a fim de analisar os dados oriundos da aplicabilidade da metodologia do Protocolo Verbal (PV), amplamente adotadas na Ciência da Informação, adaptadas por Tartarotti (2019, p. 359);

• b) Leitura detalhada dos dados: foi feita leitura detalhada das transcrições, de modo a buscar fenômenos significativos a fim de elaborar unidades e categorias de análise;

• c) Elaboração de unidades e categorias de análise: elaboradas com base no referencial teórico da literatura e nas declarações dos participantes;

• d) Releitura dos dados: foi feita releitura das transcrições, a fim de retirar trechos que melhor exemplificassem cada categoria de análise, com síntese dos principais aspectos observados.

Os resultados da aplicação dos procedimentos metodológicos com gestores e bibliotecários catalogadores-indexadores são apresentados a seguir.

3 RESULTADOS E DISCUSSÃO

A análise das coletas de dados, feitas em 2019, foi baseada em unidades e categorias de análise, com apresentação de trechos das declarações dos participantes sobre a representação e recuperação por assuntos em repositórios institucionais. Foram adotadas siglas específicas para os participantes de acordo com a categoria acadêmica e a instituição a qual pertencem, sendo G-Gestor e I-Bibliotecário catalogador-indexador. Com base no objetivo da pesquisa, no referencial teórico e nas entrevistas, foram delineadas sete categorias de análise, distribuídas em três unidades de análise: 1) Aspectos relacionados ao contexto; 2) Aspectos relacionados ao bibliotecário catalogador-indexador e 3) Aspectos relacionados ao processo.

4.1 Aspectos relacionados ao contexto de repositórios institucionais

Refere-se às questões decisórias do funcionamento do repositório institucional, com as categorias: 1) Implementação do repositório institucional; 2) Política de funcionamento e documentação do repositório institucional; 3) O usuário do repositório institucional; e 4) Ações de melhoria no repositório institucional.

4.1.1 Implementação do repositório institucional

Percurso histórico de implementação dos repositórios institucionais. As principais ações implementadas a fim de institucionalizar os repositórios institucionais da USP, UNESP e UNICAMP foram a escolha do software, delineamento de metodologias e coleta e padronização de metadados das produções das respectivas universidades, a fim de cumprir o prazo estipulado pela FAPESP. Dentre os desafios das coletas automáticas, observado pela gestora do repositório da UNESP, destaca-se a falta de padronização no nome da universidade e no nome dos autores nas fontes de origem: Currículo Lattes, PubMed, SciELO, Scopus e Web of Science. Houve a contratação de bibliotecários para atuação específica no repositório institucional por tempo determinado.

4.1.2 Política de funcionamento e documentação do repositório institucional

Diretrizes gerais estabelecidas para o funcionamento do respositório institucional, documentação e equipe atuante.

A documentação da USP, UNESP e UNICAMP estão disponíveis nas páginas dos respectivos repositórios institucionais. Na USP, a documentação passa por atualização pela equipe gestora, a fim de atender às orientações da Portaria 01/2019 da FAPESP⁵, notadamente quanto à disponibilização do PDF dos recursos informacionais, pois no repositório institucional da USP o acesso aos mesmos é realizado por links. Na UNESP, não há previsão de revisão da documentação. Na UNICAMP, após a formalização do repositório institucional foram delineadas outras ações a fim de aumentar o número de recursos informacionais, contudo, em menor nível de detalhamento no tratamento dos metadados. Existe a necessidade de resolução de questões de direitos autorais junto à Reitoria.

Quanto à equipe atuante, na USP a gestão do repositório institucional é feita pelo Departamento Técnico do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP (SIBi) (centralizada), enquanto que a inserção de dados, metadados e objetos digitais é feita pelas Bibliotecas (descentralizada). É formada por três bibliotecários, sendo um gestor; dois bibliotecários-catalogadores, responsáveis pelo atendimento de dúvidas sobre os recursos informacionais a serem inseridos no repositório institucional, verificação da consistência, qualidade dos dados e direitos autorais. Centralizado no e-mail institucional ou atendimento telefônico, o sistema de comunicação recebe dúvidas, sugestões ou demandas. A equipe conta também com um bibliotecário-analista, que atua na informática.

Na UNESP, a equipe conta com uma gestora e duas bibliotecárias, que realizam o atendimento por chat, devido ao grande volume de dúvidas geradas, principalmente após a implantação do autoarquivamento para os alunos de pós-graduação. Há pouco tempo ocorreu a descentralização para as Bibliotecas, responsáveis por completarem no repositório institucional os registros de teses e dissertações inseridos pelos alunos de pós-graduação. Na UNICAMP, a equipe é formada por um gestor e duas bibliotecárias-catalogadoras, sendo uma supervisora que atua especificamente no repositório institucional e outra que contribui também com outras atividades conforme a demanda, além de uma analista de sistemas, bolsistas e estagiário, que colaboram na inserção dos registros. A atuação das profissionais está mais voltada à representação descritiva, não diretamente com a representação temática.

Na USP, os tipos de conteúdo inseridos no repositório institucional são artigos de periódicos, capítulos de livros, resenhas, nas versões print ou pós-print, além de teses e dissertações já inseridas na BDTD. Na UNESP, os principais conteúdos são artigos de periódicos inseridos no início da implantação do repositório institucional e teses e dissertações. Não há previsão de inserção de outros tipos de materiais ou de recursos informacionais retrospectivos. Na UNICAMP, os principais conteúdos são artigos de periódicos e patentes, abarcando ainda outros tipos de materiais, além de teses e dissertações.

4.1.3 O usuário do repositório institucional

Perspectiva dos profissionais que atuam no repositório institucional sobre a comunidade acadêmica que o utiliza, notadamente quanto à recuperação dos recursos informacionais. Como observa o gestor, entre 2014 e 2016 foi feito na USP um estudo em torno de buscas dos usuários no repositório institucional, com identificação de problemas na recuperação.

Referente às buscas feitas no DSpace, o gestor da USP e a bibliotecária catalogadora-indexadora da UNICAMP concordam na existência de problemas na recuperação pelos usuários, devido às características específicas da ferramenta quanto ao nível de precisão e revocação do sistema. Na USP ocorre um maior refinamento, possibilitando buscas específicas nos campos “Título” e “Autores”, enquanto na UNICAMP não há diferenciação entre as opções de busca “Título”, “Autor” ou “Data de publicação”. Contudo, a utilização do recurso gráfico aspas (“) possibilita um maior nível de precisão. Por outro lado, em ambos repositórios institucionais é inexistente a possibilidade de refinamento nas buscas no campo “Assunto”, situação compartilhada pelo repositório institucional da Universidade de Dublin, tomado como modelo de repositório institucional a ser seguido pelas três universidades paulistas, na concepção da FAPESP.

4.1.4 Ações de melhoria no repositório institucional

Ações não implementadas nos repositórios institucionais, mas que que contribuiriam para a melhoria da representação descritiva e da representação temática.

De forma geral, o gestor da USP observa a necessidade de melhoria contínua no repositório institucional e de poucos ajustes quanto à atribuição dos assuntos neste sistema de recuperação da informação, por exemplo, inserção dos assuntos do vocabulário controlado em tempo real. Embora o Grupo Gestor do VOCAUSP seja atuante, assevera que os aspectos relacionados ao vocabulário controlado exaustivo pela heterogeneidade própria do contexto da universidade, que lida com áreas do conhecimento diversas e específicas. De acordo com a gestora da UNESP, os repositórios internacionais já estão lidando com repositórios de dados de pesquisa e no contexto brasileiro ainda há diversas melhorias a serem implementadas em repositórios institucionais. No que tange à representação temática, considera relevante que os assuntos utilizados nos recursos informacionais (linguagem controlada dos especialistas) sejam compatíveis com os assuntos utilizados pelos usuários (linguagem natural) durante as buscas no repositório institucional, propiciando uma recuperação mais efetiva.

Então, por exemplo ...~~ cada vez mais as buscas precisam ter assuntos, os assuntos precisam estar, é ... (...) interligados, tipo ao vocabulário da pessoa, né (...) porque isso interfere muito na questão da busca né. (...) É ... a questão dos metadados ... é ... a gente precisa melhorar cada vez mais, (...) a gente sempre pensa muito bem em todos os campos que a gente coloca ... e que a gente trabalha. (...) Em relação [ao] assunto (...) ... ter cada vez mais uma maior (...) integração, ligação entre a linguagem, tentar pelo menos mais se aproximar né, a linguagem natural e a ... e a do especialista, né, que é o que a gente tem aí controlada (G-UNESP)

Na visão do gestor da UNICAMP, independente do software utilizado, existe a necessidade de melhoria da interoperabilidade do repositório institucional com o catálogo online Acervus, possibilitando a utilização da Tabela de Assuntos, buscando maior padronização nos registros dos recursos informacionais inseridos no repositório institucional.

[...] o que nós precisamos é melhorar essa integração junto com o SophiA ou que se permaneça só o SophiA pra isso, pra que a gente possa utilizar as próprias tabelas já disponíveis pelo SophiA pra padronizar todo esse, fazer todo esse controle de ... padronização dos dados em si, né, vinculados a esses metadados (G-UNICAMP)

4.2 Aspectos relacionados ao bibliotecário catalogador-indexador

Papel do bibliotecário catalogador-indexador no repositório institucional, na categoria: 5) Atuação do bibliotecário catalogador-indexador no repositório institucional.

4.2.1 Atuação do bibliotecário catalogador-indexador no repositório institucional

Cursos e treinamentos realizados pelos bibliotecários catalogadores-indexadores para atualização profissional nos repositórios institucionais.

Nas três universidades incide a preocupação em torno da capacitação contínua dos profissionais que atuam nos repositórios institucionais. Na USP, os cursos e treinamentos são direcionados aos bibliotecários catalogadores-indexadores que atuam nas Bibliotecas do SIBi e ministrados em parceria com a equipe gestora. Na UNESP, destaca-se a realização de treinamentos sob demanda ou pela necessidade de alteração de procedimentos, tanto para os profissionais das Bibliotecas quanto para os que atuam nas secretarias de pós-graduação, tendo em vista a integração dos dois setores no fluxo de teses e dissertações na universidade. Considerando-se a descentralização da atividade desde 2018, na UNICAMP os cursos e treinamentos são direcionados a bibliotecários e técnicos das Bibliotecas responsáveis pela padronização dos recursos informacionais no repositório institucional.

4.3 Aspectos relacionados ao processo documental em repositórios institucionais

Questões sobre o processo de catalogação/indexação de assuntos no repositório institucional, com as categorias: 6) Tratamento descritivo da informação no repositório institucional e 7) Tratamento temático da informação no repositório institucional.

4.3.1 Tratamento descritivo da informação no repositório institucional

Aspectos sobre a representação descritiva no repositório institucional: inserção de materiais, autoarquivamento, manual de representação descritiva e padronização dos nomes dos autores.

Na USP, são utilizados dois sistemas de recuperação da informação para o cadastro dos recursos informacionais: a Biblioteca Digital de Teses e Dissertações (BDTD), que contém teses e dissertações produzidas na universidade e a Biblioteca Digital da Produção Intelectual (BDPD), com os demais registros. Não há ligação entre os dois bancos de dados, sendo apresentados na interface de Busca Integrada, que possibilita a visualização dos metadados. As teses e dissertações são inseridas na BDTD pelos alunos de pós-graduação por autoarquivamento e os registros são exportados para o catálogo online DEDALUS e validados pelos bibliotecários das Bibliotecas.

(Sempre do DEDALUS pro repositório, nunca o contrário, certo?) Isso, nunca o contrário (I-USP)

Contudo, pela percepção da bibliotecária catalogadora-indexadora, na prática, estão sendo inseridas na BDTD pelas próprias Bibliotecas. De acordo com o gestor, para os demais tipos de recursos informacionais houve uma tentativa de implementação do autoarquivamento, tanto realizado pelo próprio autor quanto com validação pelo bibliotecário. No entanto, a falta de controle de metadados abriu espaço para a ausência de padronização dos metadados, comprometendo a qualidade e causando problemas em torno das questões legais envolvidas. Com a recente orientação da FAPESP que atribui a responsabilidade pelo upload da produção às Bibliotecas, a possibilidade de autoarquivamento pelos autores torna-se menos provável. Na percepção da bibliotecária catalogadora-indexadora da USP, na prática, o autoarquivamento dos demais tipos de recursos informacionais pelos autores não funciona, pois há certa resistência em assumir esta atividade.

[...] a gente gostaria de implementar o autoarquivamento, a gente tem algumas Unidades que demandam isso de nós ... mas ... de forma ... holística, assim ... acho que vai demorar bastante. Infelizmente. (...) Seria pelo próprio autor a proposta. Mas as Bibliotecas tem perfil pra ... depositar pelos autores. (...) ... Lá no passado a gente fez os dois caminhos. ... É ... nós fizemos o autodepósito com o ... é ... declaratório, né, do próprio autor, sem nenhum tipo de validação por parte dos bibliotecários e nós fizemos com validação, (...) mas se um dia nós viermos a ... é ... implementar totalmente o autoarquivamento ... provavelmente vai ter um trabalho aí de validação pelo bibliotecário (G-USP)

[...] lá na Biblioteca a gente faz o cadastramento do material no banco, no DEDALUS, né. (...) Da produção, todo o material a gente faz no DEDALUS, né e do DEDALUS é que ele vai para o repositório, que ele é relativamente recente, né. ... (...) Então quando a gente pensa no tratamento, a gente não pensa no repositório, a gente pensa de fazer isso pro DEDALUS que é a nossa base de dados, né (...) Porque o processo de submissão na verdade teria que ser o aluno e aí a ... a pós-graduação faria a revisão e a gente faria a catalogação, mas isso não ocorre (I-USP)

Na UNESP, o tipo de recurso informacional mais proeminente compartilhado tanto no catálogo online Athena quanto no repositório institucional são as teses e dissertações. Há também e-books gerais e aqueles editados pela Editora da universidade, que são inseridos no catálogo online Athena e exportados para o repositório institucional, permanecendo com os mesmos assuntos já atribuídos pelos bibliotecários catalogadores-indexadores. Os metadados de teses e dissertações são inseridos pelos alunos de pós-graduação no repositório institucional por autoarquivamento, por ocasião de defesa de tese ou dissertação. Posteriormente, são exportados para o catálogo online Athena, onde ocorre o processo de validação dos metadados pelos bibliotecários catalogadores-indexadores das Bibliotecas. Nesse sentido, não há um profissional que realize a catalogação dos recursos informacionais especificamente no repositório institucional.

[...] na verdade as dissertações estão no repositório, mas antes era assim, as Bibliotecas catalogavam no catálogo ... e a gente puxava esses registros pro repositório. (...) Hoje é o contrário, como eu trabalho com autoarquivamento o procedimento começa no repositório, os alunos fazem o autoarquivo

... e de lá a gente puxa o registro já validado e completo para o Aleph (G-UNESP)

Então a pessoa faz o autodepósito ... as teses chegam aqui ... pra gente ... (...) eu abro, eu trabalho no MARC, o que eu faço? Eu vejo o ... to com a tese, o documento em papel, às vezes acontece de alguma diferença do título por algum motivo então a gente tem que ter esses dois abertos pra definir, é ... o válido ... é o papel. (...) Então se precisar mudar alguma coisa vai ser mudado, com as devidas ... permissões no documento eletrônico. (...) Então o papel está comigo, o documento eletrônico está aberto ... e o trabalho é feito ... no MARC, no bibliográfico do Aleph (...) Era uma necessidade da comunidade acadêmica em geral (...) estabelecer essa política ... das teses e dissertações pra se tornar mais visível e pra povoar mais também o ... o repositório, né. (...) É ... até a gente ganha um pouco de tempo porque antes a gente descrevia do zero né e agora o autor já faz uma ... já descreve tudo embora nem tudo tenha a qualidade do padrão mas ... simplificou um pouquinho (I-UNESP)

Como observa o bibliotecário catalogador-indexador, o autoarquivamento, implementado há cerca de seis anos por uma necessidade da comunidade acadêmica, facilita o processo de catalogação quanto à digitação dos metadados, visto que os alunos de pós-graduação realizam uma pré-catalogação das teses e dissertações.

Na UNICAMP, as teses e dissertações são catalogadas no catálogo online Acervus pelos bibliotecários-catalogadores e exportadas para o repositório institucional, mantendo-se os metadados descritivos e os metadados temáticos. É recente a atenção mais cuidadosa quanto à padronização dos metadados no repositório institucional. A implementação do processo de autoarquivamento depende da aprovação pela universidade das diretrizes do repositório institucional. A proposta é de que seja realizado um trabalho junto às Bibliotecas de coleta da produção retrospectiva e que os próprios autores, Bibliotecas ou secretarias de pós-graduação tenham autonomia no autoarquivamento da produção no repositório institucional, por formulário específico pautado no atual sistema de elaboração de fichas catalográficas. Os metadados serão validados pelos bibliotecários catalogadores-indexadores, a fim de se obter maior qualidade dos registros dos recursos informacionais.

[...] existe aí um perfil de aplicação que a gente segue em relação aos metadados, agora a padronização em si dos dados em si ... ela deve ser feita né. ... A gente tem iniciado esse trabalho de padronização, tanto é ... tanto assim em nível do ... de autoria como ...~~ é ... como de assunto (G-UNICAMP)

[...] hoje eles conversam, SophiA conversa com DSpace. Então nada, nada nada que trata de tese e dissertação a gente pode fazer no DSpace, nada. Tudo nós fazemos no SophiA. Qualquer ponto, uma vírgula que nós mudamos no SophiA ele muda ... no DSpace. (...) É automático (I-UNICAMP)

As três universidades utilizam no repositório institucional o esquema de metadados Dublin Core. A inserção de registros de outros tipos de recursos informacionais no repositório institucional é feita por coletas automáticas, com importação dos registros das bases de dados PubMed, SciELO, Scopus e Web of Science e validados pelos bibliotecários quanto aos aspectos descritos antes da inserção nos respectivos repositórios institucionais. Na UNESP, o Currículo Lattes também é utilizado como fonte de dados. Enquanto na USP os registros da produção de seus usuários são distribuídos às Bibliotecas, na UNESP e na UNICAMP a validação é feita pela equipe gestora do repositório institucional. Para ambos os casos, observa-se a falta de padronização nos registros dos recursos informacionais oriundos das bases de dados, tanto referentes aos descritivos (filiação, nomes de autores, etc.) quanto aos aspectos temáticos (assuntos).

Na USP observa-se a existência de um manual de catalogação no catálogo online DEDALUS, que contém um tutorial para inserção de recursos informacionais e procedimentos de solicitação de abertura de novos termos na representação temática. A UNESP e a UNICAMP também utilizam manual de catalogação. Contudo, nas três universidades não há um manual de representação descritiva específico para a atuação profissional nos repositórios institucionais.

A padronização dos nomes dos autores na UNESP é feita apenas no catálogo online Athena, quando o bibliotecário catalogador-indexador utiliza a Tabela de Autores da própria Universidade. Na UNICAMP, a padronização no catálogo online Acervus é feita em consonância com a preferência do autor, adotando-se remissivas para outras entradas. Está em andamento a implementação do ORCID nas três universidades.

4.3.2 Tratamento temático da informação no repositório institucional

Discute os aspectos sobre a representação de assuntos no repositório institucional: catalogação/indexação de assuntos de teses e dissertações e de outros materiais, política de indexação e manual de indexação, linguagem documental e respectiva atualização, número de termos atribuídos, avaliação da indexação de assuntos e sugestões de melhorias apontadas pelos profissionais.

Na USP, a catalogação/indexação de assuntos de teses e dissertações no repositório institucional é feita diretamente na Biblioteca Digital de Teses e Dissertações (BDTD) por autoarquivamento, sendo utilizados termos livres ou palavras-chave atribuídos pelos próprios alunos de pós-graduação. Posteriormente, na Biblioteca a qual estão vinculados ocorre a importação e validação dos registros e respectivos assuntos no catálogo online DEDALUS, visando à compatibilização da linguagem natural com a linguagem controlada (VOCAUSP). Os termos livres permanecem no campo 952 do MARC, enquanto os termos já validados pelos bibliotecários catalogadores-indexadores permanecem no campo 650. Tanto a linguagem natural quanto a linguagem controlada são recuperáveis. A elaboração da ficha catalográfica ocorre em um sistema de solicitação online, onde o VOCAUSP é disponibilizado para consulta pelo usuário. Contudo, na percepção da bibliotecária catalogadora-indexadora, o vocabulário controlado não é consultado pelos alunos de pós-graduação, preferindo a linguagem natural.

A questão dos assuntos é assim, a gente tem um vocabulário controlado, né, institucional. (...) ... Então nessa validação feita pelos bibliotecários eles já verificam os assuntos que são colocados e já fazem se for necessário a ... tradução dos assuntos do vocabulário controlado (G-USP)

[...] a indexação na verdade é feita no DEDALUS mas na BDTD, como tem as palavras-chave, essas palavras-chave elas vem para o DEDALUS e ficam num campo de palavras que a gente depois no vocabulário a gente faz uma análise até pra ... incluir essas palavras-chave no vocabulário (...) E a nossa ficha ela tá pra eles fazerem online e nesse formulário que tem online tem um link do lado pra eles consultarem o vocabulário USP pros termos. (...) Mas o que eu percebo é que não é consultado. (...) Geralmente não é consultado, geralmente eles põem os termos das palavras-chave deles mesmos. (E acaba entrando esses termos das palavras-chave na biblioteca digital de teses). ... Sim. (E vocês fazem essa verificação). ... Isso. (Junto ao vocabulário da USP, é isso)? Isso, é isso aí. (Então na Biblioteca Digital de Teses e Dissertações ficam os termos livres, vamos dizer assim, que eles colocaram, mas no DEDALUS tem essa validação do bibliotecário, são os termos). ... Fica tanto os termos que eles colocaram como os termos do vocabulário, que a gente faz é ... não deixa de ter o campo das palavras-chave, tira esses termos desse campo de palavras-chave, deixa no campo de assunto nosso, né, e ... como a gente usa o MARC, nosso campo de assuntos é o 650 e o da palavra-chave é o 952, que é palavras-chave sugeridas por eles. Então as palavras que constam no vocabulário ficam no campo 650 e as palavras que não constam ficam no ... 952 (I-USP)

Por se tratar de distintos bancos de dados, é possível que ocorram inconsistências entre os assuntos atribuídos na BDTD e na BDPI, principalmente quanto aos qualificadores ou subcabeçalhos dos assuntos. Em buscas do mesmo registro no catálogo online DEDALUS e no repositório institucional (BDPI), observa-se que no primeiro sistema de recuperação da informação os assuntos estão mais completos.

[...] porque são bases diferentes e esse metabuscador que a gente colocou ele ... a parte do vocabulário

... que tá na BDPI respeita os critérios do vocabulário controlado e o da BDPD não necessariamente. O repositório utiliza. (...) A BDPD que não. (...) Isso eu diria que ... 20% dos registros pode acontecer. (...) Não, ele comporta, é que ele é mais ... digamos assim, é mais controlado ((RI)) (G-USP)

E como também às vezes eles juntam, jogam uma palavra que a gente coloca ...(...) ... que a gente coloca como um complemento lá e eles usam como termo separado. O que acontece é que a gente junta tudo isso. É, o qualificador. (...) Tem o qualificador e o local, aí fica um ... um assunto ... que engloba mais, uma coisa só quando às vezes ele tá separado nas palavras-chave. Mas quando isso acontece ... eu tiro lá debaixo das palavras-chave dele, porque de uma certa forma eu usei isso no campo 650. (...) ... se ele não for do DEDALUS. Está tanto os termos que eu coloquei quanto os termos que o aluno colocou (I-USP)

Na UNESP, considerando-se que os registros informacionais das teses e dissertações são inseridos no repositório institucional por autoarquivamento, os assuntos são atribuídos pelos próprios alunos de pós-graduação e inseridos automaticamente neste sistema de recuperação da informação. Após, os registros são importados no catálogo online Athena no campo 650 do MARC, momento em que os assuntos passam por validação por um bibliotecário catalogador-indexador das Bibliotecas, adotando-se como linguagem controlada o Tesauro UNESP. Caso exista na linguagem controlada, o assunto é mantido no catálogo online Athena. Do contrário, verifica-se a possibilidade de utilização de um assunto correspondente ou, quando pertinente, sugere-se sua inserção ao Grupo de Linguagem UNESP. Pela percepção do bibliotecário catalogador-indexador, na maoria dos assuntos oriundos do autoarquivamento existe a necessidade de alteração. As solicitações de fichas catalográficas são feitas em um sistema online. O profissional acredita que em alguns casos, a definição das palavras-chave com base no Tesauro UNESP é um desafio aos alunos de pós-graduação, que acabam optando por palavras-chave mais livres.

[...] o candidato a mestre ou doutor ele não tem esse cuidado, na verdade não ele tem a formação, nem sempre é fácil você definir as palavras por conta dos assuntos, né, nosso conhecimento prévio. (...) Então pra ele é muito mais simples simplesmente colocar aquelas palavras que ele ... entende que são as melhores pra fechar o assunto dele (...) E entra aquela coisa um pouco mais intelectual que é a questão da definição do campo 082, que é o assunto (...) e os campos ... 600 né, que são ... entidade, o nome pessoal ou o próprio assunto tópico né. (...) (Então vocês usam classificação pras teses?) ... Sim, aqui nós usamos, sim, aqui em Marília sim elas são classificadas (...) Até noto que às vezes a gente tem uma dificuldade, então a gente busca alguma tese com um assunto, com alguma palavra similar pra ver se a gente acha um ... um ... um fio solto pra gente aproveitar naquele trabalho de catalogação de definição do assunto (...) ... da gente trabalhar pra ... determinar o assunto da tese ou dissertação (...) então eu eu verifico se aquele termo ... ele existe, né, nos ... nas bases de ... nas autoridades de termos lá na UNESP e se ele é ... conveniente né à ... descrição do material. Às vezes ele pode até ser da Área mas de repente o autor ... julga erroneamente, então a gente faz essa verificação, então são duas verificações, a verificação da existência deles, se ele existe, ... e é pertinente ele é mantido. (...) Se ele ... não existe eu preciso encontrar ... algum sinônimo ou alguma outra, ou outras palavras, às vezes mais de uma que ajuda a ... a compor o assunto né, que vão fechando o ... o termo ... vamos dizer assim (...) e ... vou preenchendo dessa forma. Quer dizer, a verificação da consistência do ... do termo e se ele é pertinente ao ... ao trabalho. (...) ... a maioria, a grande maioria, a gente tem que ... vamos dizer, refazer, porque é como você disse, é a linguagem natural, não só a linguagem natural mas ... é... dependendo da área, assim, ou ... e da especificidade do trabalho tem umas palavras que são muito ... particulares e aquelas não são atendidas, né, às vezes quase um neologismo. (...) Então a gente acaba tendo que trabalhar sempre, é raríssimo ter um ... um trabalho que a gente ... não mexa (I-UNESP)

Na visão da gestora, a validação dos assuntos de acordo com o vocabulário controlado e a ampliação dos termos sugeridos pelos alunos de pós-graduação para dissertações e teses no catálogo online Athena são pontos importantes a serem considerados. Contudo, os mesmos assuntos permanecem no repositório institucional com termos livres em linguagem natural, sem um controle de vocabulário.

Olha, eu acho que elas devem pegar mais ou menos o que vem, né? Os alunos devem inserir lá como ... recomendação ... (...) eu acho que elas deveriam, usar né, ou incluir mais (...). Eu incluiria mais, eu pegaria e aproveitaria o deles ... e iria pro vocabulário também (G-UNESP)

Na UNICAMP, a catalogação/indexação de assuntos de teses e dissertações é feita pelos bibliotecários catalogadores-indexadores sem um vocabulário próprio e único, sendo adotadas diversas linguagens controladas, de acordo com cada área do conhecimento. Quanto aos demais recursos informacionais inseridos no repositório institucional, a proposta é de que contemple tanto a linguagem controlada quanto a linguagem natural (termos livres ou palavras-chave elencadas pelos próprios autores). Nesse caso, sem a adoção de remissivas do tipo “ver” e “ver também”, adotadas na linguagem controlada e os assuntos serão validados por um bibliotecário, passando então a incorporar os demais termos da linguagem controlada. Como observa o gestor, tal medida possibilitará melhorias na recuperação dos recursos informacionais no repositório institucional. A implantação do autoarquivamento para os autores está condicionada à validação dos assuntos pelos profissionais, tanto na representação descritiva quanto na representação temática. Também é utilizado um sistema online para solicitação de fichas catalográficas.

[...] a gente faria nos moldes das teses e dissertações, ou seja, todo assunto, cada assunto vinculado a ... a um documento ele seria feita a padronização, todo o tratamento antes de entrar no repositório, que é aquela validação que eu comentei agora há pouco (...) Existe um metadado que ... que permite a gente inserir a linguagem natural, seria os termos livres né, linguagem natural mesmo, mesmo aquelas palavras-chave soltas que são vinculadas aos documentos, ficaria só eles mesmo. Eles ficariam ali apenas pra ... é ... um plus de recuperação, mas o que iria validar mesmo com remissiva e tudo o mais seriam os descritores formados ali no assunto, agora o ... os termos livres que a gente vai adotar é aquilo que vem no documento muitas vezes. ... (...) Aqueles assuntos que a base trouxe eu estou chamando aqueles assuntos não tratados de termos livres. (...) E aí a partir do momento que ele é tratado e tudo o mais ele passa a ser um descritor, né, com os assuntos controlados mesmo (...) pouco nós temos trabalhado com assunto no repositório, assim. A gente (...) costuma manter os assuntos que já vem com nos próprios documentos. (...) Não é feito um trabalho mesmo com, com tradução na linguagem documentária, não, essa é uma etapa posterior ainda, a gente não faz esse tratamento ... fino dos assuntos. (...) ... com a ajuda de ... das Bibliotecas, dos demais profissionais das outras Bibliotecas nós temos feito esse ... essa padronização de assuntos, essa entrada mesmo, essa busca e tratamento dos assuntos no repositório, mas hoje não, ele não reflete mesmo, tá ... o tratamento afinado dos assuntos (...) [...] vamos fazer uma validação como é feita hoje pra teses e dissertações (...) ... então nos moldes como é hoje na tese a gente vai, é ... vai fazer pros ... pros documentos do repositório (G-UNICAMP)

Quanto à política de indexação, na USP observa-se sua formalização em um manual de indexação, que no momento passa por reformulação e está disponível aos profissionais na área técnica. O manual de indexação é direcionado à atuação profissional no catálogo online DEDALUS, sistema de recuperação onde é feita a descrição dos metadados. Não há manual de indexação específico para o repositório institucional. Na percepção da bibliotecária catalogadora-indexadora da USP, a política de indexação e o vocabulário controlado vigentes atendem às necessidades da universidade. Contudo, aponta a necessidade de maior colaboração das Bibliotecas na solicitação de novos termos.

A gente tem um manual de indexação sim. Como solicitar o termo, né, e tal. ... (E no caso essa política de indexação é geral, não tem uma específica pro repositório, né?) Não, a gente não pensou isso como repositório, o repositório aqui é agora que ele tá começando ... a criar corpo mesmo né ((RI)). (...) Então ... nunca foi pensado como repositório, sempre foi pensado para o banco DEDALUS (...) (Você acha que esse vocabulário atende satisfatoriamente à indexação ...) Olha, eu acho que atende, mas ... tudo depende muito de cada ... cada Unidade fazer a solicitação dos termos que não tem, né (I-USP)

Na UNESP, observa-se a existência de uma política de indexação no catálogo online Athena, formalizada em um manual de indexação que contém exemplos a fim de nortear a prática da indexação de assuntos pelos profissionais. Na percepção do bibliotecário catalogador-indexador, a política de indexação vigente atende de forma satisfatória a padronização dos assuntos dos recursos informacionais. Um ponto a ser destacado é que, na visão da gestora, tais diretrizes estabelecidas no catálogo online Athena podem ser adotadas no repositório institucional.

Nós temos assim uma ... uma apostila, que ela é baseada nos critérios definidos por uma comissão (...) Então essa apostila ela vem com, com muitos exemplos né, pra fechar, tentar fechar ao máximo as possibilidades ali (...) ... a documentação (...) é muito boa e atende bastante sim às ... às necessidades (I-UNESP)

Então a política até onde eu sei é pra ... é pro catálogo mas eu acredito que ... ela ... eu acho que isso pode ajudar no ... no repositório. É porque ... é produção da UNESP né (G-UNESP)

Na UNICAMP não há uma política de indexação formalizada em um manual de indexação, parcerias com os docentes especialistas das áreas do conhecimento ou a institucionalização de um grupo de trabalho que possa estabelecer a política de indexação na universidade. Existem orientações internas que são seguidas pelos profissionais, apreendidas na prática profissional ou em treinamentos. Contudo, na percepção da bibliotecária catalogadora-indexadora, a linguagem de indexação de assuntos adotada para a padronização dos assuntos atende de forma satisfatória às necessidades do repositório institucional. Com a interoperabilidade entre o catálogo online Acervus e o repositório institucional, será necessária a atualização dos procedimentos, pela utilização das Tabelas de Autoridade do próprio catálogo.

[...] agora todo mundo que começar a trabalhar no repositório vai ter que seguir. (...). Esse é ... manual é dentro do Excel, (...) se ele realmente passar pro SophiA ele vai ... mudar porque aí vai ser em MARC (...), que vai nos facilitar muito a vida. (...) ... Então aí ele vai ... não é que ele morre, vai ser, são as mesmas informações mas vai facilitar porque a gente tem as tabelas (...) Pelo menos é o que nós esperamos, que não tenha mais isso, esteja tudo dentro do SophiA (I-UNICAMP)

Referente à linguagem documental adotada, o VOCAUSP é a linguagem controlada elaborada pela USP para padronização dos assuntos. Criado em 2000, foi baseado tanto em linguagens controladas adotadas pelas Bibliotecas quanto na consulta a docentes especialistas. Na UNESP, a linguagem controlada mais adotada é o Tesauro UNESP. Para novos termos, na área de atuação do bibliotecário catalogador-indexador são consultadas as linguagens controladas Library of Congress Subject Headings (LCSH), a Terminologia de Assuntos da Biblioteca Nacional, ou o termo é enviado ao Grupo de Linguagem UNESP, para análise e aprovação. Na UNICAMP, não há um vocabulário próprio e único, sendo consultadas diversas fontes, sendo as principais: Library of Congress Subject Headings (LCSH), Terminologia de Assuntos da Biblioteca Nacional, Descritores em Ciências da Saúde (DeCS), FSTA Thesaurus e Ei Compendex.

A gente tem o nosso vocabulário USP, né. (...) É ele que a gente usa, o vocabulário USP ele desde 2000 que (...) que a gente usa e ... e ele é atualizado, é dinâmico, né, a gente tem um grupo de gestão do qual inclusive eu faço parte também ... e ele é atualizado à medida que as pessoas vão percebendo assuntos novos ou assuntos que não tem no vocabulário eles são inseridos ... dentro de uma hierarquia e é encima desse vocabulário que a gente faz a indexação, é com ele, a gente trabalha com ele (I-USP)

[...] se eu não, existe um termo, aquele termo não é válido, ou eu procuro um outro similar, ou outros né, que fazem isso. (...) Ou então é possível ... é ... a gente procurar às vezes na ... na Biblioteca Nacional, se esse termo existe, né (...) esse que na nossa base ainda não ... não existe na nossa base, pode ser que ele tenha na Biblioteca Nacional, na LC, (...), né, na Library of Congress ou então a gente solicitar ao Comitê ... (...) (I-UNESP)

Ah, as teses o que a gente faz é pegar do Pesq, da BN, OCLC e tem uma base da ... FEA ... de alimentos que eles pegam. E alguns pegam de tesauros ou a gente ... é... faz um assunto, colocando definições e ... referências positivas, né. (...) A mesma coisa está acontecendo pro artigo. É por isso que foi passado pras Unidades, porque o que eles estão fazendo é a mesma política (I-UNICAMP)

Quanto à atualização da linguagem, na USP os assuntos não contemplados no vocabulário controlado são encaminhados ao Grupo Gestor do VOCAUSP, formado por bibliotecários representantes das três grandes áreas do conhecimento e docentes especialistas, para análise e aprovação e, posteriormente, divulgação dos novos termos às Bibliotecas. A constante atualização está em consonância com a produção científica da universidade e está em análise a possibilidade de melhoria na automatização do processo.

[...] estamos automatizando, a gente já automatizou muita coisa mas a gente quer automatizar ainda mais pra (...) uma maior agilidade na inserção de termos novos ... e ...~~ eu diria que temos tido bons resultados, a gente tem problemas, né, isso é um trabalho contínuo de melhora, de aperfeiçoamento (G-USP)

E como ... a ideia era ser um vocabulário que fosse válido pra USP inteira ... porque o outro usado era bem ... geral né, era bem geral, eram termos ... eu não sei direito da onde vinha, mas só sei que a indexação ficava a desejar porque eram assuntos muito gerais. (...) O grupo de gestão mesmo acho que foi um pouquinho mais pra frente, porque aí a gente foi vendo a necessidade de ter as pessoas pra ... pra estar acompanhando e pra estar alimentando os novos termos que fossem ... solicitados (...) Nessa gestão do vocabulário a gente tem representantes de três áreas, que é Humanas, Exatas e Biológicas. (...) Os assuntos são pedidos através da ... né, de uma plataforma, e são solicitados pelas Bibliotecas. Cada área tem dois, de dois a três representantes que analisam esse pedido ... vão consultar as fontes, porque eles tem que vir com a solicitação e com uma nota de escopo a gente vai verificar se ele, de repente ele é um assunto pra ser inserido mesmo ou se ele não é uma remissiva de um outro já existente (I-USP)

Na UNESP, o Grupo de Linguagem UNESP é formado pela Coordenadoria Geral de Bibliotecas (CGB) e por bibliotecários representantes das Bibliotecas. As solicitações de abertura de novos termos são analisadas pelo grupo e, caso aprovadas, passam a incorporar o Tesauro UNESP. Na UNICAMP existe a abertura de novos termos, desde que sejam referenciados de forma adequada com as respectivas fontes e remissivas na Tabela de Autoridades de Assuntos do catálogo online Acervus.

É, se eu fizer essa solicitação eu acredito que ... seja avaliado e aceito ou não em dois ou três dias, vamos dizer assim. (...) A gente quando faz o pedido a gente já indica uma fonte (...) pra embasamento, vamos dizer, da qualidade do ... do termo, né. (...) Então eles costumam aceitar sim. (E vocês têm que fazer a ... tem que descrever certinho o termo no Aleph, fazer as remissivas, indicar a fonte). Sim. (A árvore de autoridade do assunto?) Sim. Seria nesses casos, seria isso daí (I-UNESP)

O que já tem no SophiA eles estão usando o que tem no SophiA que já tá padronizado, o que não tem no SophiA se preciso eles estão criando ou indo atrás de referências pra colocar, com as definições. ... Então nós estamos usando a mesma política (I-UNICAMP)

Quanto ao número de termos atribuídos, na USP a orientação é de que não se utilize mais de seis termos, com uma variação de um a seis assuntos atribuídos. Na UNESP, a política conduz à atribuição de no mínimo três assuntos, sem limite de termos atribuídos, com a utilização em português e sua versão em inglês. Na UNICAMP o mínimo é de um e o máximo de seis assuntos, mesma orientação aplicada às teses e dissertações.

Olha, na verdade a gente orienta que não ... que não ultrapasse 6 ... 5, 6 termos ... mas ... não tem limite, a pessoa pode pôr quantos assuntos ela achar necessário (I-USP)

[...] eu desconheço esse critério, mas eu acredito que não (...) ... a gente trabalha com esses três termos em língua portuguesa e ... (...) um em língua inglesa, que é o 650 zero, né, então a gente ... acaba tendo que colocar esse também. (Então o limite de termos no Aleph são três, é isso?) É, é o mínimo. (...) (E o máximo, vocês têm um máximo?) (...) Às vezes tem mais, um trabalho com mais termos, às vezes 4, 5 ou 6, né. (...) Mas não há um máximo (I-UNESP)

Aí a gente tem ... é ... português ... de 1 a 6. Mínimo 1, máximo 6 (I-UNICAMP)

Embora a avaliação da indexação de assuntos ainda não seja implementada com usuários na Biblioteca em que a bibliotecária catalogadora-indexadora da USP atua, como membro do Grupo Gestor do VOCAUSP percebe que não é recorrente a solicitação de abertura de novos termos em determinadas áreas do conhecimento, sendo mantida a indexação de assuntos de forma mais geral, sem muita especificidade nos termos. De modo a resolver tal problemática, tem sido realizados treinamentos e revisões de área, em busca da melhoria contínua do processo de indexação de assuntos. Na UNESP, o bibliotecário catalogador-indexador desconhece a realização de ensaios de avaliação da indexação de assuntos no catálogo online Athena ou no repositório institucional com usuários. Na UNICAMP, embora destacado pela bibliotecária catalogadora-indexadora que as dúvidas e sugestões de melhoria de profissionais ou usuários são atendidas prontamente, também não há avaliação da indexação de assuntos.

[...] a gente percebe que tem áreas que não solicitam muito e isso reflete no registro que a gente vê que tá muito geral ... e a gente percebe alguns erros ... Toda vez que a gente nota esse tipo de coisa a gente procura o que fazer, primeiro fazer treinamentos, porque no grupo do vocabulário a gente tem uma professora que ... nos orienta também, né, que é da ECA que faz orientação da gente. (...) E também a gente faz revisões de área. (...) ... inclusive [criamos] uma metodologia pra fazer revisão de áreas. Então toda vez que a gente percebe essas deficiências, não por parte do usuário, na verdade, a gente mesmo que faz revisões de área pra ... e treinamentos pra indexação, pra ver se procura melhorar a indexação (I-USP)

Não ... não me lembro também de ter acontecido algo do tipo assim, de ter individual, do tipo, acredito que não (I-UNESP)

[...] a gente não faz avaliação (I-UNICAMP)

Referente às possíveis melhorias em relação à representação temática, na visão da bibliotecária catalogadora-indexadora da USP no momento não há observa melhorias significativas em torno do vocabulário controlado. Contudo, salienta a necessidade de uma maior colaboração dos bibliotecários das Bibliotecas na atualização do vocabulário controlado e padronização de remissivas durante o processo de indexação de assuntos.

[...] em termos de melhoria é mesmo contar com a contribuição dos bibliotecários que trabalham com isso e que estão indexando e vem os assuntos novos que estão entrando ou mesmo ... um assunto que está de uma forma e hoje em dia é de outro, pra gente fazer as remissivas, fazer as modificações (I-USP)

O bibliotecário catalogador-indexador da UNESP sugere que o Tesauro UNESP esteja disponível aos alunos de pós-graduação durante o autoarquivamento de teses e dissertações no repositório institucional. Observa que, após a implementação deste processo, houve um aumento no número de termos atribuídos, favorecendo ao profissional que realiza a validação dos metadados temáticos no catálogo online Athena uma visão mais ampla dos temas abordados nas pesquisas, melhorando a compatibilização da linguagem natural com a linguagem controlada. Antes do autoarquivamento, tal situação não era possível, já que havia um limite na quantidade estabelecida de termos na solicitação da ficha catalográfica, o que gerava certa insatisfação dos alunos de pós-graduação, pois em diversas ocasiões os termos sugeridos não eram compatíveis com a linguagem controlada. Já o autoarquivamento permite maior liberdade na atribuição dos assuntos das teses e dissertações, pois os termos permanecem nos registros do repositório institucional, enquanto que no catálogo online Athena há validação e compatibilização dos termos de acordo com uma linguagem controlada. Pela percepção profissional, atualmente os termos atribuídos em linguagem natural são tanto gerais quanto muito específicos, ainda não consolidados na literatura.

[...] é uma coisa recente né ... quando do preenchimento dos metadados eles tenham à disposição do tesauro, talvez algum tipo de campanha (...) mas isso aí seria até das seções de pós pra conscientização deles de tentarem se esforçar pra ... o uso dos metadados, né ... de uso do tesauro pra ... pra uma melhoria nesse sentido (...) apesar de elas não serem precisas muitas vezes a gente consegue ... ter uma ideia um pouco melhor às vezes, né, pela quantidade que ele pode fazer nesse preenchimento né. (...) É uma coisa que ... nem sempre né, nem todos os casos são assim mas muitas vezes pode acontecer (...) Então a gente chegava, elaborava, eu devolvia ... é ... pra eles (...) ... e eles falavam, mas essas não foram as palavras-chave que eu coloquei, as palavras-chave que eu coloquei, aí eu explicava olha, nem sempre é possível utilizar essa ou aquela palavra por uma questão de ... de política da instituição (...) ... às vezes insistiam que aquela palavra era muito importante (...) Às vezes até colocava mesmo ela não sendo válida e depois na catalogação ... a gente usava ... o que era melhor pra eles (I-UNESP)

O estabelecimento de uma política de indexação na UNICAMP é relevante, situação observada pela bibliotecária catalogadora-indexadora. Embora ainda não esteja formalizada em um manual de indexação, para os demais recursos informacionais estão sendo adotadas as mesmas diretrizes adotadas para teses e dissertações quanto à padronização dos assuntos. Em relação aos novos recursos informacionais oriundos das coletas automáticas, estão sendo padronizados pela Diretoria de Tratamento da Informação (DTRI) do Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU), enquanto os recursos informacionais retrospectivos verificados pelos bibliotecários das Bibliotecas.

[...] o ideal seria a gente ter uma política de indexação na UNICAMP, o que não tem ainda. Mas o que nós estamos fazendo é usar a mesma política que nós usamos pra teses e dissertações em todo o repositório (...) é o que nós estamos fazendo agora. Só que, qual é a realidade? É algo que vai demorar pra gente chegar 100%. Não é algo rápido. E uma coisa que ... eu ... nós estamos fazendo por conta do repositório: nós não estamos deixando subir nada que não esteja realmente padronizado no SophiA. (...) (...) Isso a gente tá fazendo, esse cuidado nós estamos tendo, com todos os assuntos. (...) ... tá sendo feito todos os assuntos, esses assuntos estão sendo feitos na DTRI (I-UNICAMP)

No geral, os resultados das entrevistas semiestruturadas com gestores e bibliotecários catalogadores-indexadores dos repositórios institucionais da USP, UNESP e UNICAMP revelam ausência de consistência entre as três universidades quanto às políticas de informação e à representação temática dos repositórios institucionais, sendo pouco mais consistente entre a USP e a UNESP e menos consistente entre estas e a UNICAMP (Quadro 1):

Quadro 1
Síntese das entrevistas com gestores e bibliotecários catalogadores-indexadores dos repositórios institucionais da USP, UNESP e UNICAMP

Aspecto	USP	UNESP	UNICAMP
Catalogação de teses e dissertações	Alunos de pós-graduação ou Bibliotecas na Biblioteca Digital de Teses e Dissertações (BDTD) e importada para	Alunos de pós-graduação no repositório institucional e importada para o catálogo online Athena	Bibliotecários catalogadores-indexador es no catálogo online Acervus e importada para o repositório institucional
	o catálogo online DEDALUS
Tipo de linguagem adotada para padronização dos assuntos de teses e dissertações	Linguagem controlada (Vocabulário Controlado da USP - VOCAUSP)	Linguagem controlada (Tesauro UNESP)	Linguagem controlada (vocabulário misto), de acordo com cada campo do conhecimento: LC, BN, DeCS, FSTA Thesaurus, Ei Compendex, dentre outras
Autoarquivamento de teses e dissertações	Alunos de pós-graduação na Biblioteca Digital de Teses e Dissertações (BDTD)	Alunos de pós-graduação no repositório institucional	Não há
Catalogação de outros recursos informacionais	Equipe gestora do repositório institucional por coleta automática das bases de dados PubMed, SciELO, Scopus e Web of Science. Após, os recursos informacionais são enviados às Bibliotecas para validação e inserção no repositório institucional	Equipe gestora do repositório institucional por coleta automática das bases de dados PubMed, SciELO, Scopus e Web of Science	Equipe gestora do repositório institucional por coleta automática das bases de dados PubMed, SciELO, Scopus e Web of Science. Após, os recursos informacionais são enviados às Bibliotecas para validação, que os retornam validados à equipe gestora para inserção
Autoarquivamento de outros recursos informacionais	Bibliotecários	Não há	Não há
Tipo de linguagem adotada para padronização dos assuntos de outros recursos informacionais	Linguagem controlada (Vocabulário Controlado da USP - VOCAUSP)	Linguagem natural no repositório institucional Linguagem controlada no catálogo online Athena (Tesauro UNESP)	Linguagem controlada, composta por vocabulário misto, de acordo com cada área do conhecimento, sendo geralmente: LC, BN, DeCS, Ei Compendex, FSTA Thesaurus, dentre outros
Grupo gestor de linguagem controlada	Sim	Sim	Não
Política de indexação formalizada / Manual de indexação de assuntos	Catálogo online DEDALUS	Catálogo online Athena	Não

• Fonte: Elaboração própria.

4 CONSIDERAÇÕES FINAIS

O propósito da indexação de assuntos em repositórios institucionais é determinar o conteúdo temático dos recursos informacionais e expressá-lo em termos de indexação, permitindo a compatibilidade entre os recursos informacionais e as necessidades informacionais da comunidade acadêmica. A complexidade diversa e crescente que permeia a representação e a recuperação por assuntos de recursos informacionais, a biblioteca universitária deve incorporar padrões, ferramentas e políticas de organização, tornando os demais atores envolvidos no processo parceiros ativos na crescente interconectividade do conhecimento acadêmico, visando à proposição de melhorias no acesso, uso e reuso dos recursos informacionais em repositórios institucionais.

Na prática, os aspectos técnicos que cercam os repositórios institucionais precisam ser desenvolvidos, gerenciados e promovidos pelo bibliotecário, envolvendo não apenas a biblioteca universitária como toda a comunidade acadêmica. Neste contexto, as bibliotecas universitárias possuem a experiência necessária para o estabelecimento e gerenciamento dos repositórios institucionais, pois mais do que estarem mais próximas dos autores que produzem o conhecimento, são instituições marcadas historicamente pela aquisição, tratamento, disseminação e preservação dos recursos informacionais acadêmicos, cada vez mais relevantes.

A pesquisa buscou realizar um estudo diagnóstico da situação da representação temática em repositórios institucionais no contexto de bibliotecas universitárias, possibilitando caracterizar, de forma comparada, o contexto organizacional da USP, UNESP e UNICAMP. Tomando-se como base seus resultados, são delineadas algumas recomendações, que podem ser adotadas em outros repositórios institucionais que compartilham das mesmas características:

• construção de um vocabulário próprio e único na UNICAMP (Vocabulário Controlado UNICAMP), que abarque as especificidades de suas áreas do conhecimento;

• elaboração e formalização na UNICAMP de uma política de indexação em um manual que forneça diretrizes aos profissionais que realizam a representação temática dos recursos informacionais no catálogo online Acervus e no repositório institucional;

• implantação do autoarquivamento de teses, dissertações e outros tipos de materiais no repositório institucional da UNICAMP;

• implantação do autoarquivamento de outros tipos de materiais na UNESP, com validação dos metadados temáticos pelos bibliotecários catalogadores-indexadores;

• adoção da política de indexação do catálogo online Athena no repositório institucional da UNESP;

• formação de um Grupo de Trabalho (GT) de representação temática (GT de Indexação), por bibliotecários catalogadores-indexadores e docentes especialistas representantes das áreas do conhecimento, com estabelecimento de parcerias com o Grupo Gestor do VOCAUSP e o Grupo de Trabalho em Política de Indexação da Rede de Bibliotecas UNESP;

• formação de um Grupo de Trabalho (GT) de representação temática (GT de Indexação) no CRUESP, por gestores e bibliotecários catalogadores-indexadores representantes das três universidades;

• disponibilização da linguagem controlada utilizada na indexação de assuntos dos recursos informacionais aos usuários nas páginas dos repositórios institucionais;

• desenvolvimento de perfis de aplicação para geração de indicadores de produção confiáveis, atendendo à demanda das três universidades.

Neste cenário, destaca-se o protagonismo do bibliotecário na criação e gerenciamento dos metadados temáticos, possibilitando a adequada representação e recuperação por assuntos em repositórios institucionais. Contudo, tais desafios isto requer uma atuação profissional condizente com este (novo) papel, pautada em uma melhor formação e educação continuada tanto nos aspectos sobre a criação e gerenciamento de metadados de recursos informacionais como nos fundamentos teórico-metodológicos em indexação de assuntos da Organização do Conhecimento.

Em face do significativo avanço na organização de recursos informacionais em ambiente digital, em repositórios institucionais de bibliotecas universitárias a questão da descrição dos metadados temáticos continua em aberto na Organização do Conhecimento. Alguns pontos aqui discutidos levam a outras indagações e demonstram que a reflexão crítica do processo de indexação de assuntos em repositórios institucionais no contexto de bibliotecas universitárias é uma temática relevante no escopo da Organização do Conhecimento.

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  » https://repositorio.unesp.br/handle/11449/144653

• 

  
  

• 1
  Disponível em: http://repositorio.usp.br.
• 2
  Disponível em: http://repositorio.unesp.br.
• 3
  Disponível em: http://repositorio.unicamp.br.
• 4
  Disponível em: http://cruesp.aguia.usp.br.
• 5
  Estabelece a “Política para acesso aberto às publicações resultantes de auxílios e bolsas FAPESP”, que se aplica à publicação em acesso aberto em repositórios de qualquer tipo de produção científica que contenha resultados originados de pesquisas financiadas, parcial ou integralmente pela instituição.

• JITA:

  DD. Academic libraries

Datas de Publicação

• Publicação nesta coleção
  18 Set 2023
• Data do Fascículo
  2020

Histórico

• Recebido
  06 Ago 2020
• Aceito
  05 Set 2020
• Publicado
  06 Nov 2020